trích dẫn đầy đủ. (1.5 điểm)
Tập trung vào các yêu cầu và quy trình kinh doanh đầu tiên
Thơng thường, các cơng ty bị trói buộc trong các khả năng kĩ thuật hoặc nền tảng của một phần mềm hỗ trợ cụ thể. Khơng điều gì trong số này thực sự quan trọng. Điều thực sự quan trọng là bạn muốn hệ thống kinh doanh của bạn hoạt động như thế nào và yêu cầu quan trọng nào để khiến nó có thể hoạt động. Một khi đã xác định được điều này, bạn có thể chọn phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu kinh doanh độc đáo của bạn một cách hiệu quả hơn.
Tập trung đạt được tỷ suất hoàn vốn ERP ROI lành mạnh, bao gồm việc đo lường hiệu suất sau khi thực hiện
Điều này đòi hỏi phải làm nhiều hơn là chỉ phát triển một nghiệp vụ cấp cao để được chấp thuận từ quản lý hoặc ban giám đốc của bạn. Nó cũng địi hỏi phải thiết lập các biện pháp đo lường chính, thiết lập đường cơ sở và mục tiêu cho các biện pháp đo lường đó, và theo dõi hiệu suất sau khi đi vào hoạt động. Đây cũng chính là cách duy nhất để nhận ra lợi ích vai trị của ERP.
Lựa chọn đúng giải pháp
Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng trên thực tế không phải luôn luôn xảy ra. Các nhà cung cấp giải pháp ERP, để đạt được mục đích bán hàng, thường có xu hướng hồn hảo hóa khả năng của giải pháp. Tức là với bất kỳ bài toán nghiệp vụ nào doanh nghiệp đặt ra, giải pháp đều đáp ứng hồn tồn. Tất nhiên thực tế khơng hẳn như vậy. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi ngược lại với nhà cung cấp: Họ sẽ giải quyết bài toán như thế nào? Họ đã từng gặp bài tốn này ở đâu chưa?…Đó là thực tiễn thành cơng của giải pháp. Ngồi ra, doanh nghiệp cần phải có q trình lựa chọn khắt khe và có cấu trúc để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho mình.
25
Lựa chọn đúng đơn vị triển khai
Đây cũng là điều tối quan trọng tương tự như việc lựa chọn đúng giải pháp. Đơn vị triển khai phải là đối tác có đủ năng lực chun mơn và kinh nghiệm nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được tối đa những tính năng, lợi ích của giải pháp đã đầu tư. Việc lựa chọn này, doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc cũng có thể thuê đơn vị tư vấn độc lập. Đây là xu hướng đã phổ biến trên thế giới, tại Việt nam đã có rất nhiều các doanh nghiệp lớn cũng như các doanh nghiệp nhỏ triển khai giải pháp ERP để quản trị Doanh nghiệp như: Petrolimex, Trung Nguyên, Maxport, ALS, An Hưng Tường, Eurowindow,… Con số các doanh nghiệp triển khai ERP lên đến hàng trăm doanh nghiệp, phần mềm mà các doanh nghiệp ưa chuộng nhất hiện này là ERP SAP.
Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp thường mặc định rằng việc triển khai ERP là trách nhiệm của đơn vị triển khai. Họ nghĩ đơn giản chỉ cần bỏ tiền mua giải pháp, thuê triển khai và một vài tháng sẽ có hệ thống mới để sử dụng.
Đánh giá thấp các yêu cầu và vai trò của đội dự án nội bộ là một trong những nguyên nhân dễ dẫn đến thất bại. Những kỹ năng, kinh nghiệm và nỗ lực của đội dự án nội bộ là tối quan trọng đối với việc triển khai. Bởi họ chính là những người phối hợp với đơn vị triển khai để xây dựng hệ thống và cũng chính họ sau này sẽ là những người tiếp nhận, vận hành hệ thống. Hãy lựa chọn những nhân viên am hiểu nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải để tham gia vào đội dự án. Cũng cần đảm bảo rằng đây là những người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Trong thời gian triển khai dự án, tốt nhất hãy để họ tập trung duy nhất vào công việc triển khai, các công việc thường ngày nên chuyển giao cho những người khác.
Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận
Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn kiểm sốt được những gì sẽ phải làm và từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách
26
nhiệm phần công việc nào. Đây là những điều rất cơ bản trong việc thực hiện bất kỳ dự án nào không chỉ là dự án ERP.
Có một thực tế đang diễn ra phổ biến tại các dự án ERP tại Việt Nam: thời gian triển khai gần như luôn kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu. Có thể do nhiều nguyên nhân: thay đổi nhân sự, mức độ phức tạp của nghiệp vụ địi hỏi customize, thay đổi quy mơ triển khai… tuy nhiên, cịn có một ngun nhân chung, đó là khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cũng như đơn vị triển khai thường đặt ra các mốc thời gian một cách khá “lạc quan”, trong nhiều trường hợp là “phi thực tế”. Có thể do đơn vị triển khai khơng ước lượng được khối lượng cơng việc phải làm. Cũng có thể do doanh nghiệp muốn hồn thành dự án sớm nhất có thể.
Điều này rất nên tránh, bởi việc trễ thời gian không chỉ dẫn đến việc phát sinh công việc, phát sinh chi phí mà cịn ảnh hưởng tới tinh thần của các thành viên dự án.
Quản lý dự án chặt chẽ và cam kết tài nguyên
Tại thời điểm cuối ngày, công ty của bạn làm chủ thành công hay thất bại của một dự án ERP lớn, vì vậy bạn nên quản lý một cách phù hợp. Điều này bao gồm việc đảm bảo bạn có một quản lý dự án giỏi và nên có sự tham gia của những “A-Players” (người làm việc hiệu quả nhất trong tổ chức) đến từ doanh nghiệp của bạn để hỗ trợ và tham gia vào dự án. Thực hiện theo một kế hoạch dự án chặt chẽ và chấp hành nghiêm túc là chìa khóa để đi đến thành công của ERP.
Đảm bảo cam kết từ cấp lãnh đạo điều hành công ty
Dự án ERP cần phải được định hướng từ trên xuống dưới, cần có người từ đội ngũ lãnh đạo tham gia chỉ đạo, hỗ trợ hàng ngày. Mâu thuẫn, hay đơn giản là sự khơng thống nhất có thể nảy sinh bất cứ lúc nào giữa thành viên hai đội dự án, đó là lúc cần sự dung hịa cũng như quyết đoán của lãnh đạo.
Bất kỳ một dự án không được hỗ trợ từ các quản lý cấp cao của công ty sẽ thất bại. Sự hỗ trợ từ CIO hoặc IT Director là tốt, nhưng nó là khơng đủ. Cho dù một dự án có chạy tốt đến đâu, nó đều tồn tại những vấn đề. Vì vậy CEO và tồn bộ nhân viên cấp cao phải có mặt để xử lý một trong số các vấn đề này.
27
Dành thời gian lên kế hoạch trước khi bắt đầu
Trong suốt quá trình lựa chọn phần mềm, các nhà cung cấp ERP luôn muốn chốt thỏa thuận càng sớm càng tốt. Bạn cần bảo đảm quá trình lựa chọn phần mềm đang thực hiện đúng. Các công ty thường xuyên nhảy vào dự án mà không xác nhận việc nhà cung cấp phần mềm hiểu về các yêu cầu kinh doanh hoặc kế hoạch dự án của họ. Bạn càng dành nhiều thời gian để đảm bảo những điều này sẽ được thực hiện đúng ngay sau khi bắt đầu dự án, bạn sẽ càng mất ít thời gian sửa chữa những sai lầm về sau.
Đào tạo người dùng cuối cùng một cách đầy đủ.
Hệ thống ERP liên quan đến những thay đổi lớn đối với con người, và hệ thống sẽ khơng giúp được gì cho bạn nếu mọi người khơng hiểu cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Việc triển khai chưa dừng lại sau khi đã thiết kế, cấu hình và cài đặt được hệ thống bởi hệ thống khơng thể tự nó mà vận hành được. Vì vậy, những người dùng cuối bao gồm đội ngũ quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo để sử dụng hệ thống đúng cách và hiệu quả nhất. Việc đào tạo cần được thực hiện một cách nghiêm túc, hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy, doanh nghiệp nên dành thời gian tiền bạc cho việc đào tạo, quản lý thay đổi, thiết kế công việc, .v.v là việc rất quan trọng đối với bất kỳ dự án ERP nào.
Nếu có điều kiện doanh nghiệp nên đào tạo cho tất cả người dùng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp người dùng q đơng hay doanh nghiệp có nhiều q nhiều chi nhánh tại nhiều địa điểm khác nhau, có thể lựa chọn đào tạo những người chủ chốt, sau đó chính những người này sẽ tiếp tục đào tạo lại cho người khác. Tất cả những điều này nên được nằm trong kế hoạch thay đổi hệ thống ERP của bạn.
Quản lý thay đổi hiệu quả
Một điều chắc chắn là sự ra đời của hệ thống mới sẽ ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp: các quy trình kinh doanh, thủ tục thay đổi dẫn đến vai trò của một số nhân sự sẽ khác… Do mỗi người đều có phản ứng khác nhau trước những thay đổi, nên đây sẽ là lúc doanh nghiệp cần có một chiến lược khéo léo để từng bước đưa ERP vào một cách “xuôi chèo, mát mái”.
28
Đảm bảo bạn hiểu tại sao bạn triển khai ERP
Đây được cho là yếu tố quan trọng nhất. Dễ dàng nhìn thấy nhiều cơng ty lớn sử dụng SAP, Oracle và Odoo và có lẽ bạn cũng nên như vậy, nhưng điều khó khăn hơn là xem xét bạn có thực sự cần một hệ thống ERP hay không? Không chừng, việc cải tiến quy trình, thiết kế lại tổ chức, lựa chọn cơng nghệ tốt sẽ đáp ứng được mục tiêu kinh doanh của bạn với chi phí thấp hơn. Bởi việc hiểu rõ mục tiêu kinh doanh và những gì bạn đang cố gắng đạt được với hệ thống ERP, bạn sẽ đưa quyết định lựa chọn sáng suốt, có thể là ERP, cũng có thể khơng liên quan gì đến ERP.
29