5. Thiết kế và xây dựng 1 hệ thống mini-ERP của một doanh nghiệp cụ thể (hư
5.5. Quy trình trên Odoo của PepsiCo
5.5.2. Quy trình bán hàng của PepsiCo
5.5.2.1. Quy trình bán hàng đủ sản phẩm thanh tốn bằng đặt cọc
Hình 5.2: Quy trình bán hàng đủ sản phẩm thanh tốn bằng đặt cọc.
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp.
50
Bước 1: Sau khi nhận được yêu cầu đặt hàng, phịng bán hàng sẽ tiến hành tạo đơn
bán hàng.
Q trình này bao gồm kiểm tra tồn kho, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, ngày hết hạn thanh toán và điều khoản thanh toán trong khoảng thời gian cố định. Nếu đủ số lượng sản phẩm trong kho thì sẽ gửi email cho khách hàng để xác nhận.
51
Bước 2: Khách hàng xác nhận, phịng bán hàng tạo hóa đơn.
Hình thức thanh tốn khách hàng có thể lựa chọn là đặt cọc theo % trên tổng hóa đơn (Giả sử cơng ty PepsiCo u cầu tối thiểu 50%) hoặc đối với một số trường hợp đặc biệt có thể đặt cọc 1 số tiền nhất định.
Bước 3: Xác nhận lại và gửi cho phịng kế tốn hóa đơn vừa tạo.
52
Bước 4: Phịng kế tốn tiến hành nhận thanh tốn đặt cọc trước của khách hàng.
Bước 5: Sau khi ghi nhận thanh toán, bộ phận kế toán liên lạc với bộ phận kho vận
để giao hàng cho khách.
53
Bước 6: Nếu sản phẩm được đánh giá chất lượng là đạt sẽ giao hàng thành công,
nếu chất lượng không đạt sẽ quay về thay đổi sản phẩm để giao.
Bộ phận kho vận sẽ thơng báo cho phịng bán hàng đã giao hàng thành cơng để tạo hóa đơn thu số tiền cịn lại từ khách hàng.
Bước 7: Sau khi nhận được thông báo từ bộ phận bán hàng, phịng kế tốn nhận hóa
đơn cịn lại và ghi nhận thanh tốn cho số tiền còn lại phải thu từ khách hàng.
54
5.5.2.2. Quy trình bán hàng thiếu sản phẩm thanh tốn ngay
Hình 5.3: Quy trình bán hàng thiếu sản phẩm thanh tốn ngay.
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp.
55
Bước 1: Sau khi nhận được yêu cầu đặt hàng từ khách, phòng bán hàng sẽ thực hiện
tạo đơn bán hàng. Quá trình này bao gồm kiểm tra tồn kho, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, ngày hết hạn thanh toán và điều khoản thanh toán trong khoảng thời gian cố định.
Trường hợp số lượng hàng trong kho không đủ số lượng, bộ phận bán hàng sẽ gửi email để xác nhận với khách hàng giao trước số lượng hiện có trong kho. Và gửi số lượng còn thiếu hiện tại càng sớm càng tốt.
Bước 2: Nếu khách hàng đồng ý, tiến hành xác nhận đơn hàng đã tạo đồng thời tạo
phần dở dang. Nếu khách hàng không đồng ý, đơn hàng sẽ bị hủy.
56
Bước 3: Sau khi đơn hàng đã được xác nhận. Bộ phận kho sẽ liên lạc bên kho vận,
giao trước lượng hàng hiện có trong kho.
Đánh giá kiểm tra chất lượng, nếu đạt thì giao hàng thành cơng, khơng đạt hàng sẽ quay về kho và thay thế bằng sản phẩm khác.
Bước 4: Khi số lượng hàng trong kho nhỏ hơn mức tối thiểu, bộ phận mua hàng sẽ
nhận được yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp. Sau khi xác nhận. Kho vận sẽ đánh giá chất lượng và nhận hàng để nhập kho. Ngay lập tức khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ chịu trách nhiệm xuất hàng cho đơn hàng dở dang trước đó.
57
58
Bước 5: Lúc này bộ phận bán hàng sẽ tạo hóa đơn. Hình thức thanh tốn trường hợp
này là thanh tốn 1 lần bằng tiền mặt. Hóa đơn được gửi cho bộ phận kế tốn để ghi nhận thanh tốn.
59
5.5.2.3. Quy trình bán hàng khách hàng thanh tốn dư
Giống quy trình bán hàng đủ sản phẩm hoặc thiếu sản phẩm nhưng khi khách hàng tiến hành thanh toán. Bộ phận kế toán sẽ ghi nhận số tiền dư và khấu trừ vào lần mua tiếp theo của khách hàng.
60