III. Kết luận của Ban thanh lý
2.3.2 Kế toán vón bằng tiền 1Chứng từ sử dụng
2.3.2.1Chứng từ sử dụng
Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền bao gồm:
Phiếu thu ( 01 – TT)
Phiếu chi ( 02 – TT)
Giấy đề nghị tạm ứng ( 03 – TT)
Giấy thanh toán tiền tạm ứng ( 04 – TT)
Giấy đề nghị thanh toán ( 05 – TT)
Biên lai thu tiền ( 06 – TT)
Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý ( 07 – TT)
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) ( 08a – TT)
Bảng kiểm kê quỹ ( dùng cho vàng bạc, kim khí quý, đá quý) ( 08b – TT)
Bảng kê chi tiền ( 09 – TT)
2.3.2.2Tài khoản sử dụng
Tài khoản 111: Tiền mặt
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
Bên Nợ:
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ;
- Số tiền mặt, ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ).
Bên Có:
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ; Mức KH quý =
- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ).
Số dư bên Nợ:
Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt.
Tài khoản 111 - Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
- Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1113 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ.
Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi tại Ngân hàng của doanh nghiệp.
Bên Nợ:
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào Ngân hàng;
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ.
Bên Có:
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ Ngân hàng;
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ.
Số dư bên Nợ:
Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn gửi tại Ngân hàng.
Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1122 - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đã gửi bưu điện để chuyển cho Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có, trả cho đơn vị khác hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của Ngân hàng.
Bên Nợ:
- Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ đã nộp vào Ngân hàng hoặc đã gửi bưu điện để chuyển vào Ngân hàng nhưng chưa nhận giấy báo Có;
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do danh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ.
Bên Có:
- Số kết chuyển vào Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng, hoặc tài khoản có liên quan;
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ.
Số dư bên Nợ:
Các khoản tiền còn đang chuyển cuối kỳ.
Tài khoản 113 - Tiền đang chuyển, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1131 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển. - Tài khoản 1132 - Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển.
2.3.2.3Luân chuyển chứng từ:
Phiếu thu tiền mặt do kế toán tiền mặt lập:
Phiếu thu: lập 3 liên, Kế toán tiền mặt ( KTTM) đặt giấy than viết 1 lần sao cho các liên có nội dung giống nhau. KTTM phải ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu thu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt ,chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền , thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ , 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu cùng chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng do người muốn nhận tạm ứng lập, lập 1 liên. Giấy này được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi. Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Phiếu chi
Phiếu chi do KTTM lập 3 liên. Liên 1: lưu nơi lập phiếu.
Liên 2: chuyển thủ quỹ để thủ quỹ chi tiết và ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán Ngân hàng và thanh toán. Kế toán mở sổ tạm ứng ghi cho từng công trình, hạng mục công trình. Tại công ty tạm ứng tiền cho từng công trình, hạng mục công trình theo nguyên tắc số tiền tạm ứng bao giờ cũng không được vượt quá giá thành dự toán công trình đó và phải căn cứ vào tiến độ thi công công trình.
Liên 3: giao cho người nhận tiền.
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Sau khi lập xong giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc công ty duyệt. Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Giấy đề nghị thanh toán: Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, ngưòi mua hàng hoặc chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc công ty (hoặc người được ủy quyền) duyệt chi. Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
- Biên lai thu tiền: được lập thành 2 liên.
Sau khi thu tiền, người thu tiền và người nép tiền cùng ký và ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền đã thu, đã nộp.Ký xong người thu tiền lưu 1 liên, còn liên 2 giao cho người nép tiền giữ.
Cuối ngày người được đơn vị giao nhiệm vụ thu tiền phải căn cứ vào bản biên lai lưu để lập bảng kê biên lai thu tiền trong ngày và nép cho kế toán để kế toán lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ hoặc thủ tục nép ngân hàng.tiền mặt thu được ngày nao người thu tiền phải nép quỹ ngày đó.
- Bảng kiểm kê quỹ: do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản: 1 bản lưu ở thủ quỹ, 1 bản lưu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán..
- Bảng kê chi tiền: được lập thành 2 bản: 1 bản lưu ở thủ quỹ, 1 bản lưu ở kế toán quỹ.
- Các chứng từ liên quan đến TGNH do ngân hàng gửi đến cho công ty.
Sơ đồ 2.3.2.3:
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TIỀN
Chứng từ kế toán: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu
tiền....
Sổ, thẻ kế toán chi tiết 111,112,113 Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ quỹ Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
2.3.2.4Một số chứng từ liên quan:
Vốn bằng tiền:
Biểu 2.3.2.4: Phiếu thu tiền
Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số 3 –
Vinaconex 3 Mẫu số: 01 - TT
Địa chỉ: 249 Hoàng Quốc Việt- Cầu giấy- Hà Nội (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)