III. RƯỢU TEQUILA
3. KIỂM SỐT UỐNG
Ngày nay có nhiều hệ thống kiểm sốt uống và mỗi cơ sở cần biết sử dụng hệ thống nào đơn giản và linh hoạt để không tốn quá nhiều thời gian và ảnh hưởng đến qui trình vận hành. Các cơ sở nhỏ dùng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Một số cơ sở lớn hoặc khách sạn thường dùng một lúc hai hệ thống, hệ thống kiểm soát hàng tồn kho do nhân viên quầy bar làm và hệ thống kiểm tra theo doanh số chỉ tiêu do nhân viên kiểm sốt chi phí làm. Một hệ thống để kiểm soát việc vận hành và một để bộ phận quản lý đối chiếu chi phí so với doanh thu.
3.1. Hệ thống kiểm soát uống a. Hệ thống kiểm soát hàng tồn b. Hệ thống pha chế uống tự động
c. Hệ thống kiểm tra theo doanh số chỉ tiêu 3.1.1. Hệ thống kiểm soát hàng tồn
Gồm hai bước:
i) Một bản phân tích chi tiết doanh số uống cho từng loại. Bartender kiểm kho hằng ngày và lập bản báo cáo thức uống đã bán. Mỗi con số tiêu thụ cho từng thức uống dựa trên kiểm tra thực tế. Bản báo cáo này được nộp hằng ngày cho kế tốn kiểm sốt chi phí.
ii) Tổng lượng hàng uống cho từng loại được đối chiếu với lượng tiêu thụ thực tế. Thu ngân sẽ phân tích số lượng uống theo từng loại và kế tốn kiểm sốt chi phí sẽ đối chiếu con số hàng bán trên báo cáo của bartender so với báo cáo doanh số.
Bất lợi:
- Tốn Thời gian
- Phân tích từng hóa đơn
- Đong đếm cụ thể hằng ngày
- Tính tốn lượng tiêu thụ từng mặt hàng
- Có thể sai sót do cho bộ phận khác mượn hàng nhưng khơng chứng từ
- Dung lượng hàng uống khác nhau
- Có thể gia giảm
3.1.2. Hệ thống pha chế uống tự động Thuận lợi
- Đo đạc chính xác lượng hàng xuất theo định chuẩn
- Hao hụt trong rót chiết là tối thiểu
- Số lượng hàng xuất được đo đếm tự động
- Phân tích doanh số dễ dàng
- Kiểm tra hóa đơn và tiền mặt có hiệu quả
- Giảm thiểu tiêu cực trong kiểm tra hàng tồn
- Làm nhanh chóng hơn khi vào thời kỳ cao điểm Bất lợi
- Khách hàng và bartender đều bị ‘đo đếm’
- Thiếu bàn tay của con người
3.1.3. Hệ thống kiểm soát theo doanh số chỉ tiêu (doanh số ước)
Doanh số chỉ tiêu được xác định bởi giá trị bán của từng chai thức uống (đơn giá) nhân với số chai. Con số này sẽ được đối chiếu với doanh số thực.
3.2. Xác lập tiêu chuẩn
Các tiêu chuẩn này rất quan trọng và làm cơ sở cho hệ thống kiểm sốt uống có hiệu quả.
Có 4 loại tiêu chuẩn:
- Dung lượng chuẩn cho từng thức uống - Công thức pha chế chuẩn
- Ly có kích cỡ chuẩn
- Lượng tồn kho tối thiểu chuẩn
3.2.1. Dung lượng chuẩn cho từng thức uống Dung lượng uống chuẩn thông thường là:
- Rượu mạnh ......................................30 ml - Rượu mạnh mùi ............................... 30 ml - Rượu vang mạnh ...................... 45 - 60 ml - Vang khai vị ............................. 45 - 60 ml 3.2.2. Công thức pha chế chuẩn
Là công thức viết lại cách làm một thức uống pha trộn; trong đó nêu cụ thể số lượng, chất lượng của từng nguyên liệu. Ba mục đích của cơng thức chuẩn là:
- Xác lập chi phí cho một suất thức uống/cocktail và từ đó tính giá bán phù hợp
- Xác định doanh số chỉ tiêu cho mục đích kiểm tra - Bảo đảm sự đồng nhất
3.2.3. Ly có kích cỡ chuẩn
Chất lượng, số lượng, loại và kích cỡ của ly trong bar tuỳ thuộc các yếu tố sau:
- Loại hình và trang trí của bar - Đối tượng khách
- Trang thiết bị và phương pháp lau rửa - Số lượng bán theo từng loại thức uống - Dung lượng uống của từng loại
3.2.4. Lượng tồn kho tối thiểu chuẩn
Xác định số lượng chai và nhãn hiệu của từng loại thức uống cần có trong bar. Số lượng này phải gấp rưỡi số lượng dùng cho ngày cao điểm. Cần lập một
danh mục cùng với con số tồn tối thiểu chuẩn cho mỗi nhãn hiệu và phải kiểm tra số chai cụ thể thường xuyên để số lượng tồn tối thiểu ln được duy trì. Mục đích chính là giúp xác định lượng tiêu thụ trung bình hằng ngày, đồng thời giúp nâng cao năng suất do giảm lần đến kho để xuất hàng.
TÍNH GIÁ BÁN UỐNG
Thức uống cần bán (dạng chai hoặc ly) ở một giá mà đem lại lợi nhuận mong muốn. * Cách tính giá bán
- Trước hết cần xác định dung lượng chuẩn và số suất cho mỗi chai. Ví dụ: 750 ml chia cho 30 ml = 25 suất
- Xác định phí của từng chai, chia giá mua một chai cho số suất của mỗi chai ta có đơn giá suất và đó là chi phí cho một suất uống (đơn phí).
VD: Giá 750 ml whisky là 200 ngàn. 200 ngàn chia cho 25 suất = 8.000 đ / suất Cơng thức tính giá bán: Đơn phí của một suất uống chia cho phần trăm chi phí uống. Trong ví dụ này, giả dụ %PNL này là 20 %.
VD: 8.000đ chia cho 20 % = 40.000 đ (đơn giá bán)
Phần trăm chi phí uống rất quan trọng, nếu % này cao hơn yêu cầu, cần xem lại các điểm sau:
1. Giá mua đang tăng mà bạn không để ý
2. Bartender có thể khơng theo đúng cơng thức chuẩn 3. Nhân viên thiếu trung thực
4. Một lỗ hổng trong hệ thống thâu ngân? 5. Hao hụt do bể vỡ hoặc do rót dư hoặc rơi vãi 6. Bị ăn cắp
7. Nhân viên rót ‘tặng’ thoải mái
CÁCH TÍNH PHẦN TRĂM CHI PHÍ UỐNG Các định nghĩa:
Nhập: hàng mua/nhập thực tế trong khoảng Thời gian tính tốn
Hàng cho mượn: Ví dụ hàng bị bể vỡ hoặc cho các bộ phận khác mượn Tồn đầu: Hàng tồn đếm được vào đầu ca
Tồn cuối: Hàng tồn đếm được vào cuối ca (hoặc là hàng chưa bán) Chi phí uống = Nhập + Tồn đầu – Tồn cuối – Hàng cho mượn
Cơng thức tính phần trăm chí phí uống: Chi phí uống chia cho Doanh số x 100%
Bảng kiểm kê và báo cáo hàng tồn kho quày Bar
DANH MỤC KIỂM SOÁT HÀNG UỐNG Có 2 kiểu kiểm sốt hoạt động bar cần lưu ý:
a) Kiểm sốt khi vận hành gồm qui trình kiểm sốt hàng ngày đối với các khâu đặt hàng, nhận hàng, tồn kho, xuất hàng, chế biến và bán hàng.
b) Kiểm soát hậu kỳ là sau khi bán hàng; tìm hiểu mọi việc xảy ra ở các điểm bán và có hành động chấn chỉnh nếu cần thiết.
Danh mục kiểm tra hàng uống như trình bày sau đây sẽ giúp xác định lý do xảy ra độ lệch so với tiêu chuẩn:
QUY TRÌNH THU MUA, NHẬN HÀNG, TỒN KHO VÀ XUẤT HÀNG 1. Cần có bản mơ tả tiêu chuẩn – chất lượng cho mọi mặt hàng cần mua. 2. Mọi phiếu yêu cầu đặt hàng phải điền đủ thông tin chi tiết.
3. Chỉ mua hàng từ những nhà cung ứng đã được duyệt.
4. Lịch giao hàng vào các giờ thấp điểm để tiện kiểm tra số lượng và chất lượng. 5. Bản sao phiếu đặt hàng gửi tới điểm nhận hàng để đối chiếu với hàng giao. 6. Mọi hàng giao được ghi vào sổ nhận hàng và lập biên bản nếu hàng giao
không đúng với chất lượng và số lượng yêu cầu.
8. Mọi mặt hàng nhận phải vào thẻ kho hoặc danh sách trên máy vi tính vào ngày nhận.
9. Hàng hóa xuất kho đều phải có phiếu yêu cầu đã duyệt.
10. Thẻ kho và các báo cáo tồn, xuất kho phải được cập nhật và chính xác. 11. Chỉ có những người được phép mới ra vào kho.
12. Những chai có đóng/dán dấu của cơ sở (ở một số đơn vị) là mặt hàng chính thức dùng. Thùng rác khơng có những chai ‘lạ’.
QUY TRÌNH BAR
1. Hàng tồn ở bar được bổ sung với phiếu yêu cầu nhận hàng đã được duyệt hoặc bởi hệ thống phần mềm bổ sung hàng uống tự động.
2. Dùng các công thức tiêu chuẩn, dung lượng chuẩn và ly chuẩn.
3. Chỉ bán các mặt hàng ‘house brand” trừ phi có yêu cầu cụ thể của khách hàng. House brand là các mặt hàng phổ thông, được mua với số lượng lớn và điều kiện ưu đãi nên giá khá thấp.
4. Kiểm tra doanh thu các bar được ghi chép đúng và đủ.
5. Định kỳ kiểm tra chất lượng các chai rượu đang mở nếu có nghi ngờ. 6. Kiểm tra bảng giá thức uống có sẵn sàng cho khách hay khơng. 7. Ghi nhận hàng bể vỡ và xem xét nếu quá tỷ lệ cho phép.
8. Kiểm tra sự ‘thiếu hụt’ hoặc ‘dư thừa’ trong báo cáo của kế toán cho từng bar.
9. Kiểm tra không để nhân viên bar tiếp cận ngăn kéo thu tiền. QUY TRÌNH KIỂM SỐT THỨC UỐNG
1. Kiểm tra và đối chiếu phiếu giao hàng, biên bản thừa/thiếu hàng, hóa đơn và báo cáo nhận hàng.
2. Kiểm tra sự chính xác của các số liệu. 3. Kiểm tra các chiết khấu đã cho phép. 4. Duy trì sổ kiểm kê liên tục hàng tồn kho.
5. Kiểm kê két đựng, thùng bia tươi ... vào cuối tháng. 6. Đối chiếu sổ kiểm kê tồn kho với hàng tồn thực tế.
7. Làm báo cáo về giá trị và loại hàng, tỷ lệ luân chuyển kho ... . 8. Lập số liệu tồn kho cho từng bar dùng cho báo cáo kiểm sốt bar. 9. Duy trì báo cáo kiểm sốt thức uống hàng ngày và số liệu cộng dồn.
10. Chuẩn bị báo cáo cuối tháng cho ban quản lý với lưu ý các vấn đề cần chỉnh đoán.
Kiểm sốt thức uống khơng q khó như kiểm sốt thực phẩm. Các tiêu cực của nhân viên thường khó được phát hiện. Sau đây là một số tiêu cực điển hình:
1. Mang rượu bia vào bar bán lấy tiền bỏ túi; xảy ra ở bar đông khách và thu ngân tắc trách.
2. Uống rượu bia tại nơi làm việc. Điều này thường trở thành thói quen và làm giảm doanh thu hoặc giảm số lượng thức uống cho khách vì đã bị uống lén. 3. Thu tiền khách xong rồi bỏ túi, khơng nộp vào quầy.
5. Pha lỗng rượu. Thường khi say, khách khó phát hiện điều này và nhân viên thu tiền chênh lệch.
6. Tính tiền cho khách thấp hơn thực tế (do vơ tình hoặc cố ý). 7. Tính tiền nhiều hơn thực tế và bỏ túi phần chênh lệch.
Những việc trên dễ tìm ra nếu có một quy trình tốt để kiểm sốt thức uống. Để ngăn ngừa và tìm ra nhân viên ‘xấu’ bằng nhiều cách như đổi ca hoặc đổi công việc, ghi nhận hàng tồn kho mỗi ngày, kiểm tiền thu được, có giám sát tại bar đột xuất như như cẩn trọng với khâu tuyển chọn nhân sự phục vụ tại bar.
Câu hỏi ôn tập:
1. Nêu 3 giai đoạn kiểm soát chi phí uống với các chi tiết cụ thể
2. Nêu 3 phương pháp kiểm sốt chi phí uống và trình bày một bảng kiểm kê hàng tồn.
Bài 9.