II. Tổng hợp chi phi và xác định chi phí đơn vị 1 Tổng hợp chi phí:
PHÂN BỔ CHI PHÍ CỦA CÁC BỘ PHẬN PHỤC VỤ VÀ PHÂN TÍCH BÁO CÁO BỘ PHẬN
3.1.1. Sự cần thiết và ý nghĩa của việc phán bổ chi phí của các bộ phận phục vụ
PHỤC VỤ VÀ PHÂN TÍCH BÁO CÁO BỘ PHẬN
3.1. Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ
Phần lớn các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều có một hay nhiều bộ phận phục vụ để cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, chi phí của các bộ phận phục vụ cần được ghi nhận vào chi phí sản phẩm của doanh nghiệp. Việc tính tốn, phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp khoa học, hợp lý sẽ góp phần xác định đúng kết quả sản xuất kinh doanh.
3.1.1. Sự cần thiết và ý nghĩa của việc phán bổ chi phí của các bộ phận phục vụ các bộ phận phục vụ
Trong một doanh nghiệp thường có nhiều bộ phận khác nhau. Bộ phận được hiểu là một phần hay một mặt hoạt động, một phòng... trong doanh nghiệp.
Các bộ phận trong doanh nghiệp được chia làm hai.nhóm:
- Các bộ phận hoạt động sản xuất kinh doanh: gồm các bộ
phận thực hiện các mục tiêu cơ bản, trọng tâm của doanh nghiệp. Ví dụ: phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp sản xuất, cửa hàng của doanh nghiệp thương mại, đội xây dựng của doanh nghiệp xây lắp,...
- Các bộ phận phục vụ: gồm các bộ phân không gắn trực tiếp
dịch vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận của hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ: phân xưởng điện sản xuất điện phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phân xưởng sửa chữa chuyên sửa chữa tài sản cố định của doanh nghiệp, phòng tổ chức cán bộ, phòng kế tốn, phịng vật tư,..
Hoạt động của các bộ phận phục vụ tuy không trực tiếp tạo ra doanh thu nhưng lại tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh và đóng góp một phần nhất định trong kết quả hoạt động chung của đơn vị nên chi phí của các bộ phận phục vụ phải được coi là một phần chi phí sản phẩm, dịch vụ - chi phí sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, một bộ phận phục vụ thường phục vụ cho nhiều bộ phận hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó cần phân bổ chi phí của các hộ phận này cho từng hoạt động sản xufư kinh doanh theo tiêu thức hợp lý.
Việc phân bổ chi phí phục vụ có ảnh hưởng lớn đến chi phí của sản phẩm hay dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp. Công việc này thực hiện tốt sẽ giúp xác định đúng kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, khuyên khích việc kiẩm sốt và tiệt kiệm chi phí ở các bộ phận, định giá sản phẩm hợp lý. Nếu phân bổ khơng hợp lý chi phí của các bộ phận phục vụ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm cũng như định giá bán sản phẩm khơng chính xác làm ảnh hưởng đến khả nãng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Sự ảnh hưởng của việc phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ đến sản phẩm, dịch vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh thể hiện qua sơ đồ 3.1.
Sơ đồ 3.1: Ảnh hưởng của việc phán bổ chi phí bộ phận phục vụ đến sản phẩm
3.1.2. Căn cứ và mơ hình phán bổ chi phí phục vụ 3.1.2.1. Căn cứ phân bổ
Để phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận sản xuất kinh doanh ngồi việc dựa vào chi phí của các bộ phân này cịn phải có cãn cứ phân bổ thích hợp. Căn cứ phân bổ là chỉ tiêu đo lường mức hoạt động hoặc mức sử dụng dịch vụ của bộ phận.
Việc chọn căn cứ phân bổ hợp lý có ảnh hưởng lớn đến q trình phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ. Càn cứ phân bổ phải phản ánh chính xác lợi ích mà các bộ phận khác trong doanh nghiệp nhận được từ bộ phận phục vụ. Vì vậy, các bộ phận phục vụ khác nhau sẽ có căn cứ phân bổ khơng giống nhau.
Ví dụ 3.1: Cãn cứ phân bổ chi phí của một số bộ phận phục vụ
Bô phàn phuc vu
Kế hoạch, nghiệp vụ Kế toán
Tổ chức
Bảo vệ
Bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ
Kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) Quản lý doanh nghiệp
Điện lực
Căn cứ phân bổ
Số giờ lao động Số giờ lao động Sô' lượng nhân viên
Diện tích chịu trách nhiệm
Số giờ máy
Số giờ lao động sửa chữa Số sản phẩm kiểm tra Số giờ lao động Số lượng điện cung cấp
Các căn cứ phân bổ trên có thể là số liệu thực tế hoặc kế hoạch. Căn cứ phân bổ được sử dụng trong một thời gian dài và chỉ thay đổi khi có những vấn đề bất thường lớn nảy sinh. Do đó, chọn căn cứ phân bổ là một quyết định rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Khi lựa chọn căn cứ phân bổ cần chú ý đến các khía cạnh sau:
- Mức lợi ích trực tiếp mà các bộ phận phục vụ mang lại.
- Diện tích hoặc mức trang bị của các bộ phận hoạt động sản
xuất kinh doanh.
- Căn cứ phân bổ phải rõ ràng, không phức tạp để đảm bảo chi phí nhỏ hơn lợi ích thu được. Cơng thức phân bổ phải đơn giản, dễ hiểu để mọi người đều sử dụng được.
Trong q trình phân bổ chi phí phục vụ kế toán nên hạn chế việc sử dụng d.oanh thu làm căn cứ phân bổ. Vì nếu phân bổ theo tiêu thức này bộ phận sản xuất kinh doanh nào có doanh thu lớn sẽ phải chịu nhiều chi phí của các bộ phận phục vụ. Bộ phận sản xuất kinh doanh càng tâng doanh thu thì càng phải chịu nhiều chi phí, trong khi những bộ phận sản xuất kinh doanh hoạt động kém hơn (khơng có tiến bộ) sẽ chịu ít chi phí hơn. Rõ ràng, cách phân bổ này tạo nên sự không công bằng giữa các bộ phận sản xuất kinh doanh nên chỉ có tác động xấu tới các bộ phận đang hoạt động tốt.
Ví dụ 3.2: Cửa hàng thương mại có 3 quầy hàng kinh doanh 3
nhóm hàng quần áo, đồ dùng gia đình và giày dép. Tổng chi phí của các bộ phận phục vụ mỗi năm là 120.000.000d. Chi phí phân bổ cho từng nhóm hàng theo doanh thu bán hàng trong hai năm được cho trong bảng 3.1. Trong nãm N+l do cải tiến cách thức bán hàng nên doanh thu của nhóm hàng quần áo tãng 700.000.000d làm cho chi phí phục vụ phải chịu tăng 13 073 600đ. Cịn hai nhóm hàng đồ dùng gia đình và giày dép do doanh thu giữ nguyên nên chi phí phục vụ phân bổ ít hơn năm trước. Mặt khác việc tăng doanh thu của nhóm hàng quần áo khơng có đủ cơ sở để nói rằng bộ phận phục vụ đã phục vụ cho nhóm hàng này nhiều hơn.
Bảng 3.1: Phán bổ chi phí bộ phận phục vụ (Đơn vị tính: 1 000 dồng) Quầy hàng Năm N Năm N +1 Doanh thu Tỷ trong (%) Chi phí phân bổ Doanh thu Tỷ trong (%) Chi phí phân bổ Quần áo 2.600.000 52 62 400 3.300.000 58 75.473,6 Đồ dùng gia đình 1.400.000 . 28 . 33.600 1.400.000 24,6 29.473,6 Giầy dép 1.000.000 20 24.000 1.000.000 17,4 15.072,8 Cộng 5.000.000 100 120.000 5.700.000 100 120.000
Chi phí của các doanh nghiệp cũng như bộ phận thường được tách thành biến phí, định phí. Khi phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cần phân bổ riêng các yếu tố của biến phí, định phí nhằm hạn chế sự bất hợp lý do phân bổ và cung cấp được các thơng tin có ích hơn cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch, điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
- Đối với biến phí: Biến phí của các bộ phận phục vụ biến động tỷ lệ thuận với biến động mức độ của khối lượng dịch vụ cung cấp.
Ví dụ: chi phí phục vụ bữa ăn giữa ca của bộ phận căng tin tỷ lệ với số lượng người ăn. Vì vậy cần phân bổ biến phí trên cơ sở mức sử dụng dịch vụ thực tế của các bộ phận, về bản chất đây không phải là sự phân bổ mà chỉ là tính biến phí cho các bộ phận được phục vụ.
- Đối với định phí: Định phí của các bộ phận phục vụ phản ánh việc phục vụ doanh nghiệp lâu dài. Chính vì vậy, khịng nhất thiết phải phân bổ chi phí này theo mức dịch vụ cung cấp thực tế. Các doanh nghiệp thường có sẩn dự kiến năng lực phục vụ của các bộ phận. Năng lực này có thể thực hiện ở mức tối đa hoặc tối thiểu. Xét trong khoảng thời gian dài chúng ta có thể phân bổ theo năng lực bình qn sẽ phù hợp hơn với tính ổn định của định phí.
Căn cứ phân bổ định phí khơng thay đổi trong một thời gian tương đối dài nên cần xác định hợp lý. Nếu ở một thời điểm nhất định các bộ phận sản xuất kinh doanh chỉ cần sử dụng sự phục vụ ở dưới mức bình thường thì cũng khơng cần phải thay đổi căn cứ phân bổ vì các bộ phận đó vẫn phải chịu chi phí do sự sẩn sàng phục vụ của bộ phận phục vụ. Doanh nghiệp chỉ thay đổi căn cứ này khi có sự biến động về cơ cấu tổ chức.
3.1.2.2. Mơ hình phân bổ chi phí
Khi phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ kế tốn có thể thực hiện theo một trong hai mơ hình sau:
a. Phăn bổ chi phí bộ phận phục vụ theo chỉ phí thực tế
Theo mơ hình này, cuối kỳ trên cơ sở chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tập hợp được kế tốn phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo một tiêu thức nhất định.
Ưu điểm: thực hiện theo mơ hình này sẽ khơng phát sinh chênh lệch giữa số chi phí phân bổ và chi phí thực tế phát sinh ở bộ phận phục vụ.
Nhược điểm: do việc phân bổ chỉ thực hiện được sau khi đã tập hợp đủ chi phí nên thông tin cung cấp cho các nhà quản trị thường bị chậm. Doanh nghiệp khó xác định chi phí ngồi kế hoạch ở tùng bộ phận phục vụ do đã bị phưong pháp phân bổ che dấu dẫn đến việc đánh giá kết quả của từng bộ phận phục vụ khơng chính xác.
b. Phân bổ chi phí bộ phận phục vụ theo chi phí kế hoạch
Mơ hình này cho phép phân bổ chi phí ở các bộ phận phục vụ trên cơ sở chi phí kế hoạch. Khi phân bổ cần phải thực hiện riêng cho biến phí, định phí. Cụ thể như sau:
- Đối với biến phí: kế tốn căn cứ khối lượng phục vụ theo kế hoạch hoặc thực tế. Quá trình phân bổ phải dựa vào thời gian thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh. Cơng thức phân bổ:
+ Nếu phân bổ trước q trình hoạt động:
Biến phí phục vụ phân bơ’ cho bộ phận sản xuất kinh doanh
Khối lượng phục vụ theo kè' hoạch
Đơn giá biến phí
kế hoạch
+ Nếu phân bổ sau quá trình hoạt động:
Biến phí phục vụ phân bổ cho Khối lượng phục vụ Đơn giá biến phí
bộ phận sản xuất kinh doanh - thực tế kế hoạch
- Đối với định phí: phân bổ theo năng lực phục vụ dự kiến. Khi phân bổ theo mơ hình này có thể tạo ra khoản chênh lệch giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế. Trong bất kỳ trường hợp nào kế toán cũng phải theo dõi riêng mọi sự biến động thực tế so với kế hoạch đó và bù trừ cuối nãm từ các nguồn thu của doanh nghiệp hoặc từ chi phí bán hàng. Do đó, các bộ phận hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ khơng phải chịu đựng phần chi phí vượt kế hoạch do bộ phận phục vụ chi khơng có hiệu quả. Nói cách khác, bộ phận sản xuất kinh doanh không phải chịu sự hoạt động kém hiệu quả của các bộ phận phục vụ.
ưu điểnv. thực hiện theo mơ hình này giúp kế tốn cung cấp
thơng tin kịp thời về hoạt động của các bộ phận phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp để có quyết định kinh doanh hợp lý. Thơng tin kế tốn phản ánh đúng thực tế hiệu quả hoạt động của các bộ phận phục vụ cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.1.3. Các phương pháp phán bổ chi phí phục vụ
Các bộ phận phục vụ trong doanh nghiệp ngoài việc phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh cịn có thể phục vụ lẫn nhau. Khi phân bổ chi phí của các bộ phận này chúng ta có thể khơng tính đến sự phục vụ lẫn nhau hoặc ngược lại. Có ba phương pháp tính mức chi phí phân bổ như sau:
3.1.3.1. Phương pháp trực tiếp
«
Theo phương pháp này chi phí của các bộ phận phục vụ được phân bổ trực tiếp cho các bộ phận sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà khơng có sự phân bổ qua lại phần chi phí tương ứng với khối lượng dịch vụ đã cung cấp giữa các bộ phận phục vụ. Quá trình phân bổ thể hiện trên sơ đồ 3.2.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ phân bổ chi phí phục vụ theo phương pháp trực tiếp
ưit điểm', phương pháp này thực hiện đơn giản, dề làm.
Nhược điểm', do khơng tính đến sự phục vụ lẫn nhau giữa các bộ
phận nên kết quả tính được thiếu chính xác.
Ví dụ 3.3: Doanh nghiệp sản xuất H có tài liệu về hai bộ phận
phục vụ và hai bộ phận sản xuất như sau: - Chi phí các bộ phận (1 OOOđ):
+ Bộ phận hoạt động sản xuất kinh doanh: phân xưởng 1 : 140 000, phân xưởng 2 : 258 000.
+ Bộ phận phục vụ: Bộ phận quản lý: 44 000, trong đó biến phí 36 600, định phí 7 400.
+ Bộ phận điện lực: 8 000, trong đó biến phí 6 800, định phí 1 200. - Số giờ lao động của bộ phận quản lý: 11 000, trong đó phục vụ cho bộ phận điện lực 1 000, PX 1: 4 000, PX 2 : 6 000.
- Số điện năng: 18 000KWh, trong đó cung cấp cho bộ phận
quản lý 2 000, PX1 : 7.000, PX2 : 9 000.
Doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ theo một trong hai mơ hình đã nêu.
• Nếu phân bổ theo chi phí thực tế: kế tốn khơng nhất thiết
phải phân bổ riêng biến phí và định phí vì chúng có chung một căn cứ phân bổ.
Chi phí quản lý phân bổ cho các phân xưởng theo số giờ lao động như sau:
PX1: 44 000 / 10 000 X 4 000 = 17 600 PX2: 44 000- 17 600 = 26 400
Chi phí điện phân bổ cho các phân xưởng theo số điện năng cung cấp như sau:
PX1 : 8 000/16 000 X 7 000 = 3 500 PX2 : 8 000 - 3 500 = 4 500
Bảng 3.2: Bảng tổng hợp chi phí theo phương pháp trực tiếp (phân bổ theo chi phí thực tế)
Đơn \’ị tính: 1 OOOđ
Chỉ tiêu PX1 PX2 Tổng cộng
Chi phí ban đấu 140 000 258 000 450 000
Mức phân bổ chi phí quản lý 17 600 26 400 44 000
Mức phân bổ chi phí điện 3 500 4 500 8 000
Tổng chi phí sau khi phân bổ 161 100 288 900 450 000
* Nêỉt phân bổ theo chì phí kế hoạch
Giả sử doanh nghiệp có kế hoạch chi phí như sau (l.OOOđ):
Bơ phân phuc vu Biến phí đơn vi Tổnq dinh phí Căn cứ phán bổ đinh phí
Quản lý 3,6/giờ lao động 7 200 40% PX1,60% PX2
Điện lực 0,42/KWh 1 200 40% PX1,60% PX2
Chúng ta có:
- Chi phí bộ phận quản lý phân bổ cho các phân xưởng: + Biến phí: PX1: 3,6 X 4 000 = 14 400 + Định phí: PX1: 7 200x40% = 2 880 PX2 : 3,6 X 6 000 = 21 600 PX2: 7 200 - 2 880 = 4 320 - Chi phí bộ phận điện lực phân bổ cho các phân xưởng:
+ Biến phí: PX1 : 0,42 X 7 000= 2 940 PX2 : 0,42 X 9 000 = 3 780 + Định phí: PX1 : 1 200 X 40 % = 480 PX2 : 1 200 - 480 = 720 Kế tốn lập bảng tổng hợp chi phí (bảng 3.3). 97
Bảng 3.3: Bảng tổng hợp chi phí theo phương pháp trực tiếp (phán bổ theo chi phí kê hoạch)
Đơn vi tính: 1 OOOđ