II. Tổng hợp chi phi và xác định chi phí đơn vị 1 Tổng hợp chi phí:
PHÂN BỔ CHI PHÍ CỦA CÁC BỘ PHẬN PHỤC VỤ VÀ PHÂN TÍCH BÁO CÁO BỘ PHẬN
3.2. Báo cáo bộ phận
3.2.1. Khái quát về báo cáo bộ phận
Để điều hành hoạt động trong doanh nghiệp các nhà quản trị cần nhiều thơng tin hữu ích. Những thơng tin này khơng có nhiều trong báo cáo tài chính vì các báo cáo này phản ánh tổng quát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên không đủ chi tiết để nhà quản trị tìm ra những tồn tại và phương hướng giải quyết. Nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán cần lập báo cáo về các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.
3.2.1.1. Khái niệm và đặc điểm báo cáo bộ phận
Báo cáo bộ phận là báo cáo về tình hình và kết quả hoạt động của một bộ phận trong một thời kỳ nhất định.
Báo cáo bộ phận giúp xác định kết quả hoạt động của từng bộ phận. Sau khi tổng hợp số liệu trong các báo cáo bộ phận chúng ta sẽ có báo cáo tổng hợp cho tồn doanh nghiệp.
Báo cáo bộ phận có các đặc điểm cơ bản sau:
- Báo cáo bộ phận thường được lập theo cách ứng xử của chi phí. Nhờ đó báo cáo sẽ cung cấp được các thơng tin thích hợp cho việc phân tích, đánh giá các mặt hoạt động của bộ phận.
- Báo cáo bộ phận có thể lập theo các tiêu thức khác nhau để phục vụ yêu cầu của các nhà quản trị doanh nghiệp.
- Báo cáo bộ phận không chỉ phản ánh chi phí mà nhà quản trị bộ
phận dó kiểm sốt được mà cịn phản ánh cả những chi phí bộ phận khơng có quyền kiểm sốt nhưng được phân bổ cho bộ phận. Khi phân bổ để đảm bảo độ chính xác, hợp lý của thơng tin cần dựa vào bản chất của chi phí và mối quan hệ giữa chi phí với bộ phận đó.
- Báo cáo bộ phận chỉ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.
3.2.1.2. Các loại báo cáo bộ phận
Các doanh nghiệp có thể lập nhiều báo cáo bộ phận để phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp trong các thời kỳ, hoàn cảnh nhất định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà có thể lập các loại báo cáo bộ phận khác nhau như:
- Báo cáo theo khu vực địa lý. - Báo cáo theo sản phẩm.
- Báo cáo theo phân xưởng sản xuất.
Ngồi ra doanh nghiệp có thể lập báo cáo bộ phận chi tiết hofn như báo cáo theo khu vực địa lý lại chia thành báo cáo theo sản phẩm, theo phân xưởng...... Các doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh và nhu cầu thông tin của các nhà quản trị các cấp để quyết định lập báo cáo bộ phận theo tiêu thức nào cho thích hợp.
Ví dụ 3.5: Cơng ty vss có trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí
Minh và hai chi nhánh tại Hà nội, Đà Nẵng chuyên sản xuất 4 loại sản phẩm A, B, c, D. Trong đó:
- Khu vực Hà Nội có phân xướng 1(PX 1) sản xuất hai loại sản phẩm A và B.
- Khu vực Đà Nẵng có PX 1 sản xuất sản phẩm B, PX2 sản xuất sản phẩm D.
- Khu vực TP. Hổ Chí Minh có PX 1 sản xuất sản phấm A và B, PX 3 sản xuất sản phẩm c.
Cơng ty có thể lập báo cáo bơ phận theo biểu dồ 3.5.
So’ đồ 3.5: Biểu đồ báo cáo bộ phận của cơng ty v.s.s
3.2.2. Phân tích báo cáo bộ phận 3.2.2.I. Một số khái niệm cơ sở
- Số dư đảm phú. là phần doanh thu còn lại dùng để bù đắp định
phí và hình thành lợi nhuận. Hay nói cách khác: Số dư đảm phí = Doanh thu - Biến phí
- Doanh thu bộ phận: là phần dơanh thu từ hoạt động của bộ
phận trong doanh nghiệp (gồm doanh thu bán ra bên ngoài, bán cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp).
- Chi phí bộ phận: là chi phí phát sinh từ các hoạt động của một
bộ phận và một phần chi phí hợp lý của doanh nghiệp phân bổ hợp lý cho bộ phận đó. Bao gồm: biến phí bộ phận, định phí bộ phận (định phí trực tiếp), định phí chung phân bổ.
- Định phí trực tiếp-, là những khoản định phí phát sinh riêng
biệt ở từng bộ phận.
- Định phí chung phân bổ: là nhưng khoản định phí phát sinh
vì sự hoạt động của nhiều bộ phận. Khoản chi phí này liên quan đến nhiều bộ phận nén cần phân bổ cho từng đối tượng theo tiêu thức thích hợp.
- Số dư bộ phận-, là phần còn lại của doanh thu bộ phận sau khi
đã trừ đi tất cả các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận đó. Chỉ tiêu này được dùng để đánh giá quá trình sinh lợi của một bộ phận nhất định.
3.2.2.2. Phân tích báo cáo bộ phận
Chúng ta phân tích báo cáo bộ phận trên cơ sở ví dụ sau:
Ví dụ 3.6: Có tài liệu năm N tại công ty VSS:
- Đơn giá bán (1 000đ/SP): A - 60, B - 50, c - 40, D - 80
- Biến phí SX đơn vị (1000đ/SP): A - 24, B - 25, c - 18, D - 44
- Biến phí bán hàng và quản lý ( 1 OOOd): A - 4, B - 5, c - 3, D - 6 - Khối lượng sản xuất và tiêu thụ (kg):
+ Tại Hà Nội: 15 000 SPA và 20 000 SPB. + Tại Đà Nẵng: 10 000 SPB và 24 000 SPD.
+ Tại TP. Hồ Chí Minh: 25 000 SPA. 30 000 SPB và 67 000 SPC. - Định phí sản xuất (1 OOOđ):
+ Hà Nội: 350 000 trong đó của SP A - 120 000, SP B - 130 000, cịn lại là định phí chung của chi nhánh.
+ Đà Nẵng: 440 000 trong đó của SP B -100 000, SP D - 220 000. + TP Hồ Chí Minh: 780 000, trong đó của SP A - 140 000, SP B - 150 000 và SP c - 340 000.
- Định phí bán hàng và quản lý (l.OOOđ): Hà Nội - 266.000; Đà Nẵng - 314.600; TP Ho Chí Minh - 596.400.
- Định phí chung tồn cơng ty (l.OOOđ); 1.000.000
Cơng ty có thể lập các báo cáo bộ phận theo loại sản phẩm, khu vực,... như sau:
Bảng 3.7: Báo cáo bộ phận của công ty vss theo loại sản phẩm
Đơn vị : 1 000 OOOđ Chỉ tiêu Tồn cơng ty A B c D ST TL (%) ST TL (%) ST TL (%) ST TL (%) 1. Doanh thu 10 000 2 400 100 3 000 100 2 680 100 1 920 100 2. Biến phí 5 527 1 120 46,7 1 800 60 1 407 52,5 1 200 62,5 3. Số dư đảm phí 4 473 1 280 53,3 1 200 40 1 273 47,5 720 37,5 4. Định phí bộ phận 1 200 260 10,8 380 12,7 340 12,7 220 11,5 5. Sô' dư bộ phận 6. Định phí chung - Sản xuất - Bán hàng và quản lý - Cóng ty 7. Lợi nhuận 3 273 2 547 370 1 177 1 000 726 1 020 42,5 820 27,3 933 34,8 500 26 Qua bảng 3.7 có thể thấy: 107
- Trong 4 loai san pham thl san pham A co ty le so dir dam phi cao nhat (53,3%), con thap nhat la san phaim D (37,5%). Neu doanh thu tang Id thi lqi nhuan cua san pham A tang 0,533 d cua san pham D tang 0,375d. Vi vay, neu can tang san pham tieu thu nen tang cac loai san pham theo trat tu uu tien la: A, C, B, D.
- So du bo phan cua san pham A cao nhat, thap nhat van la san
pham D. Nhu vay, chi phi can thiet d£ tao ra doanh thu cua A thap hem D. Xet trong thcfi gian dai ve hieu qua kinh doanh, san pham cdn duqc uu tien theo trat tu A, C, B. D.
Bang 3.8: Bao cao bo phan cua cong ty VSS theo khu vuc Do'ii vi: 1 000 OOOd
Chi tieu Toan
cong ty
Ha Noi Da Ning Ho Chi Minh
ST TL(%) ST TL(%) ST TL(%)
1. Doanh thu 10 000 1 900 100 2 420 100 5 680 100
2. Bien phi 5 527 1 020 53,7 1 500 62 3 007 53
3. So du dam phi 4473 880 46,3 920 38 2 673 47
4. Dinh phi bo phan 2 747 616 32,4 754,6 31,2 1376,4 24,2
- San xuat 1 570 350 18,4 440 18,2 780 13,7
- Ban hang va quan ly 1 177 266 14 314,6 13 596,4 10,5