d. Thiết kế chương trình kiểm toán chi tiết cho các tài khoản phải trả người bán và tà
2.2.3.3Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Sau khi hoàn thành được chương trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC của nhà máy thuốc lá Thành Công, KTV tiến hành các công việc cần làm trong giai đoạn thực hiện theo đúng các thủ tục đã đưa ra. Giấy tờ làm việc là căn cứ để chứng minh các thủ tục đó đã hoàn thành.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC do VACO thực hiện gồm hai bước cơ bản sau:
-Thực hiện các bước kiểm tra hệ thống và đánh giá kết quả
Do đặc điểm việc mua hàng của Nhà máy thuốc lá Thành Công là mua nguyên vật liệu với số lượng nghiệp vụ ít, giá trị lớn nên việc kiểm tra hệ thống đối với chu trình này không được thực hiện trong tấy cả các kỳ kiểm toán mà được tiến hành quay vòng theo các năm cùng với chu trình khác.
Việc kiểm tra chi tiết đối với chu trình mua hàng – thanh toán được kiểm toán vien triển khai theo chương trình kiểm toán đã được soạn thảo. Trước hết, để có thể nắm được tình hình công nợ của khách hàng tại ngày 31/12/2011, KTV yêu cầu cung cấp Bảng kê số phát sinh Tài khoản Phải trả nhà cung cấp . Bảng kê này sau đó sẽ được lưu trong hồ sơ kiểm toán với tham chiếu <6140>.
(*) Các tài liệu phục vụ cho việc kiểm tra chi tiết cũng được yêu cầu cung cấp như:
- Các BCTC của niên độ kế toán 31/12/2010 - Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Bảng tổng hợp phải trả người bán - Sổ nhật ký mua hàng.
- Sổ cái tài khoản Hàng tồn kho, tài khoản Phải trả nhà cung cấp. - Sổ cái và sổ chi tiết tài khoản Tiền gửi ngân hàng.
- Báo cáo kiểm tóan năm trước. - Các biên bản đối chiếu công nợ. - Các chứng từ, Hóa đơn có liên quan.
Tiến hành đối chiếu giữa Bảng kê chi tiết Tài khoản 331 với số liệu trên BCTC:
Việc đối chiếu số liệu trên Bảng kê số phát sinh Phải trả người bán với số liệu trên BCTC được phản ánh trên giấy tờ làm việc như sau
Bảng 6: Giấy tờ làm việc của KTV
CÔNG TY KIỂM TOÁN VIỆT NAM
VACO
VIETNAM AUDITING COMPANY
Khách hàng: Nhà máy Thành Công Người lập: NTH Ngày:26/2/2012
Kỳ kiểm toán: 31/12/2011 Người soát xét: QTH Ngày: 10/3/2012
Nội dung: Tổng hợp phải trả người bán.
Mục tiêu: Tổng hợp số dư phải trả đầu năm, cuối năm của các nàh cung cấp có số phát sinh lớn trong năm. Đố chiếu với số liệu trên BCTC. Giải thích các chênh lệch nếu có. Phải trả người bán 31/12/2010 31/12/2011 Ghi chú Công ty XNK thuốc lá 27.761.015.067 √25.853.540.573 {a} XN in bao bì và phụ liệu thuốc lá Bắc Nam 13.132.540.018 √16.861.540.899 {b} Công ty thương mại Kim Liên
0 √3.179.691.125 Công ty TNHH Thái Dương 0 √1.745.467.840 {b} XN in nông nghiệp và công nghiệp Thanh Hoa 1.801.431.778 √1.608.774.820 {b} Công ty TNHH 551.007.856 742.810.200 {b} 6 1 4 1
giấy nhôm TOYO Công ty nguyên liệu thuốc lá 22.071.070 51.297.024 Viện kinh tế kỹ thuật thuốc lá 1.710.966.132 469.279.959 {c} Điện lực Thanh Xuân 140.357.897 221.742.363 Công ty đầu tư xây
dựng và PTNT 0 195.311.500 Công ty VINA TOTO 109.799.250 121.172.722 {b} Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Mĩ Uyên 0 115.005.700 Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn 111.561.673 111.561.673 (*) Công ty TNHH Việt Thủy 0 100.254.000 {b} Công ty thuốc lá Đà Nẵng 0 100.000.000 Nhà máy in văn hóa phẩm Phúc Yên 111.026.000 81.564.130
Công ty đầu tư TM và phát triển kỹ thuật Trà Mi
487.600.515 54.894.928
Công ty nguyên liệu thuốc lá Nam Hà 0 4.920.600 Công ty Đồng Tâm 1.145.815.000 0 Các nhà cung cấp khác 1.857.114.879 681.561.341
Tổng 48.942.310.135 52.800.391.397 Số liệu trên
Leadsheet
48.942.310.135<6100> 52.800.391.397<6100>
Chênh lệch 0 0
Nguồn số liệu : tập hợp từ Bảng chi tiết Tài khoản 331.
Nhà máy có thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng với các nhà cung cấp chủ yếu.
(*) Khoản nợ nhà máy thuốc lá Bắc Sơn không phải là tồn đọng. Do nhà máy thuốc lá Thành Công chưa thu được tiền từ đối tác nên chưa thanh toán.
Kết luận: Không có chênh lệch giữa số liệu chi tiết và tổng hợp.
{a} Khớp đối chiếu công nợ ngày 31/12/2011 giữa Nhà máy và Công ty XNK thuốc lá.
{b} Khớp biên bản đối chiếu công nợ giữa hai đơn vị tại ngày 31/12/2011. {c} KTV đối chiếu khi kiểm toán Viện kinh tế kỹ thuật thuốc lá. Không có chênh lệch.
√ Đã gửi thư xác nhận.
Kiểm tra chi tiết công nợ
Kiểm tra Tài khoản Phải trả người bán là kiểm tra số dư của từng đối tượng. Do vậy, việc chọn mẫu cũng chọn theo đối tượng và thực hiện kiểm tra chi tiết số phát sinh trong năm và số dư cuối kỳ cho đối tượng đó. Kết quả làm việc được thể hiện trên giấy tờ như sau:
Bảng 7: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
CÔNG TY KIỂM TOÁN VIỆT NAM
VACO
VIETNAM AUDITING COMPANY
Khách hàng: Nhà máy Thành Công Người lập: NTH Ngày:26/02/2012
Kỳ kiểm toán:31/12/2011 Người soat xét:QTH Ngày:10/03/2012 61 4
Nội dung: Kiểm tra chi tiết công nợ
Mục tiêu: Bảo đảm số dư công nợ của XN in bao bì và phụ liệu thuốc lá Bắc Nam không có sai sót trọng yếu.
Thủ tục: kiểm tra 100% các nghiệp vụ phát sinh trong năm và nghiệp vụ thanh toán sau ngày khóa sổ.
Ngày Nội dung Nợ Có 1 2 3
03/02/2011 Thanh toán bằng chuyển khoản 2.550.000.00 0 √ 29/04/2011 Thanh toán bằng tiền mặt 500.000.000 √ 05/05/2011 Thanh toán bằng chuyển khoản 3.000.000.00 0 √ 04/08/2011 Thanh toán bằng chuyển khoản 1.500.000.00 0 √ 10/10/2011 Thanh toán bằng tiền mặt 450.000.000 √ 25/01/2011 Mua nguyên vật liệu 1.625.321.900 √ 15/05/2011 Mua nguyên vật liệu 3.360.698.365 √ 25/08/2011 Mua nguyên vật liệu 2.365.369.752 √ 30/10/2011 Mua nguyên vật liệu 4.377.610.864 √ Số dư đầu năm 13.132.540.01 8 Số dư cuối năm 16.861.540.89 9
√ Đồng ý
(1): Kiểm tra hóa đơn và Bảng kê chi tiết, Phiếu nhập kho kèm theo (2): Kiểm tra chứng từ thanh toán
(3): Đã thanh toán bằng chuyển khoản ( 3.650.000.000) vào tháng 1/2012, kiểm tra chứng từ thanh toán.
Kết luận: Khoản phải trả XN in bao bì và phụ liệu thuốc lá Bắc Nam không có sai sót trọng yếu.
Kiểm tra tính đúng kỳ của việc ghi nhận công nợ
Sai sót về tính đúng kỳ của việc ghi nhận công nợ thể hiện ở hai trường hợp mua hàng kỳ này nhưng đến kỳ sau mới được ghi nhận công nợ hoặc ngược lại, ghi nhận công nợ cho các nghiệp vụ mua hàng thực tế phát sinh ở kỳ kế toán sau. Tuy nhiên, trường hợp thứ nhất thường hay xảy ra hơn, đặc biệt là ở các công ty lớn.
Để kiểm tra mục tiêu này, KTV tiến hành chọn mẫu một số nghiệp vụ mua hàng trong 5-10 ngày trước thời điểm khóa sổ, thu thập hóa đơn của người bán, phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, sổ nhật ký mua hàng và sổ chi tiết thanh toán với người bán liên quan đến các nghiệp vụ này, so sánh đối chiếu ngày trên các chứng từ sổ sách này để xác minh các nghiệp vụ có được ghi sổ đúng kỳ hay không.
Bảng 8: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
CÔNG TY KIỂM TOÁN VIỆT NAM
VACO
VIETNAM AUDITING COMPANY
Khách hàng: Nhà máy Thành Công Người lập: NTH Ngày:26/02/2012 Kỳ kiểm toán: 31/12/2011 Người soát xét: QTH Ngày:10/03/2012
Nội dung: Kiểm tra tính đúng kỳ
Mục tiêu: Bảo đảm công nợ được ghi nhận đúng kỳ.
Thủ tục: Chọn các Phiếu nhập kho phát sinh 10 ngày trước ngày khóa sổ (31/12/2011), kiểm tra đến hóa đơn, chứng từ kèm theo.
Chứng từ
Số Ngày
PN387 24/12/11 Mua vỏ bao của nhà máy in VH phẩm Phúc Yên
560.321.354 √ PN388 25/12/11 Mua giấy nhôm của TOYO VN 650.231.325 √ PN389 25/12/11 Mua nguyên vật liệu của Cty
nguyên liệu thuốc lá
2.365.236.932 √ PN390 29/12/11 Mua nguyên vật liệu thuốc lá
của Nhà máy thuốc lá Nam Hà
1.562.321.632 √
√ đã kiểm tra chứng từ nhập hàng
Kết luận: Các khoản công nợ được ghi nhận đúng kỳ.
Gửi thư xác nhận các khoản phải trả người bán
Đối với thủ tục gửi thư xác nhận khoản phải trả người bán, KTV sẽ tiến hành gửi thư xác nhận mở nghĩa là KTV sẽ ghi sẵn con số và nhà cung cấp chỉ cần xác nhận có đúng không. Lựa chọn phương thức thư xác nhận này là do rủi ro đối với tài khoản này là thuwowgf bị ghi sổ thấp hơn so với thực tế. Kiểm toán viên tiến hành chọn 5 nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có biến đọng bất thường trong năm để tiến hành gửi thư xác nhận ( theo giấy tờ làm việc).
Việc gửi thư xác nhận được tiến hành càng sớm càng tốt ( thường vào ngày đầu tiên đên khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vẫn không nhận được lời phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng ( kể cả sau khi đã gửi lần thứ 2). KTV sẽ không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có được bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả nhà cung cấp. Thư xác nhận cũng như phúc đáp đều được gửi và
nhận trực tiếp giữa KTV và nhà cung cấp để tránh sự can thiệp của khách hàng. Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều công việc kiểm tra chi tiết.
Nếu trong trường hợp đến ngày kết thúc kiểm toán mà vẫn không nhận được thư phúc đáp, các thu tục thay thế thường được KTV sử dụng là: kiểm tra thanh toán sau ngày khóa sổ hoặc kiểm tra đến chứng từ nhập và thanh toán trong kỳ.
Nhưng đối với nhà máy thuốc lá Thành Công mặc dù không nhận được phúc đáp của nhà cung cấp là công ty thương mại Kim Liên nhưng không thấy KTV tiến hành thủ tục thay thế.
Bảng 9: Giấy tờ làm việc của KTV
CÔNG TY KIỂM TOÁN VIỆT NAM VACO
VIETNAM AUDITING COMPANY
Khách hàng: Nhà máy Thắng Lợi Người lập: NTH Ngày: 26/02/12 Kì kiểm toán: 31/12/11Người soát xét: QTH Ngày: 10/03/12
Nội dung: Tổng hợp gửi thư xác nhận phải trả
Mục đích: Để đảm bảo tính có thật của các khoản phải trả cho nhà cung cấp cuối kỳ
Công việc: KTV chọn mẫu một số khác hàng có giá trị phải trả lớn để thực hiện thủ tục gửi thư xác nhận.
P= 52.800.391.397 Cover= 93,27%
STT Tên nhà cung cấp Địa chỉ Số điện thoại Phải trả- SS Ghi
chú 1 Công ty XNK thuốc lá 83 Bạch Đằng HN 8 239 716 25.853.540.573<6144 2/6> √ 2 XN in bao bì và phụ
liệu thuốc lá Bắc Sơn
27 Bạch Mai HN
8 545 681 16.861.540.899 √ 3 Công ty thương mại 184 Đ. Thăng 7 782 562 3.179.691.125
Kim Liên Long HN 4 Công ty TNHH Thái Dương Nam Định 035 823 483 1.745.467.840 √ 5 XN in nông nghiệp và trực phẩm Thanh Hoa Hải Phòng 031 855 613 1.608.774.820 √ Tổng 52.800.391.397(*) (*) 1.154.337.421= 93,27%*52.800.391.397<6100>
√ Đã nhận được phúc đáp thư xác nhận và không có chênh lệch.
Bảng 10: Giấy tờ làm việc của KTV
NHÀ MÁY THUỐC LÁ THÀNH CÔNG <6144> 2/6 235 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân- HN
Tel: 84-4-6 788 296
THƯ XÁC NHẬN SỐ DƯ PHẢI TRẢ Kính gửi : Ông/ Bà Kế toán trưởng Công ty XNK thuốc lá
Để phục vụ cho mục đích kiểm toán BCTC cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2011 của công ty Thành Công, chúng tôi đề nghị quý công ty vui lòng xác nhận trực tiếp tới KTV của chúng tôi, Công ty kiểm toán Việt Nam, số dư công nợ giữa chúng tôi và quý công ty tại ngày 31/12/2011 thể hiện trên sổ kế toán của quý công ty theo mẫu dưới đây.
Thư xác nhận của quý công ty sẽ rất thuận lợi cho công việc kiểm toán của chúng tôi nếu được trả lời nhanh nhất.
Trân trọng. (Kí, đóng dấu) Trần Thu Hạnh Kế toán trưởng.
Kính gửi: Công ty Kiểm toán Việt Nam 8 Phạm Ngọc Thạch, Đống Đa HN
Người nhận: Nguyễn Thùy Hoa – Kiểm toán viên
Chúng tôi xác nhận số dư nợ nhà máy thuốc lá Thành Công còn phải trả thể hiện trên sổ kế toán của công ty chúng tôi tại ngày 31/12/2011 như sau
Số liệu của nhà máy Thành Công Số liệu của chúng tôi Chênh lệch
25.853.540.573 25.853.540.573 0
Chúng tôi gửi kèm theo đây là sổ chi tiết của chúng tôi( nếu có chênh lệch)
Hà Nội, Ngày 08 tháng 03 năm 2012
Giám đốc (Kí, đóng dấu) Phạm Quang Huy