toán:
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sổ sách sau:
•Giấy dề nghị mua hàng: Giấy này được lập bởi các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa, dịch vụ,… Giấy đề nghị này được gửu lên cấp trên ( thủ trưởng, ban giám đốc, trưởng phòng) phê duyệt.
•Đơn đặt hàng (lệnh mua): Sau khi giấy đè nghị mua hàng được phê duyệt thì nó được bộ phận mua hàng chuyển thành đơn đặt hàng và gửu cho nhà cung cấp.
•Phiếu giao hàng ( biên bản giao nhận hàng hóa hay nghiệm thu dịch vụ): chứng từ này được lập bởi nhà cung cấp và chuyển cho người mua ( bộ phận mua hàng) của doanh nghiệp kí nhận để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa, dịch vụ thực tế.
•Phiếu nhận hàng được lập bởi bộ phận nhận hàng sau khi đã nhận hàng và kiểm tra hàng.
•Hóa đơn bán hàng: do nhà cung cấp lập để chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển giao quyền sở hữu cho người mua và là căn cứ để yêu cầu người mua phải thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ mà họ đã cung cấp
•Nhạt kí mua: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật kí phải liệt kê danh sách các hóa đơn, từng cái một, cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hóa đơn và khoản tiền của các hóa đơn đó.
•Sổ cái phải trả người bán: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp. Tổng số của tài khoản phải trả người bán trong sổ cái phải bằng khoản tiền ghi ở dòng phải trả người bán trong sổ cái chung.
Để ghi chép và phản ánh sự biến động của các thông tin trong chu trình này kế toán sử dụng các tài khoản sau: các tài khoản hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156, các tài khoản TSCĐ: Tk 211, TK 213,TK 214, tài khoản
phải trả người bán: TK 331, các tài khoản tiền: TK 111, TK 112, Tk 113…
2.2.THỰC HIỆN CÁC THỬ NGHIỆM CƠ BẢN 2.2.1. Đối với nghiệp vụ mua hàng
- Yêu cầu đơn vị cung cấp số liệu chi tiết hàng mua, đối chiếu với sổ cái và sổ mua hàng.
Xem xét tính hợp lý chung giữa các loại sổ sách mua hàng bằng cách đối chiếu giữa số dư hàng tồn kho trên BCTC và giá vốn hàng bán trên BCKQHĐKD với hàng mua vào và các khoản hư hỏng, mất mát (theo biên bản).
Việc kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng thường được thực hiện bằng cách chọn mẫu những tháng có doanh số bán ra cao. Từ đó tiến hành đối chiếu hóa đơn của người bán với sổ mua hàng, phiếu nhập kho và các sổ sách có liên quan khác.
- Xem xét chất lượng hàng mua vào, thẩm vấn nhân viên bán hàng xem các mặt hàng bán được nhất trong năm để kiểm tra, đối chiếu với hàng mua vào.
- Kiểm tra việc tính giá hàng mua, chi phí mua hàng - Thực hiện các thủ tục phân tích
Các thủ tục phân tích đối với nghiệp vụ mua hàng thường được thực hiện thông qua việc so sánh giữa hàng mua vào với hàng bán ra và hàng tồn kho giữa các năm
• Tỷ số giữa hàng mua vào / hàng bán ra (%) = hàng mua vào * 100%/hàng bán ra
• Tỷ số giữa hàng mua vào / hàng tồn kho (%) = Hàng mua vào*100% / hàng tồn kho.
Kiểm toán viên cũng cần xem xét sự hợp lý của các khoản chiết khấu mua hàng bằng cách tính tỷ lệ chiết khấu bình quân trên tổng giá trị hàng mua, so sánh với các kỳ trước. Một sự giảm sút đáng kể của tỷ lệ này cần được xem xét, vì nó có thể có thể thay đổi kết cấu của hàng mua nhưng cũng có thể do sai
phạm trong ghi chép chiết khấu mua hàng.
2.2.2.Đối với nghiệp vụ thanh toán với người bán.
- Yêu cầu đơn vị cung cấp bảng số dư chi tiết nợ phải trả, để đối chiếu với sổ Cái và sổ chi tiết.
Mục đích thử nghiệm là để chứng minh số liệu nợ phải trả trên BCTC có thống nhất với tất cả các khoản phải trả của từng đối tượng trong các sổ chi tiết. Qua bảng số dư chi tiết, kiểm toán viên có thể chọn mẫu để thực hiện các thử nghiệm khác như kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp bảng số dư chi tiết nợ phải trả người bán vào thời ddierm khóa sổ, sau đó kiểm tra tổng cộng và đối chiếu với sổ cái và các sổ chi tiết. Nếu các số liệu trên bảng không thong nhất với sổ cái hoặc sổ chi tiết, cần phải tìm hiểu nguyên nhân, ví dụ có thể trao đổi với nhân viên của đơn vị để tìm kiếm sai sót.
- Gửi thư xin xác nhận: Việc gửi thư xin xác nhận được thực hiệnđối với một số nhà cung cấp chủ yếu của đơn vị ( kể cả khi số dư cuối kỳ của những nhà cung cấp chủ yếu không có).
- Chọn mẫu để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu có liên quan. Kiểm toán viên chọn lựa một số khoản phải trả trên số dư chi tiết cuối năm để kiểm tra chúng từ gốc và các tài liệu có liên quan như hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập.
- Kiểm tra bảng tổng hợp nợ phải trả với bảng kê hóa đơn hàng tháng của người bán.
- Thực hiện các thủ tục phân tích.
Để đảm bảo tính hợp lý chung của khoản nợ phải trả người bán, KTV có thể tính các chỉ tiêu dưới đây và so sánh năm trước để nhận biết các biến động bất thường và tìm hiểu nguyên nhân:
Tỷ lệ nợ phải trả người bán trên tổng hàng mua
= Nợ phải trả người bán cuối kỳ Tổng giá trị hàng mua trong kỳ
phải trả theo từng người bán để phát hiện những điểm bất thường như so sánh số liệu của từng người bán với số liệu của chính họ trong những năm trước gồm so sánh số liệu mua vào, số dư cuối kỳ
- Tìm kiếm các khoản nợ phải trả không được ghi chép
• Kiểm tra các nghiệp vụ sau thời điểm khóa sổ thông qua việc kiểm tra các khoản thanh toán vào đầu niên độ sau
• Xem xét các tài liệu có khả năng ấn giấy các khoản nợ phải trả không được ghi chép bằng cách kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng nhưng chưa có hóa đơn, hay hóa đơn đã về nhưng hàng chưa nhận được và các háo đơn của người bán nhận được sau ngày kết thúc niên độ.
• Trong thực hiện kiểm toán Nợ phải trả, kiểm toán viên còn kiểm tra chi tiết số dư các khoản phải trả người bán bằng cách đối chiếu giữa bảng tổng hợp nợ phải trả người bán bằng cách đối chiếu giữa bảng tổng hợp nợ phải trả người bán với số tổng cộng trên khoản mục phải trả người bán, biên bản đối chiếu công nợ giữa người bán và người mua, sổ hạch toán chi tiết các khoản nợ phải trả và tiến hành gửi thư xác nhận.
- Xem xét việc trình bày và khai báo các khoản phải trả trên Báo Cáo Tài Chính.
Xem xét các trường hợp phát sinh số dư bên nợ trên tài khoản phải trả người bán, trả lại cho người bán khi đã thanh toán tiền. Những trường hợp này pphair được trình bày đúng về tình hình tài chính của đơn vị. Nếu đơn vị không thực hiện điều này và số tiền là trọng yếu kiểm toán viên phải lập bút toán điều chỉnh để sắp xếp lại khoản mục.
2.2.3.Thử nghiệm cơ bản về công tác kiểm toán quy trình mua hàng và thanh toán của Nhà máy thuốc lá Thành Công.
2.2.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát.