a. Đặc điểm của các phương pháp kiểm tra chi tiết với thử nghiệm cơ bản trong báo
2.1. CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
2.1.1. Khái niệm
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về trị giá hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa. Doanh nghiệp được nắm quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc phải có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
2.1.2. Chu trình mua hàng và thanh toán
a. Bản chất của chu trình.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt đông kiểm toán đã phát triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đồi với các hoạt động kinh doanh. Đối tượng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính. Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán thành các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhauđược xếp vào cùng một phần hành.
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải được kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì quá trình mua vào và thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, giá thành và tính kịp thời trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quá trình mua vào của hàng hóa và dịch vụ bao gồm các khoản mục như mua nguyên liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sữa chữa, bảo trì, nghiên cứu phát triển. Chu trình không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức, chu trình mua hàng và thanh toán cũng không bao gồm quá trình thu hút và hoàn trả vốn.
Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hóa hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được.
b. Chức năng của chu trình
Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh cũng gồm hai gia đoạn: mua hàng và bán hàng.. Như vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu.
Mặc dù ở các doang nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hóa là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng:
Xử lý đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ. - Nhận hàng hóa hay dịch vụ.
- Ghi nhận nhận các khoản nợ phải trả người bán. - Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.
Xử lý đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ.
Căn cứ vào nhu cầu vào hàng hóa, dịch vụ của các bộ phận hay kế hoạch, phòng cung ứng sẽ lập duyệt đặt hàng sau đó trình cho người có thẩm quyền phê duyệt. Đơn đặt hàng sau khi phê duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng, bộ phận này căn cứ vào đơn đặt hàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào của bản cất hàng hóa dịch vụ và quy định của công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hóa dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê
chuẩn của công ty và trách nhiệm mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép.
Đơn đặt hàng sẽ lập thành 3 liên ( 1 liên giao cho nhà cung cấp, 1 giao cho bộ phận kế toán, 1 giao cho bộ phận kho), được đánh số thứ tự, đơn đặt hàng giao cho người bán phải ghi ró mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, được giao vào một ngày quy định. Đơn đặt hàng được xem là một chứng từ hợp pháp và được xem nhue một đề nghị mua hàng hóa hay dịch vụ. Trong trường hợp mà các bên thực hiện các giao dịc lớn thì cần phải lập hợp đồng.
Nhận hàng hóa hay dịch vụ
Việc nhận hàng hóa từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác.
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Một bản sao thường được gửu cho thủ kho và một bản khác được gửu cho kế toán các khoản phải trả thông báo. Để ngăn chặn sự mất mát và sự lạm dụng thì hàng hóa phải được kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhận hàng đến khi chuyển đi.
Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên của phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.
Ghi nhận các khoản nợ người bán.
Sự ghi nhận đúng đắn khoản về hàng hóa hay dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở pháp lý theo đúng số tiền.
Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “các khoản phải trả”. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển, ghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua( hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng( nếu hàng đã về). Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra lại và được ghi vào hóa đơn. Sau đó số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả.
Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với tiền mặt, các chứng khoán thị trường và các tài sản khác.
Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các công ty, các hóa đơn do kế toán các khoản phải trả lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà một được gửu cho người thanh toán, một bản sao được lưu giữ lại trong hồ sơ theo người được thanh toán.
Các quá trình kiểm soát quan trọng nhất của chức năng này bao gồm việc kí chi phiếu do đúng cá nhân có trách nhiệm, tách biệt trách nhiệm kí chi phiếu với thực hiện chức năng các khoản phải trả và xem xét kỹ lưỡng các chứng từ chứng minh của người kí chi phiếu vào lúc chi phiếu được kí.
+ Chu trình mua hàng.
- Chuẩn bị đơn đặt hàng:
• Đơn đặt hàng được lập bởi bộ phận cung ứng hoặc bộ phận có nhu cầu.
• Phê chuẩn nhu cầu mua hàng.
• Yêu cầu mua hàng được phê chuẩn được gửu tới bộ phận mua hàng để chuẩn bị đơn đặt hàng và gửu nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp trên cơ sở đánh giá mức độ uy tín, so sánh đơn giá, thời gian giao hàng, khuyễn mãi và các dịch vụ sau khi bán.
• Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng, đối chiếu với giấy chuyển hàng, đơn đặt hàng.
- Nhận hàng:
• Khi hàng được chuyển tới nơi giao hàng thì bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng, đối chiếu với giấy chuyển hàng, đơn đặt hàng.
• Lập biên bản nhận hàng
• Bản sao của biên bản nhận hàng đươch chuyển tới bộ phận liên Theo dõi nợ phải trả Chấp nhận dịch vụ Xác định nhu cầu Đặt hàng Nhận hàng và bảo quản Chấp nhận thanh toán Chi tiền thanh toán Ghi sổ cái tài khoản Lập báo cáo
quan theo quy định.
• Hàng được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc bộ phận sử dụng.
• Nếu hàng được nhập kho thì phiếu nhập kho được lập. - Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng:
• Chức năng ghi sổ nghiệp vụ mua hàng được thực hiện ở phòng kế toán.
• Kế toán kiểm tra tính hợ lý, hợp lệ và tính toán trên hóa đơn mua hàng.
• Đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với biên bản nhận hàng và phiếu nhập kho.
• Hóa đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào tài khoản hàng tồn kho hoặc tài khoane tài sản cố định.
• Hóa đơn còn dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán ( nếu chưa thanh toán tiền).
- Thanh toán cho nhà cung cấp:
• Các doanh nghiệp có thể thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt.
• Tùy theo phương thức thanh toán chứng từ chỉ được lập như: ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi.
• Người kí duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như hóa đơn, biên bản nhận hàng, đơn đặt hàng.
• Những chứng từ sau khi đã sử dụng để thanh toán cần được đóng dấu” đã thanh toán”.
• Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán.
+ Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán
•Với nghiệp vụ mua vào:
Nhu cầu vật liệu, hàng hóa Kế hoạch cung ứng Lập chứng từ kho Khai thác hàng Ký duyệt chứng từ Nhập kho Ghi sổ chứng từ Lưu trữ và bảo quản chứng từ Bộ phận kế hoạch Bộ phận cung ứng Cán bộ thu mua Trưởng bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán
Nghiệp vụ thanh toán Nhu cầu thanh toán Kế toán quỹ Thủ trưởng, kế toán trưởng Thủ quỹ Nhân viên thanh toán Kế toán Lập chứng từ chi quỹ Duyệt chứng từ Chi Quỹ Nhận tiền và thanh toán Ghi sổ Lưu chứng từ
d. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán: toán:
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sổ sách sau:
•Giấy dề nghị mua hàng: Giấy này được lập bởi các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa, dịch vụ,… Giấy đề nghị này được gửu lên cấp trên ( thủ trưởng, ban giám đốc, trưởng phòng) phê duyệt.
•Đơn đặt hàng (lệnh mua): Sau khi giấy đè nghị mua hàng được phê duyệt thì nó được bộ phận mua hàng chuyển thành đơn đặt hàng và gửu cho nhà cung cấp.
•Phiếu giao hàng ( biên bản giao nhận hàng hóa hay nghiệm thu dịch vụ): chứng từ này được lập bởi nhà cung cấp và chuyển cho người mua ( bộ phận mua hàng) của doanh nghiệp kí nhận để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa, dịch vụ thực tế.
•Phiếu nhận hàng được lập bởi bộ phận nhận hàng sau khi đã nhận hàng và kiểm tra hàng.
•Hóa đơn bán hàng: do nhà cung cấp lập để chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển giao quyền sở hữu cho người mua và là căn cứ để yêu cầu người mua phải thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ mà họ đã cung cấp
•Nhạt kí mua: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật kí phải liệt kê danh sách các hóa đơn, từng cái một, cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hóa đơn và khoản tiền của các hóa đơn đó.
•Sổ cái phải trả người bán: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp. Tổng số của tài khoản phải trả người bán trong sổ cái phải bằng khoản tiền ghi ở dòng phải trả người bán trong sổ cái chung.
Để ghi chép và phản ánh sự biến động của các thông tin trong chu trình này kế toán sử dụng các tài khoản sau: các tài khoản hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156, các tài khoản TSCĐ: Tk 211, TK 213,TK 214, tài khoản
phải trả người bán: TK 331, các tài khoản tiền: TK 111, TK 112, Tk 113…
2.2.THỰC HIỆN CÁC THỬ NGHIỆM CƠ BẢN 2.2.1. Đối với nghiệp vụ mua hàng
- Yêu cầu đơn vị cung cấp số liệu chi tiết hàng mua, đối chiếu với sổ cái và sổ mua hàng.
Xem xét tính hợp lý chung giữa các loại sổ sách mua hàng bằng cách đối chiếu giữa số dư hàng tồn kho trên BCTC và giá vốn hàng bán trên BCKQHĐKD với hàng mua vào và các khoản hư hỏng, mất mát (theo biên bản).
Việc kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng thường được thực hiện bằng cách chọn mẫu những tháng có doanh số bán ra cao. Từ đó tiến hành đối chiếu hóa đơn của người bán với sổ mua hàng, phiếu nhập kho và các sổ sách có liên quan khác.
- Xem xét chất lượng hàng mua vào, thẩm vấn nhân viên bán hàng xem các mặt hàng bán được nhất trong năm để kiểm tra, đối chiếu với hàng mua vào.
- Kiểm tra việc tính giá hàng mua, chi phí mua hàng - Thực hiện các thủ tục phân tích
Các thủ tục phân tích đối với nghiệp vụ mua hàng thường được thực hiện thông qua việc so sánh giữa hàng mua vào với hàng bán ra và hàng tồn kho giữa các năm
• Tỷ số giữa hàng mua vào / hàng bán ra (%) = hàng mua vào * 100%/hàng bán ra
• Tỷ số giữa hàng mua vào / hàng tồn kho (%) = Hàng mua vào*100% / hàng tồn kho.
Kiểm toán viên cũng cần xem xét sự hợp lý của các khoản chiết khấu mua hàng bằng cách tính tỷ lệ chiết khấu bình quân trên tổng giá trị hàng mua, so sánh với các kỳ trước. Một sự giảm sút đáng kể của tỷ lệ này cần được xem xét, vì nó có thể có thể thay đổi kết cấu của hàng mua nhưng cũng có thể do sai
phạm trong ghi chép chiết khấu mua hàng.
2.2.2.Đối với nghiệp vụ thanh toán với người bán.
- Yêu cầu đơn vị cung cấp bảng số dư chi tiết nợ phải trả, để đối chiếu với sổ Cái và sổ chi tiết.
Mục đích thử nghiệm là để chứng minh số liệu nợ phải trả trên BCTC có thống nhất với tất cả các khoản phải trả của từng đối tượng trong các sổ chi tiết. Qua bảng số dư chi tiết, kiểm toán viên có thể chọn mẫu để thực hiện các thử nghiệm khác như kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp bảng số dư chi tiết nợ phải trả người bán vào thời ddierm khóa sổ, sau đó kiểm tra tổng cộng và đối chiếu với sổ cái và các sổ chi tiết. Nếu các số liệu trên bảng không thong nhất với sổ cái hoặc sổ chi tiết, cần phải tìm hiểu nguyên nhân, ví dụ có thể trao đổi với nhân viên của đơn vị để tìm kiếm sai sót.
- Gửi thư xin xác nhận: Việc gửi thư xin xác nhận được thực hiệnđối với một số nhà cung cấp chủ yếu của đơn vị ( kể cả khi số dư cuối kỳ của những