Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh cũng gồm hai gia đoạn: mua hàng và bán hàng.. Như vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị, bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu.
Mặc dù ở các doang nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hóa là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng:
Xử lý đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ. - Nhận hàng hóa hay dịch vụ.
- Ghi nhận nhận các khoản nợ phải trả người bán. - Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.
Xử lý đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ.
Căn cứ vào nhu cầu vào hàng hóa, dịch vụ của các bộ phận hay kế hoạch, phòng cung ứng sẽ lập duyệt đặt hàng sau đó trình cho người có thẩm quyền phê duyệt. Đơn đặt hàng sau khi phê duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng, bộ phận này căn cứ vào đơn đặt hàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào của bản cất hàng hóa dịch vụ và quy định của công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hóa dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê
chuẩn của công ty và trách nhiệm mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép.
Đơn đặt hàng sẽ lập thành 3 liên ( 1 liên giao cho nhà cung cấp, 1 giao cho bộ phận kế toán, 1 giao cho bộ phận kho), được đánh số thứ tự, đơn đặt hàng giao cho người bán phải ghi ró mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, được giao vào một ngày quy định. Đơn đặt hàng được xem là một chứng từ hợp pháp và được xem nhue một đề nghị mua hàng hóa hay dịch vụ. Trong trường hợp mà các bên thực hiện các giao dịc lớn thì cần phải lập hợp đồng.
Nhận hàng hóa hay dịch vụ
Việc nhận hàng hóa từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác.
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Một bản sao thường được gửu cho thủ kho và một bản khác được gửu cho kế toán các khoản phải trả thông báo. Để ngăn chặn sự mất mát và sự lạm dụng thì hàng hóa phải được kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhận hàng đến khi chuyển đi.
Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên của phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.
Ghi nhận các khoản nợ người bán.
Sự ghi nhận đúng đắn khoản về hàng hóa hay dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở pháp lý theo đúng số tiền.
Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “các khoản phải trả”. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển, ghi trên hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua( hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng( nếu hàng đã về). Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra lại và được ghi vào hóa đơn. Sau đó số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả.
Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu với tiền mặt, các chứng khoán thị trường và các tài sản khác.
Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các công ty, các hóa đơn do kế toán các khoản phải trả lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà một được gửu cho người thanh toán, một bản sao được lưu giữ lại trong hồ sơ theo người được thanh toán.
Các quá trình kiểm soát quan trọng nhất của chức năng này bao gồm việc kí chi phiếu do đúng cá nhân có trách nhiệm, tách biệt trách nhiệm kí chi phiếu với thực hiện chức năng các khoản phải trả và xem xét kỹ lưỡng các chứng từ chứng minh của người kí chi phiếu vào lúc chi phiếu được kí.