6. Kết cấu nội dung: gồm 3 chương
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại quỹ CEP:
3.2.5 Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông:
Đơn vị luôn thu thập những thông tin cần thiết và hữu ích tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình như các thơng tin về tài chính để lập báo cáo tài chính và đánh giá kết quả thực hiện của từng bộ phận, hoặc cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị…Tuy nhiên, để tăng cường hiệu quả của hệ thống thơng tin địi hỏi hệ thống thơng tin cần đáp ứng:
+ Việc truyền đạt thông tin cần đầy đủ, chính xác đảm bảo các chi nhánh trực thuộc đều nắm hết được yêu cầu trong công việc của Hội đồng quản trị hoặc nhà quản lý cấp cao thông qua các kênh truyền thông tin trực tiếp hoặc gián tiếp. Nếu thông tin truyền đạt gián tiếp cần đảm bảo thông tin được kịp thời, đặc biệt chú ý đến việc thông tin cho các chi nhánh ngoại thành và chi nhánh ngoài TP.HCM.
+ Tổ chức nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng thông qua bảng câu hỏi để nắm được nguyện vọng của khách hàng về các sản phẩm vay của đơn vị để từ đó đơn vị sẽ nắm rõ ưu điểm và nhược điểm của các sản phẩm vay. Trong đó, cần nhấn mạnh đến mức độ hài lịng của khách hàng về lãi suất cho vay và định mức tiền vay.
+ Tăng cường tổ chức các buổi hội thảo trao đổi thông tin với các nhà đầu tư để nắm rõ mong muốn, yêu cầu của nhà đầu tư về việc sử dụng vốn vay của đơn vị. Vì tâm lý các nhà đầu tư ln muốn hiểu rõ quy trình và hiệu quả trong việc sử dụng vốn vay của đơn vị.
+ Để giảm thiểu tỷ lệ nợ quá hạn thì chắc chắn đơn vị phải nắm rõ đầy đủ và chính xác các thơng tin về khách hàng cần vay vốn. Lúc này cần tăng cường sự phối hợp giữa bộ phận tín dụng với mạng lưới cộng tác viên và chính quyền địa phương trong việc thu thập thông tin về khách hàng. Đặc biệt chú ý đến khách hàng tại các vùng ngoại thành vì điều kiện sinh hoạt và thu nhập của khách hàng tại các vùng ngoại thành chắc chắn không thể bằng với khách hàng tại các vùng nội thành.
+ Khi chuyển đổi thành tổ chức tài chính vi mơ chính thức thì đơn vị nghiên cứu để cải thiện, sửa đổi hệ thống thông tin mới cho phù hợp với sự thay đổi dựa trên nền tảng hệ thống thông tin cũ.
* Về truyền thông:
Truyền thông ở đây được hiểu là việc trao đổi thông tin giữa bên trong với bên ngoài, giữa cấp trên với cấp dưới. Các kết quả khảo sát ở chương 2 thì đơn vị đã thực hiện tốt cơng tác truyền thơng, nhưng khơng vì thế mà chủ quan trong công tác này.
Đơn vị cần tăng cường công tác truyền thông thông qua các việc như sau: + Kịp thời trao đổi thông tin giữa cấp trên và cấp dưới để đảm bảo cấp trên ln nắm được cơng việc của cấp dưới, cịn cấp dưới nắm được yêu cầu của cấp trên, đặc biệt là thông tin về các rủi ro phát sinh.
+ Thường xuyên kiểm tra hệ thống mạng kết nối trực tuyến để tránh tình trạng đứt mạng hoặc nghẽn mạng làm ảnh hưởng đến việc nhận báo cáo của các chi nhánh trực thuộc gởi về cho văn phịng chính.
+ Đơn vị đã lắp đặt một đường dây nóng cho nhà quản lý nhưng phải đảm bảo đường dây ln ở trong tình trạng sẵn sàng hoạt động, chứ không phải bị treo máy, kênh máy hoặc nghẽn mạng,…Ngoài ra, nếu nhà quản lý chưa có hộp thư riêng thì đơn vị mở thêm hộp thư riêng cho nhà quản lý để nhận các báo cáo của các bộ phận hoặc của nhân viên.
+ Thường xuyên tổ chức các buổi họp giữa Hội đồng quản trị và ban giám đốc để Hội đồng quản trị nắm được tình hình hoạt động của đơn vị.
+ Thường xuyên tổ chức các diễn đàn, các buổi hội thảo hoặc xây dựng cơ chế trao đổi thông tin, nghiệp vụ giữa các tổ chức tài chính vi mơ.