6. Kết cấu nội dung: gồm 3 chương
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại quỹ CEP:
3.2.6 Hoàn thiện công tác giám sát:
* Giám sát của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát:
Hội đồng quản trị và ban kiểm soát giữ vai trò rất quan trọng trong việc giám sát các hoạt động của đơn vị vì Hội đồng quản trị là người chịu trách nhiệm cao nhất cho sự thành công hay thất bại của đơn vị. Hội đồng quản trị của đơn vị đã thực hiện rất tốt công tác giám sát như yêu cầu báo cáo của bộ phận kiểm soát nội bộ, điều chỉnh những sai sót theo các kiến nghị của kiểm toán viên, thiết lập đường dây nóng,…
Hiên nay, Hội đồng quản trị chỉ thực hiện chức năng giám sát chủ yếu thông qua báo cáo của các bộ phận có liên quan, do đó Hội đồng quản trị cần tăng cường công tác giám sát trực tiếp, cụ thể:
• Ngồi việc thiết lập đường dây nóng để nhân viên báo cáo sai phạm thì Hội đồng quản trị cần khuyến khích nhân viên báo cáo sai phạm bằng cách trao đổi trực tiếp vì việc tiếp xúc với người thật việc thật sẽ làm tăng độ chính xác của thơng tin.
• Hội đồng quản trị thực hiện công tác giám sát quá trình điều hành quản lý của đội ngũ quản lý bằng việc thực hiện bảng câu hỏi khảo sát các nhân viên về việc đo lường mức độ hài lòng với các nhà quản lý, để từ đó đánh giá tư cách, thái độ, tác phong làm việc của nhà quản lý. Nếu nhà quản lý nào có tác phong quan liêu, hách dịch, nhũng nhiễu thì cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc.
• Ngồi việc thu thập thơng tin của nhân viên nội bộ đơn vị, Hội đồng quản trị cần thiết lập một diễn đàn trao đổi học tập, kinh nghiệm với các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kể cả thu thập các ý kiến phản ánh về tác phong, thái độ làm việc của nhân viên để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
• Khi ban hành các quyết định, thơng báo bằng văn bản thì Hội đồng quản trị cần scan các quyết định, thông báo gởi qua đường mạng nội bộ để đảm bảo các chi nhánh ở vùng ngoại thành hoặc các chi nhánh ngồi địa bàn TP.HCM có thể thực hiện kịp thời, đảm bảo công tác giám sát được đồng bộ.
Qua khảo sát chương 2 cho thấy, Ban kiểm soát đã thực hiện rất tốt cơng tác kiểm tra, kiểm sốt chứng từ, sổ sách, báo cáo,…Tuy nhiên để việc kiểm soát rủi ro đạt hiệu quả hơn nữa thì Ban kiểm sốt cần kiểm tra đột xuất các chi nhánh, trong đó chú ý kiểm tra khâu xét duyệt cho vay để loại trừ phát sinh hợp đồng vay với lãi suất thấp hơn bảng lãi suất quy định của đơn vị, nếu có phát sinh sự việc cần tìm hiểu nguyên nhân, báo cáo với Hội đồng quản trị để đưa ra biện pháp giải quyết kịp thời.
* Giám sát của bộ phận kiểm toán nội bộ:
Bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát các bộ phận và báo cáo cho Hội đồng quản trị và nhà quản lý cấp cao. Qua các kết quả khảo sát ở chương 2 thì bộ phận kiểm toán nội bộ đã thực hiện tốt chức năng kiểm tra, báo cáo của mình. Tuy nhiên, bộ phận kiểm tốn nội bộ cần tăng cường cơng tác kiểm tra thường xuyên các chi nhánh như tổ chức kiểm tra định kỳ hàng quý chứ không phải một năm 2 lần để giúp quá trình giám sát được chặt chẽ hơn nữa. Đặc biệt chú ý đến các chi nhánh có thay đổi nhân sự ở bộ phận kế tốn hoặc tín dụng, và chú ý đến các chi nhánh có ít nhân sự vì những chi nhánh có ít nhân sự thì sự kiêm nhiệm chắc chắn xảy ra, và đó là nguyên nhân có thể phát sinh sai sót hoặc gian lận, chẳng hạn như nhân viên tín dụng vừa theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng vừa đi thu tiền nợ,…
Đồng thời, bộ phận kiểm toán nội bộ cũng cần có kênh thơng tin riêng để báo cáo cho ban giám đốc hoặc Hội đồng quản trị hoặc thực hiện việc thu thập thơng tin của bộ phận bên ngồi đơn vị để phục vụ công tác kiểm tra như trao đổi trực tiếp với cộng tác viên để nắm tình hình thanh tốn nợ của khách hàng.