5. Kết cấu của luận văn
3.2.3. Nội dung quản lý hệ thống KSNB đối với hoạt động thu và chi BHXH
3.2.3.1 Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu BHXH bắt buộc
Cùng với sự phát triển kinh tế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp việc đăng ký tham gia BHXH là bắt buộc vì khi có quyết định tuyển dụng hay ký hợp đồng lao động với người có thẩm quyền thì việc tham gia BHXH được thể hiện trên bảng lương thực tế hiện hưởng. Còn đối với các doanh nghiệp lớn của Nhà nước hay doanh nghiệp nước ngoài và tư nhân đã được Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc cấp giấy phép đăng ký kinh doanh và đã đăng ký mã số thuế cới Cục Thuế khi chủ sử dụng lao động nhận thức được trách nhiệm và quyền lợi khi tham gia BHXH thì họ sẵn sàng phối hợp với cơ quan BHXH đăng ký tham gia BHXH.
Đối với những đơn vị này việc đối chiếu thu nộp BHXH và để xác định số tiền đơn vị phải đóng, số đã đóng, số nộp thừa hoặc số nộp thiếu là rất đơn giản. Ngoài ra trực tiếp làm việc với họ là những cán bộ công chức của cơ quan BHXH có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tinh thông, hướng dẫn, tuyên truyền về quyền lợi khi tham gia BHXH cho người lao động và chủ sử dụng lao động.
Bên cạnh đó. Ban giám đốc BHXH tỉnh Vĩnh Phúc thường xuyên quan tâm, chỉ đạo sát sao. Hàng tháng, quý, năm chỉ đạo phòng thu và BHXH các huyện, thành, thị xây dựng kế hoạch, giao chỉ tiêu thu cho từng đơn vị quản lý trên cơ sở đó thực hiện nhiệm vụ chuyên môn gắn liền với việc khen thưởng hay phê bình những đơn vị không cố gắng trong việc hoàn thành kế hoạch.
Đối với phòng thu và BHXH các huyện, thành, thị hàng tháng cử cán bộ trực tiếp đối chiếu với đơn vị sử dụng lao động kiểm tra, giám sát số đối tượng tăng, giảm đồng thời hướng dẫn đơn vị kê khai thông tin và quá trình tham gia công tác của người lao động khớp đúng với hồ sơ tham gia BHXH gửi lên cơ quan BHXH để tiến hành nhập thông tin trên phần mềm quản lý thu để thuận lợi cho việc giải quyết chế độ BHXH khi người lao động gặp rủi ro. Đây cũng là những thuận lợi để công tác thu nộp BHXH trong những năm qua đạt kết quả cao.
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Bảng 3.2: Kết quả thực hiện kế hoạch thu BHXH bắt buộc của BHXH tỉnh Vĩnh Phúc (Từ năm 2010 đến năm 2012)
Stt
Chỉ tiêu Khai thác tăng thêm lao động (ngƣời) Số thu BHXH bắt buộc (triệu đồng) Số nợ đọng tiền BHXH (triệu đồng) Năm Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ đạt (%) Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ đạt (%) Số tiền Tỷ lệ nợ/ Kế hoạch giao(%) 1 Năm 2010 3.400 3.778 111,8 675.000 687.683 102,2 18.254 3,17 2 Năm 2011 6.900 7.845 114,1 783.000 808.425 103,7 21.030 3,08 3 Năm 2012 9.700 11.473 118,7 895.000 933.160 104,8 22.679 2,85 (Nguồn: BHXH tỉnh Vĩnh Phúc năm 2012)
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên thực tế vẫn tồn tại những vấn đề như sau:
Cơ cấu bộ máy hoạt động của cơ quan BHXH Vĩnh Phúc còn chồng chéo do thủ tục hành chính rườm rà, mang tính bao cấp. Chính vì vậy, việc trao đổi thông tin trong tổ chức không kịp thời, kém hiệu quả. Nhất là giữa cấp huyện với cấp tỉnh, các phòng chuyên môn với nhau và giữa cơ quan BHXH với đơn vị sử dụng lao động.
Quy trình thực hiện việc đối chiếu số thu với các đơn vị còn chưa thống nhất. có đơn vị trực tiếp làm việc với cán bộ chuyên quản, có đơn vị thống qua phòng tiếp nhận quản lý hồ sơ nên thiết lập hồ sơ và thông tin của người lao động chưa đảm bảo chính xác hay khai man thời gian tham gia BHXH, đồng thời quỹ lương trích nộp bảo hiểm xã hội còn chưa khớp đúng với việc chi lương thực tế của người lao động nên việc trích nộp BHXH cho cơ quan BHXH là không đúng làm mất thời gian đối chiếu lại của cán bộ thu BHXH.
Hiện nay, một số doanh nghiệp tư nhân và một số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài lợi dụng kẽ hở của luật BHXH hay văn bản hướng dẫn của cơ quan BHXH để chốn đóng BHXH hoặc không đăng ký tham gia BHXH điều này ảnh hưởng đến việc mở rộng đối tượng tham gia BHXH, gây thất thu quỹ BHXH.
Do thị trường kinh tế đang gặp khó khăn rất nhiều đơn vị sử dụng lao động làm ăn thua lỗ hoặc đang trên bờ phá sản không có kinh phí trả lương cho người lao động. Chính vì vậy không có tiền trích nộp cho cơ quan BHXH nên kéo dài số tháng nợ đọng. Do vậy, tỷ lệ nợ đọng trên đại bàn tỉnh Vĩnh Phúc khá cao.
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Bảng 3.3: Số liệu chi tiết tiền nợ BHXH theo các nhóm đơn vị tham gia BHXH tại tỉnh Vĩnh Phúc từ năm 2010 đến năm 2012
Đơn vị tính: Triệu đồng
TT Đối tƣợng Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Số tiền nợ BHXH % Số tiền nợ BHXH % Số tiền nợ BHXH %
1 HCSN, Đảng, Đoàn thể 1.236 6.8 987 4.7 1.245 5.5
2 Doanh nghiệp nhà nước 2.428 13.3 3.080 14.6 3.454 15.4
3 DN có vốn đầu tư nước ngoài 7.260 39.8 8.676 41.3 7.897 35.1
4 Doanh nghiệp ngoài quốc doanh 5.623 30.8 6.642 31.6 7.685 34.2
5 Các đối tượng khác 1.707 9.4 1.645 7.8 2.198 9.8
Tổng 18.254 100 21.030 100 22.479 100
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Bên cạnh đó, do trình độ chuyên môn nghiệp vụ của một số đội ngũ cán bộ công chức còn hạn chế chưa thực sự gắn kết với công việc được giao hoặc tư tưởng chưa yên tâm công tác đã cấu kết với đơn vị sử dụng lao động hoặc người lao động tìm cách chốn đóng BHXH gây thất thoát cho nguồn thu BHXH.
3.2.3.2. Kiểm sóat nội bộ với hoạt động chi BHXH
Là một cơ quan sự nghiệp Nhà nước, công việc chủ yếu mang tính chất phục vụ, nên khối lượng giao dịch với người tham gia BHXH hàng ngày tại cơ quan BHXH tỉnh Vĩnh Phúc là rất lớn. Chế độ kế toán ngành BHXH đang áp dụng được ban hành kèm theo Quyết định số 51/2007/QĐ-BTC ngày 22/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, quan thời gian thực hiện theo quy định của Luật BHXH có nhiều nghiệp vụ mới phát sinh (như nghiệp vụ thu, chi BHXH tự nguyện, Bảo hiểm thất nghiêp…). Trong công tác lưu trữ chứng từ, cơ quan BHXH thuộc địa bàn nào cấp nào chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ toàn bộ chứng từ phát sinh tại đơn vị địa bàn đó nên thuận lợi khi cần thiết đối chiếu lại rất nhanh. Một số cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững nên chất lượng công tác kế toán có hiệu quả tốt và công tác tổng hợp số liệu báo cáo nhanh chóng.
Thủ tục thanh toán các chế độ cũng thực hiện theo phân cấp quản lý nên khi làm việc trực tiếp với đơn vị sử dụng lao động và người lao động cán bộ BHXH kiểm soát, hướng dẫn và bổ sung kịp thời khi nộp chứng từ thanh toán với cơ quan BHXH.
Hiện nay, việc thực hiện chế độ chi trả tại BHXH tỉnh Vĩnh Phúc được thực hiện xét duyệt trên hệ thống phần mềm. Đối tượng hưởng chế độ ngắn hạn được giao dịch với đơn vị sử dụng lao động nên việc kiểm soát tương đối thuận lợi. Số đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp hàng tháng chủ yếu sống tại các xã phường, thị trấn, vì vậy chi phí tại các cấp này hàng tháng chiếm tỷ lệ cao, từ hơn 80% trở lên tổng số chi (Biểu đồ 3.2).
Một thuận lợi nữa là cán bộ chi trả trực tiếp là các đại lý chi ký hợp đồng với BHXH huyện là người trực tiếp sống tại địa phương nên việc chi trả thuận lợi, đúng đối tượng thụ hưởng.
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
92%
Chi tại BHXH tỉnh Chi tại BHXH các huyện Chi tại Đại lý chi trả
ồ 3.1 ề tỷ lệ ắt buộc
từ năm 2010 đến năm 2012 trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc
2012)
Ban lãnh đạo BHXH tỉnh Vĩnh Phúc luôn quan tâm đến công tác kiểm tra giám sát trong lĩnh vực chi trả. Trong năm 2010, 2011, 2012 số kinh phí chi trả trên địa bàn cho người thụ hưởng chế độ BHXH được đảm bảo. Hơn nữa công tác phối hợp với các bên liên quan nhất là đối với các đại lý chi trả được thường xuyên. Do vậy, hàng năm BHXH huyện, thành, thị tổ chức hội nghị ký hợp đồng với các đại lý nội dung hợp đồng quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các bên tham gia ký kết hợp đồng.
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Bảng 3.4: Số liệu chi BHXH bắt buộc tại các tuyến trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc (Từ năm 2010 đến năm 2012) Đơn vị tính: triệu đồng STT NƠI CHI TRẢ NGUỒN QUỸ NĂM 2010 CỘNG NGUỒN QUỸ NĂM 2011 CỘNG NGUỒN QUỸ NĂM 2012 % SO VỚI TỔNG SỐ CỘNG CHI NGUỒN NSNN NGUỒN CỘNG NSNN NGUỒN NSNN 2010 2011 2012 1 Tuyến xã 340.230 620.229 960.459 487.266 698.422 1.185.688 646.680 760.028 1.406.708 87 89,6 92,3 2 Tuyến huyện 89.211 34.317 123.528 76.179 37.549 13.728 47.421 39.230 86.651 11,2 8,6 5,7 3 Tuyến tỉnh 20.324 354 20.678 22.829 436 23.265 29.764 690 30.454 1,8 1,8 2 CỘNG 449.765 654.900 1.104.665 586.274 736.407 1.222.681 723.865 799.948 1.523.813 100 100 100 (Nguồn: BHXH tỉnh Vĩnh Phúc năm 2012)
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Bên cạnh những kết quả đạt được trong năm 2010, 2011, 2012 đối với hoạt động kiểm soát chi BHXH bắt buộc tại BHXH tỉnh Vĩnh Phúc còn một số tồn tại như sau:
Trong quá trình sử lý công việc, sự phối hợp giữa các phòng, các bộ phận đôi khi còn chưa nhịp nhàng, còn bất hợp lý. Mặc dù đội ngũ cán bộ, viên chức tương đối đồng đều nhưng trình độ kiến thức, trình độ ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý và công việc chuyên môn của một số bộ phận cán bộ, viên chức ở cấp huyện chưa đồng đều việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý BHXH còn gặp nhiều khó khăn.
Phần mềm kế toán đã được triển khai nhưng một số nghiệp vụ phát sinh chưa được cập nhật kịp thời gây khó khăn cho cán bộ kế toán khi hạch toán kế toán. Đội ngũ cán bộ kế toán chưa có kinh nghiệm sâu về nghiệp vụ chuyên môn, bên cạnh đó phần mềm kế toán ứng dụng VSA Version 1.0 ban hành kèm theo Quyết định số 4849/QĐ-BHXH ngày 21/10/2008 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam chưa ổn định, hay bị lỗi và thường xuyên phải nâng cấp nên khi tổng hợp báo cáo cũng gặp không ít khó khăn.
Việc lưu trữ chứng từ gốc chi trả ốm đau, thai sản, DSPHSK đều thực hiện lưu trữ tại đơn vị SDLĐ nên việc khi kiểm tra giám sát của cơ quan BHXH đối với công tác này thường gặp khó khăn vì đơn vị lưu trữ không khoa học hoặc bị thất lạc.. Do đó, việc cải tiến công tác lưu trữ chứng từ để thuận tiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát là rất cần thiết. Các chứng từ gốc sau khi duyệt chi được chuyển trả cho đơn vị SDLĐ, phòng Kế hoạch - Tài chính chỉ lưu danh sách đề nghị và danh sách duyệt chi các chế độ, nên việc kiểm soát số ế để hưởng chế độ BHXH ngắn hạn của từng đối tượng, theo từng loại chế độ còn phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị SDLĐ. Nếu các đơn vị SDLĐ trung thực, có cán bộ phụ trách công tác theo dõi, đối chiếu BHXH hiểu rõ, thực hiện nghiêm túc chính sách BHXH, kiểm tra kỹ chứng từ trước khi đề nghị thì sẽ kiểm soát tốt đối tượng hưởng các chế độ theo đúng Luật BHXH. Nhưng nếu các đơn vị không theo dõi chặt chẽ, hoặc cố ý gian lận thì việc chi trả vượt quá chế độ quy định rất dễ xảy ra.
Vẫn còn xảy ra sai sót trong quá trình thanh toán chưa được phát hiện kịp thời do khâu kiểm soát ban đầu chưa chặt chẽ hoặc do một bộ phận cán bộ xét duyệt
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
thẩm định các thông tin liên quan trên hồ sơ của người lao động từ đó dẫn đến xét duyệt mức chi trả không đúng chế độ theo quy định.
Hiện nay, Nhà nước chưa có quy định về tổ chức BHXH (biên chế cán bộ) ở cấp xã để thực hiện nhiệm vụ này. Hiện nay, việc chi trả các chế độ BHXH dài hạn cho người lao động được thực hiện thông qua việc ký hợp đồng giữa cơ quan BHXH với các Đại lý chi trả xã, phường, thị trấn nơi đối tượng thụ hưởng lưu trú. Việc chi trả này được thực hiện trên phạm vi rất rộng, trải dài trên địa bàn toàn tỉnh và được giám sát thông qua BHXH các huyện. Trên thực tế, cán bộ theo dõi công tác chi trả của BHXH các huyện lại rất mỏng, mỗi kỳ chi trả tại các Đại lý thường kéo dài từ 2 đến 3 ngày nên không thể kiểm soát trực tiếp được hết quá trình chi trả tại các Đại lý. Việc kiểm tra của BHXH các huyện, thành, thị đối với các Đại lý chủ yếu được thực hiện thông qua việc quyết toán với các Đại lý và kiểm soát danh sách chi trả dựa trên chữ ký của người hưởng chế độ trợ cấp. Do đó, việc kiểm tra này không có khả năng kiểm soát được người hưởng chế độ còn sống hay đã chết, hoặc việc chi trả có được chi đúng cho đối tượng thụ hưởng hay không. Việc phát hiện đối tượng thụ hưởng bị chết chỉ được thực hiện khi Đại lý chi trả báo cáo. Do vậy, có trường hợp chết có nơi báo cắt, giảm chậm 2 đến 3 tháng, khi phát hiện thu hồi hết sức khó khăn. Ngoài ra, do thực hiện phương thức chi trả gián tiếp qua hệ thống đại lý chi trả xã, phường, thị trấn nên việc quản lý đối tương vắng mặt tại địa phương còn hạn chế, tình trạng ký thay nhận hộ không có giấy ủy quyền của các đối tượng thụ hưởng diễn ra rất phổ biến tại các đại lý, đây là một trong các nguyên nhân gây mất an toàn trong việc quản lý chi BHXH và dễ phát sinh các hiện tượng tiêu cực như chiếm đoạt, kiện cáo,... làm ảnh hưởng đến tính nhân văn của chính sách ASXH của Đảng và Nhà nước.
Việc thực hiện chi trả các chế độ BHXH bắt buộc theo Quyết định 845/QĐ- BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam cho đối tượng qua tài khoản thẻ ATM, nhưng đến nay BHXH tỉnh Vĩnh Phúc chưa triển khai được. Nguyên nhân chủ yếu do thói quen của người thụ hưởng chế độ BHXH lĩnh tiền trợ cấp trực tiếp bằng tiền mặt ngay tại nơi cư trú không phải đi xa và không bị mất phí, đồng thời số lượng máy rút tiền tự động ATM hiện nay còn ít lại không có nhiều ở cấp xã, phường, thị trấn. Do vậy, chưa nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình từ phía các đối tượng thụ hưởng nên rất khó khăn cho ngành BHXH để triển khai việc chi trả bằng hình thức này.
Số hóa bởi trung tâm học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Ngoài những hạn chế trên, hiện nay BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng và hệ thống BHXH Việt Nam nói chung có cơ cấu tổ chức phòng Kiểm tra nhưng chưa có tổ chức KTNB một cách độc lập nên việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động thu, chi BHXH cũng như các hoạt động khác chưa được tổ chức một cách chuyên nghiệp và có hệ thống. “Phòng Kiểm tra có chức năng giúp Giám đốc BHXH tỉnh tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo của các tổ chức, cá nhân và các đơn vị trực thuộc BHXH tỉnh trong việc thực hiện chế độ, chính sách BHXH, BHYT và quản lý tài chính trong hệ thống