- Chỉ thị 34/2008/CTTTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; và
3.2.1.3. Nhóm biện pháp đổi mới công tác quản lý các nguồn lực (nhân lực, vật lực v à tài lực)
U
* Mục tiêu:
- Hoàn thiện, phát huy và nâng cao hiệu quả nguồn nhân lực, cơ sở vật chất… phục vụ cho việc quản lý GDMN qua mạng internet.
- Để nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý GDMN qua mạng internet. U
* Nội dung:
Quan tâm đến hiệu quả quản lý, chú trọng chất lượng quản lý thể hiện cụ thể như sau: - Hoàn thiện cơ sở vật chất cụ thể là hoàn thiện, nâng cấp hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng internet. Trong nội bộ một đơn vị giáo dục, mạng LAN có tác dụng lớn trong viêc chuyển giao thông tin nội bộ. Nhiều thông tin được chuyển giao giữa lãnh đạo và các phòng ban, giữa các phòng ban với nhau. Mạng LAN có thể được dùng để phổ biến thơng tin trong toàn thể cán bộ, giáo viên. Mạng LAN cũng có thể dùng để thay chế độ họp giao ban thường kỳ, thay thế cho phương pháp tập trung toàn bộ cán bộ giáo viên. Ngồi ra, mạng LAN có thể dùng để chuyển giao những biểu mẫu báo cáo để cán bộ giáo viên báo cáo định kỳ. Chương trình quản lý chạy trên mạng nội bộ giúp cho giáo viên cập nhật tình hình học tập hàng ngày.
- Trang bị máy tính hợp lý tại các phịng làm việc, các máy tính phải được nối mạng LAN và nối mạng internet. Hệ thống máy tính tại các phịng có nối mạng LAN làm cho cán bộ giáo viên không mất thời gian đi từ chỗ này sang chỗ khác để thực hiện công việc. Mạng
internet giúp cho cán bộ giáo viên luôn luôn nắm được thông tin chỉ đạo kịp thời. Mạng internet giúp cho cán bộ giáo viên nâng cao trình độ, nâng cao nhận thức, thấy được mức độ quan trọng của thông tin.
- Trang bị chương trình quản lý chạy trên mạng LAN. Chương trình này cần dễ sử dụng để cán bộ giáo viên không cần phải có kiến thức sâu về CNTT cũng có thể sử dụng được. Đây là điểm quan trọng vì trình độ CNTT của cán bộ giáo viên không đồng đều. Nếu chương trình khó sử dụng sẽ làm cho cán bộ giáo viên khơng muốn sử dụng. Chương trình dễ sử dụng làm cho cán bộ giáo viên chóng quen với cách thức sử dụng, quen với kỹ thuật mới, quen với ứng dụng CNTT trong cơng việc, nâng dần trình độ CNTT.
- Hồn chỉnh trang thơng tin (WEB) của Phòng GDMN, Tổ MN và các đơn vị giáo dục. Trang thông tin là một phương tiện truyền bá, thu thập thơng tin rất hữu hiệu nếu sử dụng nó đúng đắn. Trang thơng tin được xây dựng trên kỹ thuật siêu liên kết (hyperlink) các thông tin trong nhiều trang khác nhau. Thông tin trên trang web được thể hiện bằng nhiều hình thức như văn bản, âm thanh, tranh ảnh, phim video… nên rất sống động và thu hút nhiều người tham quan. Do vậy trang thông tin sẽ phổ biến thông tin về GDMN đến được rất nhiều người trong phạm vi rộng lớn. Trên trang thơng tin có thể tổ chức những cuộc thăm dị ý kiến. Ý kiến được thăm dị có thể sẽ lan truyền rất rộng, nhiều người trả lời. Các cấp lãnh đạo (Phòng GDMN, Tổ MN, BGH) sẽ thu thập được rất nhiều ý kiến khác nhau thơng qua trang web để phân tích và hoạch định chiến lược cho đơn vị.
- Xây dựng kho dữ liệu dùng chung, nguồn tài nguyên mở. Nên có cơ chế để khuyến khích cán bộ giáo viên chia sẻ những sản phẩm mình làm được với cộng đồng. Cần hướng dẫn để cán bộ giáo viên có thói quen chia sẻ, sử dụng chung những kết quả nghiên cứu.
Lưu ý: cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng để cho cán bộ giáo viên thực hiện được ý tưởng của bản thân. Cơ sở vật chất tạo ra nhu cầu sử dụng nó vào cơng tác hàng ngày. Nhưng tăng cường cơ sở vật chất cần phải có lộ trình và phù hợp với năng lực ứng dụng của cán bộ giáo viên trong đơn vị, nếu khơng sẽ gây lãng phí.
Cơ sở vật chất cần đáp ứng một số điều kiện sau đây: Hệ thống thiết bị CNTT đáp ứng được những yêu cầu đề ra như cấu hình phải đảm bảo các chương trình quản lý phải sử dụng được, hệ thống mạng nội bộ phải luôn thông suốt với một tốc độ nhanh, hệ thống phải được bảo mật tốt, tránh được những can thiệp từ những người khơng có quyền truy cập.
Trình độ CNTT của cán bộ quản lý trong đơn vị phải đạt các yêu cầu: sử dụng thành thạo hệ thống thơng tin bao gồm các chương trình ứng dụng, các chương trình quản lý, hệ
thống mạng nội bộ, hệ thống mạng internet. Với cán bộ quản lý, cần biết sử dụng internet trong việc thu thập, tìm kiếm thơng tin, gửi nhận thư điện tử, biết sử dụng các chương trình ước lượng, kiểm tra thông tin. Với cán bộ giáo viên, cần biết các chương trình phục vụ việc giảng dạy của bản thân, biết tìm kiếm thơng tin trên internet theo chủ đề, biết lưu trữ và tổ chức lưu trữ trên hệ thống riêng của mình, hoặc lưu trữ trên hệ thống mạng chung.
U
* Cách thực hiện:
- Quy định chuẩn thông tin và hướng luân chuyển thông tin trong hệ thống quản lý: + Chuẩn của dữ liệu dạng ký tự được quy định là chuẩn 16 bít, dùng bộ mã unicode. + Thay đổi hướng lưu chuyển thông tin theo cách thức mới. Thông tin giúp cho lãnh đạo nắm được trạng thái của hệ thống trong thời điểm cụ thể để ra những quyết định cụ thể. Thông tin làm cho cán bộ giáo viên nắm được phương thức làm việc, trạng thái của đơn vị, phương hướng phát triển. Trước đây thông tin thường đến với các đối tượng trong hệ quản lý bằng các phương tiện thông thường như văn bản, mệnh lệnh của cấp trên với cấp dưới hay báo cáo từ cấp dưới lên cấp trên. Khi CNTT phát triển, thông tin đến với mọi người qua một kênh quan trọng là mạng tồn cầu internet. Thơng tin trên internet được con người chấp nhận rất chóng vánh, nên internet phát triển rất nhanh, sâu và rộng trong xã hội. Mạng nội bộ cũng là một công cụ truyền thông tin hữu hiệu trong một đơn vị. Thông tin trên mạng cần phải theo một chuẩn nhất định để giúp cho các mối liên hệ trong hệ thống quản lý được nhanh chóng, thơng tin có tính thời sự cao.
+ Sử dụng chữ ký số trong lưu chuyển thông tin. Chữ ký số được gán với một thông tin là một thao tác kỹ thuật nhằm xác định con người cụ thể đưa ra thơng tin đó. Chữ ký số được tạo ra bằng kỹ thuật mật mã cho phép người nhận thơng tin có thể dễ dàng kiểm tra tính chủ quyền của thơng tin đó. Việc sử dụng kỹ thuật chữ ký số làm cho người nhận thông tin tin tưởng đó là thơng tin đúng, có tính pháp lý và phải thực hiện. Một số quan niệm về thơng tin trên mạng là khơng có tính pháp lý, khơng có giá trị nếu như có sự tranh luận về tính xác thực của thơng tin đó. Việc đưa chữ ký số vào sử dụng giúp cho các thông tin quản lý có hiệu quả hơn. Thơng tin quản lý được lưu chuyển nhanh đến người nhận thông tin mà người nhận thông tin yên tâm là thơng tin đó có tính xác thực và có giá trị pháp lý để sử dụng hay thực hiện.
+ Ứng dụng CNTT trong việc thu thập và xử lý thông tin: Thu thập thông tin là một thao tác mà người quản lý luôn cần thực hiện để các quyết định quản lý được đúng đắn. Việc thu thập thông tin theo cách thức truyền thống thường được thực hiện thông qua những
cách thức thông thường như các cuộc họp, thăm dò ý kiến… Nhưng những cách thức này thường đem lại những thông tin không đầy đủ, không thẳng thắn do tâm lý ngại va chạm. Thơng tin có thể khơng được đầy đủ vì người phát biểu ý kiến có thể khơng nghĩ trọn vẹn ngay lập tức hết các khía cạnh của vấn đề, thời gian khơng đủ để tất cả mọi người đều trình bày ý kiến của mình. Thơng tin có thể được gửi qua văn bản nhưng việc chuyển các văn bản đến người nhận thông tin cũng phải mất thời gian nhất định. CNTT giúp chúng ta giải quyết rất tốt vấn đề này. Khi cần tham khảo ý kiến mọi người, vấn đề cần tham khảo được đưa lên mạng một cách rộng rãi. Người tham gia ý kiến có thể ở một vị trí rất xa về địa lý, trong một khoảng thời gian đủ để suy nghĩ về các khía cạnh của vấn đề mà phát biểu ý kiến. Người tham gia ý kiến có thể tham khảo ý kiến của người khác trước khi đưa ra ý kiến của mình. Như vậy thơng tin thu thập được có tính trọn vẹn hơn, đầy đủ hơn. Nhưng khi tham khảo ý kiến theo phương thức này, cần có sự sàng lọc, xử lý thơng tin để thu nhận được những thơng tin hữu ích cho cơng việc.
+ Ứng dụng CNTT trong kiểm tra: Kiểm tra là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý. Quản lý mà khơng có kiểm tra thì coi như khơng quản lý. Khâu kiểm tra giúp người quản lý nắm được thực trạng của hệ thống mà mình đang phụ trách. Yêu cầu của kiểm tra là phải khách quan, kịp thời, số liệu thu thập được phải chính xác và phản ảnh đúng thực trạng của vấn đề được kiểm tra. Trong cách thực hiện theo truyền thống, lãnh đạo yêu cầu các cấp tiến hành kiểm tra và báo cáo kết quả lên cấp trên để xử lý. Cách làm như vậy có nhiều vấn đề tế nhị nên nhiều khi số liệu thu thập thơng qua khâu kiểm tra khơng chính xác và thiếu khách quan.
+ Xây dựng một chương trình quản lý hồ sơ trẻ thống nhất. Mỗi cán bộ giáo viên có mã số để truy cập, mỗi lớp có một mã số riêng. Chương trình quản lý hồ sơ trẻ bắt đầu từ khi trẻ vào học ở trường mầm non và được chuyển tiếp qua từng lớp, từng cấp học cho đến khi trẻ trưởng thành. Hồ sơ quản lý trẻ sẽ được cập nhật thường xuyên. Chương trình này nếu sử dụng rộng rãi thì lãnh đạo có thể truy cập dữ liệu bất cứ lớp nào, bất cứ thời gian nào để nắm tình hình lớp mà khơng cần báo cáo của giáo viên quản lý lớp. Việc quản lý sẽ được thuận tiện hơn, khơng gây lãng phí cơng sức của mọi người, tiết kiệm được thời gian. Việc quản lý trẻ được xuyên suốt từ lúc bắt đầu học MN đến khi trưởng thành.
- Tổ chức rà sốt hệ thống cơ sở vật chất hiện có và năng lực ứng dụng của cán bộ giáo viên để có kế hoạch nâng cấp cơ sở vật chất và bồi dưỡng trình độ tin học phù hợp.
- Cần có bộ phận chuyên trách về CNTT để xử lý những sự cố hàng ngày trong đơn vị. Hệ thống CNTT thường hay có những sự cố hỏng hóc bất thường vì rất nhiều lý do. Việc xử lý ngay lập tức có vai trị quan trọng trong việc tin học hóa quản lý. Khi mới hoạt động, trình độ cán bộ giáo viên về CNTT chưa cao, ứng dụng vào cơng việc mà có sự cố thì cán bộ giáo viên sẽ có tâm lý chán nản, so sánh với phương pháp truyền thống. Tâm lý này dễ lan truyền, đặc biệt là trong bộ phận trình độ CNTT khơng tốt, dễ gây hiệu ứng làm cho toàn bộ cán bộ giáo viên không muốn thực hiện.
- Tích cực khai thác có hiệu quả những tiện ích của trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý GDMN qua mạng, tránh việc sử dụng chiếu lệ, khơng hiệu quả, gây lãng phí. Đối với các đơn vị giáo dục, cần tùy theo tình hình tài chính cụ thể mà mua sắm các trang thiết bị thiết yếu nhất hoặc các trang thiết bị mà nhiều người có thể dùng chung được.