5. Cấu trúc luận văn
3.2. Thực trạng kế tốn quản trị chi phí tại công ty TNHH XNK Liên Phong
3.2.1. Thực trạng phân loại chi phí
Việc phân loại CP theo chức năng hoạt động giúp cho Cơng ty có thể xác định rõ vai trị, chức năng của từng khoản CP trong chuỗi cung ứng hàng hóa của mình. Phân loại CP theo chức năng hoạt động tại công ty Liên Phong bao gồm: CP giá vốn
Chứng từ gốc
Phân loại chứng từ, kiểm tra định khoản
Nhập dữ liệu vào phần mềm
Phầm mềm nhận thơng tin và xử lý theo u cầu
Khóa sổ kế tốn kết chuyển số liệu sang kỳ sao Sổ KT chi tiết các TK Sổ cái tài khoản Nhật ký chung
Báo cáo tài chính
47 hàng bán, CP bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
CP giá vốn hàng bán: giá vốn hàng bán được xác định từ trị giá hàng hóa xuất kho trong kỳ dựa theo phương pháp bình quân cuối kỳ. Trị giá hàng tồn kho bao gồm giá mua hàng hóa, CP hợp lý hợp lệ tính đến khi nhập về đến kho của cơng ty, thuế phí nhập khẩu, phí vận chuyển quốc tế, phí vận chuyển từ cảng về kho, phí thuê/cược cont, phí bốc dỡ,...CP giá vốn là CP chiếm tỉ trọng lớn trong cơ cấu CP của Công ty, là cơ sở để xác định giá bán nội bộ và giá bán ra bên ngoài.
CP bán hàng bao gồm: chi phi lương, thưởng và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, hoa hồng đại lý, hoa hồng mơi giới, tiếp thị, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, CP vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, CP dịch vụ mua ngoài và các CP bằng tiền khác như: CP bảo hành sản phẩm, CP quảng cáo, chi trả thưởng (khuyến mại) và các CP khác.
CP quản lý doanh nghiệp bao gồm: Tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả, ăn giữa ca, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của Ban giám đốc và nhân viên quản lý ở các phòng ban; CP vật liệu, đồ dùng văn phịng sử dụng cho cơng tác quản lý; khấu hao TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp; các khoản thuế, lệ phí và các CP khác.
Phân loại CP theo chức năng giúp cho Ban lãnh đạo có những đánh giá kịp thời về tình hình sử dụng CP để thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội trong từng giai đoạn, đánh giá cơ cấu từng khoản CP từ đó đưa ra những giải pháp cắt giảm CP cụ thể với từng khoản mục phí.
3.2.2. Thực trạng xây dựng định mức và lập dự tốn chi phí
Xây dựng định mức
Xây dựng định mức chi phí là cơng việc quan trọng trong cơng ty nhằm tiết kiệm và kiểm sốt chi phí. Cơng ty đã xây dựng hệ thống định mức chi phí và được cụ thể hóa trong quy chế chi tiêu nội bộ, được sửa đổi và hoàn thiện qua các năm
Định mức tiền lương và các khoản phụ cấp lương tại Công ty đang chi trả theo định mức thỏa thuận trong hợp đồng lao động với người lao động. Mức tiền lương thỏa thuận là mức lương bình quân trên thị trường đối với chức danh và công việc tương đương, 1 năm điều chỉnh 1 lần phù hợp với thị trường chung. Ngoài định mức tiền lương và các khoản phụ cấp lương, cơng ty cịn xây dựng định mức thanh tốn làm ngồi giờ trên cơ sở quy định của luật lao động.
48
Định mức chi tiền tàu xe và hỗ trợ đi lại đối với nhân viên được cử đi công tác được xây dựng cụ thể, chi tiết về phương tiện (oto, tàu hỏa, máy bay,...); địa bàn (nội tỉnh, ngoại tỉnh, nước ngoài,...)
Định mức chi phụ cấp lưu trú, phụ cấp ăn uống, tiếp khách được xây dựng chi tiết theo từng địa bàn, xác định cho 1 người/ ngày đêm căn cứ vào văn bản của Nhà nước hiện hành
Định mức hỗ trợ tiền cước điện thoại phục vụ cho hoạt động của công ty bao gồm điện thoại cố định và điện thoại di dộng tùy thuộc từng phòng ban và chức danh cơng việc.
Định mức khốn xăng, dầu được xây dựng theo định mức nhiên liệu tiêu hoa phù hợp với từng loại xe, đơn giá nhiên liệu áp dụng theo quy định hiện hành của Nhà nước
Thực trang xây dựng định mức của công ty được cụ thể trong phụ lục 2: Quy chế chi tiêu nội bộ.
Lập dự tốn chi phí
Cơng ty TNHH XNK Liên Phong thực hiện lập kế hoạch kinh doanh và dự toán CP vào cuối quý IV năm trước( ví dụ năm 2021), lập dự tốn cho cả năm tài chính kế tiếp (ví dụ năm 2022). Trong nghiên cứu này tác giả phân tích số liệu dự tốn năm 2022 của cơng ty.
Dự toán sản lượng tiêu thụ: để lập dự toán số sản lượng tiêu thụ, cơng ty
lập dự tốn cho các kênh phân phối, bao gồm:
Đối với kênh bán bn/ bán thơng qua đại lý/ NPP: dự tốn thơng qua lịch sử nhập hàng và kỳ vọng tăng trưởng của các Đại lý và NPP.
Đối với kênh bán lẻ: dựa vào số lượng cửa hàng hiện có, sản lượng xuất bán năm trước, tốc độ tăng trưởng để xây dựng sản lượng bán lẻ tăng theo mức tăng trưởng của thị trường. Căn cứ vào kế hoạch đầu tư sửa chữa nâng cấp, đầu tư xây dựng mới cửa hàng bán lẻ để xây dựng sản lượng bán lẻ tăng cơ học.
Các phương thức còn lại (bán cho CTV và bán nội bộ trong công ty): căn cứ sản lượng trong các hợp đồng kế tục, dự kiến sản lượng của các hợp đồng ký mới, căn cứ vào số liệu lịch sử các năm trước và các dữ liệu khác.
49
Bảng 3.1: Dự toán tiêu thụ sản lượng Sữa nhập khẩu
(ĐVT: hộp) TT Nội dung Tổng số Trong đó Sữa Black more 1 Sữa Black more 2 Sữa Black more 3 Sữa khác -Thực hiện 2021 1.844.610 581.550 612.155 640.705 10.200 -Dự kiến 2022 2.280.000 634.000 797.000 836.000 13.000 %KH 2022/TH 2021 23,6 9,02 30,2 30,48 27,45
1 Bán buôn/ bán thông qua đại lý/ NPP
- Thực hiện 2021 1.541.985 500.995 520.990 520.000 0 - Dự kiến KH 2022 1.890.000 530.000 680.000 680.000 0 % KH2022 so TH2021 22,57 5,79 30,52 30,77 2 Bán lẻ - Thực hiện 2021 191.875 50.505 60.665 70.505 10.200 - Dự kiến KH 2022 247.000 65.000 78.000 91.000 13.000 % KH22 so TH21 28,73 28,70 28,57 29,07 27,45 3 Các hình thức khác - Thực hiện 2021 110.750 30.050 30.500 50.200 0 - Dự kiến KH 2022 143.000 39.000 39.000 65.000 0 % KH22 so TH21 29,12 29,78 27,87 29,48
(Nguồn: Công ty TNHH XNK Liên Phong)
Dự toán nhập hàng: căn cứ vào dự toán sản lượng hàng bán ra và dự toán lượng hàng tồn kho tại thời điểm cuối năm để lên dự toán sản lượng cần nhập trong năm tới, minh họa theo bảng sau:
Bảng 3.2: Dự toán nhập hàng
(ĐVT: sản phẩm)
STT Chỉ tiêu Sữa Black more 1 Sữa Black more 2 Sữa Black more 3 Sữa khác 1 Số lượng SP tiêu thụ 634.000 797.000 836.000 13.000 2 Dự kiến tồn cuối năm 2021 180 150 45 250 3 SL cần nhập (1-2) 633.820 796.850 835.955 12.750
(Nguồn: Cơng ty TNHH XNK Liên Phong)
Dự tốn doanh thu tiêu thụ: cơng ty tiến hành lập dự tốn doanh thu dựa trên
sản lượng dự toán và giá bán mỗi mặt hàng. Minh họa dự toán doanh thu theo bảng 3.3:
50
Bảng 3.3: Dự toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm
(ĐVT: đồng)
Nội dung Bán buôn Bán lẻ Hình thức khác Sữa Black more 1 SL 530.000 65.000 39.000 218.970.000.000 Giá 330.000 450.000 380.000 Tổng 174.900.000.000 29.250.000.000 14.820.000.000 Sữa Black more 2 SL 680.000 78.000 30.500 255.625.000.000 Gía 310.000 430.000 370.000 Tổng 210.800.000.000 33.540.000.000 11.285.000.000 Sữa Black more 3 SL 680.000 91.000 65.000 264.710.000.000 Gi 300.000 410.000 360.000 Tổng 204.000.000.000 37.310.000.000 23.400.000.000 Sữa khác SL 13.000 3.250.000.000 Giá 250.000 Tổng 3.250.000.000 Tổng 742.555.000.000
(Nguồn: Cơng ty TNHH XNK Liên Phong)
Dự tốn giá vốn sản phẩm: cơng ty tính giá vốn sản phẩm theo phương pháp
bình quân gia quyền, theo phương pháp này mỗi lần nhập hàng giá vốn sẽ tính theo cơng thức sau:
MAC = (A+B)/C Trong đó:
MAC: Giá vốn của sản phẩm tính theo bình qn tức thời
A: Giá trị kho hiện tại trước nhập = Tồn kho trước nhập * giá MAC trước
nhập
B: Giá trị kho nhập mới = Tồn nhập mới * giá nhập kho đã phân bổ chi phí
C: Tổng tồn = Tồn trước nhập + tồn sau nhập
Công ty tiến hành tiến tính và lấy giá vốn hàng tồn kho của các mặt hàng tại thời điểm 17h30 ngày 30/9 (thời điểm kết thúc quý 3) của năm trước và căn cứ vào kế hoạch tăng giá của nhà cung cấp để làm giá vốn dự kiến. Minh họa dự toán giá vốn hàng bán theo bảng sau:
Bảng 3.4: Dự toán giá vốn hàng bán
(ĐVT: đồng)
Nội dung Sản lượng (sp) Đơn giá Giá vốn
Sữa Black more 1 633.820 275,555 174.652.270.100 Sữa Black more 2 796.850 295,125 235.170.356.250 Sữa Black more 3 835.955 295,125 246.711.219.375
Sữa khác 12.750 125.325 1.597.893.750
Tổng cộng 2.279.375 658.131.739.475
51
Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
Cơng ty dự tốn CPBH và CPQLDN bằng phương pháp liệt kê các khoản mục chi phí. Việc dự tốn này được cân đối theo sản lượng dự kiến bán, dựa vào các chỉ số trong quá khứ và dựa vào kinh nghiệm cá nhân của người lập dự tốn.
Bảng 3.5: Dự tốn chi phí bán hàng
(ĐVT: đồng)
TT Chỉ tiêu Giá trị dự báo
1 CP lương nhân viên bán hàng 9.556.998.651
-CP lương NV khu vực miền Bắc nhóm 3.255.102.125 -CP BHXH, BHYT,BHTN,KPCĐ của NV khu vực
miền bắc 645.020.425
-CP lương nhân viên khu vực miền Nam 2.413.326.215
-CP lương CTV bán hàng 482.665.243 … 2 CP vận chuyển bao bì 2.816.222.546 -CP tem phụ 500.125.123 -CP bốc vác, bảo quản 600.125.489 -CP vận chuyển hàng hóa 900.365.265 … 3 CP dụng cụ, đồ dùng 1.925.456.895 -CP băng dính, màng co quấn hàng 425.123.552 … 4. CP khấu hao TSCĐ 6.521.459.245
-CP khấu hao kho hàng miền Bắc 2.654.256.998
-CP khấu hao kho hàng miền Nam 2.102.216.663
-CP khấu hao xe oto BKS: 29D-614.94 157.500.000 … 5 CP bảo hành sản phẩm 1.025.365.216 -KV miền Bắc 485.269.336 -KV miền Nam 396.256.128 … 6 CP dịch vụ mua ngoài 3.215.625.558
-CP thuê ngoài vận chuyển miền Bắc 1.265.336.997
-CP thuê ngoài vận chuyển miền Nam 988.621.625
…
7 CP bằng tiền khác 2.552.635.154
CP tiếp khách ở bộ phận bán hàng 1.556.987.233
…
Tổng 29.536.215.354
52
Bảng 3.6:Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
(ĐVT: đồng)
TT Chỉ tiêu Giá trị dự báo
1 CP lương nhân viên quản lý 8.569.879.665
-CP lương nhân viên miền Bắc 2.315.326.589
-CP BHXH, BHYT,BHTN nhân viên miền Bắc 463.065.318
-CP lương nhân viên miền Nam 1.632.532.687
-CP BHXH, BHYT,BHTN nhân viên miền Nam 326.506.537 …
2 CP vật liệu quản lý 2.513.657.894
-CP hàng tháng: VPP, trà, café hàng tháng,… 654.896.325 …
3 CP khấu hao TSCĐ 3.569.821.749
-CP khấu hao oto phục vụ BLĐ BKS 29L1. 1888 260.543.158
-CP khấu hao VP miền Bắc 2.569.874.122
…
4 CP dự phịng 1.521.658.993
-Dự phịng nợ khó địi nhóm 2 khu vực miền Bắc 632.598.774
-Dự phịng nợ khó địi loại nhóm 2 vực miền Nam 200.459.786. …
5 CP dịch vụ mua ngoài 2.356.415.879
6 CP bằng tiền khác 2.698.751.331
-CP hội nghị, tiếp khách miền Bắc 1.526.245.889
-CP hội nghị, tiếp khách miền Nam 899.665.225
…
Tổng 20.781.037.264
53
Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh:
Bảng 3.7:Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
(ĐVT: đồng)
STT Chỉ tiêu Mã DT năm 2022 Năm 2021
Chênh lệch (DT 2022/TH 2021)
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 742.555.000.000 600.567.183.306 +23,64% 2 Các khoản giảm trừ doanh
thu 2 0 0
3
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10=1-2) 10 742.555.000.000 600.567.183.306 +23,64% 4 Giá vốn 11 658.131.739.475 532.005.119.454 +23,71% 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 84.423.260.525 68.562.063.852 +23,13% 6 Chi phí bán hàng 24 29.536.215.354 20.773.339.977 +42,18% 7 Chi phí quản lý doanh
nghiệp 25 20.781.037.264 20.012.698.745 +3.84% 8 Lợi nhuận trước thuế
(50=20-24-25) 50 34.106.007.906 27.776.025.130 +22.79% 9 Chi phí thuê TNDN
(51=50*20%) 51 6.821.201.581 5.555.205.026 +22.79% 10 Lợi nhuận sau thuế (60=
50-51) 60 27.284.806.325 22.220.820.104 +22.79%
(Nguồn: Công ty TNHH XNK Liên Phong)
3.2.3. Thực trạng xác định chi phí và tính giá thành sản phẩm
Việc tính đúng tính đủ chi phí trong giá thành sản phẩm vẫn là một vấn đề lớn cần được giải quyết. Công ty xác định đối tượng tập hợp CP theo sản phẩm. Đối với những khoản CP mua vào phát sinh trực tiếp cho từng sản phẩm thì sẽ được tập hợp thẳng vào sản phẩm đó. Những khoản phát sinh trực tiếp này bao gồm: giá vốn sản phẩm, chi phí vận chuyển sản phẩm từ cảng/ sân bay về kho, chi phí hải quan, kiểm định thực phẩm. Còn đối với những khoản CP liên quan đến nhiều đối tượng (CP gián tiếp) phải tập hợp chung theo nơi phát sinh CP rồi tiến hành phân bổ cho từng sản phẩm. Những khoản chi phí gián tiếp bao gồm: chi phí khấu hao kho bãi, văn phịng; lương, thưởng cho nhân viên; chi phí điện, nước, bảo quản sản phẩm; bảo dưỡng xe oto vận chuyển hàng, xe nâng hàng; chi phí vận hành cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên tiêu thức được lựa chọn để phân bổ những khoản mục CP
54
gián tiếp cho sản phẩm vẫn cịn tùy tiện, mang tính chủ quan dẫn đến việc tính giá thành của sản phẩm chưa chính xác. Việc nhận thức về QTCP tại cơng ty cịn chưa đầy đủ, vì vậy việc hạch tốn các phần hành kế tốn nói chung và kế KTCP nói riêng chủ yếu do KTTC đảm nhiệm.
Bảng 3.8: Bảng tổng hợp dự tốn chi phí sản phẩm của 1 đơn đặt hàng vận chuyển đường biển
STT Khoản mục chi phí Chi phí sau thuế
1 Chi phí sản phẩm 1.200.000.000
1.1 Chi phí sản phẩm theo hợp đồng 1.200.000.000
2 Chi phí vận chuyển, bốc xếp 125.000.000
2.1 Vận chuyển quốc tế, chi phí book tầu, máy bay 75.600.000
2.2 Vận chuyển nội địa 25.000.000
2.3 Chi phí hải quan làm hàng 10.000.000
2.4 Chi phí không hóa đơn chứng từ cho hải quan 10.000.000
2.5 Chi phí nâng hạ, bốc xếp hàng 5.000.000
TỔNG CỘNG 1.325.000.000
GIÁ VỐN/ SẢN PHẨM 274.896
(Nguồn: Công ty TNHH XNK Liên Phong)
3.2.4. Thực trạng về đánh giá hiệu quả của các trung tâm chi phí:
Các trung tâm chi phí và nhiệm vụ của các trung tâm chi phí được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 3.9: Nhiệm vụ của các trung tâm chi phí
TT Tên Ban, Phịng Nhiệm vụ
1
Phịng Chính sách kinh doanh và bán buôn
Lập kế hoạch CP hỗ trợ bán bn , tính tốn sản phẩm xuất ra từ các kho đầu nguồn, dự toán CP quảng cáo tiếp thị, hỗ trợ bán hàng cho đại lý/NPP. Trưởng bộ phận kiểm sốt chi phí thực tế phát sinh so với kế hoạch, hàng tháng lập báo cáo về chi phí.
2 Phịng Kinh doanh bán lẻ
Lập kế hoạch CP hỗ trợ bán hàng bán lẻ, kế hoạch mở rộng thị trường, xây dựng dự tốn các chương trình khuyến mại và các kế hoạch khác. Đầu mỗi tháng trưởng bộ phận lập báo cáo về các khoản mục chi phí.
55
TT Tên Ban, Phòng Nhiệm vụ
3
Phòng Thương mại quốc tế và Đảm bảo nguồn
Lập kế hoạch CP Vận tải biển, CP bảo hiểm, CP dịch vụ mở L/C, CP đàm phán với nhà cung cấp, CP bảo quản, phí hàng gửi tại các kho.
4 Ban Truyền thông và
Quan hệ công chúng Xây dựng kế hoạch CP truyền thông báo đài, CP quảng bá thương hiệu.
5 Ban Nghiên cứu Phát triển
Lập kế hoạch CP liên quan đến công tác nghiên cứu phát triển; CP nghiên cứu thị trường và hợp tác quốc tế. Lập dự toán phương án lựa chọn nhà cung cấp nước ngoài và kế hoạch kinh doanh sản phẩm mới..
6 Phòng Tổng hợp, phịng Kế tốn
Chịu trách nhiệm chung về cơng tác lập dự tốn, tổng hợp dự tốn của Cơng ty và các cơng ty thành viên, phân tích, lập dự tốn tồn Cơng ty và giao dự toán chi tiết xuống các đơn vị.
7 Phịng Tài chính Lập dự tốn dịng tiền, CP tài chính trong đó chi tiết CP lãi vay, dự tốn các khoản CP mở LC, phí ngân hàng.
8 Văn phòng
Xây dựng định mức CP văn phòng phẩm, định mức rửa xe, cơng tác tổ xe, thủ quỹ cho các phịng ban.
Lập dự tốn cơng tác phí, CP tàu xe, máy bay, CP sửa chữa nhỏ tại văn phịng, cơng cụ dụng cụ làm việc
Lập dự tốn các hội nghị, chương trình sự kiện