8. Bố cục của khóa luận tốt nghiệp
3.3.2. Từng bước hoàn thiện hệ thống báo cáo, đánh giá KPI và năng lực quản lý
lý
Tiếp tục giai đoạn 6 là thực hiện thí điểm, tiến hành theo dõi để đánh giá và kịp thời điều chỉnh các quy trình và chính sách và giai đoạn 7 là đưa vào vận hành trong toàn bộ tổ chức.
Xác định vị trí, chức danh và các trách nhiệm chính
Xây dựng KPI để cho người lao động biết và thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc, các chỉ số KPI được xây dựng trên cơ sở trách nhiệm chính của từng vị trí cơng việc và kèm theo đó là các chỉ số KPI của bộ phận mà nhân viên đó làm việc trực tiếp. Đồng thời các chỉ số phải đảm bảo nguyên tắc SMART và nguồn thu thập thông tin phải đang áp dụng hoặc phải tạo dựng một nguồn thu thập mới.
Kỳ đánh giá
Hiện tại Công ty TNHH Ansell Việt Nam nói riêng và tập đồn Ansell nói chung đang sử dụng chu kì đánh giá theo năm tài chính từ tháng 7 đến tháng 6 năm sau và chia thành 3 đợt xem xét q trình thực hiện cơng việc của mỗi nhân viên. Chu kì này cần bổ sung và đánh giá theo tháng để kịp thời bổ sung, nhắc nhở về mức độ hồn thành cơng việc.
Liên hệ giữa kết quả đánh giá và lương, thưởng
Tạo quy định, khung điểm chuẩn, để tiến hành xem xét các mức độ về lương thưởng hoặc thiên chuyển dựa vào mức độ hoàn thành các chỉ tiêu. Khi đưa ra các quyết định nhân sự chính xác và phù hợp cần có sự đồng ý từ hai phía là người đánh giá và người được đánh giá. Việc liên kết giữa kết quả hoàn thành KPI và lương thưởng sẽ tạo động lực thúc đẩy BSC thành công hơn bao giờ hết. Đồng thời tạo được động lực thúc đẩy mỗi nhân viên nỗ lực hết mình trong cơng việc, hồn thiện bản thân hơn để hoàn thành tất cả cơng việc được giao một cách tốt nhất.
Hồn thiện KPI cho từng vị trí cơng việc
Để tiếp tục với giai đoạn 6 và 7 nhằm xây dựng các chỉ số đo lường KPI phù hợp dựa trên BSC và đi đến triển khai áp dụng vào từng phòng ban, từng bộ phận và từng nhân viên của công ty; các quản lý trực tiếp từng bộ phận cần xây dựng các chức danh, vị trí của mình và thống kê các nhiệm vụ cơng việc phải hoàn thành.
Các nhà quản lý cần tiếp tục theo dõi công việc và kết quả thực hiện công việc dựa trên các chỉ số KPI áp dụng trên từng cơng việc mà vị trí đó thực hiện theo chi tiết đã xây dựng. Việc này sẽ giúp tạo nên nền tảng cơ bản về các chỉ số KPI dựa theo BSC và từ đó có thể tiếp tục phát triển hoàn thiện hơn trong tương lai.
Mỗi chỉ số KPI khi giao cho từng các nhân cụ thể cần phải tuân theo quy tắc SMART và điều cần thiết phải có là:
• Số nhận diện KPI: Số nhận dạng này sẽ giúp theo dõi dễ dàng hơn và tạo điều kiện cho các hệ thống tự động hóa làm việc trong tương lai;
• Tên các chỉ số cần ngắn gọn và giải thích rõ ý chính của chỉ số;
• Người thực hiện: Xác định rõ người hoặc bộ phận có trách nhiệm trong việc thực hiện.
Vậy, phải có sự phân chia cơng việc rõ ràng và hợp lý cho từng phòng ban, bộ phận, từng chức danh và vị trí cơng việc cụ thể.
Người đứng đầu
Người đứng đầu cơng ty, mỗi phịng ban cần trau dồi, tích lũy cho mình những kiến thức cơ bản và chuyên sâu về BSC&KPI. Đồng thời công ty cần tạo điều kiện để cấp lãnh đạo có cơ hội tham quan, học hỏi những công ty đang áp dụng BSC&KPI vào trong việc thực thi chiến lược.
Nhà quản lý cần theo dõi phân tích các kết quả, nguyên nhân, hạn chế của từng chỉ số KPI trong phịng ban, bộ phận mình đạt được. Tất cả quá trình này rất quan trọng để đưa ra kết quả chính xác nhất khi áp dụng KPI theo BSC và từ đó có thể thực hiện đánh giá, cải thiện và đưa ra các chính sách sửa đổi kịp thời.
Tất cả cơng việc, các chỉ số đều phải được trao đổi và tiếp nhận thơng tin từ hai bên. Từ đó mới có thể đưa ra những giải pháp hợp lý.
Sau khi thực hiện theo dõi và đánh giá thì người đứng đầu cần đánh giá, xem xét và cải tiến lại các tiêu chuẩn hoặc chỉ số đã đưa ra trước đây. Đồng thời đề xuất các u cầu về nhân lực, tài chính, cơng cụ hoặc trang thiết bị cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được hiệu quả hơn (nếu có).
• Sự đồng tình, thống nhất cao của ban quản lý công ty. Xác định rõ ràng các mục tiêu và chiến lược then chốt và sẵn sàng sửa đổi nếu thật sự cần thiết. Từ đó xác định các mục cần có chỉ số đo lường KPI, mục tiêu của nó;
• Ban quản lý cơng ty và tổ dự án phân bổ trách nhiệm, tài chính, nguồn lực, thời gian và truyền thơng nội bộ để tất cả các thành viên hiểu, áp dụng và sử dụng một cách tự nguyện, chủ động cho mục tiêu đặt ra trong công việc của mỗi cá nhân.
3.3.3. Sửa đổi và hồn thiện bảng mơ tả cơng việc
Sửa đổi và hồn thiện bảng mơ tả cơng việc là việc quan trọng trong việc thực thi hệ thống BSC&KPI. Dựa vào bảng mơ tả cơng việc có thể triển khai chiến lược xuống từng bộ phận hay cá nhân được thuận lợi và dễ dàng hơn.
Từng bộ phận thực hiện đo lường các chỉ số dựa vào hệ thống D365 hoặc phương pháp đo lường phù hợp có tính khách quan và chính xác.
Mục tiêu đưa ra có thể định lượng, đo lường được bằng con số và đo lường có tần suất hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng; gắn với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể và thể hiện một cách trực quan.
Từ những kết quả đánh giá và các quản lý từng phòng ban cần tập hợp và xây dựng lại bảng mơ tả cơng việc chính xác cho từng vị trí, chức danh trong phịng ban của mình.
Bảng 3.1. Bảng chi tiết sửa đổi và hồn thiện bảng mơ tả cơng việc Số
thứ
tự Công việc Cách thực hiện Lưu ý
1 Xây dựng
KPI mục tiêu
- Nhận mục tiêu từ cấp trên trực tiếp. - Thảo luận để chọn lại những công
việc và chỉ số phải thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra.
- Chia nhỏ từng mục tiêu, chỉ số đến khi không cịn chia được nữa. - Cách đo lường từng chỉ số.
Khơng phải mục tiêu nào cũng cần
triển khai hoặc chia nhỏ, cần áp dụng linh hoạt để có tác dụng. 2 Xây dựng - Dựa vào bảng mô tả công việc hiện Lựa chọn những
KPI
cơ bản có, rà sốt lại tất cả các cơng việccủa từng vị trí và chức danh. - Tạo các KPI cơ bản.
- Rà sốt lựa chọn cơng việc và các chỉ số chính để đưa vào KPI cơ bản.
cơng việc chính và quan trọng đưa vào KPI cơ bản 3 Kết hợp KPI cơ bản và KPI mục tiêu để hình thành KPI tổng hợp
- Lấy toàn bộ những chỉ số trùng giữa KPI mục tiêu và KPI cơ bản.
- Tách riêng chỉ số không trùng giữa mục tiêu và cơ bản.
- Xem xét lại bảng chỉ số không trùng và tiến hành loại bỏ những chỉ số không cần thiết (Ưu tiên KPI mục tiêu).
4 Cập nhật mới lại bảng mô tả công việc
- Giữ lại những phần truyền thống, yêu cầu cho vị trí và chức danh. - Thêm những chỉ tiêu và năng lực
đóng góp.
(Nguồn: Tác giả tổng hợp, 2022)