3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại Công ty
3.2.1. Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì nhờ đó mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó, đồng thời người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong cơng việc.
Thực tế hiện nay cơng tác phân tích cơng việc tại Cơng ty TNHH VKX được tiến hành chưa đầy đủ, ở mỗi vị trí cơng việc mới chỉ có bản mơ tả cơng việc nhưng nội dung cũng khá sơ sài, giống như một bản giao việc, chủ yếu liệt kê các đầu việc một cách sơ sài, dẫn đến bản mô tả công việc chưa được sử dụng theo đúng vai trị cần có của nó. Chính vì vậy, để hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc nhằm xác định rõ ràng cụ thể nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho nhân viên, trước mắt công ty cần xây dựng hệ thống bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc một cách đầy đủ và bài bản.
Để tiến hành được như vậy thì Cơng ty TNHH VKX có thể sử dụng một trong hai cách sau:
- Thuê những chuyên gia quản trị nhân lực để thực hiện cơng tác phân tích cơng việc cho cơng ty.
- Chọn cán bộ chuyên trách nguồn nhân lực, am hiểu về công việc, được đào tạo đúng chuyên ngành quản trị nhân lực trong công ty thực hiện nhiệm vụ này.
Ngoài ra, định kỳ hàng năm cần phải tiến hành rà soát lại các vị trí cơng việc để nếu có sự thay đổi thì tiến hành xây dựng hoặc điều chỉnh lại các bản mô tả công việc,
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 76
bản tiêu chuẩn công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc của Công ty TNHH VKX. Cần có sự phối hợp trách nhiệm giữa nhóm nhân lực và các phịng ban trong q trình phân tích cơng việc.
Cụ thể với bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc công ty cần lưu ý các nội dung sau:
Bản mô tả công việc:
Công ty TNHH VKX cần xây dựng bản mô tả công việc đảm bảo đầy đủ các thông tin như sau:
Phần xác định công việc: Tên công việc (chức danh công việc), mã số của
công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền,…
Phần mục tiêu công việc: Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của
vị trí cơng việc (vị trí này tồn tại để làm gì cho cơng ty ?). Đây chính là mục tiêu cơng việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận. Ví dụ, đối với vị trí trưởng nhóm nhân lực có chức năng đề xuất chính sách nhân lực, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là “Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực hiện các chính sách nhân lực phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”.
Phần nhiệm vụ và trách nhiệm: Là phần liệt kê một cách tóm tắt và chính xác
các nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mơ tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì.
Các điều kiện làm việc: Bao gồm các điều kiện về môi trường, vật chất, thời
gian làm việc, các điều kiện vệ sinh an toàn lao động và các điều kiện khác có liên quan tới việc thực hiện công việc.
Đặc biệt chú ý, một bản mô tả công việc tốt cần đáp ứng những yêu cầu sau: - Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn.
- Đề cập đến các chức danh và vị trí hơn là những người cụ thể.
- Khách quan và chính xác. Mơ tả theo cách cơng việc phải được thực hiện trên thực tế.
- Sử dụng các động từ hành động. Khơng giải thích quy trình. - Đơn giản và ngắn gọn, dễ nhớ và dễ hiểu.
Bản tiêu chuẩn công việc:
Bản tiêu chuẩn công việc phải liệt kê được những đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ, phẩm chất. Tuy nhiên, cơng ty nên gộp bản tiêu chuẩn công việc vào bản mô tả công việc cho tiết kiệm thời gian, chi phí và có thể nhìn nhận vị trí đó một cách bao quát hơn.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 77
Khi xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, cần lưu ý :
- Tiêu chuẩn phải cho thấy những gì người lao động cần làm trong công việc và cần làm tốt đến mức nào?
- Các tiêu chuẩn phải phản ánh được một cách hợp lý các mức độ yêu cầu về số lượng và chất lượng của thực hiện công việc, phù hợp với đặc điểm của từng công việc.
3.2.2. Hồn thiện cơng tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Có thể thấy rằng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực mà Công ty TNHH VKX thực hiện trong những năm vừa qua đã đảm bảo đi sát với đòi hỏi của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đặt ra. Tuy nhiên, vẫn còn những tồn tại cần có biện pháp hồn thiện như sau:
3.2.2.1. Đẩy mạnh chiến lược đào tạo nhân lực dài hạn
Trong những năm gần đây, các chương trình đào tạo ngắn hạn của cơng ty với nội dung phong phú, hấp dẫn đã giúp cho công ty thu được kết quả khả quan về chất lượng nguồn nhân lực sau đào tạo. Tuy nhiên, điều này mới chỉ đáp ứng được những nhu cầu đề ra trước mắt, mà chưa thể đáp ứng được những thách thức lâu dài trong tương lai của công ty. Tương lai công ty muốn tăng được sức cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường, đồng thời sử dụng hiệu quả các dây chuyền thiết bị hiện đại để nâng cao hiệu quản sản xuất, tăng cường cho việc nghiên cứu các dự án cũng như các dịch vụ, địi hỏi cần có chiến lược đào tạo nhân lực lâu dài, xây dựng cho công ty một nguồn nhân lực có tiềm năng, vững chắc. Cụ thể:
- Đối với những cơng việc địi hỏi người lao động được đào tạo chun sâu thì cơng ty nên thực hiện các phương pháp đào tạo dài hạn với người lao động vì với những khóa học ngắn hạn rất khó để người lao động nắm bắt được đầy đủ kiến thức để thực hiện tốt công việc. Dù việc áp dụng phương pháp đào tạo dài hạn có thể ảnh hưởng tới đội ngũ lao động của công ty trong thời gian trước mắt nhưng trong tương lai thì sẽ gây dựng được đội ngũ lao động đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty một cách tốt nhất.
- Công ty nên mở rộng nữa phạm vi đào tạo ở các nước trên thế giới giúp người lao động được đi thực tập, tham quan dây chuyến sản xuất tiên tiến ở một số nước để học hỏi kinh nghiệm và bồi dưỡng thêm kiến thức đưa về áp dụng tại Công ty TNHH VKX.
3.2.2.2. Đa dạng hóa nội dung đào tạo nguồn nhân lực
Các chương trình đào tạo của cơng ty với nội dung phong phú, sát với yêu cầu mà cơng việc địi hỏi ở người lao động. Tuy nhiên, để có một đội ngũ lao động tồn diện, năng động thì ngồi việc nâng cao trình độ chun mơn và trình độ quản lý cần chú trọng hơn những nội dung đào tạo khác như:
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 78
- Nâng cao trình độ tin học văn phịng cho nhân viên, cán bộ quản lý, kỹ thuật qua các khóa học về sử dụng máy tính, truy cập mạng,...
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ cơng nhân viên bằng cách mở các lớp học trong công ty hoặc cử đi học tại các trung tâm tiếng anh. Điều này là hết sức cần thiết, bởi lẽ Cơng ty TNHH VKX là cơng ty có sự góp vốn của cơng ty Hàn Quốc nên lượng nhân viên là người Hàn Quốc tại cơng ty cũng khơng ít. Vì vậy, thành thạo tiếng anh, tiếng Hàn Quốc sẽ giúp cho việc trao đổi thông tin giữa mọi người trong công ty được dễ dàng hơn.
- Nâng cao khả năng giao tiếp, ứng xử với đối tác, khách hàng trong và ngoài nước cho đội ngũ nhân viên marketing, cán bộ quản lý,... bằng cách cử họ đi học các khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán trong kinh doanh.
3.2.2.3. Tăng cường công tác khảo sát và đánh giá chất lượng nguồn nhân lực trước đào tạo
Để phục vụ cho mục tiêu xác định nhu cầu đào tạo được chuẩn xác, cán bộ quản lý cần tăng cường khảo sát và đánh giá chất lượng nguồn nhân lực trước đào tạo, xác định xem số lượng người chưa đạt yêu cầu với công việc đề ra là bao nhiêu, còn thiếu những kiến thức gì, từ đó xây dựng nhu cầu đào tạo cần thiết cho công ty.
Để khảo sát và đánh giá chất lượng nguồn nhân lực trước đào tạo một cách có hiệu quả nhất, nhân viên chuyên trách cần xây dựng phiếu khảo sát kết hợp với phiếu đánh giá khả năng nhân viên.
3.2.3. Hồn thiện cơng tác tạo động lực lao động
Để công việc của công ty được người lao động thực hiện một cách có hiệu quả thì Cơng ty TNHH VKX cần quan tâm tới công tác tạo đông lực cho người lao động. Thực tế, cơng ty đã có chú trọng tới cơng tác này, tuy nhiên các biện pháp cơng ty cịn dàn trải và chưa có thứ tự ưu tiên cho biện pháp nào. Do đó, để cơng tác tạo động lực thực sự phát huy hiệu quả hơn nữa, công ty cần thường xuyên tiến hành khảo sát nhu cầu của người lao động để từ đó có sự sắp xếp các biện pháp nào được ưu tiên thực hiện trước nhằm thỏa mãn hơn nhu cầu của người lao động. Với nội dung cụ thể cho việc tiến hành khảo sát như sau:
- Thời gian: 1 quý/ lần.
- Hình thức: Sử dụng công cụ khảo sát online (Google docs) bằng cách gửi mẫu
khảo sát tới tất cả mail của nhân viên công ty thông qua hệ thống mail tự động. Mail hồi âm sẽ được gửi về và công cụ khảo sát online sẽ tự động tính tốn giúp người khảo sát. Cách này hiện này được sử dụng khá phổ biến và tiết kiệm được thời gian, chi phí.
Ngồi ra, các biện pháp tạo động lực của công ty thiên về các biện pháp tài chính mà biện pháp phi tài chính cịn hạn chế. Do đó, cơng ty cần đưa ra thêm các biện pháp phi tài chính như:
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 79
Xác định đúng nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Công ty cần xác định rõ mục tiêu hoạt động của mình và làm cho người lao động hiểu rõ mục tiêu đó. Người lao động phải hiểu được rằng, những nhiệm vụ mà họ được giao thực hiện là hướng tới việc hoàn thành tốt các mục tiêu đó. Nếu họ hồn tốt những nhiệm vụ đó, họ sẽ nhận được thù lao và những khen thưởng xứng đáng với công sức mà họ đã bỏ ra.
Thiết kế và phân tích cơng việc trên cơ sở các mục tiêu hoạt động của công ty. Kết quả của việc thiết kế và phân tích cơng việc này là việc xác định rõ các nhiệm vụ cụ thể và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho người lao động.
Tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động hoàn thành nhiệm vụ:
Thông thường khi gặp thất bại trong công việc không phải ai cũng đủ tự tin để coi thất bại là “mẹ thành công”. Việc luôn gặp cản trở trong cơng việc cũng có thể làm cho một số người lao động cảm thấy chán nản. Vì vậy, cơng ty cần đưa ra các biện pháp loại bỏ các cản trở trong công việc, tạo ra các điều kiện thuận lợi cho người lao động hoàn thành cơng việc được giao, đó là:
- Phát hiện các cản trở đối với công việc của người lao động và đưa ra các biện pháp ngăn ngừa và loại bỏ chúng.
- Hướng dẫn công việc và trợ giúp cho người lao động khi thấy cần thiết. - Phân cơng bố trí lao động dựa trên sở trường và năng lực của họ.
- Để những việc làm trên được thực hiện tốt, nhà quản lý cần lắng nghe nhân viên nói về những vấn đề của họ, từ đó biết được họ cần gì để làm tốt cơng việc được giao và có những trợ giúp cần thiết.
Khai thác các khả năng, tiềm năng, tạo cơ hội phát triển cho người lao động:
Để tạo động lực cho người lao động, cơng ty cũng cần phải khai thác có hiệu quả các khả năng, tiềm năng của người lao động và tạo cơ hội phát triển cho họ. Để làm được điều nay, VKX có thể thực hiện các biện pháp sau:
- Nghiên cứu hồ sơ lý lịch của người lao động.
- Trao đổi, phỏng vấn cấp trên của họ ở cơ quan cũ; trao đổi với đồng nghiệp cũ; trao đổi với bạn bè của họ nếu có điều kiện.
- Quan sát q trình làm việc của cơng nhân viên trong công ty.
- Sử dụng test, phỏng vấn thích hợp để xác định năng lực và tố chất của nhân viên. - Giao việc mang tính thách thức để tìm hiểu khả năng xử lý công việc mới.
Khi phát hiện được khả năng, tiềm năng của người lao động, công ty nên tạo môi trường và điều kiện thuận lợi để họ bộc lộ hết khả năng, tiềm năng đó, qua đó họ sẽ tự khẳng định được mình, có nhiều cơ hội thăng tiến hơn.
Cơng ty cũng cần tạo cơ hội phát triển cho người lao động để giúp họ hoàn thiện hơn, được tôn trọng hơn thông qua các biện pháp là:
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 80
- Giao cho họ những nhiệm vụ mang tính thách thức và khích lệ, động viên, giúp đỡ họ hồn thành cơng việc.
- Trao quyền cho người lao động giải quyết một số công việc, mở rộng dần quyền hạn cho họ nếu họ thực hiện tốt cơng việc được giao.
3.2.4. Hồn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là một trong những hoạt động quan trọng và tồn tại trong mọi tổ chức, bất kỳ tổ chức nào cũng cần đến đánh giá thực hiện công việc. Công ty TNHH VKX cũng không phải ngoại lệ. Đặc biệt với công ty, đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích đánh giá sự phù hợp với hệ thống tổ chức, quá trình làm việc của tồn nhân viên cơng ty theo tiêu chuẩn, mục tiêu của công ty đã đề ra.
Thực tế, công ty đã xây dựng các tiêu chí đánh giá và phương pháp đánh giá phù hợp. Tuy nhiên về chu kỳ đánh giá và người đánh giá cịn hạn chế và cơng ty nên khắc phục nhằm hồn thiện tốt hơn cơng tác này. Cụ thể:
3.2.4.1. Xác định lại chu kỳ đánh giá
Công ty TNHH VKX lựa chọn chu kỳ đánh giá hàng tháng, giữa năm và cuối năm cho người lao động, như vậy thật sự chưa hợp lý. Chu kỳ đánh giá không nên quá ngắn, hầu hết công việc cần một thời gian nhất định để hoàn thành, nếu làm vậy sẽ tạo áp lực cho cả người đánh giá và đối tượng được đánh giá, vừa không bao quát được tình hình thực hiện cơng việc của người lao động. Chu kỳ đánh giá cũng không nên quá dài, như vậy sẽ làm mất đi tính thời sự của đánh giá thực hiện cơng việc. Vì vậy, cơng ty nên chọn chu kỳ đánh giá 6 tháng với cán bộ quản lý, nhân viên, kỹ thuật viên và kỹ sư, cịn cơng nhân, lái xe, tạp vụ, dọn vệ sinh thì chu kỳ đánh giá hàng tháng là phù hợp nhất.
3.2.4.2. Đào tạo người đánh giá
Việc kết quả đánh giá tại Cơng ty TNHH VKX có sự chênh lệch với nhau khá lớn giữa các phòng và các giám đốc chuyên môn hay giữa các giám đốc chuyên môn với nhau nguyên nhân chủ yếu là do người đánh giá chưa có kỹ năng đánh giá cần thiết để làm tốt công tác này. Để giúp người đánh giá trong cơng ty có được sự hiểu