3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại Công ty
3.2.6. Ứng dụng phần mềm quản trị nhân lực trong công ty
Trong giai đoạn khủng hoảng, kinh tế khó khăn như hiện nay thì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhận ra nhân tố giúp doanh nghiệp đứng vững và phát triển bền vững chính là nguồn nhân lực có chất lượng. Do đó, cần phát huy hết được hiệu quả của đội ngũ cán bộ nhân lực trong công ty để quản trị nguồn nhân lực mà vẫn đảm bảo tiết kiệm nguồn lực, tránh chảy máu chất xám. Đặc biệt, khối lượng công việc của những người làm công tác quản trị nhân lực khá lớn và là những cơng việc liên quan tới ghi chép, tính tốn, cập nhật, lưu trữ, thống kê,…
Nắm bắt được vấn đề cấp bách này, Công ty TNHH VKX đã mua bản quyền phần mềm quản lý nhân lực Fast HRM của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp (FAST).
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 85
Fast HRM là phần mềm hỗ trợ các công việc trong quản lý nhân lực. Fast HRM cung cấp các thông tin nhiều chiều về nhân viên – thơng tin cá nhân, các kỹ năng, q trình học tập, kinh nghiệm làm việc, các thành tích, giúp cho việc tính lương, tính bảo hiểm, tính thuế thu nhập cá nhân,… được rõ ràng, chính xác và kịp thời. Fast HRM có các tính năng sau:
Quản lý nhân lực: Tự động chuyển đổi tồn bộ thơng tin người xin việc sang
thông tin nhân viên với những người trúng tuyển; Hiển thị sơ đồ và cấu trúc công ty theo dạng đồ thị và cho phép xem các thông tin chi tiết; Lưu số liệu các nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên thử việc, nhân viên chưa ký hợp đồng, nhân viên hết hạn hợp đồng; Có các cơng cụ tra cứu và lập báo cáo thuận tiện cho việc phân tích và lập kế hoạch nhân lực; Kết nối chặt chẽ với bảng lương để cập nhật đồng thời cùng với các số liệu về lương, phụ cấp được hưởng, số thuế thu nhập phải nộp,…
Quản lý tuyển dụng: Cập nhật các thông tin về nhu cầu tuyển dụng của phịng
ban có nhu cầu, vị trí, u cầu; Cập nhật tất cả các thông tin về ứng viên như sơ yếu lý lịch, quá trình học tập, công tác, bằng cấp, kinh nghiệm chuyên môn,… vào hồ sơ ứng viên; Cập nhật các thông tin về kết quả thi tuyển và phỏng vấn; Lựa chọn những ứng viên sáng giá dựa trên hồ sơ ứng viên và các yêu cầu tuyển dụng cho từng vị trí để thi tuyển; Lưu trữ các thông tin về từng đợt tuyển dụng, kết quả thi tuyển của từng ứng viên để tái sử dụng giúp giảm chi phí về tuyển dụng; Cung cấp các báo cáo thống kê phân tích tình hình tuyển dụng,…
Quản lý đào tạo: Quản lý chi tiết q trình tổ chức các khóa đào tạo cho nhân
viên từ khâu lập kế hoạch, thực hiện và kết quả đào tạo của từng đối tượng tham gia; Theo dõi nhu cầu đào tạo từ các bộ phận, phòng ban chi tiết theo từng kỹ năng, nghiệp vụ; Theo dõi chi tiết các thơng tin về khóa học như nội dung đào tạo, hình thức đào tạo, đơn vị đào tạo, giảng viên, chi phí đào tạo, trạng thái khóa học,...; Cung cấp kịp thời, đầy đủ các báo cáo thống kê, phân tích tình hình đào tạo, u cầu đào tạo,…
Quản lý tính lương: Theo dõi nhiều hình thức làm việc khác nhau như làm nửa
ngày, làm cả ngày, làm thời vụ; Hỗ trợ nhiều hình thức trả lương khác nhau như theo ngày, theo tuần, theo tháng; Trả lương trực tiếp bằng tiền mặt hoặc trả trực tiếp vào tài khoản ngân hàng; Cho phép người sử dụng tự khai báo cơ chế phúc lợi; Cho phép người sử dụng tự khai báo các loại hình cho vay và hình thức thanh tốn; Tự động áp dụng hệ số lương riêng cho các ngày nghỉ lễ và ngày nghỉ phép theo bảng khai báo của người sử dụng; Lên các bảng lương chi tiết/ tổng hợp theo sản phẩm, theo thời gian.
Quản lý chấm công: Quản lý thời gian làm việc và thời gian nghỉ; Theo dõi
thời gian làm việc theo ngày, theo tuần, theo tháng,…; Cho phép khai báo linh hoạt ngày làm việc và ngày nghỉ lễ, nghỉ phép; Cho phép khai báo định mức lương làm ngoài giờ; Cho phép điều chỉnh giờ công nhân viên; Cho phép lấy số liệu chấm công từ máy chấm công hoặc chấm công bằng tay; Lên bảng chi tiết ngày công nhân viên, bảng chi tiết giờ công nhân viên.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 86
Quản lý bảo hiểm xã hội: Theo dõi tồn bộ q trình đóng BHXH, BHYT của
toàn thể nhân viên trong cơng ty; Tham gia đóng và thực hiện quyết toán BHXH, BHYT; Cập nhật các thông tin về các chế độ được hưởng BHXH như nghỉ ốm, nghỉ dưỡng sức, thai sản, hưu trí,…; Quản lý thơng tin về nơi khám bệnh của nhân viên.
Quản lý thuế thu nhập cá nhân: Quản lý tồn bộ các thơng tin liên quan đến
thuế thu nhập cá nhân của nhân viên; Khai báo đầy đủ các thông tin về đối tượng nộp thuế, thông tin giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc; Xác định chính xác các khoản thu nhập tính thuế, thu nhập miễn/giảm thuế, các khoản giảm trừ theo qui định; Thực hiện đầy đủ các báo cáo thuế thu nhập cá nhân hàng tháng/ quí và quyết toán năm theo đúng quy định hiện hành.
Phần mềm này giúp công ty quản trị nguồn nhân lực một cách tập trung, giúp cho những người làm cơng tác nhân lực có hệ thống quản trị dữ liệu chuẩn xác nhất. Ứng dụng phần mềm sẽ giảm nhiều gánh nặng cho chuyên viên nhân lực. Việc ứng dụng phần mềm Fast HRM cịn giúp cơng ty tiết kiệm chi phí, tiết kiệm con người, chi phí thu thập dữ liệu xử lý thông tin, lưu trữ hồ sơ, dễ dàng tra cứu, cập nhật thông tin,…
Tuy nhiên, phần mềm này mới được công ty cập nhập phiên bản mới vào tháng 7/2014 nên có thêm các tính năng về quản lý đào tạo, quản lý thuế thu nhập cá nhân cũng như có nhiều thay đổi so với phiên bản được mua vào năm 2012. Do vậy, cơng ty cần có một số biện pháp nhằm đẩy nhanh việc ứng dụng thành thạo phần mềm Fast HRM:
- Yêu cầu Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp cử người đến công ty để đào tạo, hướng dẫn sử dụng chi tiết cho nhân viên của phòng Quản trị và phát triển thương hiệu, các nhà quản lý,…
- Phân công lại công việc cho từng cá nhân trong công ty (những ai nhập số liệu, ai phụ trách quản lý tính năng nào,…) để mọi người có thể sử dụng hiệu quả nhất phần mềm.