3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại Công ty
3.2.3. Hồn thiện cơng tác tạo động lực lao động
Để công việc của công ty được người lao động thực hiện một cách có hiệu quả thì Cơng ty TNHH VKX cần quan tâm tới công tác tạo đông lực cho người lao động. Thực tế, cơng ty đã có chú trọng tới cơng tác này, tuy nhiên các biện pháp cơng ty cịn dàn trải và chưa có thứ tự ưu tiên cho biện pháp nào. Do đó, để công tác tạo động lực thực sự phát huy hiệu quả hơn nữa, công ty cần thường xuyên tiến hành khảo sát nhu cầu của người lao động để từ đó có sự sắp xếp các biện pháp nào được ưu tiên thực hiện trước nhằm thỏa mãn hơn nhu cầu của người lao động. Với nội dung cụ thể cho việc tiến hành khảo sát như sau:
- Thời gian: 1 quý/ lần.
- Hình thức: Sử dụng cơng cụ khảo sát online (Google docs) bằng cách gửi mẫu
khảo sát tới tất cả mail của nhân viên công ty thông qua hệ thống mail tự động. Mail hồi âm sẽ được gửi về và công cụ khảo sát online sẽ tự động tính tốn giúp người khảo sát. Cách này hiện này được sử dụng khá phổ biến và tiết kiệm được thời gian, chi phí.
Ngồi ra, các biện pháp tạo động lực của công ty thiên về các biện pháp tài chính mà biện pháp phi tài chính cịn hạn chế. Do đó, cơng ty cần đưa ra thêm các biện pháp phi tài chính như:
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 79
Xác định đúng nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Công ty cần xác định rõ mục tiêu hoạt động của mình và làm cho người lao động hiểu rõ mục tiêu đó. Người lao động phải hiểu được rằng, những nhiệm vụ mà họ được giao thực hiện là hướng tới việc hồn thành tốt các mục tiêu đó. Nếu họ hồn tốt những nhiệm vụ đó, họ sẽ nhận được thù lao và những khen thưởng xứng đáng với công sức mà họ đã bỏ ra.
Thiết kế và phân tích cơng việc trên cơ sở các mục tiêu hoạt động của công ty. Kết quả của việc thiết kế và phân tích cơng việc này là việc xác định rõ các nhiệm vụ cụ thể và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho người lao động.
Tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động hồn thành nhiệm vụ:
Thơng thường khi gặp thất bại trong công việc không phải ai cũng đủ tự tin để coi thất bại là “mẹ thành công”. Việc luôn gặp cản trở trong cơng việc cũng có thể làm cho một số người lao động cảm thấy chán nản. Vì vậy, cơng ty cần đưa ra các biện pháp loại bỏ các cản trở trong công việc, tạo ra các điều kiện thuận lợi cho người lao động hồn thành cơng việc được giao, đó là:
- Phát hiện các cản trở đối với công việc của người lao động và đưa ra các biện pháp ngăn ngừa và loại bỏ chúng.
- Hướng dẫn công việc và trợ giúp cho người lao động khi thấy cần thiết. - Phân cơng bố trí lao động dựa trên sở trường và năng lực của họ.
- Để những việc làm trên được thực hiện tốt, nhà quản lý cần lắng nghe nhân viên nói về những vấn đề của họ, từ đó biết được họ cần gì để làm tốt cơng việc được giao và có những trợ giúp cần thiết.
Khai thác các khả năng, tiềm năng, tạo cơ hội phát triển cho người lao động:
Để tạo động lực cho người lao động, cơng ty cũng cần phải khai thác có hiệu quả các khả năng, tiềm năng của người lao động và tạo cơ hội phát triển cho họ. Để làm được điều nay, VKX có thể thực hiện các biện pháp sau:
- Nghiên cứu hồ sơ lý lịch của người lao động.
- Trao đổi, phỏng vấn cấp trên của họ ở cơ quan cũ; trao đổi với đồng nghiệp cũ; trao đổi với bạn bè của họ nếu có điều kiện.
- Quan sát quá trình làm việc của cơng nhân viên trong cơng ty.
- Sử dụng test, phỏng vấn thích hợp để xác định năng lực và tố chất của nhân viên. - Giao việc mang tính thách thức để tìm hiểu khả năng xử lý công việc mới.
Khi phát hiện được khả năng, tiềm năng của người lao động, công ty nên tạo môi trường và điều kiện thuận lợi để họ bộc lộ hết khả năng, tiềm năng đó, qua đó họ sẽ tự khẳng định được mình, có nhiều cơ hội thăng tiến hơn.
Công ty cũng cần tạo cơ hội phát triển cho người lao động để giúp họ hồn thiện hơn, được tơn trọng hơn thông qua các biện pháp là:
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 80
- Giao cho họ những nhiệm vụ mang tính thách thức và khích lệ, động viên, giúp đỡ họ hồn thành cơng việc.
- Trao quyền cho người lao động giải quyết một số công việc, mở rộng dần quyền hạn cho họ nếu họ thực hiện tốt công việc được giao.
3.2.4. Hồn thiện cơng tác đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là một trong những hoạt động quan trọng và tồn tại trong mọi tổ chức, bất kỳ tổ chức nào cũng cần đến đánh giá thực hiện công việc. Công ty TNHH VKX cũng không phải ngoại lệ. Đặc biệt với công ty, đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích đánh giá sự phù hợp với hệ thống tổ chức, quá trình làm việc của tồn nhân viên cơng ty theo tiêu chuẩn, mục tiêu của công ty đã đề ra.
Thực tế, công ty đã xây dựng các tiêu chí đánh giá và phương pháp đánh giá phù hợp. Tuy nhiên về chu kỳ đánh giá và người đánh giá còn hạn chế và công ty nên khắc phục nhằm hồn thiện tốt hơn cơng tác này. Cụ thể:
3.2.4.1. Xác định lại chu kỳ đánh giá
Công ty TNHH VKX lựa chọn chu kỳ đánh giá hàng tháng, giữa năm và cuối năm cho người lao động, như vậy thật sự chưa hợp lý. Chu kỳ đánh giá không nên quá ngắn, hầu hết công việc cần một thời gian nhất định để hoàn thành, nếu làm vậy sẽ tạo áp lực cho cả người đánh giá và đối tượng được đánh giá, vừa khơng bao qt được tình hình thực hiện cơng việc của người lao động. Chu kỳ đánh giá cũng không nên quá dài, như vậy sẽ làm mất đi tính thời sự của đánh giá thực hiện cơng việc. Vì vậy, công ty nên chọn chu kỳ đánh giá 6 tháng với cán bộ quản lý, nhân viên, kỹ thuật viên và kỹ sư, cịn cơng nhân, lái xe, tạp vụ, dọn vệ sinh thì chu kỳ đánh giá hàng tháng là phù hợp nhất.
3.2.4.2. Đào tạo người đánh giá
Việc kết quả đánh giá tại Cơng ty TNHH VKX có sự chênh lệch với nhau khá lớn giữa các phịng và các giám đốc chun mơn hay giữa các giám đốc chuyên môn với nhau nguyên nhân chủ yếu là do người đánh giá chưa có kỹ năng đánh giá cần thiết để làm tốt công tác này. Để giúp người đánh giá trong cơng ty có được sự hiểu biết về hệ thống đánh giá, mục đích đánh giá và kỹ năng đánh giá nhằm có sự nhất quán trong kết quả thì việc đào tạo là rất cần thiết. Ngồi việc gửi văn bản hướng dẫn đánh giá tới các từng phịng ban, cơng ty nên tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo người đánh giá. Đây là một hoạt động rất thiết thực giúp hồn thiện cơng tác đánh giá thực hiện công việc trong doanh nghiệp, tác động tới hiệu quả làm việc của người lao động khi người đánh giá nắm được cách thức đánh giá và có những kỹ năng phỏng vấn đánh giá.
Hiện tại, công ty không sử dụng đến các bước phỏng vấn đánh giá, các buổi họp tổng kết, chỉ đơn giản là tổng kết công việc, đọc kết quả đánh giá, nhận xét về ưu nhược điểm của người lao động, cuối cùng là đưa ra các mục tiêu công việc mới cho
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 81
kỳ tới và giao việc cho người lao động. Vì vậy, trong nội dung đào tạo về phỏng vấn đánh giá cho người đánh giá cần phải chuẩn bị các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị
Trong công tác chuẩn bị này, người đánh giá cần phải có đầy đủ các thơng tin liên quan đến kết quả thực hiện công việc của người lao động. Không phải lúc nào nguyên nhân của việc khơng hồn thành cơng việc cũng xuất phát từ phía người lao động mà đơi khi là do khối lượng công việc đươc giao quá nhiều, vượt khả năng của họ hoặc do những ảnh hưởng khách quan bên ngoài như thiên tai, dịch bệnh,... làm cho tiến độ thực hiện công việc bị chậm.
Đồng thời người đánh giá cũng cần phải thông báo trước cho người lao động về buổi phỏng vấn đánh giá để họ có sự chuẩn bị tốt. Thời gian thơng báo tốt nhất là một tuần trước buổi phỏng vấn đánh giá. Người đánh giá cũng cần phải xác định rõ những mục tiêu mà mình muốn đạt được thơng qua cuộc phỏng vấn này. Căn cứ trên kết quả đánh giá thực hiện công việc thu thập được để đưa ra những biện pháp và hướng khắc phục cho người lao động, đề ra các mục tiêu tiếp theo.
Bước 2: Tiến hành phỏng vấn đánh giá
Điều cần quan tâm khi tiến hành phỏng vấn là tránh tạo cảm giác như bị hỏi cung cho người lao động vì nó có ảnh hưởng rất lớn tới khơng khí trị chuyện. Cần phải thông báo sơ qua về mục đích, thời gian và nội dung của cuộc phỏng vấn cho người lao động để hai bên thống nhất quan điểm trước khi bắt đầu phỏng vấn đánh giá. Trong quá trình phỏng vấn đánh giá, cán bộ đánh giá cần lưu ý khuyến khích nhân viên của mình phát biểu ý kiến, lắng nghe, đặt câu hỏi và cả hai cùng tham gia xây dựng giải pháp cho vấn đề của người lao động và cơ hội trong tương lai. Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi đối với cán bộ đánh giá ở đây thực sự rất quan trọng.
Bước 3: Kết thúc cuộc phỏng vấn
Kết thúc cuộc phỏng vấn đánh giá là thời điểm xem xét lại các ghi chép, tóm tắt lại những nội dung chính đã được thảo luận với người lao động, động viên người lao động tiếp tục cố gắng phát huy những thành tích đã đạt được. Cần thể hiện được sự tin tưởng của người đánh giá và công ty vào người lao động.
3.2.5. Hồn thiện cơng tác thù lao lao động
Chế độ đãi ngộ bao gồm lương, thưởng, phúc lợi luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu đối với người lao động nói chung và đối với cơng nhân viên Cơng ty TNHH VKX nói riêng. Vì vậy, cơng ty cần khơng ngừng hồn thiện hệ thống thù lao nhằm đem lại sự hài lòng cho người lao động. Cụ thể:
3.2.5.1. Hoàn thiện hệ thống tiền lương
Như đã phân tích trong phần thực trạng, vấn đề tiền lương của công ty chưa thật sự đem lại sự hài lịng cho cơng nhân viên của cơng ty vì mặc dù hàng năm công ty đều tiến hành tăng lương cho người lao động tuy nhiên mức chênh lệch tăng giữa các
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 82
bậc đánh giá chưa cao. Thêm vào đó, mức lương của cơng ty so với các công ty khác trong cùng ngành là khơng cao. Do đó, cơng ty cần hồn thiện công tác trả lương nhằm giúp người lao động thỏa mãn hơn với công việc. Cụ thể:
Thứ nhất, xem xét điều chỉnh lại mức lương ở từng công việc, đặc biệt là
những vị trí chủ chốt trong cơng ty cho phù hợp với tình hình lương của thị trường như hiện nay. Dựa trên cơ sở điều tra thị trường để xem xét mức lương của cơng ty đã có tính cạnh tranh với các công ty khác cùng khu vực, cùng ngành nghề chưa. Việc điều tra thị trường về mức lương của các công ty khác cùng khu vực, cùng ngành nghề sản xuất kinh doanh do nhóm nhân lực đảm nhận. Để có thể thu thập được thơng tin chính xác về mức lương trên thị trường thì có hai cách tiếp cận đó là:
- Điều tra trực tiếp: doanh nghiệp tự đến các doanh nghiệp khác để hỏi trực tiếp thông qua bảng hỏi, hỏi trực tiếp.
- Phương pháp gián tiếp như thông qua các tổ chức tư vấn về tiền lương ,dựa vào tổng cục thống kê,...
Thứ hai, hệ thống lương phải đảm bảo công bằng, gắn với giá trị công việc,
hiệu quả làm việc của người lao động. Gắn tiền lương với kết quả hồn thành cơng việc của nhân viên. Người lao động được tăng lương khi hồn thành tốt nhiệm vụ và góp phần vào thành cơng của doanh nghiệp. Thêm vào đó, tỷ lệ tăng lương hàng năm theo kết quả đánh giá phải có sự chênh lệch đủ lớn để phân biệt những cá nhân xuất sắc với những lao động khác. Trong quá trình xem xét điều chỉnh lương, cần đánh giá xem mức lương cho mỗi vị trí đã đáp ứng được các yêu cầu của công ty đặt ra hay không, thông qua trả lời các câu hỏi sau:
- Mức lương có đảm bảo xây dựng đúng nguyên tắc của Nhà nước hay không? - Mức lương đó có ưu thế hơn so với đối thủ cạnh tranh hay không?
- Với mức lương như vậy có đảm bảo ngưịi lao động muốn làm việc ở cơng ty hay khơng?
- Tổng chi phí tiền lương hàng năm của công ty sẽ bỏ ra là bao nhiêu. Nếu dự trù quỹ tiền lương trả cho người lao động tăng nhiều thì lại phải xem xét xem tốc độ tăng tiền lương đó có vượt qua tốc độ tăng năng suất lao động của công ty hay khơng. Nếu vượt q thì cơng ty cần điều chỉnh lại cho phù hợp.
- Có vị trí cơng việc nào hưởng chênh lệch q cao hay q ít hay khơng?
- Có vị trí cơng việc nào hưởng lương chênh lệch nhiều so với các vị trí cơng việc tương tự khơng?
- Tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty có thay đổi khơng?
Thứ ba, nhóm nhân lực cần xúc tiến việc tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến
cán bộ, nhân viên để họ hiểu được rằng mức lương đó là phù hợp với công việc mà mình đảm nhận, phù hợp với cường độ cơng việc, điều kiện làm việc. Nếu có sự phàn nàn về mức lương nhận được, thì nhóm nhân lực đại diện cho cơng ty có nghĩa vụ giải
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 83
thích và làm rõ để người nhận lương cảm nhận được đã gắn kết với đóng góp của bản thân họ cho sự tồn tại và phát triển của công ty.
Thứ tư, cùng với sự thay đổi của hoạt động sản xuất kinh doanh, vị trí cơng
việc trong các công ty cũng có sự biến động nên việc trả lương bằng hệ thống trả lương cũ có thể khơng phù hợp với tình hình mới. Vì vậy, để việc trả cơng cho người lao động hợp lý, khơng bị lạc hậu thì thang lương, bảng lương của cơng ty cần thường xuyên được cập nhật. Bên cạnh đó, cơng ty có thể nghiên cứu, thử nghiệm áp dụng những hình thức trả lương mới và tiên tiến mà các doanh nghiệp nước ngoài hiện đang áp dụng khá phổ biến và đã đem lại hiệu quả như phương pháp 3P, phương pháp HAY,...
3.2.5.2. Hoàn thiện hệ thống khen thưởng
Hiện nay hệ thống khen thưởng của công ty đa phần dưới hình thức tiền thưởng. Sẽ hiệu quả hơn nếu cơng ty chú ý đa dạng hóa hơn nữa các hình thức khen thưởng, bên cạnh các hình thức thưởng trực tiếp bằng tiền mặt như hiện nay cơng ty có thể áp dụng các hình thức thưởng như mua bảo hiểm cho gia đình người lao động, tài trợ chi phí đi du lịch cho người lao động và gia đình, q tặng là sản phẩm của cơng ty,... Với những người lao động thường xuyên có kết quả thực hiện cơng việc xuất sắc nên áp dụng hình thức tăng lương trước niên hạn để kích thích sự nỗ lực trong công việc của họ.
Việc khen thưởng phải đưa ra một cách kịp thời, đúng lúc. Nếu quyết định thưởng quá chậm so với thời điểm người lao động đạt thành tích tốt sẽ khiến họ cho