(Nguồn: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh từ năm 2010 – 2013)
Qua bảng số liệu và biểu đồ, nhận thấy hầu như doanh thu của Công ty TNHH VKX tăng qua các năm, ngoại trừ khoảng thời gian từ năm 2010 – 2011. Tổng doanh thu của công ty năm 2011 giảm mạnh so với năm 2010 do bước sang năm 2011, công ty chủ động giảm sản lượng sản xuất thiết bị đầu cuối và ít tập trung vào mảng tích hợp dịch vụ và thương mại vì lý do nhu cầu của thị trường giảm sút trong bối cảnh khủng hoảng chung của nền kinh tế.
Mặc dù nền kinh tế trong những năm gần đây trở nên khó khăn, nhu cầu khách hàng giảm sút nhưng cơng ty vẫn duy trì mức tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận. Điều này có được là do cơng ty đã có những biệp pháp tích cực giảm bớt chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác. Thêm vào đó, trong những năm gần đây, cơng ty đã nỗ lực tìm kiếm thị trường và sản phẩm mới, tạo nền tảng phát triển bền vững trong thời gian tới. Cụ thể, mặc dù doanh thu đối với hai khách hàng truyền thống là VNPT và Ericsson – LG của Hàn Quốc (hai chủ đầu tư) tăng lên hàng năm, nhưng tỷ trọng trên tổng doanh thu giảm dần từ 86% năm 2010 xuống còn 58% năm 2013. Đặc biệt, doanh thu xuất khẩu trong 2 năm 2012, 2013 đều chiếm từ 50% trong tổng doanh thu của công ty.
Tại thị trường xuất khẩu, ngoài sản phẩm đầu cuối điện thoại, công ty đã xúc tiến đưa phần mềm trở thành sản phẩm chiến lược đem lại giá trị lớn. Tại thị trường
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 43
trong nước, công ty đã cung cấp sản phẩm dịch vụ cho các nhà mạng lớn như Viettel, CMC, FPT. Công ty cũng là phân phối độc quyền tại Việt Nam cho các sản phẩm của Ericsson – LG, Aztech, Accton và là đối tác của nhiều hãng viễn thông lớn khác trên thế giới.
Như vậy, trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp khác gặp khó khăn, thậm chí thua lỗ, tuy cịn gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn chuyển đổi mơ hình kinh doanh từ các sản phẩm truyền thống phục vụ Tập đồn Cơng nghệ Bưu chính Việt Nam sang tự chủ về thị trường tiêu thụ sản phẩm cũng như chịu ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính nhưng với chiến lược phát triển đúng đắn, cơng ty vẫn trên đà duy trì và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như không ngừng nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống người lao động. Từ đó, củng cố và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
2.2. Thực trạng công tác quản trị nhân lực tại Công ty TNHH VKX
2.2.1. Nhóm chức năng hình thành nguồn nhân lực
Mặc dù trong những năm gần đây, lao động của Cơng ty TNHH VKX khơng có nhiều biến động và có phần giảm đi cho phù hợp với mơ hình sản xuất của cơng ty. Tuy nhiên, nhóm chức năng hình thành nguồn nhân lực vẫn được cơng ty quan tâm bởi công ty vẫn cần thu hút nhân tài cho mình. Cụ thể với các hoạt động như sau:
2.2.1.1. Phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc là hoạt động cần thiết phải thực hiện trong mỗi tổ chức. Nhận thức được điều đó, VKX đã giao nhiệm vụ này cho trưởng nhóm nhân lực (chị Nguyễn Thanh Loan) đã có kinh nghiệm 12 năm trong lĩnh vực nhân lực thực hiện.
Hiện tại các văn bản phân tích cơng việc tại Cơng ty TNHH VKX bao gồm: bản mô tả cơng việc và bản tiêu chuẩn trình độ tối thiểu cho các vị trí cơng việc trong cơng ty, cụ thể như sau:
Bản mô tả công việc:
Công ty TNHH VKX đã xây dựng cho mình một hệ thống mơ tả cơng việc cho hầu hết các vị trí cơng việc trong cơng ty nhưng đang cịn rất sơ sài, tóm lược, mới chỉ dừng lại ở việc thống kê những nhiệm vụ chính của người lao động mà chưa có các thơng tin cũng rất cần thiết như: kỹ năng yêu cầu cho người lao động, quyền hạn của người lao động. Ngồi ra, cịn thiếu một số các yếu tố khác như: quy định mục tiêu công việc, điều kiện làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện cơng việc, tóm tắt về cơng việc, …
Dưới đây là ví dụ cho bản mơ tả cơng việc của vị trí trưởng nhóm quản trị nhân lực thuộc phòng Quản trị và phát triển thương hiệu của công ty.
Bảng 2.6: Bản mơ tả cơng việc vị trí trưởng nhóm quản trị nhân lực Cơng ty VKX
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 44
Tên phòng/bộ phận Phòng quản trị và phát triển thương hiệu
Tên cá nhân Nguyễn Thanh Loan
Chức vụ Trưởng nhóm
Tên người chỉ huy trực tiếp Park Jong Phil
Tên bộ phận dưới quyền Quản trị nhân lực
Trách nhiệm
(ghi chi tiết công việc phải làm tương ứng với chức vụ)
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan. Sau đó tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
- Xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn cơng việc cho các vị trí trong cơng ty.
- Đánh giá, phân tích tình hình số lượng, chất lượng đội ngũ công nhân viên, lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của ban TGĐ.
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc phổ biến cho người lao động mới vào cơng ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy cơng ty.
- Trực tiếp giúp đỡ, hướng dẫn các nhân viên cấp dưới trong phạm vi nghĩa vụ và quyền hạn của bản thân với các cơng việc có liên quan.
(Nguồn: Phòng quản trị và phát triển thương hiệu)
Bản tiêu chuẩn trình độ tối thiểu cho các vị trí cơng việc:
Cơng ty mới chỉ dừng lại ở việc nêu ra các yêu cầu ở phạm vi hẹp như yêu cầu về trình độ đào tạo, ngoại ngữ, tin học, số năm kinh nghiệm làm việc mà chưa chi tiết cụ thể đòi hỏi các kiến thức, kỹ năng nào, kinh nghiệm thực tế ra sao. Dưới đây là ví dụ u cầu trình độ của vị trí trưởng phịng sản xuất của cơng ty:
Bảng 2.7: Quy định tiêu chuẩn trình độ tối thiểu của vị trí trưởng phịng sản xuất
Vị trí Trình độ Ngoại ngữ Tin học Kinh nghiệm
Trưởng phịng sản xuất Tốt nghiệp ĐH chính quy ngành: Điện tử viễn thông, CNTT Thành thạo trong việc nghe,
nói, đọc, viết tiếng anh Thành thạo tin học văn phịng 3 năm cơng tác
(Nguồn: Phịng quản trị và phát triển thương hiệu)
2.2.1.2. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Hàng năm, nhóm quản trị nhân sự căn cứ vào nguồn nhân lực hiện có, kế hoạch hoạt động của công ty cũng như của các phòng ban để xây dựng kế hoạch nhân lực cho tồn cơng ty. Tuy nhiên, chủ đạo của công ty là sản xuất sản phẩm theo các đơn
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 45
hàng nên kế hoạch nguồn nhân lực có thể biến động tùy thuộc tình hình sản xuất kinh doanh trong năm.
Bảng 2.8: Định biên nhu cầu nhân sự năm 2013 của Công ty VKX
(Đơn vị: người) STT Bộ phận Định biên Thực tế Thừa/thiếu lao động so với định biên(+/-) 1 Ban TGĐ 2 2 0 2 Ban kiểm soát nội bộ 5 5 0 3 Giám đốc chuyên môn 3 3 0 4 Phòng nghiên cứu và phát triển 47 50 +3 5 Phòng kinh doanh 15 15 0 6 Phịng kế tốn 11 10 -1 7 Phòng quản trị và phát triển thương hiệu 22 22 0 8 Phòng mua hàng 13 12 -1 9 Phòng sản xuất 155 158 +3 10 Tổ quản lý chất lượng 30 29 -1
Tổng 303 306 +3
(Nguồn: Phòng quản trị và phát triển thương hiệu)
Qua bảng số liệu cho thấy: tổng số nhân lực năm 2013 thừa so với kế hoạch đề ra trong đó thừa ở phịng nghiên cứu và phát triển, phịng sản xuất. Điều này dễ dàng có thể giải thích là do năm 2013 cơng ty có kí kết hợp tác với công ty của Nhật Bản, do đó bộ phận sản xuất làm việc nhiều hơn dự tính, thêm nữa là với việc nghiên cứu để sản xuất bàn phím ảo cho thiết bị di động vào năm 2014 đòi hỏi nhân lực của phòng nghiên cứu và phát triển phải làm việc tính cực và tăng ca.
2.2.1.3. Tuyển dụng nhân lực
Mỗi khi có nhu cầu tuyển nhân viên, cơng ty luôn căn cứ vào u cầu của cơng việc, vị trí cần tuyển để lựa chọn người cho phù hợp. Việc tổ chức tuyển dụng được chị Châu Thị Hồng Duyên – nhân viên chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo cho người lao động, sau đó sẽ trình lên trưởng nhóm, trưởng nhóm sẽ tổng hợp xem xét và trình lên trường phịng.
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 46
Quy trình tuyển dụng của Cơng ty VKX có thể được tiến hành như sau:
Xác định nhu cầu tuyển dụng (kế hoạch tuyển dụng):
Tại VKX, nhân viên tuyển dụng và đào tạo căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã lập ra và được phê duyệt để tiến hành tuyển dụng. Các nhu cầu này xuất phát từ lý do:
Tuyển dụng thay thế: đó là khi cơng ty cần tuyển dụng để thay thế cho nhân
viên xin thôi việc, bị sa thải, nghỉ hưu, …hoạt động tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng, khẩn trương để đảm bảo tính liên tục trong cơng việc của Cơng ty.
Tuyển dụng dự án: hoạt động này đi đôi với một dự án hay một chương trình
của cơng ty tạo ra nhu cầu lao động.
Tuyển mộ nhân lực:
Nguồn tuyển dụng: Trước khi đăng tin tuyển dụng, VKX sẽ cân nhắc, lựa chọn
xem ở vị trí cơng việc nào nên lấy người từ bên trong cơng ty và vị trí nào nên lấy người từ bên ngồi cơng ty để có phương pháp tuyển dụng phù hợp:
- Đối với nguồn bên trong: Đối với những vị trí tuyển dụng cấp cao hơn vị trí mà
nhân viên nào đó đang đảm nhận, như vậy sẽ tạo được động lực tốt cho tất cả những người làm việc trong tổ chức vì khi họ biết sẽ có cơ hội được đề bạt, họ sẽ làm việc với động lực mới và họ sẽ thúc đẩy quá trình làm việc tốt hơn.
- Đối với nguồn bên ngồi: Đó là những người đang trong thời gian xin việc, những
người này gồm: Sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng,…; Những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; Những người đang làm việc tại các tổ chức khác.
Thông báo tuyển dụng: Sau khi đã xác định được số lượng nhân sự cần tuyển
dụng, vào vị trí nào, làm việc tại đâu, nguồn bên trong hay bên ngồi thì cán bộ nhân sự được giao nhiệm vụ sẽ đăng tin tuyển dụng trên nhiều hình thức như:
Thơng báo tới tồn thể nhân viên trong công ty hoặc trong một phạm vi nhất định vị trí tuyển dụng chỉ có nhân viên trong công ty được ứng tuyển.
Qua các website: www.careerlink.vn, www.semiconvn.com, www.vkx.com.vn, www.vieclam24h.com.vn.
Công tác tuyển chọn:
Việc tuyển chọn tại Công ty VKX là khác nhau với các vị trí khác nhau. Nếu vị trí cần tuyển dụng là cao cấp (như trưởng phịng, phó phịng,…) thì tiến hành phỏng vấn ln, trong khi đó với vị trí cịn lại (nhân viên, cơng nhân,…) cần tiến hành sơ tuyển trước khi tiến hành phỏng vấn:
Sơ tuyển: Sau khi đã tiếp nhận hồ sơ ứng viên thông qua email hoặc nộp trực
tiếp tại văn phịng của VKX thì cán bộ chuyên trách tiến hành lựa chọn hồ sơ. Công ty sẽ xem xét hồ sơ (bao gồm CV, đơn xin việc, sơ yếu lí lịch,…) rồi tiến hành sàng lọc và lựa chọn hồ sơ thích hợp với yêu cầu vị trí cần tuyển dụng. Khi đã lựa chọn được những hồ sơ phù hợp với vị trí cần tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng sẽ cử người gọi
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 47
điện thoại cho các ứng viên để hẹn lịch để thi tuyển. Thông thường, thi tuyển tại VKX gồm kiểm tra kiến thức chuyên môn và tiếng anh ( tùy từng vị trí mà kiểm tra cả hai lĩnh vực hay chỉ một lĩnh vực).
Phỏng vấn: Cán bộ tuyển dụng lập hội đồng tuyển dụng, sắp xếp, bố trí hợp lý
thời gian để các thành viên trong hội đồng phỏng vấn có thể cùng tham gia và địa điểm để phỏng vấn. Thông thường, buổi phỏng vấn sẽ có nhân viên của bộ phận nhân lực, nhân viên bộ phận cần tuyển dụng và có cả quản lý (tùy vào vị trí tuyển dụng). Sau khi kết thúc, cán bộ tuyển dụng cũng chịu trách nhiệm tổng hợp, lên danh sách những ứng viên trúng tuyển để trình cấp trên phê duyệt và có kế hoạch tiếp sau. Với những ứng viên khơng phù hợp với vị trí cơng việc tuyển dụng, cơng ty có thể lưu hồ sơ để liên lạc khi có vị trí phù hợp hoặc hủy hồ sơ của ứng viên đó.
Thử việc: Sau buổi phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ cân nhắc và quyết định
được ai sẽ trúng tuyển vào vị trí cần tuyển dụng. Khi đã đi tới thống nhất và quyết định, bộ phận tuyển dụng sẽ viết mail, gọi điện thoại cho ứng viên trúng tuyển để thông báo trúng tuyển và xếp lịch gặp tại công ty. Tại buổi gặp giữa chuyên viên nhóm nhân lực được giao nhiệm vụ với ứng viên trúng tuyển. Chuyên viên nhân lực sẽ giải đáp tất cả thắc mắc của ứng viên và sau đó kí kết hợp đồng thử việc. Thông thường, VKX thử việc trong vịng 2 tháng.
Tiếp nhận chính thức: Sau thời gian thử việc, theo dõi, đánh giá quá trình làm
việc của ứng viên, nếu ứng viên không thực hiện tốt cơng việc, cơng ty sẽ khơng tiếp nhận chính thức. Ngược lại, chuyên viên nhân sự sẽ trình cấp trên để quyết định việc ký kết hợp đồng chính thức cho ứng viên thực hiện tốt công việc. Ứng viên được tiếp nhận chính thức sẽ được hồn thiện đầy đủ các giấy tờ cần thiết và được cán bộ nhân sự bổ sung hồ sơ các hồ sơ nhân viên.
Quá trình tuyển dụng nhân lực tại Cơng ty TNHH VKX có thể được cụ thể hóa qua sơ đồ tiến trình với cơng việc được phân chia cụ thể cho các phịng, nhóm nhân viên như sau:
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 48
Hình 2.4: Quy trình tuyển dụng của Cơng ty TNHH VKX
Nguyễn Thị Giang – D10QTDN1 49
2.2.2. Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Cán bộ chuyên trách công tác đào tạo trong công ty là chị Châu Thị Hồng Duyên, đã tốt nghiệp cao học về chuyên ngành quản trị nhân lực với 6 năm kinh nghiệm, trực tiếp chịu sự quản lý của trưởng nhóm nhân lực chị Nguyễn Thanh Loan. Điều này cho thấy sự đảm bảo về kiến thức cũng như kinh nghiệm làm việc mà công ty yêu cầu ở một cán bộ đào tạo nhân lực.
2.2.2.1. Nhu cầu đào tạo của công ty
Căn cứ xác định nhu cầu đào tạo của công ty:
Hội đồng quản trị xác định phương hướng sản xuất kinh doanh: Thông qua chiến lược kinh doanh mà công ty có thể xác định được lượng lao động mới cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm là bao nhiêu, qua đó cơng ty có thể dự trù được lượng lao động mới, lĩnh vực cần đào tạo mới. Cùng đó với kế hoạch chi tiết hàng năm về sản phẩm, sản lượng cũng như doanh thu của mỗi ngành sản xuất kinh doanh mà ban TGĐ có thể xác định được số lao động cần bồi dưỡng, nâng cao trình độ để đáp ứng được những yêu cầu tương lai về công nghệ, quản lý, thị trường và nhân sự.
Thông qua đánh giá định kỳ của các trưởng phòng/ bộ phận để thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty.
Dựa vào thực tế của phịng/ bộ phận và bản tiêu chuẩn trình độ tối thiểu.
Cách tiến hành xác định nhu cầu đào tạo của công ty:
- Nhu cầu đào tạo năm:
Định kỳ vào đầu quý I hàng năm các cấp quản lý phối hợp với nhóm nhân lực xác định nhu cầu đào tạo cho người lao động về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật,…
Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của công ty, yêu cầu thực tế của bộ phận phòng ban, kết quả đánh giá định kỳ, bảng tiêu chuẩn trình độ tối thiểu, người phụ trách các bộ phận, phòng ban tập hợp, đánh giá, xác định nhu cầu đào tạo và đối tượng đào tạo, từ đó lập danh sách “Kế hoạch đào tạo” gửi phòng Quản trị và phát triển thương hiệu của công ty.