V Mẫu chứng từ ngoài quy định
11 Sổ thanh toỏn với sinh viờn về cỏc khoản thu,
3.3.2 Một số giải phỏp hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo mụ hỡnh ngoài cụng lập tại trường Đại học Chu Văn An:
3.3.2.1 Hoàn thiện bộ mỏy kế toỏn.
Hiệu quả của cụng tỏc kế toỏn trong bất kỳ đơn vị nào cũng phụ thuộc vào tổ chức bộ mỏy kế toỏn. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn ngoài phục vụ lợi ớch trực tiếp của đơn vị cũn cú ý nghĩa thiết thực cho quản lý Nhà nước. Vỡ vậy khụng ngừng cải tiến chất lượng bộ mỏy kế toỏn là một yờu cầu bắt buộc đối với cỏc trường Đại học theo mụ hỡnh ngoài cụng lập hiện nay.
Trong điều kiện hiện nay với quy mụ và đặc điểm hoạt động như vậy Trường Đại học Chu Văn An tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh tập trung là phự hợp. Mặc dự cụng tỏc kế toỏn đó được hỗ trợ đắc lực bởi cỏc chương trỡnh phần mềm kế toỏn, nhưng với số lượng nghiệp vụ phỏt sinh nhiều nếu mỗi kế toỏn phải kiờm nhiệm nhiều phần hành sẽ khụng trỏnh khỏi sự sai sút trong cụng tỏc kế toỏn. Vỡ vậy để nõng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của bộ mỏy kế toỏn nhà trường cần tuyển thờm nhõn viờn kế toỏn cú chuyờn mụn, nghiệp vụ và thực hiện phõn cụng, phõn nhiệm lại cỏc phần hành kế toỏn cho mỗi người phụ trỏch. Hoàn tất cỏc thủ tục về nhõn sự, về bổ nhiệm vị trớ kế toỏn trưởng để kiện toàn bộ mỏy trong đơn vị. Thường xuyờn dành quỹ kinh phớ đào tạo và đào tạo lại cho cỏn bộ kế toỏn để cập nhật kiến thức, thụng tin…về lĩnh vực đang phụ trỏch.
Mặc dự hiện nay quy mụ đào tạo của trường Đại học Chu Văn An khụng lớn lắm, cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh khụng nhiều và khụng đa dạng, nhưng qua khảo sỏt thực tế tại trường cần phải cú nhõn viờn làm kế toỏn
quản trị để thụng tin cho ban lónh đạo được nhanh hơn vỡ hiện nay cụng tỏc này cũn chưa được quan tõm đỳng mực.
Nhiệm vụ cụ thể của kế toỏn quản trị như sau:
- Xỏc định cỏc chỉ tiờu cần quản lý ở từng giai đoạn, từng cụng việc cụ thể: Thu học phớ, chi cho cỏc nhiệm vụ chớnh của trường.
- Thu nhận thụng tin theo chỉ tiờu đó chọn
- Xử lý thụng tin và hệ thống hoỏ thụng tin theo yờu cầu của Ban lónh đạo, Hội đồng Quản trị, Ban giỏm hiệu.
- Cung cấp thụng tin nhanh, chớnh xỏc.
Với đặc điểm của đơn vị cú thể tổ chức bộ mỏy hỗn hợp giữa kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị. Những phần hành thụng thường như kế toỏn vốn bằng tiền, TSCĐ, thanh toỏn, … kế toỏn viờn phụ trỏch sẽ đảm nhận luụn cả cụng tỏc kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị. Những phần hành quan trọng như tổng hợp thu, chi sẽ do kế toỏn trưởng đảm nhận, kể cả việc tổng hợp phõn tớch số liệu cũng được thực hiện bởi kế toỏn trưởng.
Nhà trường cần đầu tư cơ sở vật chất, tạo điều kiện cho cỏc kế toỏn làm việc hiệu quả hơn như đảm bảo mỗi kế toỏn một mỏy vi tớnh để chủ động ghi sổ khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Mặt khỏc phải lựa chọn phần mềm kế toỏn phự hợp với đặc thự của trường đại học tư thục.
3.3.2.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toỏn
Chứng từ kế toỏn là gốc của kiểm toỏn, là cơ sở để ghi Sổ kế toỏn, vỡ vậy chứng từ kế toỏn cú tớnh chất quyết định đến tớnh trung thực, chớnh xỏc, hợp lý và kịp thời của thụng tin kế toỏn. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhõn viờn kế toỏn là tổ chức tốt việc phản ỏnh, kiểm tra thụng tin kế toỏn trờn cỏc mẫu chứng từ đó được xõy dựng. Mặt khỏc, chứng từ kế toỏn phải được luõn chuyển khoa học, hợp lý, bảo quản lưu trữ theo quy định.
Trờn thực trạng tổ chức chứng từ kế toỏn tại trường Đại học Chu Văn An, cần hoàn thiện như sau:
bản đỏnh giỏ lại sản cố định để phục vụ quản lý TSCĐ trong đơn vị được tốt hơn. Hơn nữa, hầu hết trường khi tớnh khấu hao TSCĐ thường khụng theo mẫu quy định, và phải đăng ký với Bộ Tài chớnh về việc trớch khấu hao từng loại tài sản ( Mẫu biểu đỏnh giỏ lại TSCĐ 3.1 ).
Khi cú quyết định đỏnh giỏ lại TSCĐ, đơn vị phải thành lập Hội đồng đỏnh giỏ TSCĐ. Quyết định này do Hội đồng đỏnh giỏ xỏc nhận việc đỏnh giỏ lại TSCĐ và làm căn cứ để ghi sổ kế toỏn và cỏc tài liệu liờn quan đến số chờnh lệch (tăng, giảm) do đỏnh giỏ lại. Ghi đầy đủ nguyờn giỏ, giỏ trị hao mũn, giỏ trị cũn lại trờn sổ kế toỏn tại thời điểm đỏnh giỏ và ghi lại nguyờn giỏ, giỏ trị hao mũn, giỏ trị cũn lại sau khi đỏnh giỏ. Từ việc đỏnh giỏ lại TSCĐ đơn vị mới cú căn cứ gúp phần vào việc xỏc định giỏ trị tài sản thực cú của đơn vị, đõy là những thụng tin quan trọng trong việc quản lý tài chớnh đối với đơn vị.