ngoài cụng lập:
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn bao gồm nhiều cụng việc khỏc nhau, trong đú cú hai cụng việc chớnh là lựa chọn mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn và tổ chức lao động kế toỏn. Để thực hiện tốt việc tổ chức hạch toỏn kế toỏn trong cỏc trường Đại học theo mụ hỡnh ngoài cụng lập đỏp ứng được cả hai hỡnh thức kế toỏn: kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị. Cỏc đơn vị ngoài cụng lập cú thể sử dụng một trong ba mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn như sau:
* Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung
Theo mụ hỡnh này, mỗi đơn vị chỉ cú một phũng kế toỏn tập trung để thực hiện toàn bộ cụng việc kế toỏn của đơn vị. Toàn bộ khối lượng cụng việc kế toỏn từ khõu thu nhận chứng từ, hạch toỏn vào sổ sỏch, bỏo cỏo tài chớnh đều được thực hiện tại phũng. Cỏc bộ phận, đơn vị khỏc phụ thuộc khụng cú
bộ phận kế toỏn độc lập mà chỉ thu nhập, kiểm tra chứng từ, hạch toỏn ban đầu rồi định kỳ chuyển về phũng kế toỏn của đơn vị.
Phũng Kế toỏn phải tiến hành ghi sổ kế toỏn tổng hợp và chi tiết mọi hoạt động của đơn vị, trong đú đặc biệt chỳ ý đến việc hạch toỏn chi tiết ở cỏc bộ phận, khoa của đơn vị. Qua thụng tin, Phũng Kế toỏn sẽ nắm được tỡnh hỡnh biến động tài sản, nguồn kinh phớ ở tất cả cỏc bộ phận và tỡnh hỡnh chung của đơn vị.
Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung ỏp dụng thớch hợp đối với cỏc đơn vị quy mụ vừa và nhỏ, tổ chức hoạt động trờn địa bàn tập trung, điều kiện giao thụng đi lại thuận tiện.
Ưu điểm của mụ hỡnh này là đảm bảo sự lónh đạo tập trung, thống nhất cao đối với cụng tỏc kế toỏn như: Kiểm tra, giỏm sỏt, bỏo cỏo kế toỏn… Cỏc thụng tin kế toỏn được đưa ra nhanh chúng, chi tiết với độ thống nhất cao. Ngoài ra việc phõn cụng đối với nhõn viờn kế toỏn cũng như bố trớ cỏc trang thiết bị phục vụ cho cụng tỏc được tiến hành nhanh chúng, phự hợp.
Nhược điểm của mụ hỡnh là khụng thớch hợp với đơn vị cú phạm vi hoạt động rộng, cỏc bộ phận phụ thuộc của đơn vị cỏch xa trụ sở chớnh, đi lại khụng thuận tiện. Mặt khỏc do toàn bộ số liệu, xử lý số liệu tập trung về phũng kế toỏn nờn cụng việc thường dồn vào cuối thỏng, dễ ảnh hưởng đến tiến độ kiểm tra và lập bỏo cỏo kế toỏn. Khi trỡnh độ nghiệp vụ và cỏc trang thiết bị phục vụ cho cụng tỏc kế toỏn chưa cao thỡ việc chỉ đạo và giỏm sỏt của phũng kế toỏn đối với đơn vị phụ thuộc sẽ bị hạn chế.
Chi tiết mụ hỡnh kế toỏn tập trung (phụ lục số 05-A).
* Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn phõn tỏn
Theo mụ hỡnh này, ở mỗi trường cú Phũng Kế toỏn cũn ở cỏc đơn vị, khoa phụ thuộc đều cú bộ phận kế toỏn riờng. Phũng kế toỏn của trường chớnh phõn cụng, phõn nhiệm cho cỏc bộ phận kế toỏn ở cỏc cơ sở, khoa phụ thuộc
thực hiện cỏc phần hành kế toỏn phự hợp với sự phõn cấp quản lý tài chớnh, với cỏc chỉ tiờu hạch toỏn kinh tế của đơn vị. Phũng kế toỏn thực hiện việc hạch toỏn kế toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại văn phũng trung tõm, đồng thời nhận cỏc bỏo cỏc kế toỏn từ cỏc đơn vị, khoa phụ thuộc gửi lờn, dựa vào cỏc bỏo cỏo này và cỏc phỏt sinh tài chớnh ở văn phũng trung tõm để lập Bỏo cỏo tài chớnh chung cho toàn trường .
Cỏc bộ phận kế toỏn cấp dưới cú nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra, xử lý chứng từ ban đầu, hạch toỏn chi tiết, tổng hợp cỏc hoạt động tài chớnh ở cỏc đơn vị trực thuộc theo sự phõn cấp quản lý tài chớnh rồi định kỳ lập Bỏo cỏo gửi về phũng kế toỏn của trường. Nội dung cụng việc kế toỏn của cỏc bộ phận này tựy thuộc vào sự phõn cấp quản lý tài chớnh và cỏc chỉ tiờu hạch toỏn kinh tế được giao cho từng cơ sở, khoa.
Ưu điểm của mụ hỡnh này là tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo hoạt động ở cỏc đơn vị trực thuộc được nhanh nhạy, sỏt sao. Đồng thời phỏt huy tớnh chủ động, vai trũ chức năng của kế toỏn bộ phận.
Hạn chế của mụ hỡnh là khụng thuận tiện cho việc chuyờn mụn húa cụng tỏc kế toỏn. Mụ hỡnh tổ chức kế toỏn phõn tỏn chỉ phự hợp với đơn vị cú quy mụ lớn, cú nhiều đơn vị, khoa trực thuộc ở cỏc địa điểm cỏch xa nhau được phõn cấp quản lý tài chớnh, mỗi đơn vị, khoa thực hiện một nhiệm vụ hoạt động giảng dạy riờng, kinh doanh riờng trong nhiệm vụ chung của toàn trường.
Chi tiết mụ hỡnh kế toỏn phõn tỏn (phụ lục số 05-B).
* Mụ hỡnh tổ chức kế toỏn hỗn hợp
Đõy là sự kết hợp giữa mụ hỡnh TCKT tập trung và TCKT phõn tỏn. Ở trường cú phũng kế toỏn trung tõm, ở cỏc đơn vị, khoa trực thuộc cú quy mụ tương đối lớn hoặc cú bộ mỏy quản lý hoàn chỉnh cỏch xa đơn vị chớnh đũi hỏi việc HTKT đầy đủ để cung cấp thụng tin phục vụ cho quản lý nờn phải
thành lập phũng kế toỏn ở cỏc đơn vị, khoa trực thuộc này. Cỏc đơn vị, khoa trực thuộc khỏc chưa cú phũng kế toỏn riờng thỡ chỉ bố trớ nhõn viờn kế toỏn làm nhiệm vụ hạch toỏn ban đầu hoặc bỏo sổ. Phũng kế toỏn trung tõm cú nhiệm vụ hạch toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh ở văn phũng trường, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh ở đơn vị, khoa trực thuộc khụng cú TCKT riờng, tổng hợp bỏo cỏo kế toỏn ở cỏc đơn vị trực thuộc cú TCKT riờng, lập bỏo cỏo kế toỏn toàn đơn vị.
Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn vừa tập trung, vừa phõn tỏn là mụ hỡnh tối ưu cho cỏc đơn vị trực thuộc quy mụ khỏc nhau, tỡnh hỡnh phõn cấp quản lý và hạch toỏn khỏc nhau, trỡnh độ quản lý ở cỏc đơn vị khụng đều nhau, cỏc đặc điểm, điều kiện địa lý khỏc nhau. Thụng qua mụ hỡnh này sẽ tạo điều kiện tăng cường HTKT ở cỏc đơn vị trực thuộc lớn, cũng như kế toỏn đơn vị, phự hợp với việc phõn cụng kế toỏn và phõn cấp quản lý tài chớnh.
Như vậy khi muốn vận dụng một trong ba loại hỡnh tổ chức bộ mỏy trờn đũi hỏi phải xuất phỏt từ đặc điểm, quy mụ, mụi trường hoạt động của mỗi trường, tỡnh hỡnh phõn cấp tài chớnh trong đơn vị, yờu cầu, trỡnh độ quản lý, trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ kế toỏn và tỡnh hỡnh cỏc trang thiết bị phục vụ cho cụng tỏc kế toỏn.
Bộ mỏy kế toỏn trường tổ chức theo mụ hỡnh nào cũng phải đỏp ứng được yờu cầu tổ chức khoa học, hợp lý lao động của nhõn viờn kế toỏn.
Chi tiết mụ hỡnh kế toỏn tập trung (phụ lục số 05-C).
Tổ chức lao động kế toỏn:
Bộ mỏy kế toỏn trờn gúc độ tổ chức lao động kế toỏn là tập hợp đồng bộ cỏc cỏn bộ nhõn viờn kế toỏn để đảm bảo thực hiện khối lượng cụng tỏc kế toỏn phần hành với đầy đủ cỏc chức năng thụng tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Tổ chức lao động kế toỏn khoa học, hợp lý đối với đơn vị sẽ tạo cho nhõn viờn hoàn thành nhiệm vụ được giao và nõng cao hiệu quả cụng việc.
Nhất là đối với cỏc trường đại học theo mụ hỡnh ngoài cụng lập thỡ việc bố trớ lao động sao cho hợp lý, năng động trong cụng việc, một người phải biết làm nhiều phần hành cụng việc, ớt người với mức tiết kiệm tối đa.
Trong cỏc trường đại học theo mụ hỡnh ngoài cụng lập, cú thể bố trớ cỏn bộ kế toỏn vào cỏc vị trớ sau đõy:
- Kế toỏn trưởng: Cú nhiệm vụ tổ chức, điều hành cụng việc kế toỏn trong đơn vị và chịu sự lónh đạo của Ban giỏm hiệu và Hội đồng Quản trị.
- Kế toỏn thu: Phản ỏnh cỏc khoản thu hoạt động phỏt sinh tại đơn vị như: Thu tiền học phớ, lệ phớ, phớ tuyển sinh, thu cho thuờ cơ sở vật chất và cỏc khoản thu khỏc.
- Kế toỏn vốn bằng tiền: Theo dừi số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động cỏc loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ và vàng bạc, kim loại quý, đỏ quý tại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại ngõn hàng, kho bạc.
- Kế toỏn thanh toỏn: cú nhiệm vụ theo dừi cỏc khoản nợ phải thu, khoản phải trả của cỏc đối tượng trong và ngoài đơn vị: cỏc khoản mua tài sản, vật tư hoặc dịch vụ cụng cộng chưa thanh toỏn cho người cung cấp, tiền cụng phải trả cho người lao động, cỏc khoản thu nhập phải chia cho người gúp vốn, thuế phải nộp nhà nước và cỏc khoản phải trả phải thu khỏc …
- Kế toỏn vật tư, tài sản: Cú nhiệm vụ theo dừi số lượng, giỏ trị hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của tài sản, vật tư. Ngoài ra phản ỏnh số lượng, nguyờn giỏ và hao mũn tài sản cố định của đơn vị.
- Kế toỏn nguồn vốn, quỹ: Theo dừi số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động cỏc nguồn kinh phớ đó hỡnh thành tài sản cố định, kinh phớ đầu tư xõy dựng cơ bản, kinh phớ hoạt động, kinh phớ thực hiện dự ỏn, kinh phớ khỏc và vốn, quỹ của đơn vị, theo dừi dự ỏn xõy dựng của nhà trường.
- Kế toỏn chi: Phản ỏnh cỏc khoản chi phớ về vật tư, tiền cụng, khấu hao tài sản, dịch vụ mua ngoài và cỏc khoản chi phớ bằng tiền của hoạt động đơn
vị mỡnh, hoạt động sản xuất dịch vụ và hoạt động đầu tư xõy dựng cơ bản.
- Kế toỏn tổng hợp: Theo dừi cỏc chỉ tiờu tổng quỏt để lập bảng cõn đối tài khoản và một số bỏo cỏo kế toỏn khỏc.
Số lượng nhõn viờn kế toỏn tựy thuộc vào quy mụ hoạt động của đơn vị, trỡnh độ nhõn viờn kế toỏn và đặc biệt là cỏc trang thiết bị phục vụ cụng tỏc kế toỏn.
Túm lại, nội dung Chương 1 đó tổng hợp và hệ thống húa cỏc vấn đề lý luận về nhiệm vụ, quyền hạn, cũng như đặc điểm tổ chức hoạt dộng và tổ chức quản lý tài chớnh đối với trường Đại học theo mụ hỡnh ngoài cụng lập. Bờn cạnh đú, Luận văn đó phõn tớch những nguyờn tắc và nội dung cơ bản của tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong cỏc Trường Đại học theo mụ hỡnh ngoài cụng lập. Việc nghiờn cứu cơ sở lý luận về tổ chức cụng tỏc kế toỏn và tổ chức bộ mỏy kế toỏn trong cỏc trường Đại học theo mụ hỡnh ngoài cụng lập cú ý nghĩa quan trọng để soi rọi lại thực tiễn, phõn tớch thực tiễn và đỏnh giỏ thực tiễn.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CHU VĂN AN