- Giấy chứng nhận số lượng cũng phải có sự giám sát của đại diện phía
3.2.2. Thống nhất tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ
Thế nào là một bộ chứng từ phù hợp hay là một bộ chứng từ không có lỗi. Đôi khi mỗi lỗi của chứng từ có thể không thể làm ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng của hàng hoá hay lợi nhuận của hợp đồng mà đơn thuần chỉ về mặt kĩ thuật giấy tờ. Tuy nhiên, điều này không phù hợp với nhiệm vụ kiểm tra chứng từ của ngân hàng. BIDV cần phải luôn coi lỗi kĩ thuật là lỗi của chứng từ. BIDV phải có nhiệm vụ đối với người xin mở còng như người hưởng lợi về việc tìm ra và xử lý những lỗi này.
- Trong điều 14(b) của UCP600, việc không thực hiện thanh toán cho tới ngày thứ 5 bất chấp là chứng từ xuất trình hòan tòan hợp lệ với L/C có được chấp nhận không? . Trong điều 14(f) ghi ‘ngân hàng sẽ chấp nhận chứng từ được xuất trình thể hiện được chức năng của chứng từ được yêu cầu’. Cụ thể như Giấy chứng nhận chất lượng thì phải ghi : hàng hóa đã được kiểm định và xác nhận là trong tình trạng tốt chứ không được ghi hàng hóa xuất xứ từ Việt nam
- Các điều kiện không chứng từ nên được bỏ qua ngay cả khi nó được kết nối với chứng từ được yêu cầu như : tàu chuyên chở phải dưới 20 tuổi hay container phài là FCL (full container loaded).
Trong phạm vi có thể, nên tránh việc phát hành hay xác nhận những L/C có điều kiện không chứng từ để tránh những hiểu lầm đáng tiếc. Những điều kiện không chứng từ sẽ bị bỏ qua vì không có bằng chứng (chứng từ) để kiểm tra sự phù hợp. Nếu chứng từ quy định chứa đựng nội dung mâu thuẫn với điều kiện đó thì chứng từ này không phù hợp theo điều 14(d)
- Theo điều 16 (iii) của UCP600, lựa chọn mới sau đây được đưa vào Thông báo từ chối “ Ngân hàng phát hành đang giữ chứng từ cho tới khi nào nhận được chấp nhận bất hợp lệ của người mở L/C và đồng ý chấp nhận nó hoặc nhận những chỉ thị khác từ người xuất trình trước khi đồng ý chấp nhận bất hợp lệ đó”
Để tránh việc phải đưa vào trong thông báo từ chối lựa chọn trên, nên đưa vào trong L/C điều khỏan sau “Trong trường hợp chứng từ xuất trình theo đây được quyết định là có bất hợp lệ, ngân hàng phát hành có thể tìm kiếm một chấp nhận bất hợp lệ đó từ người mở L/C. Nếu có được chấp nhận bất hợp lệ đó, ngân hàng phát hành có thể giải phóng bộ chứng từ và thực hiện thanh tóan dù bất kỳ thông tin nào trước đó gửi tới người xuất trình chứng từ chỉ ra rằng ngân hàng phát hành đang đang giữ chứng từ với sự định đoạt của người xuất trình, trừ khi ngân hàng phát hành được chỉ thị khác bởi người xuất trình trước khi giải phóng bộ chứng từ”.
Nhưng sự đánh giá tính phù hợp của một bộ chứng từ ở các ngân hàng khác nhau lại không giống nhau trong mọi trường hợp. Và trong thực tiễn trên thế giới cũng như VN có sự trợ giúp về mặt pháp lý của các bộ luật, tiền tệ liên quan đến lĩnh vực này. Cần lưu ý một số điểm mà các ngân hàng thường có ý kiến khác nhau khi nói rõ về tính phù hợp của bộ chứng từ :
• Lỗi chính tả
Các ngân hàng thường bỏ qua những lỗi chính tả mà không ảnh hưởng tới nội dung chứng từ làm ảnh hưởng tính thống nhất của bộ chứng từ vì sai sót này thuộc về lỗi đánh máy. Nhưng đôi khi chỉ vì một lỗi chữ cái song ngân hàng lại không thể bỏ qua bởi nó đã làm thay đổi tính chất của hàng hoá hoặc chứng từ.
Các doanh nghiệp VN khi tham gia thanh toán tại BIDV hay bị các đối tác nước ngoài trì hoãn việc thanh toán với những lỗi chính tả rất nhỏ. Việc chậm trả này thường có sự giúp đỡ của các ngân hàng phát hành L/C, đặc biệt là những ngân hàng mà quan hệ đại lí chưa thật thân thiện. Với BIDV, những chứng từ hàng nhập gửi đến đòi tiền với những lỗi chính tả như trên thường
được bỏ qua. Điều này cũng thể hiện sự hợp tác trong quan hệ thanh toán của BIDV với các ngân hàng bạn. Trên thực tế, không phảI ngân hàng nào cũng thân thiện như BIDV, hơn nữa trong điều kiện bất lợi thì ngân hàng cũng cố tìm ra mọi lỗi dù nhỏ nhất để bảo vệ khách hàng của mình; BIDV cần phải xem kĩ và chỉ cho khách hàng của mình sửa lỗi dù rằng chỉ là lỗi chính tả.
• Những điều kiện cần và không cần chứng từ.
Các doanh nghiệp đôi khi lầm lẫn khi nghĩ rằng: Bất cứ điều kiện nào được nêu trong L/C thì nhà xuất khẩu phảI xuất trình chứng từ chứng minh điều kiện đó đã được thoả mãn, dù là chứng từ đó không được ghi trong điều khoản về xuất trình chứng từ. Trên thực tế đã có trường hợp những chứng từ không được nêu ra điều khoản về chứng từ cần xuất trình nhưng lại cần thiết để chứng minh cho điều kiện khấc của L/C.
Ví dụ: L/C có ghi những điều kiện khác: “Sau khi giao hàng người hưởng phải thông báo cho người mở chi tiết về hàng hoá, số tiền, tên tàu, ngày giao hàng…” nhưng lại không thể yêu cầu xuất trình “Bản xác nhận vầ bản điện thông báo” cho người hưởng đó. Trong trường hợp này, ngân hàng không có trách nhiệm kiểm tra điều kiện thông báo giao hàng có thực hiện hay không. Những trường hợp tương tự đã được các ngân hành trên thế giới yêu cầu ICC giải đáp. Trong cuốn “Case study on Documentayr Credit”, ICC cũng đã nêu lên quan điểm của mình: Theo điều 14 (h), UCP 600 qui định “nếu tín dụng có điều kiện mà không qui định chứng từ xuất trình phảI phù hợp với điều kiện đó, thì ngân hàng sẽ coi điều kiện đó là không có và không xem xét đến”.
Trong khuôn khổ bản điều lệ không nêu rõ các điều kiện cần hay không cần chứng từ, nhưng bản thân BIDV phải tư vấn cho khách hàng để đưa ra quyêt định yêu cầu hay không yêu cầu những chứng từ xuất hiện để thoả mãn các điều kiên của L/C.