3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản cho
Căn cứ đềra giải pháp:
- Căn cứ phân tích tại Chương 2 về những công việc đã làm được và cịn hạn chếtrong quản lý vốn ĐTXDCB tại Tổng Cơng ty Du lịch Hà Nội: Cụ thểvề cơ cấu bộmáy hoạt động, phương thức làm việc và những hạn chếtrong quá trình triển khai.
- Căn cứ định hướng phát triển về tổ chức bộ máy của Tổng Công ty Du lịch Hà Nội giai đoạn 2022 - 2025.
- Căn cứ định hướng kế hoạch đầu tư các dự án do Tổng Công ty Du lịch Hà Nội làm Chủ đầu tư giai đoạn 2022 -2025, trong đó Tổng Cơng ty Du lịch Hà Nội sẽtrực tiếp đầu tư khoảng 24 –25 dựán, chủyếu là các dựán Khách sạn nghỉ dưỡng, các dự án Bất động sản có quy mơ lớn và các khu dân cư, khu nhà ở, tổng vốn đầu
tư phát triển khoảng 15.000 tỷ đồng.
Mục tiêu của giải pháp
Mục tiêu của giải pháp: Hồn thiện mơ hình tổchức là một yêu cầu khách quan, phù hợp với quy luật phát triển. Đểquản lý có hiệu quảthì vấn đềchun mơn hố mơ hình tổ chức là cần thiết, tránh những chồng chéo về nhiệm vụ và trách nhiệm trong quản lý.
Nội dung của giải pháp:
+ Lập Đề án thành lập Ban QLDA chung cho tồn Tổng Cơng ty.
+ Sáp nhập toàn bộcác Ban QLDA hiện tại đểthành lập một Ban QLDA chung của Tổng Công ty Du lịch Hà Nội. Cơ cấu Ban QLDA chung bao gồm các Phịng
chức năng sau: Phịng Hành chính - Nhân sự; Phòng Kinh tế - Kế hoạch; Phòng Kỹ
thuật; trên cơ sở các bộ phận trước đây (có bổ sung thêm một số phịng chức năng khác như Phịng Tài chính - Kế tốn nếu cần thiết).
+ Rà sốt lại tồn bộ CBCNV của các Ban Quản lý dự án hiện tại của Tổng Cơng ty Du lịch Hà Nội, đểbốtrí các cơng việc phù hợp. Những CBCNV không đáp ứng đủtiêu chuẩn đềra, chuyển Phịng Tổ chức Cán bộbốtrí các cơng việc phù hợp hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động. Tổ chức tuyển chọn thêm nhân sự có năng lực và kinh nghiệm để bố trí làm việc tại các Phòng chức năng của Ban QLDA
ĐTXDCB.
- Đơn vịthực hiện:
+ Ban Điều hành giao nhiệm vụ cho Phòng Tổ chức Cán bộ thực hiện việc lập
Đề án thành lập Ban QLDA chung của Tổng Công ty Du lịch Hà Nội.
+ Phòng Tổchức Cán bộ căn cứchức năng nhiệm vụ của Tổng Công ty Du lịch Hà Nội tham khảo mơ hình hoạt động của các Tập đồn, Tổng Cơng ty khác, đồng thời phối hợp với các Ban QLDA hiện tại đểxây dựng Đề án thành lập Ban QLDA chung của Tổng Công ty Du lịch Hà Nội
+ Phòng Tổchức Cán bộphối hợp với các Ban QLDA hiện tại tiến hành rà sốt lại tồn bộ CBCNV đang làm việc tại các Ban QLDA để bố trí các cơng việc phù hợp.
+ Tổ chức tuyển chọn thêm nhân sự có năng lực và kinh nghiệm đểbố trí làm việc tại các Phịng chức năng của Ban QLDA.
- Thời gian thực hiện:
+ Quý III/2022 –Quý IV/2022: Rà sốt hoạt động tồn bộ các BQLDA, lập Đề
+ Cuối Quý IV/2022: Thành lập Ban QLDA chung. - Mơ hình Ban QLDA Tổng Công ty:
Sơ đồmới tổ chức Ban QLDA Tổng Công ty Du lịch Hà Nội như sau:
(Nguồn: Tổng Công ty Du lịch Hà Nội)
- Nhiệm vụ cụ thểcủa các Phịng thuộc Ban QLDA:
Ø Phịng Hành chính - Nhân sự (3 người):
+ Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, sử dụng, đào tạo nhân sự từng thời kỳ của
Ban theo hướng dẫn và quy định của Tổng công ty.
+ Giám sát và quản lý kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Hướng dẫn, chỉ đạo, khuyến khích nhân viên làm việc có hiệu quả. Kích thích và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển.
+ Tiếp nhận, xử lý kịp thời thông tin đầu vào, đầu ra hàng ngày của phịng:
Cơng văn, quyết định, đề xuất, đềnghị của người lao động, các đơn thư… và trình giám đốc quyết định (nếu cần thiết).
+ Triển khai việc điều động nhân sự dưới sự chỉ đạo của Giám đốc.
+ Theo dõi và quản lý Hợp đồng lao động của Cán bộ công nhân viên trong Ban.
+ Triển khai cơng tác tun truyền chế độ, chính sách, tiền lương và các qui định hiện hành liên quan đến quyền và nghĩa vụcủa người lao động.
+ Theo dõi việc thực hiện nội quy lao động, kỷ luật lao động
+ Theo dõi và quản lý hồ sơ, bằng cấp chun mơn, chứng chỉan tồn, PCCC. Cung cấp bản chụp hồ sơ, lý lịch cán bộ công nhân viên khi có nhu cầu.
+ Tham gia các Hội đồng: Phỏng vấn tuyển dụng lao động, xét nâng bậc lương hàng năm cho người lao động, xét thi đua khen thưởng, xét kỷluật lao động đối với Cán bộ công nhân viên trong Ban.
+ Nghiên cứu, từng bước hệthống hoá và qui chuẩn hoá các biểu mẫu, tài liệu
lưu trữ. Ứng dụng tin học trong quản lý.
+ Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao.
Ø Phòng Kinh tế - Kế hoạch (10 người):
+ Trực tiếp làm việc với các cơ quan chức năng địa phương đểhoàn tất toàn bộ
các thủtục pháp lý liên quan đến việc thiết kế, xây dựng cơng trình và đưa cơngtrình
đi vào hoạt động. Báo cáo các hoạt động liên quan đến đầu tư xây dựng các dựán do Ban quản lý.
+ Phối hợp với các phòng chức năng của Ban lập hồ sơ mời thầu các gói thầu của các dự án; Đềxuất nhân sựtham gia tổ xét thầu; Làm các thủtục đăng tải thông báo mời thầu; Tổchức công tác bán hồ sơ mời thầu, xét thầu; Chuẩn bịnội dung các hợp đồng kinh tế trình Giám đốc xem xét quyết định; Tổ chức đàm phán hợp đồng với Nhà thầu để cùng đi đến thống nhất nhằm đảm bảo được lợi ích cao nhất cho Tổng công ty; Quản lý, theo dõi các Hợp đồng kinh tế một cách khoa học, bảo mật
theo đúng quy định của Tổng công ty. Thực hiện các chế độ báo cáo, tổng hợp các hợp đồng nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra và công tác kếhoạch của Tổng cơng ty.
+ Phối hợp với các phịng ban có liên quan tổchức tổng hợp đểhoàn thành các hồ sơ thanh quyết toán, hồ sơ thanh lý hợp đồng với các Nhà thầu.
Ø Phòng Kỹthuật (20 người):
+Tham mưu, báo cáo với Giám đốc Ban/Tổng công ty các hoạt động liên quan
đến lĩnh vực kỹ thuật.
+ Phối hợp với các phịng có liên quan trong cơng tác đấu thầu các gói thầu của dựán.
+ Trực tiếp kiểm tra, giám sát việc thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản đảm bảo
đúng quy định của Nhà nước, Tổng cơng ty.
+ Chủ trì theo dõi giám sát thi công đảm bảo theo thiết kế, tiến độ, dự toán và chịu trách nhiệm về chất lượng cơng trình. Lập hồ sơ liên quan xây dựng như nhật ký cơng trình, biên bản nghiệm thu khối lượng từng phần, nghiệm thu, chạy thử và bàn giao cơng trình, biên bản phát sinh tăng giảm khối lượng. Lập hồ sơ hồn cơng
và phối hợp các phòng ban liên quan làm các thủ tục tạm ứng, thanh quyết tốn hợp
đồng.
3.2.2 Hồn thiện quy trình cơng việc quản lý các dự án đầu tư xây dựng
cơ bản tại Tổng Công ty Du lịch Hà Nội
a) Căn cứ đềra giải pháp:
- Căn cứ phân tích về tiến độ và chi phí thực hiện các hạng mục cơng trình
ĐTXDCB tại Chương 2.
- Căn cứ định hướng phát triển của Tổng Công ty Du lịch Hfa Nội về việc xây dựng, hoàn thiện các quy định, quy trình thực hiện các cơng việc của Tổng Cơng ty Du lịch Hà Nội giai đoạn 2020-2025.
- Trình tự thực hiện, đơn vị thực hiện:
+ Thành lập Tổ cơng tác do Phịng Tổ chức Cán bộ chủ trì phối hợp với các BQLDA và các phòng chức năng của Tổng Cơng tyđểthực hiện việc hồn thiện các quy trình làm việc của Ban QLDA và các quy trình về các cơng việc có liên quan như thẩm định thiết kế, thẩm định dựtoán, thanh quyết toán,….
+ Tổ cơng tác có trách nhiệm rà sốt lại tồn bộcác quy trình về khảo sát, thiết kế, đấu thầu, thanh quyết toán, quản lý dự án,… đối chiếu với quy định của pháp luật hiện hành để phân tích, đánh giá những điểm phù hợp, chưa phù hợp của các quy định, quy trình đang áp dụng.
+ Tham khảo các quy trình, quy định của các Tập đồn, Tổng Cơng ty có quy mơ và lĩnh vực hoạt động tương tự như Tổng Công ty Du lịch Hà Nội, tổ chức họp các Phòng, Ban liên quan đểxây dựng các quy trình mới, phù hợp với quy định của pháp luật và đảm bảo tính khả thi.
+ Báo cáo Ban Lãnh đạo Tổng Công ty về kết quá thực hiện, soạn thảo và đề nghịban hành các quyết định phê chuẩn những quy định, quy trình nêu trên.
- Thời gian thực hiện:
+ Quý III/2022: Rà soát các quy định vềkhảo sát, thiết kế, đấu thầu, thanh quyết toán, quản lý dự án,….
+ Quý IV/2022: Xây dựng các quy định, quy trình mới.
+ Cuối Quý I/2023: Sau khi thành lập Ban QLDA chung cho toàn Tổng Công ty, Ban Lãnh đạo Tổng Công ty sẽ ban hành các quy định, quy trình mới vềcác cơng việc liên quan đến hoạt động của Ban QLDA đểáp dụng ngay.
Một số nội dung chính cần quan tâm khi xây dựng các quy định, quy trình mới: • Đối với công tác khảo sát:
Công tác khảo sát địa hình, địa chất là rất quan trọng (giai đoạn lập thiết kếkỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công). Cán bộ thiết kế căn cứ vào địa hình, địa chất, các đặc tính cơ lý của đất để làm cơ sở tính tốn thiết kế. Nếu khảo sát địa hình, địa chất không chuẩn xác kéo theo thiết kế sai làm tăng khối lượng tăng chi phí nhân cơng, tăng chi phí máy.
Đẩy mạnh cơng tác giám sát, nghiệm thu khối lượng, chất lượng của công tác khảo sát. Ngay cảnội bộ đơn vị Tư vấn cũng thực hiện chưa nghiêm chỉnh, các Chủ đầu tư, các Ban QLDA gần như khoán trắng cho Tư vấn. Thực tếnhiều sửa đổi phát sinh kinh tế làm tăng chi phí cũng do chủ yếu là cơng tác khảo sát làm chưa chính xác.
Các nội dung cần quan tâm:
+ Cử cán bộ có trách nhiệm phối hợp kịp thời và đồng bộ với đơn vị Tư vấn trong việc lập nhiệm vụ và phương án khảo sát trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kịp thời đúng tiến độ.
+ Phối hợp với các cơ quan chức năng, các đơn vị quản lý vận hành cung cấp hồ sơ kĩ thuật, hồ sơ các cơng trình có liên quan, các số liệu hạ tầng kỹ thuật khác cho đơn vị Tư vấn.
+ Thường xuyên liên hệ với đơn vị Tư vấn để giải quyết các khó khăn vướng mắc trong công tác khảo sát.
+ Phê duyệt phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng do nhà thầu Tư vấn lập. Phương án đó phải đáp ứng được yêu như phù hợp với nhiệm vụ khảo sát xây dựng được Chủ đầu tư phê duyệt, tuân thủ các tiêu chuẩn về khảo sát xây dựng được áp dụng, chủ đầu tư phải thực hiện giám sát khảo sát xây dựng, chủ đầu tư phải nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng.
Lựa chọn Nhà thầu theo Luật đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu trên cơsởcạnh tranh giữa các nhà thầu. Đấu thầu là một phương pháp quản lý dự án có hiệu quả nhất, tiên tiến nhất. Đây là nguyên tắc quản lý đầu tư và xây dựng nhằm chống độc quyền, tăng cường cạnh tranh thể hiện ở chỗ tạo ra sự cạnh tranh để làm động lực cho sự phát triển, cả về năng lực, kinh nghiệm, sức mạnh tài chính đề phù hợp với nền kinh tế thị trường phát triển. Thực hiện Luật đấu thầu, các Nhà thầu tham gia đấu thầu phải chứng minh có đủ năng lực và kinh nghiệm, phải có các giải pháp được đánh giá là khảthi cùng với giá cảcạnh tranh với các đối thủ khác và tất cảcác vấn đềnày phải được thể hiện thông qua hồ sơ dựthầu. Lựa chọn nhà thầu bằng hình thức đấu thầu sẽ giúp ta chọn được nhà thầu có năng lực có kinh nghiệm và với một giá thành cạnh tranh.
Các nội dung cần quan tâm:
Từthực tếáp dụng các dựán ởTổng Công ty thời gian qua, chúng tôi thấy Ban QLDA cần tiến hành tổng kết rút kinh nghiệm mặt được và chưa được, đồng thời tập trung chỉ đạo để đạt hiệu quả cao hơn. Gắn chủ trương điều chỉnh lại kế hoạch đầu tư theo hướng tập trung dứt điểm sẽlà một điều kiện thuận lợi cho cơng tác đấu thầu. Đề nghị:
- Các gói thầu thuộc hình thức chỉ định thầu, Ban QLDA phải trình hồ sơ năng lực của ít nhất 3 nhà thầu đểTổng công ty xem xét.
-Nâng cao năng lực của cán bộthực hiện cơng tác đấu thầu và có cán bộchuyên sâu phụ trách đấu thầu của các dự án.
- Hoàn thiện cách đánh giá năng lực của nhà thầu cho phù hợp hơn: Bởi lẽcịn có nhiều ý kiến cho rằng vẫn có khoảng cách lớn giữa hồ sơ kinh nghiệm, khả năng tài chính được thểhiện qua bài thầu với thực lực của nhiều nhà thầu.
3.2.3. Nâng cao chất lượng nhân lực của Ban quản lý các dự án đầu tư
xây dựng cơ bản tại Tổng Công ty Du lịch Hà Nội
a) Căn cứ đềra giải pháp:
- Căn cứ phân tích về tiến độ thực hiện các hạng mục cơng trình, các hạn chế trong quá trình triển khai cơng tác đấu thầu, giám sát, thanh quyết toán,… tại Chương 2.
- Căn cứ định hướng phát triển của Tổng Công ty về việc nâng cao chấtlượng đội ngũ CBCNV của Tổng Công ty giai đoạn 2020– 2025.
b) Nội dung của giải pháp:
Việc nâng cao chất lượng nhân sựcủa dự án được tiến hành thường xuyên, liên tục để đảm bảo tất cả nhân sự đều có năng lực và kinh nghiệm, có thể triển khai tốt nhiệm vụ được giao.
Sau khi rà sốt lại cơng việc của tồn bộ CBCNV các BQLDA hiện tại, xây dựng Đềán sắp xếp nhân sự cho Ban QLDA mới, cần thiết phải tiến hành nâng cao chất lượng nhân lực của BQLDA ngay trong giai đoạn 2022 - 2025.
Đối tượng cần nâng cao chất lượng nhân lực, hình thức thực hiện:
+ Cán bộ Lãnh đạo Ban QLDA: Cử tham gia các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về trình độquản lý dự án.
+ Các CBCNV hiện đang làm việc tại các BQLDA được sắp xếp làm việc tại Ban QLDA mới: Lần lượt cử đi tập huấn các lớp nghiệp vụ đểnâng cao chất lượng nguồn nhân lực hiện có. Mặt khác, giai đoạn hiện nay có rất nhiều Luật mới được ban hành như Luật Đầu tư, Luật Xây dựng, Luật Đất đai, … nên cũng rất cần thiết phải tham gia các lớp học vềkiến thức pháp luật đểnắm vững những quy định pháp lý trong công tác quản lý vốn đầu tư XDCB. Cụ thể, tham gia các lớp sau:
+ Lớp bồi dưỡng về kiến thức pháp luật liên quan đến công tác quản lý dự án như Luật Xây dựng và các nghị định hướng dẫn thi hành.
+ Lớp nghiệp vụvề đấu thầu.
+ Lớp nghiệp vụvềgiám sát thi công xây dựng, giám sát, đánh giá đầu tư. + Lớp nghiệp vụvềhợp đồng xây dựng, thanh quyết toán,...
Tuyển dụng mới các CBCNV: Tuyển dụng những người có năng lực và kinh nghiệm quản lý dựán. Cần thiết vẫn cử đi học các lớp nghiệp vụnêu trên đểbổsung