7. Kết cấu của đề tài
2.2. Tình hình tài liệu lưu trữ của các cơ quan Bộ
2.2.1. Loại hình tài liệu
Loại hình tài liệu tại các cơ quan Bộ chủ yếu gồm có: Tài liệu giấy; tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm; tài liệu điện tử.
Trong các loại hình tài liệu trên, tài liệu giấy chiếm số lượng lớn nhất với nội dung phong phú và đa dạng. Tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm có khối lượng khơng nhiều. Tài liệu điện tử chiếm một khối lượng ít và tính đến nay hầu như chưa giao nộp vào LTCQ Bộ.
2.2.2. Thành phần tài liệu
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan Bộ đã hình thành một khối lượng lớn tài liệu có giá trị về chính trị, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học và cơng nghệ… Những tài liệu này bao gồm: Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên để báo cáo, xin ý kiến; tài liệu của các cơ quan hữu quan gửi đến để trao đổi, phối hợp; tài liệu của chính cơ quan Bộ sản sinh ra: chiếm nhiều nhất và quan trọng nhất trong Phông lưu trữ cơ quan Bộ, gồm có tài liệu của các Vụ, Văn phịng Bộ, Thanh tra Bộ; tài liệu của các tổ chức đoàn thể trong cơ quan Bộ.
Tài liệu PLTCQ Bộ là một trong các thành phần quan trọng của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, là nguồn tài liệu có giá trị và thường xuyên nộp lưu vào LTLS.
2.2.3. Nội dung tài liệu
Nội dung tài liệu của các cơ quan Bộ chủ yếu gồm có: Tài liệu tổng hợp; tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị công sở; tài liệu về quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu về thi đua, khen thưởng; tài liệu về tổ chức, cán bộ; tài liệu về lao động- tiền lương; tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức;
tài liệu về tài chính, kế tốn; tài liệu về xây dựng cơ bản; tài liệu về khoa học công nghệ; tài liệu về hợp tác quốc tế; tài liệu về pháp chế; tài liệu về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng; tài liệu về đảng, cơng đồn, đoàn thanh niên.
Ngoài ra, tùy vào chức năng và nhiệm vụ của từng cơ quan Bộ mà hình thành tài liệu có nội dung mang tính chất chun mơn, chuyên ngành riêng như: PLTCQ Bộ Nội vụ có nội dung tài liệu quản lý nhà nước về tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên. PLTCQ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có nội dung tài liệu quản lý nhà nước về lao động, tiền lương; việc làm; giáo dục nghề nghiệp; bảo hiểm xã hội; an toàn, vệ sinh lao động; người có cơng; bảo trợ xã hội; trẻ em; bình đẳng giới; phịng, chống tệ nạn xã hội. PLTCQ Bộ Tài chính có nội dung tài liệu quản lý nhà nước về tài chính - ngân sách; hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm. PLTCQ Văn phịng Chính phủ có nội dung tài liệu phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở…
2.2.4. Số lượng tài liệu
Ngoài số lượng tài liệu đã được giao nộp vào LTLS, hiện nay trong kho lưu trữ của các cơ quan Bộ đang bảo quản số lượng tài liệu tương đối lớn, cụ thể: Bộ Nội vụ có 1.750 mét tài liệu; Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội có 1.200 mét tài liệu; Bộ Tài chính có 9.554 mét tài liệu; Văn phịng Chính phủ có 1.800 mét tài liệu.
Trong kho lưu trữ của các cơ quan Bộ hiện nay thường có 3 khối tài liệu sau:
- Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh: Tài liệu đã được phân loại, LHS, XĐGTTL
và lập CCTCKHTLLT như MLHS, CSDL tra tìm trên máy.
- Tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: Tài liệu chủ yếu mới được phân loại, LHS, chưa
XĐGTTL, tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp xếp và biên mục theo quy định, CCTCKHTLLT chưa hoàn chỉnh.
trong các thùng catton, trong đó bao gồm tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn; tài liệu hết giá trị bảo quản và tài liệu khơng có giá trị bảo quản.
THỐNG KÊ TÀI LIỆU TRONG KHO LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN BỘ
Tên cơ quan
Tài liệu đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức (mét) Đã chỉnh lý hoàn chỉnh (mét) Đã chỉnh lý sơ bộ (mét) Chưa chỉnh lý (mét) Ghi chú (1=2+3+4) (2) (3) (4) Bộ Nội vụ 1.750 1.400 0 350 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội 1.200 530 0 670 Bộ Tài chính 9.554 2.120 2.507 4.927 Văn phịng Chính phủ 1.800 1.100 500 200
Căn cứ số liệu thống kê ở trên, tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh chiếm đa số trong tổng số tài liệu đang bảo quản tại kho LTCQ Bộ Nội vụ (1.400 mét/1.750 mét) và Văn phịng Chính phủ (1100 mét/1800 mét). Cơ quan chỉnh lý được nhiều tài liệu nhất là Bộ Tài chính: 2.120 mét tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh và 2.507 mét tài liệu chỉnh lý sơ bộ. Cơ quan chỉnh lý tài liệu với số lượng ít nhất là Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (530 mét). Về tài liệu chưa chỉnh lý, Văn phịng Chính phủ là cơ quan cịn ít tài liệu tồn đọng nhất (200 mét); thứ hai là Bộ Nội vụ còn 350 mét; thứ ba là Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cịn 670 mét; cuối cùng là Bộ Tài chính có gần một nửa tài liệu chưa chỉnh lý (4.927 mét tài liệu/tổng số 9.554 mét).