7. Kết cấu của đề tài
3.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ
3.2.3. Nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong xác định giá trị tài liệu
XĐGTTL là một nghiệp vụ có vị trí quan trọng trong cơng tác chỉnh lý và là một cơng việc phức tạp, có tính chất quyết định tới chất lượng và số phận của TLLT. Ý nghĩa của công tác này càng được khẳng định khi mà khối lượng tài liệu
trong những năm gần đây tăng lên không ngừng. Để nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong XĐGTTL, ngoài việc căn cứ vào lý luận của lưu trữ học về các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn XĐGTTL, cần phải dựa vào các công cụ XĐGTTL sau:
- Bảng THBQ tài liệu: Có thể căn cứ vào nhiều bảng THBQ khác nhau như bảng THBQ mẫu, bảng THBQ tài liệu tiêu biểu, bảng THBQ tài liệu phổ biến, bảng THBQ tài liệu của các ngành và liên ngành.
- Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan Bộ.
- Danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào các lưu trữ quốc gia. - Danh mục các sự kiện lịch sử: Khi XĐGTTL, nhất là loại hủy tài liệu đối với các tài liệu sản sinh ra trong bối cảnh lịch sử đặc biệt, cần lưu ý các mốc lịch sử quan trọng của quốc gia trong các năm 1945, 1954, 1957, 1959, 1960, 1964, 1968, 1972, 1973, 1975…; mốc lịch sử hình thành và phát triển của ngành; mốc sự kiện thành lập, sát nhập, giải thể cơ quan...
- Danh mục tài liệu hủy giản đơn.
- Bản hướng dẫn XĐGTTL đối với phông/khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. - Quy chế XĐGTTL.
Ngồi ra, trong q trình XĐGTTL cần tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đặc biệt là những người làm chuyên môn.
3.2.4. Đa dạng và hiện đại hóa cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ
Mục đích của việc đa dạng và hiện đại hóa CCTCKHTLLT nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý TLLT, đặc biệt là giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, chính xác tài liệu và thơng tin trong tài liệu khi có các yêu cầu khai thác của độc giả. Từ những hạn chế của CCTCKHTLLT hiện nay ở LTCQ Bộ, chúng tôi đề xuất như sau:
- Việc lập MLHS phải phù hợp đặc điểm tài liệu trong phông lưu trữ, tình hình chỉnh lý tài liệu và đơn vị hình thành phơng theo từng phơng lưu trữ. Cần lập MLHS có THBQ vĩnh viễn riêng và MLHS có THBQ riêng để thuận tiện cho việc bảo quản, giao nộp hồ sơ có giá trị vĩnh viễn vào LTLS và loại ra những hồ sơ hết THBQ trong MLHS để tiêu hủy.
- Tăng cường lập công cụ tra cứu tài liệu là “mục lục tài liệu trong hồ sơ” trên máy tính (khơng sử dụng tờ mục lục văn bản in sẵn để biên mục thủ công như
hiện nay). Lập mục lục tài liệu trong hồ sơ trên máy tính sẽ cho ta mục lục văn bản in ra và được lưu trong hồ sơ, đồng thời có cơ sở dữ liệu để chiết xuất, in ấn khi cần thiết và giúp tra cứu từng văn bản trong hồ sơ nhanh chóng mà chưa cần phải xem trực tiếp tài liệu. Cùng với các loại công cụ tra cứu tài liệu khác, công cụ tra cứu “mục lục tài liệu trong hồ sơ” sẽ bổ sung, hỗ trợ lẫn nhau trong việc tra tìm tài liệu của độc giả.
Tiểu kết chương 3
Từ những kết quả nghiên cứu ở các Chương 1 và Chương 2, chúng tơi đề xuất nhóm giải pháp chung và nhóm giải pháp về nghiệp vụ để nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ. Nhóm giải pháp chung gồm có các giải pháp cụ thể như: tăng cường chỉ đạo, kiểm tra chất lượng LHS trước khi giao nộp vào LTCQ để giảm thiểu chỉnh lý tài liệu; xây dựng và hoàn thiện các văn bản quy định, hướng dẫn về chỉnh lý TLLT; nâng cao nhận thức và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tăng cường đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động chỉnh lý TLLT; tuyển dụng đội ngũ công chức, viên chức đủ về số lượng, đáp ứng các yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ và quan tâm đến chế độ chính sách cho người làm lưu trữ; đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ; đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin trong công tác chỉnh lý TLLT; nâng cao chất lượng kiểm tra cơng tác chỉnh lý TLLT. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ gồm có các giải pháp cụ thể là: xây dựng phương án PLTL trong chỉnh lý; nâng cao chất lượng LHS và biên mục hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu; nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong XĐGTTL; đa dạng và hiện đại hóa CCTCKHTLLT.
Chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ có ảnh hưởng khơng nhỏ tới hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan, công việc chuyên môn của các cán bộ, công chức; ảnh hưởng trực tiếp đến việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu, phát huy giá trị TLLT, nộp lưu tài liệu vào LTLS và tiêu hủy tài liệu hết giá trị về mọi phương diện. Vì vậy, cần có giải pháp đồng bộ để góp phần nâng cao chất lượng công tác này.
KẾT LUẬN
Đề tài luận văn “Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ (qua thực tế tại một số Bộ)” đã đạt được những mục tiêu đề ra trên cơ sở thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu.
Để có cơ sở nghiên cứu, đánh giá một cách khoa học về chỉnh lý TLLT, đề tài đã trình bày, luận giải những vấn đề lý luận cơ bản và cơ sở pháp lý về chỉnh lý TLLT ở Chương 1. Nhằm chứng minh cho vấn đề nghiên cứu, Chương 2 của đề tài đã phản ánh khái quát bức tranh thực trạng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ thông qua hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ với những kết quả đạt được, đặc biệt là những hạn chế và nguyên nhân. Từ kết quả nghiên cứu ở Chương 1 và Chương 2, đề tài đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ ở Chương 3 với nhóm giải pháp chung và nhóm giải pháp nghiệp vụ.
Chúng tôi cho rằng các giải pháp này rất thiết thực, khả quan và triển vọng, bởi vì cơng tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý TLLT nói riêng ngày càng được Nhà nước quan tâm, đầu tư do vai trị và ý nghĩa của cơng tác này mang lại cho xã hội. Những kết quả đạt được của đề tài đã có đóng góp nhất định về lý luận và thực tiễn. Tuy nhiên, đề tài khơng tránh được sai sót, vì vậy chúng tơi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Q thầy, cơ giáo, các nhà nghiên cứu và đồng nghiệp.
“Đi ngược thời gian tìm cội nguồn đích thực Lưu trữ còn nặng nợ với nước non”
Trong tôi luôn xúc động và trăn trở khi nhớ đến hai câu thơ đó. Nó cho tơi
hiểu hơn trách nhiệm của những người “gánh trên vai” ký ức của lịch sử, của quốc gia, của dân tộc. Ngành Lưu trữ nói chung đạt được thành tích như ngày hơm nay là bởi sự cống hiến, hy sinh thầm lặng của biết bao thế hệ đi trước. Các công chức, viên chức làm nghề lưu trữ không chỉ là người “trông, giữ kho”, là “con ong” chăm chỉ chỉnh lý kho tài liệu bó gói, tích đống, mà cịn là những “chuyên gia” quản lý ngành về lưu trữ. Để gìn giữ và phát huy truyền thống tốt đẹp đó, tơi xin nguyện là “con ong chun cần” khơng ngại gian lao cực nhọc, cùng ngành Lưu trữ đem “mật ngọt cho đời” và giữ chân lý sáng ngời cho muôn đời mai sau./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (2013), Quyết định số 1486/QĐ- LĐTBXH ngày 3/10/2013 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 về việc
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
3. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 về việc
quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
4. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 về việc
hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.
5. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 về việc
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
6. Bộ Nội vụ (2012), Báo cáo số 2960/BC-BNV ngày 17/8/2012 về việc tổng
kết 05 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
7. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
8. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 về việc
hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
9. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 về việc
hướng dẫn về quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.
10. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 về việc hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
11. Bộ Nội vụ (2015), Quyết định số 394/QĐ-BNV ngày 20/5/2015 về việc
ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan Bộ Nội vụ.
12. Bộ Nội vụ (2016), Quyết định số 3839/QĐ-BNV ngày 18/10/2016 về việc ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của cơ quan Bộ Nội vụ.
13. Bộ Nội vụ (2018), Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20/4/2018 về việc quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng Bộ Nội vụ.
14. Bộ Tài chính (2013), Thơng tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 về
việc quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính.
15. Bộ Tài chính (2016), Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 về
việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính.
16. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
17. Chính phủ (2016), Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 về quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ.
18. Chính phủ (2016), Nghị định 150/2016/NĐ-CP ngày 11/11/2016 về quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng Chính phủ.
19. Chính phủ (2017), Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03/4/2017 về việc
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
20. Chính phủ (2017), Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26/7/2017 về việc
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính.
21. Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam.
22. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNN ngày 19/5/2004 về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
23. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2006), Công văn số 879/VTLTNN- NVĐP ngày 19/12/2006 về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
24. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2009), Quyết định số 128/QĐ- VTLTNN ngày 01/6/2009 về việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000.
25. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2012), Quyết định số 310/QĐ- VTLTNN ngày 21/12/2012 về việc ban hành “Quy trình tạo lập cở dữ liệu tài liệu lưu trữ”.
hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
27. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2017), Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên ngành - Những vấn đề đặt ra”.
28. Nguyễn Mạnh Cường (năm 2000), Xây dựng các công cụ hướng dẫn xác
định giá trị tài liệu- vấn đề cấp thiết của ngành Lưu trữ nước ta, Khóa luận tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
29. Trần Châu Giang (năm 1999), Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học kỹ
thuật tài liệu Phông lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Khóa luận tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
30. Nguyễn Văn Hàm (1989), “Một số vấn đề về chỉnh lý tài liệu văn kiện phông lưu trữ cơ quan Bộ”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 3.
31. Chu Thị Hậu chủ biên (2016), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội.
32. Phạm Thanh Hoa (năm 2001), Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu dự án tại Vụ Hợp tác quốc tế - Bộ Công nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp, Tư
liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
33. Nguyễn Duy Hợp (năm 2004), Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Phông
lưu trữ Bộ Công nghiệp (1995-2003), Khóa luận tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
34. Phan Thị Hoàng Hương (năm 2000), Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Phông lưu trữ cơ quan Bộ (qua thực tiễn chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ cơ quan Bộ Cơng nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
35. Nguyễn Đăng Khải (1994), “Tổ chức chỉnh lý tài liệu – Những vấn đề đặt ra”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 1.
36. Dương Văn Khảm chủ biên (2000), Công tác văn thư lưu trữ, Nhà xuất
37. Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa Thơng tin, Hà Nội.
38. Lê Văn Khảm (1987), “Nhìn lại cơng tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài
liệu lưu trữ chưa được lập hồ sơ trong 25 năm qua”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 4.
39. Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015), Lưu trữ học đại cương, NXB
Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh.
40. Nguyễn Xuân Nung (1968), “Vài nét về phương hướng công tác chỉnh
lý tài liệu văn kiện tài liệu lưu trữ của các Bộ và cơ quan Trung ương”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 4.
41. Trịnh Thị Kim Oanh (năm 2000), Chỉnh lý khoa học tài liệu các cơng trình xây dựng cơ bản tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thơn, Khóa luận tốt
nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
42. Đỗ Ngọc Phác (1974), “Muốn làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải có phương án phân loại cụ thể”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ.
43. Vũ Thị Phụng (1986), “Một số kinh nghiệm chỉnh lý tài liệu của các cơ
quan đã giải thể thuộc Bộ Vật tư”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 3.
44. Vũ Thị Phụng (2006), Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản, Nhà xuất