7. Kết cấu của đề tài
1.2. Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Tính đến nay, các quy định pháp luật về chỉnh lý TLLT hoặc có liên quan đến chỉnh lý TLLT được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành là:
Một là, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thơng qua ngày 11/11/2011. Trong Luật này có giải thích “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” (Khoản 13, Điều 2); quy định về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, tổ chức chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý và yêu cầu cơ bản của tài liệu sau khi chỉnh lý (Điều 15); quy định chỉnh lý tài liệu là một trong các hoạt động dịch vụ lưu trữ (Khoản 33, Điều 36) và quy định kinh phí cho chỉnh lý tài liệu của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã
hội được bố trí trong dự tốn ngân sách nhà nước hàng năm (Khoản 1, Điều 39). Hai là, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Trong đó Khoản 4, Điều 20 quy định: “Đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về văn thư, lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp”.
Ba là, Chỉ thị số 05/2007/CT- TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Tại Chỉ thị này, Thủ tướng đã yêu cầu các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm: “Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đến năm 2010, các ngành, các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang cịn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ”.
Bốn là, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Ở Chỉ thị này, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu “Bộ trưởng các bộ, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, các tập đồn kinh tế và tổng công ty nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm chỉ đạo: “Chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức”.
Năm là, Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy. Theo đó, định mức chỉnh lý 01 mét tài liệu giấy bao gồm định mức lao động chỉnh lý tài liệu (lao động trực tiếp, lao động phục vụ (2% của lao động trực tiếp) và lao động quản lý (5% của tổng lao động trực tiếp và phục vụ) và định mức vật tư, văn phịng phẩm phục vụ cơng tác chỉnh lý tài liệu áp dụng cho hai nhóm: tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn.
Sáu là, Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy. Theo đó, đơn giá
chỉnh lý tài liệu giấy được tính cho 01 mét giá tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý gồm đơn giá tiền lương (Tiền lương cơ bản của bước công việc + Tiền lương bổ sung theo chế độ bước công việc + Các khoản nộp theo lương của bước công việc + Phụ cấp độc hại) chia cho 26 ngày x 8 giờ x 60 phút và đơn giá vật tư, văn phòng phẩm tại thời điểm mua.
Bảy là, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Theo đó, THBQ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn. Bảng THBQ tài liệu phổ biến áp dụng đối với 14 nhóm hồ sơ, tài liệu. Bảng THBQ được quy định trong Thông tư được dùng làm căn cứ xây dựng bảng THBQ tài liệu chuyên ngành.
Tám là, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Trong đó có Điều 29 về chỉnh lý tài liệu: Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
Chín là, Thơng tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ. Theo Thông tư này, các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ phải đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ nơi tổ chức đó đóng trụ sở hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đối với cá nhân. Đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ phải tuân thủ các quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp vụ của người tham gia hành nghề và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) trong q trình thực hiện dịch vụ; đảm bảo bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân; giải trình hoặc cung cấp tài liệu, thơng tin liên quan khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật; báo cáo định kỳ bằng văn bản về Sở Nội vụ nơi đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ. Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ được quyền quyết định việc lựa chọn cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đồng thời có trách nhiệm quản lý, giám sát về quá trình và kết quả thực hiện hợp
đồng dịch vụ lưu trữ đã được ký kết.
Ngoài các quy định nêu trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ra Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu theo ISO 9001:2000, trong đó quy định chi tiết 23 bước chỉnh lý và tương ứng với mỗi bước là trách nhiệm của lưu trữ viên theo ngạch bậc; Công văn số 283/VTLTNN ngày 19/5/2004 hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, trong đó nêu các cơng việc cụ thể phải làm trong chỉnh lý tài liệu từ giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý (5 bước), giai đoạn thực hiện chỉnh lý (9 bước) và giai đoạn kết thúc chỉnh lý (3 bước)…
Có thể nói, đến nay LTCQ Bộ đã có tương đối đầy đủ căn cứ pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý TLLT. Những văn bản được ban hành đã tạo cơ sở và điều kiện quan trọng để tổ chức thực hiện chỉnh lý TLLT trong thời gian qua.
Tiểu kết chương 1
Ở Chương này, tác giả nghiên cứu những vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT. Qua việc trình bày, giải thích và làm rõ nội hàm một số khái niệm liên quan để hiểu đúng về chỉnh lý TLLT; đề tài phân tích và làm rõ mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc, yêu cầu, nội dung nghiệp vụ chỉnh lý TLLT; đồng thời làm rõ khái niệm chất lượng, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý và các tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT. Bên cạnh đó, đề tài đã cung cấp có hệ thống các quy định về chỉnh lý TLLT được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. Bên cạnh một số kết quả đạt được trong công tác chỉnh lý TLLT, thực tiễn hiện nay, nhiều tài liệu của các Bộ đang trong tình trạng bó gói, tích đống nhiều năm chưa được phân loại, LHS, XĐGTTL, lập công cụ tra cứu để phục vụ việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, trong thời điểm hiện nay, thực hiện chỉnh lý TLLT là giải pháp cần thiết nhằm xử lý, giải quyết các khối tài liệu tồn đọng, nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản và loại hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan Bộ.
Những kết quả trên là cơ sở để nghiên cứu, đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ ở Chương 2 và đề xuất một số giải pháp ở Chương 3 nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ.
Chương 2
THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ) 2.1. Khái quát về cơ quan Bộ và tổ chức lưu trữ của cơ quan Bộ
2.1.1. Số lượng, vị trí và chức năng, cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ
Theo Nghị quyết của Quốc hội về cơ cấu tổ chức của Chính phủ nhiệm kỳ 2016- 2021, số lượng và danh sách các Bộ, cơ quan ngang Bộ được quy định:
- Cơ quan Bộ (gồm 18 Bộ): Bộ Quốc phịng, Bộ Cơng an, Bộ Ngoại giao, Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Cơng Thương, Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Xây dựng, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Y tế.
- Cơ quan ngang Bộ (gồm 4 cơ quan): Ủy ban Dân tộc, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Thanh tra Chính phủ, Văn phịng Chính phủ.
Căn cứ Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016, Bộ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về một hoặc một số ngành, lĩnh vực và dịch vụ cơng thuộc ngành, lĩnh vực trong phạm vi tồn quốc.
Theo Điều 40, Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015, cơ cấu tổ chức của Bộ gồm có: Vụ, Văn phịng, Thanh tra, Cục, Tổng cục, đơn vị sự nghiệp công lập.
2.1.2. Tổ chức lưu trữ của cơ quan Bộ
Hiện nay có một số Bộ thành lập Phòng Văn thư riêng và Phòng Lưu trữ riêng như: Văn phịng Chính phủ có Phịng Lưu trữ, Bộ Tài chính có Phịng Lưu trữ - Thư viện; một số Bộ thành lập Phòng Phòng Văn thư-Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính (ví dụ Bộ Nội vụ); một số Bộ thành lập Phòng Hành chính thuộc Văn phịng Bộ (ví dụ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội).
Việc thành lập Phịng Lưu trữ thuộc Văn phịng Bộ, có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc Bộ là một điểm nổi trội trong tổ chức bộ máy làm công tác lưu trữ ở Bộ hiện
nay. Sở dĩ như vậy là vì, trước năm 2010, công tác lưu trữ rất hạn chế, không được thực thi nghiêm túc, việc tổ chức khoa học tài liệu hầu như khơng có gì. Từ khi thành lập Phịng Lưu trữ đã giúp cho cơng tác lưu trữ của các Bộ dần đi vào nề nếp, công chức lưu trữ có điều kiện về cơ sở vật chất và thời gian để thực hiện nghiệp vụ tốt hơn, việc giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào LTLS được thực hiện theo quy định.
2.2. Tình hình tài liệu lưu trữ của các cơ quan Bộ
2.2.1. Loại hình tài liệu
Loại hình tài liệu tại các cơ quan Bộ chủ yếu gồm có: Tài liệu giấy; tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm; tài liệu điện tử.
Trong các loại hình tài liệu trên, tài liệu giấy chiếm số lượng lớn nhất với nội dung phong phú và đa dạng. Tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm có khối lượng khơng nhiều. Tài liệu điện tử chiếm một khối lượng ít và tính đến nay hầu như chưa giao nộp vào LTCQ Bộ.
2.2.2. Thành phần tài liệu
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan Bộ đã hình thành một khối lượng lớn tài liệu có giá trị về chính trị, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học và cơng nghệ… Những tài liệu này bao gồm: Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên để báo cáo, xin ý kiến; tài liệu của các cơ quan hữu quan gửi đến để trao đổi, phối hợp; tài liệu của chính cơ quan Bộ sản sinh ra: chiếm nhiều nhất và quan trọng nhất trong Phông lưu trữ cơ quan Bộ, gồm có tài liệu của các Vụ, Văn phịng Bộ, Thanh tra Bộ; tài liệu của các tổ chức đoàn thể trong cơ quan Bộ.
Tài liệu PLTCQ Bộ là một trong các thành phần quan trọng của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, là nguồn tài liệu có giá trị và thường xuyên nộp lưu vào LTLS.
2.2.3. Nội dung tài liệu
Nội dung tài liệu của các cơ quan Bộ chủ yếu gồm có: Tài liệu tổng hợp; tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị công sở; tài liệu về quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu về thi đua, khen thưởng; tài liệu về tổ chức, cán bộ; tài liệu về lao động- tiền lương; tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức;
tài liệu về tài chính, kế tốn; tài liệu về xây dựng cơ bản; tài liệu về khoa học công nghệ; tài liệu về hợp tác quốc tế; tài liệu về pháp chế; tài liệu về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng; tài liệu về đảng, cơng đồn, đoàn thanh niên.
Ngoài ra, tùy vào chức năng và nhiệm vụ của từng cơ quan Bộ mà hình thành tài liệu có nội dung mang tính chất chun mơn, chun ngành riêng như: PLTCQ Bộ Nội vụ có nội dung tài liệu quản lý nhà nước về tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên. PLTCQ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có nội dung tài liệu quản lý nhà nước về lao động, tiền lương; việc làm; giáo dục nghề nghiệp; bảo hiểm xã hội; an toàn, vệ sinh lao động; người có cơng; bảo trợ xã hội; trẻ em; bình đẳng giới; phịng, chống tệ nạn xã hội. PLTCQ Bộ Tài chính có nội dung tài liệu quản lý nhà nước về tài chính - ngân sách; hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm. PLTCQ Văn phịng Chính phủ có nội dung tài liệu phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở…
2.2.4. Số lượng tài liệu
Ngoài số lượng tài liệu đã được giao nộp vào LTLS, hiện nay trong kho lưu trữ của các cơ quan Bộ đang bảo quản số lượng tài liệu tương đối lớn, cụ thể: Bộ Nội vụ có 1.750 mét tài liệu; Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội có 1.200 mét tài liệu; Bộ Tài chính có 9.554 mét tài liệu; Văn phịng Chính phủ có 1.800 mét tài liệu.
Trong kho lưu trữ của các cơ quan Bộ hiện nay thường có 3 khối tài liệu sau:
- Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh: Tài liệu đã được phân loại, LHS, XĐGTTL
và lập CCTCKHTLLT như MLHS, CSDL tra tìm trên máy.
- Tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: Tài liệu chủ yếu mới được phân loại, LHS, chưa
XĐGTTL, tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp xếp và biên mục theo quy định,