7. Kết cấu của đề tài
3.1. Nhóm giải pháp chung
3.1.3. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về
nhân về chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ nói chung và chỉnh lý TLLT nói riêng làm cho mọi cán bộ, cơng chức nhận thức đầy đủ vai trị, tầm quan trọng của công tác lưu trữ, TLLT đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, từ đó có nhận thức đúng về chỉnh lý TLLT, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chỉnh lý TLLT nhằm bảo vệ và phát huy giá trị của TLLT. Để công tác phổ biến, giáo dục pháp luật về lưu trữ, chỉnh lý TLLT có hiệu quả, làm cho đối tượng hình thành thói quen, tình cảm đối với pháp luật và có hành vi xử sự phù hợp, có ý thức chấp hành, tuân thủ pháp luật, cần phải đa dạng các hình thức phổ biến, giáo dục pháp luật như: Tuyên truyền miệng; thơng qua hệ thống báo in, báo hình, tạp chí ngành, các trang tin hoặc Internet (website, fanpage của cơ quan); biên soạn, phát hành tài liệu pháp luật; thông qua việc dạy và học trong các trường đào tạo về văn thư, lưu trữ; tổ chức sinh hoạt chuyên đề, câu lạc bộ về chỉnh lý TLLT, cuộc thi tìm hiểu pháp luật về lưu trữ và chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ…
- Đối với lãnh đạo cơ quan Bộ: Phải quan tâm, đầu tư thích đáng cho cơng tác chỉnh lý TLLT, nghiêm túc thực hiện Điều 15, Luật lưu trữ 2011: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
- Đối với công chức LTCQ Bộ: Vai trị của cơng chức LTCQ, người trực tiếp quản lý kho lưu trữ là rất quan trọng trong việc tham mưu với lãnh đạo để ra quyết định về chỉnh lý TLLT. Văn bản quy định về chỉnh lý TLLT có đầy đủ tất cả các bước, các cơng việc cần làm, tuy nhiên công chức lưu trữ cần phải biết đối với khối tài liệu của cơ quan thì cần làm gì, nên làm gì hoặc ưu tiên làm gì trước để cơng việc chỉnh lý đạt hiệu quả cao và lượng kinh phí phù hợp, cần thiết nhất.
- Đối với các cơ quan sử dụng dịch vụ chỉnh lý TLLT: Cần lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chỉnh lý có đủ năng lực theo quy định của pháp luật. Đồng thời phát huy vai trò, trách nhiệm trong quản lý, giám sát quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng chỉnh lý, để tránh tình trạng hợp đồng được nghiệm thu nhưng chất lượng sản phẩm chỉnh lý không được đảm bảo.
- Đối với các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân cung cấp dịch vụ chỉnh lý TLLT: Nghiêm túc thực hiện các điều khoản hợp đồng ký kết và các quy định hiện hành của Nhà nước về chỉnh lý TLLT. Bên cạnh đó, trong q trình thực hiện hợp đồng chỉnh lý, phải đảm bảo an toàn TLLT, tránh làm hỏng, làm rách, làm mất tài liệu, lộ lọt thông tin tài liệu, đặc biệt là thơng tin quan trọng, thơng tin mật có trong TLLT. Ngồi ra, cần có sự phối hợp, hợp tác với các cơ quan quản lý nhà nước trong công tác quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và đội ngũ lao động chỉnh lý TLLT.