3.3 CÁC GIẢI PHÁP
3.3.2 Giải pháp 2: Thành lập Ban quản lý chương trình sản xuất theo tiêu chuẩn của
theo tiêu chuẩn của chương trình cà phê UTZ Certified
3.3.2.1Nội dung giải pháp
Bộ nguyên tắc UTZ là phức tạp, đòi hỏi các bên liên quan phải tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn này. Do đó, nhằm nâng cao hiệu quả của việc gia nhập chương trình cà phê có chứng nhận UTZ cũng như xây dựng mọi hoạt động của giải pháp liên kết trồng cà phê bền vững đạt hiệu quả cao thì cần thành lập Ban quản lý chương trình sản xuất (UTZ Certified). Ban quản lý sẽ tổ chức và vận hành Hệ thống quản lý nội bộ để đảm bảo quy trình sản xuất, thu hoạch, chế biến và xuất khẩu theo tiêu chuẩn của chương trình cà phê có chứng nhận UTZ.
3.3.2.2Mục tiêu đề xuất giải pháp
Tác giả đề xuất giải pháp này nhằm các mục tiêu sau: thứ nhất là chọn được vùng nguyên liệu thực hiện cà phê bền vững theo tiêu chuẩn của chương trình cà phê có chứng nhận UTZ. Nơng dân thực hiện quy trình: trồng, chăm sóc bảo quản, chế biến cà phê theo nguyên tắc thực hành nông nghiệp tốt. Thứ hai là giám sát tồn bộ quy trình từ sản xuất cho đến xuất khẩu để đảm bảo tuân thủ Bộ nguyên tắc UTZ.
Thứ ba, tổ chức và thực hiện Hệ thống quản lý nội bộ, nhận diện các quá trình và
phương pháp thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu của chương trình. Cuối cùng là đảm bảo tính hiệu quả khi tham gia chương trình cà phê có chứng nhận UTZ.
3.3.2.3Các bước thực hiện
Mô tả trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận, nhận diện các quá trình và phương pháp thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu của chương trình cà phê có chứng nhận UTZ về cách thức thực hiện, các yêu cầu của luật định cũng như giám sát chặt chẽ việc thực hiện theo sơ đồ tổ chức ở hình 3.2. Doanh nghiệp xuất khẩu cam kết
xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý và thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn UTZ. Việc áp dụng và tuân thủ Bộ tiêu chuẩn UTZ được thực hiện bằng cách:
- Nhận biết các quá trình cần thiết trong hệ thống và áp dụng chúng trong toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp xuất khẩu.
- Xác định trình tự và mối tương quan của các quá trình này. Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo tác nghiệp và kiểm sốt các q trình này có hiệu lực.
- Đảm bảo sẵn sàng các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ cho hoạt động tác nghiệp và theo dõi các quá trình này. Thực hiện các hành động cần thiết để đạt kết quả dự định và cải tiến liên tục.
a. Ban Quản lý dự án
- Phối hợp với Bộ phận phát triển vùng nguyên liệu để triển khai các kế hoạch hoạt động.
- Tiến hành kiểm tra và tự đánh giá mức độ tuân thủ Bộ nguyên tắc UTZ thông qua bản tự đánh giá do Ban quản lý cung cấp.
- Giúp Ban quản lý dự án nắm rõ giá cà phê địa phương.
- Tích cực phối hợp với Ban Điều phối tổ chức thanh tra nội bộ hàng năm và đột xuất.
- Tích cực phối hợp với Ban Điều phối, tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ các đoàn thanh tra quốc tế khi có đợt thanh tra cấp chứng nhận, hoặc thanh tra mở rộng.
- Báo cáo tình hình hoạt động có liên quan đến cà phê ở địa phương như: canh tác, mậu dịch, hội thảo, tập huấn, các dự án đang và sắp triển khai lên Ban Điều phối. Định kỳ, thu tồn bộ sổ nơng hộ từ các trưởng câu lạc bộ và nộp cho Ban điều phối.
b. Bộ phận phát triển vùng nguyên liệu
- Tổ chức khảo sát chọn vùng nguyên liệu thực hiện cà phê bền vững cấp chứng nhận UTZ Certified. Tổ chức nhóm, tổ canh tác cà phê bền vững.
- Hướng dẫn nông dân tham gia dự án ký cam kết. Tiến hành lấy mẫu đất phân tích, vẽ sơ đồ vườn cà phê tham gia dự án, đo lượng mưa và dự báo lượng mưa các vùng nguyên liệu chọn tham gia dự án, cắm biển vườn cây.
- Tiếp cận, nghiên cứu và tổ chức hội thảo & tập huấn về các bộ nguyên tắc, bộ tiêu chuẩn của UTZ Certified cho các nhóm nơng dân thuộc dự án cà phê bền vững. Tổ chức tập huấn kỹ thuật canh tác cà phê bền vững, tập huấn sức khỏe và an tồn lao động.
- Thực hiện q trình theo dõi, giám sát bà con nơng hộ tham gia cà phê bền vững áp dụng các tiêu chí của UTZ. Kiểm tra ghi chép nhật ký nông hộ. Thu thập số liệu, tiến hành đánh giá nội bộ, mời tổ chức UTZ đánh giá cấp chứng nhận chính thức. Giúp các tổ, nhóm nơng dân tiếp cận các tổ chức tín dụng, giúp các nhóm kết nối với các hãng sản xuất phân bón có chất lượng.
BAN GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN GIÁM SÁT HÀNG TRUY NGUYÊN BỘ PHẬN PHÁT TRIỂN VÙNG NGUYÊN LIỆU
Nhóm 1 TỔ 1 TỔ 2 TỔ n Nhóm 2 TỔ 1 TỔ 2 TỔ n Nhóm n TỔ 1 TỔ 2 TỔ n BQL CHƯƠNG TRÌNH SẢN XUẤT THEO UTZ
Hình 3.2 : Sơ đồ tổ chức Ban quản lý chương trình sản xuất theo tiêu
chuẩn của chương trình cà phê UTZ Certified
Nơ ng dân tham gia UTZ Nơng d â n th a Nơng d â n th a
- Quản lý, thanh tra nội bộ, cấp mã số cho các thành viên. Cấp sổ bán hàng, tổ chức thu mua và nhận hàng có chứng nhận. Tổ chức bán cà phê có chứng nhận UTZ.
- Phối hợp quản lý việc mua hàng thông qua các đại lý (nếu có) loại hàng có chứng nhận UTZ tại vùng nguyên liệu và đảm bảo thực hiện những cam kết với thành viên trong chương trình.
c.Thành viên
- Ghi chép sổ nơng hộ là một trong những tiêu chí quan trọng cần phải tuân thủ. Do vậy, thành viên phải thường xuyên ghi chép đầy đủ các chi thu phát sinh liên quan đến cà phê như: doanh thu, chi phí, kế hoạch bón phân, loại phân bón, thời điểm bón, kế hoạch tưới nước, số lượng dầu tưới, số công tưới, thời gian tưới, sử dụng loại thuốc trừ sâu bệnh nào, mua ở đâu, tại sao phải sử dụng,… vào sổ nơng hộ.
- Hồn thiện và tn thủ Bộ nguyên tắc UTZ theo kế hoạch do Ban quản lý triển khai định kỳ hàng năm...
- Hàng năm tiến hành tự đánh giá thông qua bản tự đánh giá do Ban quản lý cung cấp.
- Khi bán cà phê có chứng nhận phải xuất trình thẻ (nếu có) và sổ bán hàng, đồng thời phải yêu cầu Điểm thu mua xuất hoá đơn đặc thù, sau đó phải ký vào hố đơn và sổ mua hàng của Điểm thu mua.
d. Điểm thu mua
- Nắm rõ danh sách và mã số thành viên.
- Tuân theo sự phân vùng thu mua của Ban quản lý để tránh tình trạng dẫm chân lên nhau.
- Tạo điều kiện thu mua (mua tận nhà) và thanh toán tốt nhất cho các hội viên.
- Tuyệt đối tuân thủ các khoản mục trong chính sách này có liên quan đến hoạt động thu mua và các Thông báo về hướng dẫn lưu chuyển chứng từ mà Ban quản lý đề ra.
nhận.
- Tổ chức mở số và theo dõi riêng cho từng loại sản phẩm cà phê được chứng
- Khi mua cà phê có chứng nhận thì phải xuất hoá đơn đặc thù cho thành viên, trên hố đơn phải có đầy đủ các chữ ký của các đối tuợng liên quan, phải ghi rõ ngày, tháng, năm vào sổ mua hàng và sổ bán hàng, đồng thời ký vào sổ bán hàng của thành viên, và hướng dẫn các thành viên ký vào sổ mua hàng ở vị trí quy định. Khi giao cà phê có chứng nhận phải kèm theo các hoá đơn đặc thù.
- Lượng hàng giao phải trùng khớp với lượng hàng mua thơng qua hố đơn của từng loại sản phẩm cà phê có chứng nhận và số theo dõi liên quan.
e.Nhà máy, phòng kiểm tra chất lượng, kho
- Sản phẩm của từng loại cà phê có chứng nhận được để riêng biệt, khơng lẫn với các sản phẩm khác, có lý lịch cụ thể trên từng lô hàng (loại chứng nhân, xuất xứ, ngày nhập, tên điểm mua, khối lượng, chất lượng,…).
- Cà phê có chứng nhận được ưu tiên khi nhập hàng và nhập kho. Các thủ kho phải tuân thủ việc ghi chép sổ sách cụ thể từng lô hàng nhập cũng như xuất ra.
- Khi chế biến phải căn cứ theo Hợp đồng cà phê có chứng nhận và tuân theo lệnh của Ban Giám đốc. - Kho thành phẩm có chứng nhận chờ xuất khẩu cũng được tách riêng và có đính kèm phiếu lý lịch của từng lơ hàng.
- Phịng LAB phối hợp với nhà máy kiểm tra và ghi rõ tồn bộ các thơng tin liên quan đến các lơ hàng cà phê có chứng nhận.
3.3.2.4Lợi ích dự kiến khi thực hiện giải pháp
Với mức giá thưởng cho việc xuất khẩu cà phê UTZ tạm tính là 40USD/tấn thì lợi ích tạm tính của các doanh nghiệp xuất khẩu cà phê nếu tham gia chương trình cà phê có chứng nhận UTZ như sau:
Bảng3.1: Chi phí bán hàng có chứng nhận UTZ Certified năm thứ nhất
STT Danh mục chi phí Số tiền (USD) Ghi chú
1 Tư vấn nhà máy 1.500 Chi phí năm đầu 2 Chứng nhận nhà máy 1.500
3 Tư vấn vùng nguyên liệu 3.000 Chi phí năm đầu 4 Chứng nhận vùng nguyên liệu 3.000
5 Chi phí tập huấn tổ, nhóm 1.500 Chi phí năm đầu 6 Chi phí tập huấn nơng dân 4.500 Chi phí năm đầu 7 Biển hiệu vườn cà phê 2.800 Chi phí năm đầu
8 Chi phí đi lại 2.400
9 Chi phí tiền lương 9.730 (3 người x 12 x 5.000.000đ/tháng)
10 Chi phí khác 2.000
11 Giá thưởng cho nông dân 21.621 (200đ/kg x 2.000 tấn) 12 Giá thưởng cho đại lý thu mua 7.568 (70đ/kg x 2.000 tấn)
13 Tiền lương cán bộ nhóm, tổ 3.890 (300.000đ x 12 tháng x 20 người) 14 Hoa hồng nhóm, tổ 2.162 (20đ x 2000 tấn)
Tổng cộng 67.171
“Nguồn: nghiên cứu của tác giả”
- Tỷ giá tạm tính: 1USD = 18.500VNĐ - Số lượng cà phê UTZ: 2.000 tấn
- Lợi nhuận bán hàng có UTZ: giá thưởng 40USD/tấn x 2.000 tấn = 80.000USD - Chi phí chứng nhận UTZ: 67.171USD
- Lợi nhuận: 80.000USD – 67.171USD = 12.829USD
Ngoài ra, điểm thu mua được hỗ trợ chi phí quản lý 90 đồng/kg cà phê có chứng nhận, ngồi hoa hồng 70 đồng/kg. Các nhóm, tổ được hưởng hoa hồng 20đ/kg. Các
thành viên khi bán cà phê UTZ cho doanh nghiệp xuất khẩu, sẽ được cộng thêm 200 đồng/kg. Đối với nông trại, nếu bán và giao cà phê có chứng nhận trực tiếp đến kho của doanh nghiệp xuất khẩu thì sẽ được cộng thêm 350 đồng/kg cà phê có chứng nhận và có thể ký gởi cà phê có chứng nhận vào kho của doanh nghiệp xuất khẩu và chốt bán theo giá thời điểm. Riêng các doanh nghiệp xuất khẩu được hưởng khoảng 13USD/tấn trong tổng số 40USD/tấn cho giá thưởng. Do đó, nếu các doanh nghiệp xuất khẩu triển gia nhập chương trình cà phê có chứng nhận UTZ và xuất khẩu cà phê UTZ chiếm khoảng 30% tổng lượng cà phê xuất khẩu của Việt Nam thì sẽ thu về một lượng ngoại tệ: 1.000.000 tấn x 30% x 13USD/tấn = 3,9 triệu USD.
Bảng3.2: Chi phí bán hàng có chứng nhận UTZ Certified năm thứ hai
STT Danh mục chi phí Số tiền (USD) Ghi chú
1 Chứng nhận nhà máy 1.500 2 Chứng nhận vùng nguyên liệu 1.500
3 Chi phí đi lại 2.400
4 Chi phí tiền lương 9.730 (3 người x 12 x 5.000.000đ/tháng)
5 Chi phí khác 2.000
6 Giá thưởng cho nơng dân 21.621 (200đ/kg x 2.000 tấn) 7 Giá thưởng cho đại lý thu mua 7.568 (70đ/kg x 2.000 tấn)
8 Tiền lương cán bộ nhóm, tổ 3.890 (300.000đ x 12 tháng x 20 người) 9 Hoa hồng nhóm, tổ 2.162 (20đ x 2000 tấn)
Tổng cộng 52.371
“Nguồn: nghiên cứu của tác giả”
- Tỷ giá tạm tính: 1USD = 18.500VNĐ - Số lượng cà phê UTZ: 2.000 tấn
- Lợi nhuận bán hàng có UTZ: giá thưởng 40USD/tấn x 2.000 tấn = 80.000USD - Chi phí chứng nhận UTZ: 52.371USD