7. Nội dung chi tiết
3.3. Các giải pháp hoàn thiện phân tích cơng việc tại Cơng ty
3.3.1. Nâng cao năng lực của người tham gia phân tích cơng việc
89
Ban lãnh đạo Cơng ty đóng vai trị quyết định trong cơng tác phân tích cơng việc. Quan điểm, nhận thức, sự quyết liệt của ban lãnh đạo cấp cao Công ty về tầm quan trọng của phân tích cơng việc quyết định mức độ Cơng ty chú trọng, đầu tư vào công tác này.
Ban lãnh đạo Công ty VPPHH cần thay đổi quan điểm nhìn nhận, nâng cao nhận thức về quản trị nhân lực nói chung và phân tích cơng việc nói riêng, cần nắm rõ ảnh hưởng của cơng tác phân tích cơng việc tới sự thực hiện công việc của từng nguời lao động, tới các công tác quản lý nhân sự của Công ty.
Ban lãnh đạo Công ty phải quyết tâm có sự đầu tư hơn nữa về cơng sức, thời gian, tài chính cho cơng tác phân tích cơng việc. Cần có sự chỉ đạo, u cầu phịng Hành chính nhân sự thực hiện nghiêm chỉnh, hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc và áp dụng các kết quả của phân tích cơng việc để phục vụ cho các công tác khác của hoạt động quản lý nhân sự của Công ty. Ban lãnh đạo đề nghị mọi phòng, ban khác, mọi người lao động trong Công ty hợp tác, phối hợp và cùng tham gia thực hiện cơng tác phân tích cơng việc. Ban lãnhđạo cần khuyến khích, tạo điều kiện cho mọi người lao động, cho các phòng, ban khác hiểu rõ hơn về phân tích cơng việc và tham gia, phối hợp chặt chẽ với phịng Hành chính nhân sự trong q trình thực hiện phân tích cơng việc. Ban lãnh đạo cần quản lý, đơn đốc, giám sát q trình thực hiện phân tích cơng việc của Công ty.
Khi Ban lãnh đạo thể hiện được vai trị của mình như trên, đó là một trong những điều kiện đảm bảo cho cơng tác phân tích cơng việc được tiến hành tốt và hiệu quả hơn.
3.3.1.2. Kiến nghị về vai trị của phịng Hành chính nhân sự
Phân tích cơng việc là một trong những cơng tác quản lý nhân sự do đó trách nhiệm chính thuộc về phịng Hành chính Nhân sự. Phân tích cơng việc là một cơng tác phức tạp, liên quan tới mọi công việc, mọi người lao động và
90
tất cả các phịng, ban trong Cơng ty. Cơng tác này chỉ thực hiện được và thực hiện tốt khi có sự phối hợp, cùng tham gia của các phịng, ban khác trong Cơng ty, nhưng vai trị chính phải thuộc về phịng Hành chính Nhân sự. Phịng Hành chính nhân sự phải khẳng định được vai trị trung tâm của mình trong phân tích cơng việc. Phịng Hành chính nhân sự có nhiệm vụ:
- Xác định trình tự tiến hành phân tích cơng việc: Trình tự tiến hành phân tích cơng việc ở các đợt khác nhau sẽ khác nhau, phịng Hành chính nhân sự phải xác định ở mỗi đợt thì phân tích cơng việc có trình tự thực hiện cụ thể. - Xác định mục đích của phân tích cơng việc và các cơng việc cần phải phân tích.
- Lựa chọn cán bộ phân tích cơng việc: Phịng Hành chính nhân sự cần cử một nhân viên của phịng kiêm nhiệm cơng tác phân tích cơng việc, đó chính là cán bộ phân tích cơng việc. Cơng tác phân tích cơng việc của Cơng ty từ đó về sau sẽ do cán bộ này phụ trách. Cán bộ phân tích cơng việc phải thực hiện các nhiệm vụ:
+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin.
+ Tiến hành thu thập thơng tin, giải thích cho người cung cấp thơng tin hiểu rõ mục đích của việc thu thập thông tin, hướng dẫn họ cách thức cung cấp thông tin; kiểm tra, thẩm định lại tính chính xác, đầy đủ của thơng tin.
+ Soạn thảo hoặc nắm chắc các nguyên tắc soạn thảo để hướng dẫn các Phịng/ban trong q trình thực hiện viết MTCV.
+ Chuyển các văn bản phân tích cơng việc tới người lao động, người quản lý các phịng, ban trong Cơng ty lấy ý kiến đóng góp. Tiếp nhận các ý kiến đóng góp lại, chỉnh sửa văn bản phân tích cơng việc. Gửi văn bản đã được phê duyệt tới các phòng, ban, người lao động.
91
+ Định kỳ phải kiểm tra, rà sốt lại tất cả các cơng việc trong Công ty để kiểm tra sự phù hợp của các văn bản phân tích cơng việc với cơng việc thực tế.
3.3.1.3. Kiến nghị về sự hợp tác của các phịng, ban khác trong Cơng ty
Các phòng, ban và tất cả NLĐ trong Cơng ty có ảnh hưởng rất lớn tới cơng tác phân tích cơng việc. Cơng tác phân tích cơng việc rất cần tinh thần ủng hộ, sự phối hợp thực hiện của tất cả các phịng, ban trong Cơng ty. Các phòng, ban và mọi người lao động cần có thái độ hợp tác, tạo điều kiện cho cán bộ phân tích cơng việc, phịng Hành chính nhân sự thực hiện nhiệm vụ của mình, cần cung cấp đầy đủ, chính xác những thơng tin liên quan đến công việc theo yêu cầu của cán bộ phân tích cơng việc, tham gia vào việc viết văn bản phân tích, góp ý để hồn thiện văn bản này. Đặc biệt, bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc nên do Trưởng phịng/ban thảo luận với người lao động của phịng, ban mình đề xuất dưới sự kiểm sốt của P.HCNS. Mỗi người lao động trong Cơng ty cần áp dụng Mơ tả cơng việc vào thực tiễn q trình thực hiện cơng việc của mình.
Ngồi ra, ở mỗi đợt phân tích cơng việc phịng Hành chính nhân sự cần huy động những NLĐ khác cùng tham gia để cung cấp thơng tin và viết văn bản phân tích cơng việc.