7. Nội dung chi tiết
1.2. Nội dung của phân tích công việc
1.2.1. Chuẩn bị phân tích công việc
Đây là giai đoạn xác định mục tiêu và lập kế hoạch phân tích công việc. Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau đây: Xác định mục đích, xác định những tài liệu cần thu thập, phương pháp thu thập thông tin, lựa chọn công việc cần phân tích, thành lập nhóm phân tích... Nếu làm tốt giai đoạn chuẩn bị, việc triển khai PTCV sẽ đạt hiệu quả cao. Trong giai đoạn chuẩn bị phân tích, cần đặc biệt chú trọng đến những nội dung sau:
nghiệp ở các bộ phận khác (có liên quan đến việc phối hợp công việc với chức danh công việc cần phân tích).
1.2.1.2. Lựa chọn cán bộ phân tích
Cán bộ phân tích phải là người có kinh nghiệm, am hiểu về chức danh cần phân tích, có trình độ học vấn nhất định. Trong quá trình phân tích, người phân tích công việc phải giữ được sự độc lập, tránh sự can thiệp của những nhân tố khác, làm giảm mức độ tin cậy và hiệu quả của công tác phân tích.
1.2.1.3. Lựa chọn phương pháp và hệ thống thu thập thông tin
Các phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng. Trong mỗi tình huống, cán bộ phân tích công việc sử dụng phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kết hợp một vài phương pháp khác nhau. Tuỳ vào các căn cứ để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin mà cán bộ phân tích có thể quyết định sử dụng một trong các phương pháp sau đây:
Thứ nhất, phương pháp Bảng hỏi
Theo phương pháp này, bảng câu hỏi được thiết kế sẵn gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc cụ thể. Bảng câu hỏi được phát tới những người lao động để điền thông tin về trách nhiệm theo yêu cầu và hướng dẫn. Bảng câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí. Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trên phần mềm máy tính.
Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ phân tích tiến hành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động về các thông tin liên quan đến công việc cần điều tra. Cán bộ phân tích công việc chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng vấn. Phương pháp phỏng vấn là phương pháp được áp dụng hiệu quả cho lao động gián tiếp, lao động quản lý, lao động chuyên môn nghiệp vụ và cho những công việc mà hành vi không bộc lộ ra bên ngoài, công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tư duy, sáng tạo.
Ưu điểm của phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khác nhau, tìm hiểu sâu vào những thông tin cần thiết, thu được bức tranh rõ ràng về công việc. Nhược điểm là phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được từ phỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người phỏng vấn.
Phương pháp Quan sát-Trao đổi
Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: quy trình thực hiện công việc; các mối quan hệ trong công việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc…Phương pháp quan sát được áp dụng chủ yếu cho công nhân sản xuất và những công việc mà hoạt động lao động diễn ra trong thời gian ngắn, thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ dàng quan sát được.
pháp này là tốn thời gian quan sát, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát. Đặc biệt là người được quan sát, khi biết đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc. Phương pháp này không dễ thực hiện với những công việc liên quan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế…
Phương pháp Ghi chép nhật ký
Tự ghi chép nhật ký công việc là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào biểu mẫu đã được thiết kế sẵn. Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với thực tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian. Tuy nhiên, độ chính xác của thông tin thu thập lại bị hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhất quán.
Phương pháp hội thảo chuyên gia
Hội thảo chuyên gia là phương pháp tổ chức hội thảo nhằm thảo luận về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng, ban…Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích phân tích công việc. Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian.