1.3.1. Vai trò của quản lý đối với Thư viện tỉnh Sơn La
uản lý đóng vai trị đặc biệt quan trọng trong việc duy trì và phát triển tổ chức ở mọi cấp độ, mọi loại hình. uản lý hoạt động thư viện đối với TVTSL có những vai trị sau.
- Vai trò định hướng hoạt động
Được biểu hiện chủ yếu thông qua chức năng lập kế hoạch. ản chất của lập kế hoạch chính là xác định mục tiêu, các phương án và nguồn lực thực hiện mục tiêu. Việc xác định mục tiêu đúng đắn, phù hợp s giúp cho thư viện vận hành, phát triển đúng hướng và đồng thời ứng phó với sự bất định của mơi trường.
- Vai trị thiết kế
Thơng qua chức năng tổ chức mà hoạt động quản lý s thực hiện vai trị thiết kế của nó. Vai trị thiết kế liên quan tới các nội dung: Xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định biên chế, phân công công việc, giao quyền và chuẩn bị các nguồn lực khác. Thực hiện tốt những nội dung này là tiền đề và điều kiện đặc biệt quan trọng đối với hiệu quả của hoạt động quản lý.
- Vai trị duy trì và th c đẩy
Vai trị duy trì và thúc đẩy được thể hiện qua chức năng điều hành của quy trình quản lý. Nhờ có hệ thống ngun tắc quản lý (nội quy, quy chế), mới có thể bắt buộc chủ thể quản lý và đối tượng quản lý hoạt động trong giới hạn quyền lực và thẩm quyền của họ. Đây là nhân tố đặc biệt quan trọng góp phần tạo nên kỷ luật, kỷ cương, tính ổn định, bền vững của một tổ chức. Thông qua hệ thống chính sách về nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực phù hợp và phong cách quản lý hợp lý, hoạt động quản lý là tác nhân tạo ra động cơ thúc đẩy từ đó phát huy cao nhất năng lực của ngời lao động và tạo điều kiện cho họ khả năng sáng tạo cao nhất.
- Vai trị điều chỉnh
Thơng qua chức năng kiểm tra mà hoạt động quản lý thể hiện vai trò điều chỉnh của nó. Với hệ thống các tiêu chí được xây dựng để đo lường các kết quả hoạt động của tổ chức, đưa ra các giải pháp nhằm điều chỉnh những sai lệch, sửa chữa những sai lầm, từ đó đảm bảo cho tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu đã đề ra.
- Vai trò phối hợp
Thông qua các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra mà hoạt động quản lý biểu hiện vai trị phối hợp của nó. ản chất của hoạt động quản lý là nhằm phối hợp các nguồn
lực (nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực…) để có được sức mạnh tổng hợp nhằm thực hiện mục tiêu chung mà sự nỗ lực của một cá nhân không thể làm được.
1.3.2. Yêu cầu đối với quản lý Thư viện tỉnh Sơn La trong giai đoạn hiện nay
uản lý hoạt động ở Thư viện tỉnh Sơn La vừa phải đáp ứng những yêu cầu chung về quản lý Nhà nước đối với thư viện công cộng, vừa phải đảm bảo thỏa mãn những yêu cầu đặc thù của địa phương. Cụ thể như sau:
- Cơ cấu và cơ chế quản lý hợp lý
Xác định rõ chủ thể quản lý là con người (lãnh đạo, cán bộ thư viện) với đối tượng quản lý (độc giả, bạn đọc, người dùng tin) trong mối quan hệ hữu cơ gắn bó (cơ sở vật chất, vốn tài liệu). uan hệ người quản lý, người bị quản lý được thể hiện rõ trong quy chế, kế hoạ ch phục vụ. Về tổ chức bộ máy phải đảm bảo theo quy định của ộ VH,TT&DL. Cán bộ được tuyển dụng vào cơ quan thư viện phải được đào tạo về chuyên môn, đối với thư viện cấp tỉnh 100% cán bộ có trình độ đại học (trong đó 80% có trình độ chun ngành thơng tin thư viện).
Về vốn tài liệu, phải được bổ sung phù hợp với nhu cầu bạn đọc, phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. Xây dựng vốn tài liệu mang tính chất tổng hợp, phù hợp với đặc điểm và yêu cầu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương. Ưu tiên bổ sung những tài liệu tuyên truyền chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật… của Đảng và Nhà nước, tài liệu liên quan đến những vấn đề của địa phương trong xây dựng kinh tế cũng như phát triển văn hóa xã hội, khoa học kỹ thuật cơng nghệ thơng tin.
Có cơ chế quản lý hợp lý để đảm bảo cho hệ thống vận hành có hiệu quả trong cơng tác phục vụ bạn đọc, tạo điều kiện để cán bộ giảm bớt khó khăn, tạo ra nguồn thu nhập chính đáng từ các dịch vụ thư viện, giúp cán bộ yên tâm công tác, yêu ngành, yêu nghề hơn.
- Tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có
Trong công cuộc CNH - HĐH đất nước hiện nay, tri thức cùng với cuộc cách mạng công nghệ đã trở thành một mũi nhọn trong lực lượng sản xuất góp phần thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển. Nhu cầu nghiên cứu, học tập nâng cao trình độ, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào thực tiễn của mọi tầng lớp nhân dân ngày càng cao.
Để thực hiện tốt chức năng của TVCC, thư viện cần thường xuyên tăng cường cơ sở vật chất - kỹ thuật, có trang thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc.
Tổ chức nhiều hoạt động để lôi cuốn độc giả đến với thư viện như: Hội áo Xuân, hội sách, liên hoan tuyên truyền giới thiệu sách, nói chuyện chuyên đề...
Tăng cường liên kết, phối hợp với các đơn vị trong hệ thống, trong vùng để bổ sung các nguồn lực cho hoạt động thư viện, luân chuyển sách về cơ sở... để nhân dân được tiếp cận với sách báo nhiều hơn.
Mở rộng từng bước các điểm luân chuyển thông qua việc củng cố, xây dựng và phát triển vững chắc thư viện, tủ sách, phòng đọc sách báo ở cơ sở. Thường xuyên tổ chức các hoạt động thông tin, tuyên truyền, giới thiệu sách báo để thu hút người dân đến sử dụng thư viện.
- Đáp ứng kịp thời, hiệu quả nhu cầu đ c của nhân dân trong tỉnh
Cần có sự đầu tư, nghiên cứu một cách khoa học về nhu cầu, hứng thú đọc sách của mọi đối tượng để nắm bắt tâm lý bạn đọc, phân loại bạn đọc để có hướng phục vụ phù hợp. Đổi mới phương thức phục vụ độc giả khơng chỉ tại thư viện tỉnh mà cả ngồi thư viện bằng các hình thức đa dạng, đáp ứng một cách đầy đủ nhu cầu của bạn đọc. Chú trọng các đối tượng phục vụ như: Các đồng chí lãnh đạo, các nhà nghiên cứu, các chủ doanh nghiệp, những người đang trực tiếp sản xuất, thanh thiếu nhi, học sinh, cán bộ hưu trí… ở địa phương. Phải làm tốt cơng tác tun truyền và phục vụ bạn đọc, để thư viện trở thành nơi vừa học tập, vừa vui chơi, sáng tạo của các đối tượng bạn đọc.
Tiểu kết
Quản lý đóng vai trị quan trọng trong mọi hoạt động của con người, trong đó có hoạt động thư viện nhằm huy động và sử dụng có hiệu quả nhất mọi nguồn lực đạt mục tiêu của tổ chức. Thư viện- một thiết chế văn hoá quan trọng trong xã hội, đã và đang có những biến đổi căn bản dưới tác động của các nhân tố của xã hội hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin địi hỏi phải có những biến đổi phù hợp. uản lý thư viện, tiếp cận ở mức độ vi mô thực chất là quá trình thực hiện các chức năng quản lý, tác động vào đối tượng quản lý (nhân lực thư viện, hoạt động nghiệp vụ thư viện, nguồn lực vật chất đảm bảo hoạt động thư viện) bao gồm: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, điều hành, kiểm tra và đánh giá.
Thư viện tỉnh Sơn La với chức năng phục vụ đời sống văn hoá, phát triển sản xuất ở một địa bàn khá phức tạp cả về vị trí địa lý cũng như phân bố dân cư và đời sống văn hố tinh thần địi hỏi không chỉ tuân thủ các chức năng, nguyên tắc và phương pháp quản lý nói chung mà cịn phải
tính đến đặc thù của địa phương, nhằm tận dụng có hiệu quả các nguồn lực đáp ứng đến mức cao nhất nhu cầu đọc của nhân dân địa phương trong giai đoạn đổi mới đất nước, hội nhập quốc tế.
Chương 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TỈNH SƠN LA 2.1. Bộ máy quản lý Thư viện tỉnh Sơn La
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
Là một thư viện cấp tỉnh, nằm trong hệ thống thư viện của cả nước, Thư viện tỉnh Sơn La được tổ chức và vận hành tuôn theo uy chế hoạt động dành cho các thư viện tỉnh, thành phố của ộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch.
Thư viện tỉnh Sơn La hiện nay có 31 cán bộ, được chia thành phòng chức năng đặt dưới sự điều hành trực tiếp của an Giám đốc.
- Ban Giám đốc
+ an giám đốc gồm: 1 giám đốc và 1 phó giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo chung về hoạt động chuyên môn và các hoạt động khác của thư viện.
Giám đốc: Phụ trách chung, trực tiếp theo dõi, chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc
các lĩnh vực công tác:
+ uy hoạch, kế hoạch (ngắn hạn, dài hạn) của đơn vị. + Tổ chức, bộ máy biên chế cán bộ.
+ Kế tốn, tài chính, quản lý tài sản cơng. + Thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
+ Tổng hợp, thống kê, báo cáo. + Văn thư, lưu trữ quản lý hồ sơ…
+ Xây dựng, bổ sung vốn tài liệu của đơn vị.
+ uản lý lao động, thực hiện các chế độ chính sách, tiền lương của cán bộ, viên chức và người lao động; Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của các cá nhân C VC trong đơn vị.
+ Kiểm tra, đôn đốc, giám sát nhiệm vụ, chất lượng, hiệu quả, công việc chuyên môn nghiệp vụ của các cá nhân C VC thuộc Phịng Địa chí;
+ Cơng tác chun mơn nghiệp vụ của Thư viện tỉnh có liên quan đến lĩnh vực địa chí. hó giám đốc: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về theo dõi, chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc các lĩnh vực công tác:
+ Kiểm tra, đôn đốc, giám sát nhiệm vụ, chất lượng, hiệu quả công việc chuyên môn nghiệp vụ của các cá nhân C VC thuộc Phịng Thơng tin – Thư mục, Phòng ổ sung và Xử lý tài liệu và
Phòng Phục vụ - Xây dựng phong trào.
+ Tổ chức lưu giữ, quản lý và bảo quản vốn tài liệu, hệ thống mục lục của các cơ cấu kho thuộc Phòng Phục vụ và Xây dựng phong trào; Phục vụ bạn đọc trong và ngoài thư viện; Luân chuyển sách, báo; Hoạt động của xe ô tô thư viện lưu động.
+ Thanh tra hoạt động thư viện; Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ; ồi dưỡng tập huấn; Tổ chức các hoạt động thi, tuyên truyền, giới thiệu sách; hướng dẫn phong trào đọc của các Thư viện, tủ sách cơ sở trong và ngồi ngành thư viện cơng cộng ở tỉnh.
+ Chỉ đạo áp dụng các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, quy định về chuyên môn nghiệp vụ thư viện; Chỉnh lý, thanh lọc vốn tài liệu của thư viện; Công tác ứng dụng công nghệ thông tin của Thư viện tỉnh và hệ thống thư viện công cộng ở cơ sở; Công tác xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu và nguồn lực thông tin của Thư viện tỉnh; Trang thông tin điện tử của Thư viện tỉnh
Sơn La.
+ Theo dõi, chỉ đạo biên soạn, in, phát hành: Thông tin; Điểm báo; Tài liệu truyền thơng của Thư viện tỉnh
Các phịng chức năng
+ Phịng Hành chính tổng hợp: Gồm nhân lực thường xuyên tiến hành thu, nộp và quản lý nguồn thu từ các dịch vụ của Thư viện tỉnh theo quy định. Xây dựng các kế hoạch tổ chức hoạt động dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của thư viện. Làm các cơng tác tài chính, kế tốn, thu, chi thường xuyên của Thư viện. Thực hiện các công tác thống kê, báo cáo, tổng hợp số liệu các mặt hoạt động của Thư viện tỉnh. Đảm nhiệm công tác Văn thư - Đánh máy, sao chụp các văn bản, giấy tờ của đơn vị. Triển khai các cơng việc sự vụ; Hành chính, quản trị; Giao dịch, tiếp khách đến quan hệ, công tác với Thư viện tỉnh. Đảm nhiệm các công việc: Tạp vụ; ảo vệ; Thủ kho; Thủ quỹ của Thư viện. Sản xuất, cung ứng: Vật tư, tài liệu, sổ sách, biểu mẫu chuyên môn nghiệp vụ ngành Thư viện cho Thư viện tỉnh và mạng lưới Thư viện trong toàn tỉnh. Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Thư viện tỉnh phân cơng. Có nhiệm vụ quản lý, bảo vệ tài sản và xây dựng kế hoạch tài chính kế tốn, thống kê báo cáo, cung ứng vật tư cho hoạt động thư viện và các hoạt động đối nội, đối ngoại, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên trong cơ quan.
+ hòng Bổ sung và xử lý tài liệu: Gồm nhân lực có nhiệm vụ Lựa chọn, phân tích, xây dựng và bổ sung vốn tài liệu cho Thư viện tỉnh. Lựa chọn, hướng dẫn và bổ sung vốn tài liệu cho hệ thống các Thư viện - Tủ sách cơng cộng trong tồn tỉnh. Nghiên cứu, lựa chọn, đề xuất danh mục các loại sách, báo, tạp chí và các vật mang tin khác trước khi mua từ nguồn kinh phí của Nhà nước cấp cho Thư viện trình lãnh đạo Thư viện tỉnh phê duyệt. Tiếp nhận, lựa chọn các loại hình xuất bản phẩm như: iếu tặng, tài trợ, trao đổi và các hình thức khác để gia tăng vốn tài liệu. Tổ chức trao đổi, liên thông vốn tài liệu giữa Thư viện tỉnh Sơn La với Thư viện uốc gia Việt Nam và các Thư viện tỉnh, thành phố khác trong toàn quốc. Thực hiện xử lý hoàn thiện các chu trình kỹ thuật nghiệp vụ ban đầu cho vốn tài liệu mới được bổ sung vào Thư viện tỉnh. Thực hiện xử lý hoàn thiện các chu trình kỹ thuật nghiệp vụ ban đầu cho vốn tài liệu mới được bổ sung và phân bổ cho hệ thống các Thư viện công cộng huyện, thị và cơ sở trong toàn tỉnh. Chỉnh lý hệ thống cơ cấu các kho tài liệu và các hệ thống tra cứu mục lục của Thư viện tỉnh. Rà soát, thanh lọc và thanh lý ra khỏi hệ thống các cơ cấu kho của Thư viện tỉnh các loại tài liệu đã mất thời gian tính hoặc bị mục nát, mối mọt. Chuyển dạng tài liệu; Tu sửa, phục chế các tài liệu bị hư hỏng, rách nát trong quá trình sử dụng và các nguyên nhân khác. Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Thư viện tỉnh phân công.
+ hòng hục vụ và xây dựng phong trào: Gồm 10 nhân lực có nhiệm vụ hướng dẫn, tổ chức đăng ký, cấp mới và đổi thẻ thường xuyên của Thư viện cho bạn đọc. Xử lý, giải quyết đền bù việc bạn đọc làm hư hỏng, mất mát tài liệu của Thư viện. Định kỳ tổ chức thông báo gián tiếp và trực tiếp đến nơi cư trú hoặc cơng tác của bạn đọc để địi tài liệu bạn đọc mượn quá hạn hoặc không trả tài liệu cho thư viện. Cung cấp các dịch vụ để đáp ứng nhu cầu dùng tin của các tổ chức và cá nhân về sử dụng, khai thác vốn tài liệu hiện có trong hoặc ngồi Thư viện tỉnh. Trực tiếp quản lý các kho tài liệu và tổ chức phục vụ các đối tượng bạn đọc thông qua các cơ cấu kho.
Phòng phục vụ bạn đọc của Thư viện tỉnhgồm: Kho phòng Đọc tổng hợp; Kho phòng Mượn tổng hợp, kho phịng áo - Tạp chí; Kho phịng Tài liệu Thiếu nhi, kho phòng Tài liệu Ngoại văn, kho phòng Đa phương tiện, kho phòng Đọc tài liệu hạn chế, kho phòng Đọc tài liệu đặc biệt dành cho người bị khiếm thính, khiếm thị, tổng kho kho Luân chuyển. Xây dựng, quản lý và chỉ đạo toàn bộ các mặt hoạt động của: Điểm sách, Trạm sách, Chi nhánh thư viện của Thư viện tỉnh. uản lý và tổ chức luân chuyển vốn tài liệu của Thư viện tỉnh đến tất cả các Điểm sách, Trạm sách, Chi nhánh thư viện của Thư viện tỉnh. Tổ chức luân chuyển thường xuyên vốn tài liệu