Chương 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TỈNH SƠN LA
2.1. Bộ máy quản lý Thư viện tỉnh Sơn La
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
Là một thư viện cấp tỉnh, nằm trong hệ thống thư viện của cả nước, Thư viện tỉnh Sơn La được tổ chức và vận hành tuôn theo uy chế hoạt động dành cho các thư viện tỉnh, thành phố của ộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch.
Thư viện tỉnh Sơn La hiện nay có 31 cán bộ, được chia thành phòng chức năng đặt dưới sự điều hành trực tiếp của an Giám đốc.
- Ban Giám đốc
+ an giám đốc gồm: 1 giám đốc và 1 phó giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo chung về hoạt động chuyên môn và các hoạt động khác của thư viện.
Giám đốc: Phụ trách chung, trực tiếp theo dõi, chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc
các lĩnh vực công tác:
+ uy hoạch, kế hoạch (ngắn hạn, dài hạn) của đơn vị. + Tổ chức, bộ máy biên chế cán bộ.
+ Kế tốn, tài chính, quản lý tài sản cơng. + Thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
+ Tổng hợp, thống kê, báo cáo. + Văn thư, lưu trữ quản lý hồ sơ…
+ Xây dựng, bổ sung vốn tài liệu của đơn vị.
+ uản lý lao động, thực hiện các chế độ chính sách, tiền lương của cán bộ, viên chức và người lao động; Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của các cá nhân C VC trong đơn vị.
+ Kiểm tra, đôn đốc, giám sát nhiệm vụ, chất lượng, hiệu quả, công việc chuyên môn nghiệp vụ của các cá nhân C VC thuộc Phịng Địa chí;
+ Công tác chuyên môn nghiệp vụ của Thư viện tỉnh có liên quan đến lĩnh vực địa chí. hó giám đốc: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về theo dõi, chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc các lĩnh vực công tác:
+ Kiểm tra, đôn đốc, giám sát nhiệm vụ, chất lượng, hiệu quả công việc chuyên môn nghiệp vụ của các cá nhân C VC thuộc Phịng Thơng tin – Thư mục, Phòng ổ sung và Xử lý tài liệu và
Phòng Phục vụ - Xây dựng phong trào.
+ Tổ chức lưu giữ, quản lý và bảo quản vốn tài liệu, hệ thống mục lục của các cơ cấu kho thuộc Phòng Phục vụ và Xây dựng phong trào; Phục vụ bạn đọc trong và ngoài thư viện; Luân chuyển sách, báo; Hoạt động của xe ô tô thư viện lưu động.
+ Thanh tra hoạt động thư viện; Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ; ồi dưỡng tập huấn; Tổ chức các hoạt động thi, tuyên truyền, giới thiệu sách; hướng dẫn phong trào đọc của các Thư viện, tủ sách cơ sở trong và ngồi ngành thư viện cơng cộng ở tỉnh.
+ Chỉ đạo áp dụng các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, quy định về chuyên môn nghiệp vụ thư viện; Chỉnh lý, thanh lọc vốn tài liệu của thư viện; Công tác ứng dụng công nghệ thông tin của Thư viện tỉnh và hệ thống thư viện công cộng ở cơ sở; Công tác xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu và nguồn lực thông tin của Thư viện tỉnh; Trang thông tin điện tử của Thư viện tỉnh
Sơn La.
+ Theo dõi, chỉ đạo biên soạn, in, phát hành: Thông tin; Điểm báo; Tài liệu truyền thông của Thư viện tỉnh
Các phịng chức năng
+ Phịng Hành chính tổng hợp: Gồm nhân lực thường xuyên tiến hành thu, nộp và quản lý nguồn thu từ các dịch vụ của Thư viện tỉnh theo quy định. Xây dựng các kế hoạch tổ chức hoạt động dài hạn, trung hạn và ngắn hạn của thư viện. Làm các cơng tác tài chính, kế tốn, thu, chi thường xuyên của Thư viện. Thực hiện các công tác thống kê, báo cáo, tổng hợp số liệu các mặt hoạt động của Thư viện tỉnh. Đảm nhiệm công tác Văn thư - Đánh máy, sao chụp các văn bản, giấy tờ của đơn vị. Triển khai các cơng việc sự vụ; Hành chính, quản trị; Giao dịch, tiếp khách đến quan hệ, công tác với Thư viện tỉnh. Đảm nhiệm các công việc: Tạp vụ; ảo vệ; Thủ kho; Thủ quỹ của Thư viện. Sản xuất, cung ứng: Vật tư, tài liệu, sổ sách, biểu mẫu chuyên môn nghiệp vụ ngành Thư viện cho Thư viện tỉnh và mạng lưới Thư viện trong toàn tỉnh. Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Thư viện tỉnh phân cơng. Có nhiệm vụ quản lý, bảo vệ tài sản và xây dựng kế hoạch tài chính kế tốn, thống kê báo cáo, cung ứng vật tư cho hoạt động thư viện và các hoạt động đối nội, đối ngoại, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên trong cơ quan.
+ hòng Bổ sung và xử lý tài liệu: Gồm nhân lực có nhiệm vụ Lựa chọn, phân tích, xây dựng và bổ sung vốn tài liệu cho Thư viện tỉnh. Lựa chọn, hướng dẫn và bổ sung vốn tài liệu cho hệ thống các Thư viện - Tủ sách cơng cộng trong tồn tỉnh. Nghiên cứu, lựa chọn, đề xuất danh mục các loại sách, báo, tạp chí và các vật mang tin khác trước khi mua từ nguồn kinh phí của Nhà nước cấp cho Thư viện trình lãnh đạo Thư viện tỉnh phê duyệt. Tiếp nhận, lựa chọn các loại hình xuất bản phẩm như: iếu tặng, tài trợ, trao đổi và các hình thức khác để gia tăng vốn tài liệu. Tổ chức trao đổi, liên thông vốn tài liệu giữa Thư viện tỉnh Sơn La với Thư viện uốc gia Việt Nam và các Thư viện tỉnh, thành phố khác trong toàn quốc. Thực hiện xử lý hồn thiện các chu trình kỹ thuật nghiệp vụ ban đầu cho vốn tài liệu mới được bổ sung vào Thư viện tỉnh. Thực hiện xử lý hoàn thiện các chu trình kỹ thuật nghiệp vụ ban đầu cho vốn tài liệu mới được bổ sung và phân bổ cho hệ thống các Thư viện công cộng huyện, thị và cơ sở trong toàn tỉnh. Chỉnh lý hệ thống cơ cấu các kho tài liệu và các hệ thống tra cứu mục lục của Thư viện tỉnh. Rà soát, thanh lọc và thanh lý ra khỏi hệ thống các cơ cấu kho của Thư viện tỉnh các loại tài liệu đã mất thời gian tính hoặc bị mục nát, mối mọt. Chuyển dạng tài liệu; Tu sửa, phục chế các tài liệu bị hư hỏng, rách nát trong quá trình sử dụng và các nguyên nhân khác. Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Thư viện tỉnh phân cơng.
+ hịng hục vụ và xây dựng phong trào: Gồm 10 nhân lực có nhiệm vụ hướng dẫn, tổ chức đăng ký, cấp mới và đổi thẻ thường xuyên của Thư viện cho bạn đọc. Xử lý, giải quyết đền bù việc bạn đọc làm hư hỏng, mất mát tài liệu của Thư viện. Định kỳ tổ chức thông báo gián tiếp và trực tiếp đến nơi cư trú hoặc cơng tác của bạn đọc để địi tài liệu bạn đọc mượn quá hạn hoặc không trả tài liệu cho thư viện. Cung cấp các dịch vụ để đáp ứng nhu cầu dùng tin của các tổ chức và cá nhân về sử dụng, khai thác vốn tài liệu hiện có trong hoặc ngồi Thư viện tỉnh. Trực tiếp quản lý các kho tài liệu và tổ chức phục vụ các đối tượng bạn đọc thơng qua các cơ cấu kho.
Phịng phục vụ bạn đọc của Thư viện tỉnhgồm: Kho phòng Đọc tổng hợp; Kho phòng Mượn tổng hợp, kho phòng áo - Tạp chí; Kho phịng Tài liệu Thiếu nhi, kho phòng Tài liệu Ngoại văn, kho phòng Đa phương tiện, kho phòng Đọc tài liệu hạn chế, kho phòng Đọc tài liệu đặc biệt dành cho người bị khiếm thính, khiếm thị, tổng kho kho Luân chuyển. Xây dựng, quản lý và chỉ đạo toàn bộ các mặt hoạt động của: Điểm sách, Trạm sách, Chi nhánh thư viện của Thư viện tỉnh. uản lý và tổ chức luân chuyển vốn tài liệu của Thư viện tỉnh đến tất cả các Điểm sách, Trạm sách, Chi nhánh thư viện của Thư viện tỉnh. Tổ chức luân chuyển thường xuyên vốn tài liệu từ Thư viện tỉnh đến các Thư viện huyện, thành phố trong toàn tỉnh. Chỉ đạo hướng dẫn, giúp đỡ về chun mơn nghiệp vụ cho tồn mạng lưới Thư viện - Tủ sách ở các huyện, thành phố và ở cơ
sở trong toàn tỉnh. Tham gia xây dựng và thành lập mới các Thư viện, Phòng đọc sách - Tủ sách ở các huyện, thành phố và ở cơ sở trong toàn tỉnh. Theo dõi, kiểm tra hoạt động của hệ thống thư viện cơ sở. trong toàn tỉnh Phối hợp, tham gia với các cơ quan chức năng thanh tra các hoạt động thư viện trong toàn tỉnh. Tham gia phối hợp với các ngành chức năng, các đơn vị chủ quản trong các cơng việc: Xây dựng, duy trì, tổ chức hoạt động của hệ thống: Điểm ưu điện văn hóa xã; Tủ sách Pháp luật xã, phường; Tủ sách Khuyến nông xã, phường; Tủ sách Đồn iên phòng trong toàn tỉnh. Tổ chức hướng dẫn và mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ Thư viện trong toàn tỉnh. Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Thư viện tỉnh phân công.
+ hịng Thơng tin thư mục: có 7 nhân lực có nhiệm vụ lựa chọn nguồn và nội dung thông
tin để biên soạn, in và phát hành trong tồn tỉnh sản phẩm: “Thơng tin Khoa học chuyên đề”. Lựa chọn nguồn và nội dung thông tin để biên soạn, in và phát hành trong toàn tỉnh sản phẩm thông tin: “Điểm báo”. Lựa chọn nguồn và nội dung thông tin để biên soạn, in và phát hành trong tồn tỉnh sản phẩm thơng tin: “Tài liệu truyền thông”. iên soạn - in và phát hành trong hệ thống các Thư viện - Tủ sách và bạn đọc của tồn tỉnh các loại hình Thư mục: Thư mục sách mới; Thư mục các bài trích báo - tạp chí; Thư mục tổng quát; Thư mục chuyên đề; Thư mục địa chí… Khai thác, chọn lựa các thông tin và tiềm lực thông tin cho Thư viện tỉnh thông qua mạng diện rộng của ngành Thư viện (mạng LAN), mạng Intenet. Tổ chức các hoạt động của Trang thông tin điện tử Thư viện tỉnh Sơn La. Hướng dẫn tra cứu; Giải đáp và trả lời thông tin được lưu giữ trong vốn tài liệu hiện có của Thư viện tỉnh. Tổ chức các hoạt động tuyên truyền, giới thiệu vốn tài liệu của thư viện thơng qua các hình thức: Nói chuyện chun đề; Giới thiệu sách mới; Giới thiệu sách trên Đài Truyền hình và sóng Đài Phát thanh của tỉnh và trên báo, tạp chí của địa phương; Tổ chức tọa đàm bạn đọc; Sinh hoạt câu lạc bộ bạn đọc; Hội thảo chuyên đề; Hội nghị bạn đọc. Tổ chức nghiên cứu, hướng dẫn và định hướng nhu cầu đọc cho bạn đọc của Thư viện tỉnh và các đối tượng bạn đọc thuộc hệ thống các Thư viện - Tủ sách cơng cộng tồn tỉnh. Nghiên cứu, triển khai ứng dụng các kỹ thuật của công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của Thư viện tỉnh như: Tạo lập các loại cơ sở dữ liệu về vốn tài liệu của Thư viện tỉnh; Cập nhật - thống kê tình hình và chất lượng sử dụng tài liệu của bạn đọc thư viện; In “ Phích” cho mỗi đơn vị tài liệu; uản lý tài liệu và bạn đọc; Phân tích đánh giá tình hình và chất lượng bạn đọc; Theo dõi công tác bổ xung vốn tài liệu. Phát huy, khai thác và phổ biến tiềm năng thông tin từ mạng diện rộng của ngành thư viện cơng cộng tồn quốc và mạng Intener. uản lý, bảo trì, bảo dưỡng: Mạng, hệ thống máy tính
và các trang thiết bị điện tử khác của Thư viện tỉnh; Hệ thống máy tính của các Thư viện huyện, thành phố trong tỉnh. Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Thư viện tỉnh phân công.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Sơn La
+ hịng địa chí: Gồm 3 nhân lực có chức năng Phối hợp với Phịng ổ sung và Xử lý tài liệu để lựa chọn, phân tích, xây dựng và bổ sung vốn tài liệu địa chí cho Thư viện tỉnh. Thu thập các loại hình tài liệu được xuất bản tại tỉnh Sơn La và viết về địa phương Sơn La thơng qua các hình thức: Điền dã sưu tầm; Mua; nhận lưu chiểu; nhận tặng biếu… Phối hợp với Phòng ổ sung và Xử lý tài liệu để thực hiện xử lý hồn thiện các chu trình kỹ thuật nghiệp vụ ban đầu cho vốn tài liệu địa chí được bổ sung vào Thư viện tỉnh. Tổ chức biên soạn, cung cấp các sản phẩm về loại hình thư mục địa chí của Thư viện tỉnh. Tham gia các hoạt động xây dựng, biên soạn, khai thác, phổ biến và phát huy các cơng trình, sản phẩm thư mục về địa chí và Dư địa chí của của tỉnh Sơn La. Trực tiếp quản lý các kho tài liệu và tổ chức phục vụ các đối tượng bạn đọc thông qua các cơ cấu kho. Phịng tài liệu địa chí, địa phương chí của Thư viện tỉnh đó là: Kho phịng đọc tài liệu Địa chí, Kho phịng đọc tài liệu tiếng và chữ dân tộc thiểu số của tỉnh Sơn La. Cung cấp, đáp ứng các yêu cầu dùng tin của các tổ chức, cá nhân về sử dụng, khai thác vốn tài liệu địa chí có trong Thư viện tỉnh cho mục đích phát triển các lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội của tỉnh Sơn La. ảo tồn, lưu trữ, khai thác và phát huy di sản sách chữ Thái cổ, sách chữ Dao cổ của tỉnh Sơn La. Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Thư viện tỉnh phân công
HỘI ĐỒNG KHOA HỌC
Phịng Hành chính tổng hợp
Phịng Bổ sung & xử
lý tài liệu Phịng Thơng tin Thư mục
Phòng Phục vụ & xây dựng phong trào BAN GIÁM ĐỐC