Chương 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TỈNH SƠN LA
2.2. Hoạt động quản lý nghiệp vụ của Thư viện tỉnh Sơn La
2.2.1. Xây dựng kế hoạch hoạt động nghiệp vụ
Hàng năm Thư viện Sơn La xây dựng kế hoạch cơng tác trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt, bao gồm các loại kế hoạch công tác năm, kế hoạch công tác quý, kế hoạch công tác tháng.
Việc lập kế hoạch của cơ quan, phòng, từng cá nhân dựa trên những định mức, nhân lực, thời gian, ngân sách của các đối tượng trên.
Kế hoạch công tác năm: bao gồm tổng quát các định hướng, các nhiệm vụ chỉ tiêu và các giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực công tác của thư viện. Các phần công việc ghi trong kế hoạch của cơ quan phải định rõ cho đơn vị nào chịu trách nhiệm thực hiện, thực hiện trong thời gian bao lâu và với kinh phí là bao nhiêu. Kế hoạch này phải được các bộ phận lập xong trước ngày 1 /11 hàng năm và phải được thông qua tại cuộc họp của cấp có thẩm quyền ( an Giám đốc, hoặc Hội nghị cán bộ công chức của cơ quan).
Kế hoạch công tác quý: bao gồm những dự án, cơng việc trình cấp trên phê duyệt, chuẩn y, các cơng việc đã được ghi trong kế hoạch công tác năm của cơ quan s được triển khai trong quý. Kế hoạch này được xây dựng, chỉnh lý trên cơ sở phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của quý trước.
Kế hoạch công tác tháng: ao gồm những dự án, cơng việc trình cấp trên và nội dung kế hoạch công tác quý triển khai trong tháng cho cả cơ quan và cho từng bộ phận của nó. Kế hoạch tháng cũng được xây dựng trên cơ sở đánh giá việc thực hiện kế hoạch của tháng trước với những điều chỉnh thích hợp. Việc lập kế hoạch của cơ quan, phòng, từng cá nhân phải dựa trên những định mức, nhân lực, thời gian, ngân sách của các đối tượng trên.
Sau khi xây dựng kế hoạch hoạt động trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, từ những chỉ tiêu kế hoạch chung, Thư viện, giao về từng bộ phận triển khai. Thông qua việc thực hiện kế hoạch hoạt động, Thư viện có thể nắm bắt được những việc nào đã thực hiện được, việc nào chưa thực hiện để có sự điều chỉnh kịp thời và đánh giá hiệu quả công việc.
Trong kế hoạch hoạt động chung có thể hiện kế hoạch hoạt động của từng khâu công việc như xây dựng và phát triển vấn tài liệu, xử lý tài liệu, tổ chức sản phẩm và dịch vụ thư viện,....
Trong khi trình bày thực trạng quản lý từng khâu hoạt động nghiệp vụ, kế hoach này s được trình bày chi tiết hơn.
2.2.2. uản lý c ng tác ây dựng và phát triển vốn tài liệu
+ Xây dựng kế hoạch bổ sung vốn tài liệu
Thư viện đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đáp ứng nhiệm vụ chính trị, xã hội và đặc thù về kinh tế của tỉnh, đồng thời kết hợp với nhận dạng nhu cầu của bạn đọc để lập kế hoạch bổ sung tài liệu.
Kế hoạch bổ sung tài liệu trong năm được trình Sở VH,TT&DL Sơn La từ quý của năm cũ, việc thực hiện kế hoạch bắt đầu từ tháng 1 của năm mới.
+ Tổ chức hoạt động bổ sung
Tiếp nhận kế hoạch được Sở VH,TT&DL Sơn La phê duyệt, an giám đốc đơn vị họp bàn phân cơng cơng việc cho phịng Nghiệp vụ, giao cho đồng chí trưởng phịng làm cơng tác bổ sung tại phòng ổ sung và Xử lý tài liệu triển khai kế hoạch.
Việc bổ sung được thực hiện theo 2 phương thức trả tiền và không trả tiền.
Bổ sung theo phương thức trả tiền là sử dụng ngân sách của Nhà nước cấp để tiến hành bổ sung VTL. Đây là nguồn kinh phí bổ sung chủ yếu, giúp cho TVTSL có thể đáp ứng một cách nhanh chóng và kịp thời nhu cầu của bạn đọc, cung cấp trên 80% nguồn sách có trong thư viện. Từ năm 2013 - 2017, bình quân thư viện chi khoảng 0.000.000 đồng/năm cho công tác bổ sung khoảng trên dưới 1 .000 bản sách và 2 0 loại báo, tạp chí.
Hàng năm, TVTSL cũng nhận được khá nhiều tài liệu từ nguồn tặng, biếu,... Đây chính là nguồn bổ sung khơng phải trả tiền. Hình thức này khá phổ biến tại TVTSL. ằng chính sách tuyên truyền, vận động cá nhân, tổ chức trong tỉnh tham gia tặng biếu sách và các tủ sách của các nhà nghiên cứu, nhờ các mối quan hệ thân thiết với các tổ chức chính trị xã hội mà TVTSL đã thu hút được khá nhiều nguồn tặng biếu. Nguồn tặng biếu từ các cá nhân trong và ngoài tỉnh, các nhà xuất bản như NX Dân trí, NX Hồng Đức, NX Văn hóa Dân tộc, ...Có Tạp chí Văn học, Tạp chí Suối Reo, Tạp chí Tồn Cảnh... Thư viện đã lưu giữ trên 1. 00 cuốn sách cổ chép tay của dân tộc Thái; đây là vốn tài liệu đặc biệt quý hiếm trong kho tàng di sản văn hóa của đại gia đình các dân tộc Việt Nam.
Ngồi các nguồn bổ sung trên, TVTSL cịn tiến hành sưu tầm tài liệu trong nhân dân. Việc sưu tầm này chủ yếu vào lĩnh vực khoa học xã hội, các tài liệu địa chí. Các luận án, luận văn từ thạc sĩ đến tiến sĩ của các nhà nghiên cứu trong tỉnh, Thư viện cử cán bộ về các xã, huyện, thành phố để sưu tầm, tuy nhiên việc sưu tầm này chưa thường xuyên, hiệu quả không cao.
Cán bộ làm cơng tác bổ sung là đồng chí trưởng phịng Nghiệp vụ s chịu trách nhiệm với ban giám đốc quyết định công tác bổ sung trong thư viện dựa vào nguồn kinh phí được cấp một cách hợp lý. Vào đầu tuần thứ của tháng, cán bộ bổ sung phải làm báo cáo trình phịng Hành chính về hoạt động bổ sung trong tháng và triển khai kế hoạch công việc của tháng tới trong quý.
Việc điều hành và kiểm tra hoạt động bổ sung do đồng chí giám đốc và phịng Hành chính của đơn vị thực hiện. Cụ thể, việc điều hành được tiến hành theo cách vừa giám sát, theo dõi vừa đưa ra các quyết định điều chỉnh khi cần thiết về các sai lệch của quy trình thực hiện bổ sung VTL. Ví dụ: Nếu cán bộ bổ sung chỉ tham khảo danh mục tài liệu mới do các nhà xuất bản hay nhà sách gửi đến, nhưng không xác định nhu cầu tin của bạn đọc, mà đã hoàn thiện đơn đặt hàng và trình phê duyệt để ký hợp đồng. hay chỉ dựa vào mình nhu cầu của bản đọc mà không cập nhật nguồn sách từ các NX . Thấy được sai lệch này, đồng chí giám đốc và phịng Hành chính đã điều chỉnh, nhắc nhở cán bộ bổ sung phải thực hiện đúng từ những bước đầu của quy trình bổ sung VTL, đó là cần phải lấy và xác định nhu cầu tin của bạn đọc từ các bộ phận của phòng Phục vụ bạn đọc, sau đó mới tham khảo danh mục tài liệu của nhà sách, lựa chọn tài liệu, rồi mới trình duyệt để ký kết.
Việc kiểm tra được thực hiện từ các khâu lựa chọn tài liệu (bao gồm số bản, nội dung tài liệu), đặt mua ở các đơn vị kinh doanh xuất bản phẩm, số bản và thành tiền, tài liệu về kho xử lý.
Bảng 2.1: Công tác bổ sung tài liệu của Thư viện tỉnh Sơn La Năm (đơn vị tính:bản)Sách (đơn vị tính: loại)Báo, tạp chí
2013 10.992 210
2014 12.390 220
2015 15.375 250
2016 17.489 250
2017 20.322 250
[Nguồn: Thư viện tỉnh ơn La, năm 2017]
Do làm tốt các khâu xây dựng kế hoạch, tổ chức hoạt động, điều hành và kiểm tra nên công tác quản lý hoạt động bổ sung tài liệu của TVTSL đã góp phần khơng nhỏ vào hiệu quả chung của đơn vị.
2.2.3. uản lý c ng tác ử lý tài liệu
+ Xây dựng kế hoạch xử lý tài liệu
Công tác xử lý tài liệu được ban giám đốc giao cho phòng Nghiệp vụ đảm nhận. Nhận nhiệm vụ từ cấp trên, các đồng chí trưởng phòng Nghiệp vụ đã lên kế hoạch và vạch ra những cơng việc sau:
+ Xử lý hình thức và nội dung tài liệu theo chuẩn nghiệp vụ, cụ thể: Phân loại tài liệu theo Khung phân loại thập phân DDC 1 rút gọn (Dewey Decimal Classification) và nhập dữ liệu theo Khổ mẫu MARC 21 (Machine readable cataloguing - Mục lục đọc máy).
- Tổ chức quy trình xử lý tài liệu
Giao 3 cán bộ xử lý kỹ thuật đơn giản, 3 cán bộ xử lý hình thức và nội dung tài liệu. Việc xử lý tài liệu được tổ chức theo quy trình sau:
+ Xử lý kỹ thuật: Đăng ký tài liệu vào sổ tài sản của thư viện (sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt); đóng dấu; tạo lập ký hiệu xếp giá; dán nhãn, chỉ từ, mã vạch.
+Xử lý hình thức: iên mục mơ tả tài liệu. Hiện tại TVTSL đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện ILI 3.0, nhập dữ liệu theo Khổ mẫu MARC 21. Thư viện đã triển khai áp dụng 3 khổ mẫu (MARC 21 có khổ mẫu) đó là: Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục, Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu về vốn tư liệu và Khổ mẫu MARC 21 cho kiểm sốt tính nhất qn dữ liệu.
+ Xử lý nội dung: Định chỉ số phân loại; định từ khóa; tóm tắt nội dung tài liệu.
Định chỉ số phân loại: Phân loại tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu nhằm thể hiện nội dung của tài liệu bằng các ký hiệu phân loại. TVTSL đã tiến hành phân loại tài liệu theo cấu trúc của Khung phân loại thập phân DDC ấn bản rút gọn 1 . Sau khi đã xác định được chủ đề chính của tài liệu, cán bộ thư viện ghi các ký hiệu phân loại đó lên trang tên sách tài liệu hoặc nhập vào trường ký hiệu phân loại trong các biểu ghi MACR 21.
Định từ khóa: Ký hiệu phân loại mặc dù có thế mạnh là tập trung được tài liệu theo từng lĩnh vực khoa học, nhưng nó lại khơng có khả năng tập hợp tài liệu theo từng đối tượng nghiên cứu. Chính vì thế ngơn ngữ từ khóa là ngơn ngữ tìm tin thứ hai cùng tồn tại song song và hỗ trợ khắc phục nhược điểm của ký hiệu phân loại. TVTSL sử dụng ộ từ khóa của Thư viện uốc gia Việt Nam biên soạn, kết hợp định từ khố tự do. Sau khi phân tích chủ đề, các cán bộ xử lý tài liệu s rút ra một tổ hợp những khái niệm thể hiện tính nhất qn, hay bằng ngơn ngữ tự nhiên. Các khái niệm rút ra có tính chất chọn lọc, mặt khác những khái niệm này cũng thể hiện những đặc trưng chủ yếu của tài liệu.
Tóm tắt nội dung tài liệu: Là một bản tin ngắn gọn phản ánh đầy đủ nội dung của tài liệu. Trên cơ sở những thông tin cần thiết đã rút ra, các cán bộ xử lý tài liệu trình bày dữ liệu dưới dạng 1 văn bản rõ ràng, súc tích và chuẩn xác ở trường 20 trong biểu ghi MARC 21.
Việc xử lý tài do tập thể cán bộ Phòng Nghiệp vụ thực hiện dưới sự điều hành và kiểm tra của trưởng phòng nghiệp vụ. Đồng chí trưởng phịng thường xun đơn đốc, giám sát, đưa ra các quyết định điều chỉnh những sai sót trong quy trình xử lý tài liệu của tập thể phịng.
Việc kiểm tra được thực hiện sát sao ở các khâu xử lý hình thức và nội dung. Chính việc làm này đã tạo được sự thống nhất trong áp dụng quy trình xử lý tài liệu theo quy chuẩn.
Nhờ sự nỗ lực nghiên cứu và hoàn thiện khổ mẫu MARC 21 trong hoạt động xử lý hình thức, thư viện đã đạt được một số thành quả quan trọng. Mọi biểu ghi đều tuân thủ chặt ch theo cấu trúc biểu ghi thư mục MARC 21. Những biểu ghi này giúp cho cán bộ, bạn đọc quản lý dễ dàng thuận lợi và thống kê chính xác nguồn tư liệu.
Việc xử lý tài do tập thể cán bộ phòng Nghiệp vụ thực hiện dưới sự điều hành và kiểm tra của Đồng chí trưởng phịng thường xun đơn đốc, giám sát, đưa ra các quyết định điều chỉnh những sai sót trong quy trình xử lý tài liệu.
Việc xử lý tài do tập thể cán bộ phòng Nghiệp vụ thực hiện dưới sự điều hành và kiểm tra của Đồng chí trưởng phịng thường xun đơn đốc, giám sát, đưa ra các quyết định điều chỉnh những sai sót trong quy trình xử lý tài liệu của tập thể phịng. Kiểm tra sát sao ở các khâu xử lý hình thức và nội dung. Chính việc làm này đã tạo được sự thống nhất trong áp dụng quy trình xử lý tài liệu theo quy chuẩn nghiệp vụ và tạo ra sự trao đổi cởi mở trong cơng tác xử lý tài liệu có sự trao đổi thơng tin hai chiều nhằm xử lý tài liệu sát gần nhất với chu đề nội dung tài liệu phản ảnh.
2.2.4. uản lý kho và bảo quản tài liệu
• Xây dựng kế hoạch quản lý kho và bảo quản tài liệu
Xây dựng kế hoạch quản lý kho và bảo quản tài liệu được thư viện thực hiện hàng năm. Kế hoạch bao gồm các phần việc sau:
+ Tổ chức sắp xếp tài liệu có trong hệ thống kho đóng và kho mở.
+ Đảm bảo các phương pháp bảo quản tài liệu truyền thống, tài liệu hiện đại gồm: Phương pháp bảo quản dự phòng và phương pháp bảo quản phục chế cho tài liệu truyền thống. Phương pháp cài đặt phần mềm virus và sử dụng phần mềm bảo mật cho các cơ sở dữ liệu (CSDL).
+ Việc tổ chức kho và các phương pháp bảo quản này được giao cho các phòng chức năng của đơn vị cùng đảm nhận.
• Tổ chức sắp xếp kho và bảo quản tài liệu
• Thư viện tỉnh Sơn La được xây dựng trên khuôn viên 1. 00m2, với diện tích sử dụng 11.000 m2 của tịa nhà 2 tầng và 1 tòa nhà xây cấp . Hiện tại, TVT có trên 2 1.010 bản sách,
phân bố cho 8 kho tài liệu và được tổ chức thành 2 hệ thống chính. Hệ thống kho đóng gồm: Kho Đọc, kho sách Thiếu nhi, kho áo tạp chí, kho Mượn, kho Ngoại văn, kho Luân chuyển, kho Lưu động, kho Địa chí và tổng Kho.
Hệ thống kho mở gồm: Kho sách thiếu nhi, kho báo tạp chí.
Tại hệ thống kho đóng, nhằm tạo điều kiện phục vụ bạn đọc và công tác bảo quản tài liệu được tốt, TVTSL đã tổ chức sắp xếp tài liệu là sách theo đăng ký cá biệt, và xếp theo mơn loại thứ tự xếp giá của từng loại hình như: Ngôn ngữ tài liệu, khổ cỡ tài liệu, xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Đối với báo và tạp chí được sắp xếp trên giá từ trái qua phải theo số thứ tự. Sau 1 tháng thì chuyển báo, tạp chí cũ từ giá trưng bày hàng ngày, tuần vào giá trong kho. Sau 1 năm thì sắp xếp lại theo số thứ tự của từng tên báo, tạp chí đóng thành quyển chuyển vào kho lưu để nhường chỗ cho báo mới thay thế. Việc tổ chức sắp xếp tài liệu của thư viện khá thuận tiện cho việc bảo quản tài liệu trong khơng gian kho đóng, ln đảm bảo tài liệu trong tình trạng sẵn sàng phục vụ người dùng tin.
ên cạnh hệ thống kho đóng trên, TVTSL cịn có hệ thống kho mở. Hiện nay thư viện thu hút bạn đọc chủ yếu bằng hình thức phục vụ tự chọn. Tất cả tài liệu tại kho mở được sắp xếp theo môn loại, chuyên ngành, xếp theo chủ đề tài liệu việc sắp xếp tài liệu trong kho, khoảng cách giữa các cuốn sách thích hợp giúp dễ dàng trong việc lấy cất sách, tránh làm hư hỏng tới sách. Sách được xếp th ng đứng, sát gáy với nhau, đủ chỗ và thơng thống. Những chỗ giá sách không đầy, thư viện sử dụng các chắn sách để giữ sách đứng th ng, ngăn nắp gọn gàng.
Ngoài 2 hệ thống kho tài liệu sách truyền thống trên, TVTSL cịn có một khối lượng nhất định về tài liệu hiện đại, tuy khơng nhiều. Đó là các tài liệu điện tử, tài liệu số, các CSDL điện tử. Số lượng tài liệu điện tử tính đến năm 2017 hiện có:
+ CSDL sách : 168.000 biểu ghi.
+ CSDL toàn văn trên đĩa CD-ROM: 600.000 đĩa.