1.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.3.3. Yêu cầu của công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.3.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, pháp luật và các quy định của cấp trên. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính được xem xét trên hai mặt:
Thẩm quyền về hình thức có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép sử dụng những
thể loại văn bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việc ban hành văn bản.
Thẩm quyền về nội dung là chủ thể quản lý chỉ được phép ban hành văn bản để giải
quyết những vấn đề, sự việc mà theo quy định chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết. Nội dung văn bản phải phù hợp với thẩm quyền ban hành.
Việc tuân thủ quy định về thẩm quyền hình thức và thẩm quyền về nội dung khi soạn thảo và ban hành văn bản là yếu tố chứng minh tính hợp pháp của văn bản và là yêu cầu để văn bản đó có thể phát huy hiệu lực pháp luật. Dưới góc độ tổ chức nhà nước, việc tuân thủ hình thức văn bản cịn là một minh chứng cho kỷ luật và kỷ cương hành chính, thể hiện tính pháp chế trong hoạt động quản lý nhà nước.
1.3.3.2. Yêu cầu về nội dung
Nội dung là phần quan trọng nhất, là cốt lõi của một văn bản bao gồm tất cả những vấn đề liên quan đến công việc cần ban hành văn bản. Nội dung của văn bản cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
Thứ nhất, nội dung văn bản phải đảm bảo có tính mục đích:
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó địi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng.
Thứ hai, nội dung văn bản phải có tính khoa học:
Các thơng tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác, mang tính khoa học. Phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, logíc về nội dung, bố cục chặt chẽ, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. Đảm
22
bảo các yêu cầu về mặt thể thức, sử dụng tốt ngơn ngữ pháp luật hành chính, đảm bảo tính hệ thống của văn bản.
Thứ ba, văn bản khi ban hành phải đảm bảo tính phổ thơng, đại chúng:
Văn bản phải được viết rõ ràng để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ. Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song khơng ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.
Thứ tư, văn bản khi ban hành phải đảm bảo tính khả thi:
Nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần phải đủ các điều kiện sau:
+ Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
+ Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện để đảm bảo thực hiện các quyền đó.
+ Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể.
Thứ năm, văn bản phải đảm bảo tính hợp pháp:
Văn bản ban hành phải theo đúng thẩm quyền, nội dung văn bản tuân theo những quy định của Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các văn bản do cấp trên ban hành.
1.3.3.3. Yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
“Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn”.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định cụ thể tại Khoản 2 Điều 8 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về Cơng tác văn
thư. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính: Quốc hiệu và Tiêu ngữ;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận.
Ngoài các thành phần quy định tại Khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu
23
hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Hình thức văn bản phải phù hợp với loại văn bản, đảm bảo thực hiện theo đúng quy định hiện hành. Văn bản phải được trình bày đúng kỹ thuật và đảm bảo các phần trong nội dung được bố trí, sắp xếp và trình bày đúng theo quy định.
1.3.3.4. Yêu cầu về văn phong và ngơn ngữ
Văn phong hành chính – cơng vụ là dạng ngơn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hồn chỉnh các phương tiện ngơn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính. Văn phong cần đạt các yêu cầu sau:
Tính chính xác, mạch lạc: dùng từ ngữ chính xác, nhất quán; diễn đạt ý rõ ràng,
mạch lạc; câu văn chặt chẽ về ngữ pháp, logic về nghĩa và chính xác về chính tả.
Tính khn mẫu: văn bản được soạn thảo theo đúng thể thức, kỹ thuật do Nhà nước
quy định. Tính khn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp cho người đọc dễ hiểu.
Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự: văn bản thể hiện tiếng nói của chính quyền vì
vậy phải ln đảm bảo sự nghiêm túc, trang trọng, lịch sự qua đó thể hiện sự tơn trọng đối với các chủ thể thi hành.
Tính khách quan: văn bản phải trình bày thơng tin một cách khách quan, không
thiên vị, không đưa quan điểm cá nhân vào trong văn bản; thơng tin trình bày trong văn bản phải đúng với hiện thực khách quan; khơng sử dụng từ biểu cảm.
Tính phổ thơng, đại chúng: văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, ngắn
gọn, không lạm dụng các thuật ngữ chuyên ngành.
Ngôn ngữ dùng trong văn bản hành chính cần đảm bảo:
Chuẩn xác: đảm bảo chuẩn mực và chính xác về nghĩa của từ, chính tả, dễ hiểu,
phổ thơng đại chúng, khơng dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết.
Cách hành văn: cách đặt câu đúng ngữ pháp và cách diễn đạt bằng văn viết, không
sử dụng văn nói. Câu khẳng định được sử dụng phổ biến trong văn bản hành chính, trong một số trường hợp có thể thay thế bằng câu phủ định. Câu chủ động được sử dụng phổ biến hơn câu bị động nhưng trong trường hợp cần nhấn mạnh sẽ sử dụng câu bị động.
1.3.3.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
24
Tác giả Vương Đình Quyền có trình bày trong cuốn Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư: “Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các cơng
việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.”[29; 165].
ThS. Nguyễn Mạnh Cường trình bày trong cuốn Giáo trình văn thư: “Quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước cần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng văn bản.” [21; 83].
Như vậy, có thể hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng.
- Quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính theo Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư (thay thế
cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư) với quy trình cụ thể:
+Bước 1: Soạn thảo văn bản
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền sẽ tiến hành cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống trực tuyến của UBND, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
25
+ Bước 2: Duyệt bản thảo
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
+ Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
+Bước 4: Ký ban hành văn bản
Cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành.Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải
26
chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
Tóm lại, các cơng đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể được chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể. Thực hiện các bước trong quy trình soạn thảo, giúp cho người soạn thảo đảm bảo về nội dung của văn bản, chất lượng văn bản, tránh được sai sót trong q trình soạn thảo văn bản và thực hiện được mục đích đề ra khi ban hành văn bản.
Tiểu kết:
Trong chương này tác giả làm rõ cơ sở lý luận về văn bản quản lý nhà nước, các khái niệm, đặc điểm, chức năng chính của văn bản quản lý nhà nước là chức năng thông tin, chức năng pháp lý, chức năng quản lý và chức năng văn hóa; hệ thống văn bản quản lý nhà nước gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành; khái niệm, nội dung và những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Từ những lý luận này sẽ là cơ sở để tác giả đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xun, tỉnh Vĩnh Phúc.
27
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN BÌNH