2.2. Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng
2.2.2. Số lượng văn bản được ban hành tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình
2.2.2. Số lượng văn bản được ban hành tại Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun Xun
Văn phịng HĐND và UBND huyện đã ban hành nhiều loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. Qua q trình khảo sát Sổ quản lý văn bản đi do viên chức văn thư cung cấp, tác giả đã tổng hợp số lượng văn bản được ban hành tại Văn phòng HĐND và UBND huyện trong gần 05 năm từ 2017-2021 theo bảng dưới đây:
34
STT 01 02 03 04 05 06 07 Tổng
Bảng 1: Bảng thống kê số lượng văn bản ban hành tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên giai đoạn 2017-2021
Qua bảng thống kế, ta có thể thấy được số lượng văn bản do Văn phòng HĐND và UBND huyện soạn thảo và ban hành trong mỗi năm đều tăng lên khá nhiều và đa dạng loại văn bản. Năm 2020, số lượng văn bản tăng đột biến đó là năm cơ quan có nhiều vấn đề nóng, cơng việc đặc biệt (trong đó, do tình hình dịch bệnh Covid 19 diễn ra tại địa bàn nên cần đưa ra các văn bản nhanh chóng, kịp thời để phịng chống dịch,…). Năm 2021, UBND huyện Bình Xuyên chuẩn bị cho công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử HĐND các cấp nên cần ban hành số lượng văn bản lớn. Từ thực tiễn đó, cho thấy văn bản hành chính nhà nước phát huy tốt vai trị của mình giúp cho Văn phịng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Song công tác quản lý nhà nước cũng được thực hiện đồng bộ, chất lượng hoạt động của cơ quan hành chính khơng ngừng được tăng lên tạo niềm tin cho nhân dân với cấp chính quyền địa phương.
Có thể thấy, trong thời gian qua việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên đã đáp ứng tốt các nhiệm vụ được giao, các văn bản ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định hiện hành, ngơn ngữ sử dụng phù hợp. Số lượng văn bản được soạn thảo và ban hành ra kịp thời so với diễn biến trên địa bàn huyện.
35
2.2.3. Chất lượng soạn thảo và ban hành tại Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên
2.2.3.1. Thẩm quyền ban hành văn bản theo quy định
Qua q trình khảo sát thực tế tại Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun có thể thấy các văn bản được ban hành đều đảm bảo theo đúng thẩm quyền quy định.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật: HĐND có thẩm quyền ban hành VBQPPL
trong những trường hợp sau đây: quyết định chủ trương, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, giáo dục, y tế, văn hố, thơng tin, thể dục thể thao, xã hội, đời sống, khoa học và cơng nghệ, tài ngun và mơi trường, quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tơn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới hành chính trên địa bàn huyện quy định tại các điều 19, 20, 21, 22, 23, 24 và 25 của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân. Theo điều 30 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 2015:“Hội đồng nhân dân cấp huyện ban hành nghị quyết, Ủy ban nhân dân
cấp huyện ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật, nghị quyết của Quốc hội giao hoặc để thực hiện việc phân cấp cho chính quyền địa phương, cơ quan nhà nước cấp dưới theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương”.
Đối với văn bản hành chính: thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020
của Chính phủ về Cơng tác văn thư thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP. Văn phịng HĐND và UBND huyện có thẩm quyền ban hành: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
2.2.3.2. Thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản
Qua q trình khảo sát thực tế, Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun soạn thảo và ban hành văn bản hành chính dựa trên cơ sở văn bản hướng dẫn cụ thể như Nghị định mới nhất đó là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thư quy định:
Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm)
36
hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng khơng được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. Định lề trang mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15-20 mm. Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. Cỡ chữ và kiểu chữ theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức. Số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
Các văn bản hành chính tại Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun được các cán bộ phụ trách soạn thảo văn bản thực hiện khá chú trọng. Tuy nhiên, cách trình bày các thành phần thể thức của văn bản còn vài chỗ chưa đúng quy định như cách diễn đạt văn bản ban hành sử dụng từ ngữ chưa phù hợp với đặc trưng văn phong hành chính, câu chữ vẫn cịn rườm rà. Căn lề cịn chưa đúng quy định, nhầm lẫn về cỡ chữ, lỗi font chữ, chính tả,…
Văn bản hành chính do Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên ban hành gồm 09 yếu tố thể thức cơ bản gồm:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Quốc hiệu “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản. Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dịng đơn.
Phần Quốc hiệu, tiêu ngữ được trình bày đầy đủ trong tất cả các văn bản tại UBND huyện Bình Xuyên.
- Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan UBND HUYỆN BÌNH XUN được ghi đầy đủ, khơng viết tắt. Tên
37
cơ quan tổ chức ban hành văn bản được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Cụ thể: UBND HUYỆN BÌNH XUN
VĂN PHỊNG HĐND-UBND
- Số, ký hiệu văn bản
Số văn bản: được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản: gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phịng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo cơng văn đó (nếu có).
Số, ký hiệu văn bản được đặt cạnh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ.
Phần số và kí hiệu được trình bày đầy đủ trong văn bản. Tuy nhiên, còn một số văn bản còn lỗi sai về “dấu cách”; “dấu hai chấm”. (Xem văn bản số 01,02 phụ lục 06)
Ví dụ: Quyết định Số : 200/ QĐ – CT Thông báo Số: 25/TB- UBND
- Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản
Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản được trình bày tại ơ số 4 cùng dịng với số và ký hiệu văn bản, được căn giữa, dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ; sử dụng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13, sau địa danh có dấu phẩy. Đa phần địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày theo đúng quy định.
UBND HUYỆN BÌNH XUN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm; trích yếu nội dung văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ. Ví dụ:
38
KẾ HOẠCH
Tiếp xúc cử tri và tổ chức họp Tổ đại biểu HĐND
trước kỳ họp thứ 11 của HĐND huyện khóa XVIII, nhiệm kỳ 2016-2021
Trích yếu nội dung của cơng văn được trình bày dưới số ký hiệu, cỡ chữ 12-13 in thường, đứng; canh giữa dưới số ký hiệu. Ví dụ:
Số: 1603/UBND-VP
V/v xây dựng chương trình cơng tác năm 2019 - Nội dung văn bản
Được sử dụng cỡ chữ từ 13 đến 14. Nội dung văn bản được ban hành theo bố cục
phù hợp và phương pháp soạn thảo đúng với từng loại và nội dung văn bản, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu, có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Các văn bản được ban hành đúng quyền hạn, chức vụ được xác định chính xác và có đủ chữ ký của người có thẩm quyền. Quyền hạn, chức vụ sử dụng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13-14. Họ tên của người ký chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13-14, ngồi ra cịn sử dụng dấu chức danh và họ tên để đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền. Trường hợp ký “Thừa lệnh” hoặc “Kí thay” thay người đứng đầu cơ quan thì phải ghi chữ viết tắt “TL”, “KT”.
Ví dụ: TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Dấu, chữ ký số của cơ quan
Dấu của cơ quan được khắc theo quy định dấu tròn, màu đỏ, có hình Quốc huy bên trong. Khi đóng dấu thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. Văn bản có từ 02 trang trở lên phải được đóng dấu giáp lai.
Chữ ký số của cơ quan trên văn bản được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản
39
điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. Thông tin số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
Nhìn chung, các văn bản được ban hành tại Văn phịng HĐND và UBND huyện đều được đóng dấu đúng theo quy định.
- Nơi nhận
Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
Phần nơi nhận tại ơ số 9a: Từ “Kính gửi” và tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì được trình bày trên cùng một dịng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dịng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dịng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).
Ví dụ: Kính gửi: UBND huyện Bình Xun
Phần nơi nhận tại ô số 9b: Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dịng riêng (ngang hàng với dịng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-) sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), dịng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).
Một số văn bản tại Văn phòng được ban hành còn mắc lỗi về phần “Nơi nhận”, khơng có “dấu hai chấm” hoặc lỗi về kiểu chữ. Ví dụ: “Nơi nhận:” hoặc “Lưu VT./.”.
(Xem văn bản 03,04 phụ lục 06)
2.2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
40
Soạn thảo và ban hành văn bản là công việc không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan nào, nhưng quá trình soạn thảo ở các cơ quan thì khơng phải cơ quan nào cũng giống nhau, tuy nhiên công tác soạn thảo và ban hành văn bản cần phải chặt chẽ, đúng quy trình. Hiện nay, cơ quan chưa có một văn bản chính thức nào quy định cụ thể về quy trình soạn thảo và ban hành VBHC mà chỉ dựa theo một số quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phúc (Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND ngày 08 tháng 7 năm 2014 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc); Quyết định số 35/QĐ-UBND ngày 16 tháng 05 năm 2015 của UBND huyện Bình Xuyên về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Bình Xuyên;…
Qua quá trình khảo sát thực tiễn, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Phân cơng soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản hành chính cần soạn thảo, lãnh đạo giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức của Văn phịng soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.