HĐND và UBND huyện Bình Xuyên
Qua quá trình nghiên cứu thực tế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun, có thể rút ra một số ưu điểm, hạn chế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính sau:
2.3.1. Ưu điểm
Thứ nhất, lãnh đạo UBND huyện Bình Xun đã có nhận thức đúng về vai trị của công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Nhận thức được tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản, Lãnh đạo UBND huyện Bình Xuyên cũng đã tập huấn nghiệp vụ cho các cán bộ, cơng chức, do đó các cán bộ đã nắm được một cách cơ bản các quy định ban hành văn bản, quy trình soạn thảo văn bản đến thể thức từng loại văn bản. Từ đó, các phịng ban đã xây dựng được văn bản theo lĩnh vực chun mơn của mình.
Văn phịng HĐND & UBND huyện Bình Xun là đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, ln đi đầu trong cơng tác thi đua tại UBND huyện. Tập thể Văn phịng HĐND & UBND đã có nhiều năm liền được Lãnh đạo UBND huyện trao tặng cờ thi đua “ĐƠN VỊ HOÀN THÀNH XUẤT SẮC NHIỆM VỤ”. Cán bộ làm cơng tác Văn phịng là nhân tố trung tâm, là chủ thể của Văn phịng. Chính vì vậy, việc thực hiện đúng các quy định của cấp có thẩm quyền cũng như đảm bảo sự thống nhất, nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản ngày càng được hoàn thiện hơn.
Thứ hai, các văn bản ban hành đúng về thẩm quyền theo quy định
Các văn bản của Văn phòng soạn thảo, ban hành đều căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cấp có thẩm quyền giao, khơng xảy ra những trường hợp vượt thẩm quyền nhà nước quy định hay ban hành văn bản không thuộc thẩm quyền của Văn phòng. Văn phịng đã ban hành nhiều loại văn bản hành chính đảm bảo phù hợp với quy định của Hiến pháp, phù hợp với các văn bản Quy phạm pháp luật hiện hành.
Thứ ba, đảm bảo các yêu cầu về nội dung, bố cục, yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong hành chính phù hợp với thực tiễn và có tính khả thi
Qua khảo sát tác giả thấy hầu hết các văn bản đều đảm bảo được yêu cầu về nội dung. Chất lượng văn bản ngày càng được nâng cao, ngày càng khắc phục tình trạng văn bản hành chính ban hành khơng đúng thẩm quyền, khơng đảm bảo tính thống nhất như: trái nội dung của văn bản cấp trên ban hành; chồng chéo, mâu thuẫn với văn bản khác do chủ thể
44
cùng cấp ban hành.
Nội dung của văn bản ngày càng phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội của địa phương, kế thừa truyền thống, tập quán tốt đẹp của dân tộc, hạn chế ý muốn chủ quan, duy ý chí nhằm giải quyết các vấn đề bức xúc đối với đời sống của nhân dân trên địa bàn huyện.
Bố cục văn bản rõ ràng, đảm bảo đủ ba thành phần: mở đầu, nội dung và kết luận. Các phần được trình bày logic, hợp lý, bổ sung cho nhau. Ngơn ngữ sử dụng mạch lạc, rõ ràng, chính xác, lịch sự, trang trọng, biểu đạt rõ mục đích nội dung văn bản muốn cung cấp, đều có nội dung ngắn gọn, mang tính khả thi.
Thứ tư, đảm bảo các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành của pháp luật
Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên soạn thảo và ban hành văn bản đa phần đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày theo đúng thẩm quyền và quy định của pháp luật.
Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4, văn bản được đánh máy rõ ràng, trình bày đúng kỹ thuật, kích cỡ, lề văn bản theo quy định của Nhà nước, đầy đủ các các thành phần thể thức: Quốc hiệu, tên cơ quan, tố chức ban hành, số, kí hiệu, địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; chức vụ họ, tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan, nơi nhận,…
Thứ năm, về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tương đối chặt chẽ, đảm bảo theo quy định của pháp luật, đáp ứng nhanh, kịp thời và hiệu quả cho yêu cầu giải quyết công việc. Quy định rõ trách nhiệm soạn thảo, ban hành văn bản cũng như trách nhiệm pháp lý của các đơn vị, chủ động giải quyết công việc tạo điều kiện cho văn bản được tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành…một cách nhanh chóng, kịp thời tạo nên tính liên hồn và giảm tình trạng chậm trễ trong giải quyết văn bản.
Thứ sáu, về cơ sở vật chất - trang thiết bị văn phòng đầy đủ, hiện đại
Cơ sở vật chất - trang thiết bị trong văn phòng đã đáp ứng được yêu cầu của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ góp phần tạo ra mơi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
Điều đó thể hiện sự quan tâm của Ban lãnh đạo UBND huyện Bình Xun nói chung và Lãnh đạo Văn phịng HĐND và UBND huyện nói riêng tới cơng tác văn phịng. Sự bố trí phù hợp các trang thiết bị đã tạo thuận lợi cho các cán bộ trong các thao tác nghiệp vụ
45
và cụ thể là trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Thứ bảy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phịng
Về việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động văn phịng tạo hiệu quả cơng việc ngày càng cao. Việc đưa các phần mềm ứng dụng vào công tác soạn thảo đã đem lại những hiệu quả tích cực. Đó là các phần mềm: Bộ phần mềm văn phịng Microsoft Office; Phần mềm chuyển đuôi PDF sang WORD; Phần mềm khơi phục dữ liệu Recuva;...
2.3.2. Hạn chế
Qua q trình khảo sát, tìm hiểu tác giả nhận thấy bên cạnh những ưu điểm trên, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện còn tồn tại một số những hạn chế nhất định, cụ thể như sau:
Thứ nhất, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phịng cịn hạn chế, khơng có văn bản quy định chế tài cụ thể cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Hầu hết các hoạt soạn thảo và ban hành văn bản đều thực hiện căn cứ theo quy định chung của Nhà nước, từ Chính phủ, Bộ Nội vụ và UBND tỉnh Vĩnh Phúc. Điều này dẫn đến việc một số cá nhân trong các đơn vị không kịp cập nhật văn bản quy định mới, cũng như quy trình thực hiện không được tuân thủ rõ ràng, nghiêm chỉnh. Những văn bản được ban hành chưa có chế tài nhất định để xử phạt những hành vi vi phạm cũng như khen thưởng những cá nhân, đơn vị hoàn thành xuất sắc cơng tác này trong q trình giải quyết cơng việc.
Thứ hai, về nội dung, ngôn ngữ, văn phong của văn bản
Nội dung của một số văn bản cịn sơ sài, chưa thể hiện hết ý chí mà lãnh đạo muốn truyền tải, có những loại văn bản chỉ làm cho có, thực tế nội dung văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu. Có một số văn bản diễn đạt q dài dịng, khó hiểu, nội dung lan man khiến cho người đọc không nắm đủ rõ thơng tin. Cịn tồn tại những lỗi sai chủ yếu thuộc về lỗi dùng từ, đặt câu và chính tả.
Thứ ba, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Nhiều văn bản vẫn bị sai thể thức của một trong các thành phần cấu tạo nên văn bản đó như: Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; một số thành phần khác.
Sử dụng nhiều chữ viết tắt khơng phổ biến trong văn bản. Trích yếu quá dài, trích yếu
46
khơng phản ánh đúng nội dung chính của văn bản.
Thứ tư, về cơng tác kiểm tra, giám sát q trình hoạt động ban hành văn bản
Do chưa quản lý tốt, chưa kiểm soát được hoạt động ban hành văn bản, thiếu điều phối có hiệu quả từ một kế hoạch, định hướng cơ bản, cho nên phần lớn hệ thống văn bản chưa hồn thiện. Có lĩnh vực cịn q ít văn bản hoặc văn bản có nội dung đã lạc hậu, khơng được kịp thời thay thế, sửa đổi, bổ sung. Ngược lại, có lĩnh vực quá nhiều văn bản cùng điều chỉnh về một vấn đề, một nội dung...Văn bản bị sửa đổi, thay thế liên tục làm hạn chế tác dụng, hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước.
Việc quản lý, lưu trữ văn bản còn thiếu chặt chẽ, đồng bộ, chưa bảo đảm tính khoa học. Cơng tác hệ thống hóa văn bản chưa được quan tâm chú trọng. Do không nắm được kết quả rà sốt, xử lý văn bản hành chính của cấp trên, vẫn cịn tình trạng áp dụng văn bản đã bị bãi bỏ hoặc hết hiệu lực nên gây ảnh hưởng không tốt đến hoạt động ban hành văn bản QLNN trong phạm vi địa bàn huyện.
Thứ năm, về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo
Với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, văn phịng sẽ được phát triển theo hướng “ văn phịng điện tử hóa”. Sử dụng cơng nghệ thơng tin giúp CBNV trong văn phịng giảm bớt các cơng việc mang tính sự vụ, giảm thiểu tối đa sức lao động của con người, rút ngắn thời gian cho một công việc và tập trung vào những công việc khác nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc.
Tuy nhiên, hiện nay tại Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun cơng tác ứng dụng cơng nghệ thơng tin còn hạn chế. Hầu hết các thủ tục hành chính của cơ quan đều được thực hiện bằng phương pháp thủ công.
2.3.3. Nguyên nhân tồn tại những hạn chế
❖Nguyên nhân khách quan
Nền kinh tế xã hội ngày càng phát triển, đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân được nâng cao đòi hỏi, văn bản phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, đáp ứng đòi hỏi yêu cầu phát triển của nền kinh tế địa phương, song do một số yếu tố khách quan đã làm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động ban hành văn bản hành chính, đó là:
Các quy định của pháp luật chưa đầy đủ, chưa hợp lý, thống nhất nên khi ban hành văn bản đơi khi khơng thể lựa chọn chính xác tên văn bản phải ban hành. Đồng thời, những quy định của pháp luật còn thiếu thống nhất, thể hiện ở việc cùng một vấn đề, cùng một lĩnh
47
vực mà giao cho nhiều cán bộ, công chức quản lý, điều này gây trở ngại cho việc triển khai văn bản.
Hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Văn phòng HĐND và UBND huyện cịn bất cập, chưa hợp lý. Nhìn chung việc ban hành VBHC cịn thiếu sót, chưa tn theo trình tự, thủ tục do luật định. Việc phân công công việc, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơng chức tại Văn phịng trong lĩnh vực soạn thảo VBHC còn chưa được rõ ràng, cụ thể, còn kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc.
Thực tế, tại Văn phịng kinh phí dành riêng cho hoạt động xây dựng văn bản QLNN rất hạn chế, dẫn theo nhiều hệ quả: trình tự soạn thảo, thẩm định văn bản khó thể tuân thủ đúng, nhất là việc khảo sát thực tế, đánh giá tình hình, nghiên cứu tài liệu,... Chất lượng của văn bản vì những nguyên nhân đó cũng bị giảm sút. Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản hành chính tại Văn phịng cịn lộn xộn, chưa thống nhất và chưa tuân theo nguyên tắc nhất quán nào.
❖Nguyên nhân chủ quan:
Trước hết, ban lãnh đạo đã có nhận thức đúng đắn về vai trị của cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản nhưng chưa xây dựng những văn bản quy định hướng dẫn cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Văn bản quy định là cơ sở, là hành lang pháp lý để các cá nhân thực hiện cơng việc được nhanh chóng, chính xác, đúng pháp luật, tuy nhiên hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản đều dựa theo văn bản chung do Nhà nước quy định, điều này sẽ khiến cho một số cơng việc khơng được phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan hoặc gây ra việc lúng túng trong quá trình thực hiện hoạt động soạn thảo văn bản. Vấn đề đặt ra là cần phải xây dựng văn bản quy định hướng dẫn cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Thứ hai, đội ngũ cán bộ, cơng chức cịn hạn chế về trình độ, chun mơn, cơng tác
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ còn bất cập.
Thực tế hiện nay, đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phịng cịn ít, kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, nên thời gian dành cho việc liên quan đến các vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản bị hạn chế khiến cho chất lượng văn bản còn kém, chưa hiệu quả cao.
Trình độ cán bộ làm cơng tác soạn thảo cịn khá yếu, khơng được tập huấn thường xuyên. Một số cán bộ chưa thành thạo việc, thiếu về kiến thức kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng xử lý các loại công việc trong quản lý nhà nước, khả năng phát hiện, thu thập thông
48
tin, khái quát công việc và đề xuất vấn đề trước đòi hỏi của huyện. Hầu hết các cán bộ soạn thảo văn bản thường làm theo lối rập khn máy móc “xưa bày nay làm ít”, ít chịu khó tìm tịi nghiên cứu, do đó việc sai sót trong q trình ban hành, kiểm tra, xử lý văn bản là khó tránh khỏi.
Việc mở các lớp tập huấn, đào tạo về nghiệp vụ hay nội dung các văn bản mới về công tác soạn thảo, kiểm tra, quản lý, xử lý văn bản chưa được chú trọng, chưa được tiến hành thường xuyên nên chưa đạt được hiệu quả cao. Việc tập huấn chun mơn nghiệp vụ mới chỉ mang tính hình thức. Một số cán bộ, cơng chức được cử đi tập huấn chỉ mang tính trách nhiệm khơng chú trọng chất lượng vì vậy mà chất lượng văn bản ban hành trước và sau đào tạo chưa có sự chuyển biến hồn thiện hơn. Bên cạnh đó, chưa có sự phối hợp chặt chẽ trong công việc giữa các cán bộ, cơng chức trong Văn phịng gây khó khăn cho hoạt động ban hành văn bản.
Thứ ba, việc kiểm tra, giám sát chưa được chú trọng nên còn mắc lỗi về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Cơng tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện không được tiến hành thường xuyên, chủ yếu chỉ kiểm tra một cách “qua loa” nội dung và hình thức văn bản trước khi ban hành. Hình thức văn bản được kiểm tra một cách tổng thể, không đi vào chi tiết, một số lỗi sai về kỹ thuật trình bày vẫn được thơng qua nhưng không phải sửa lại. Khi phát hiện lỗi sai của người soạn thảo thì mới chỉ có biện pháp nhắc nhở mà chưa có chế tài xử lý mặc dù có thể quy trách nhiệm rõ ràng dẫn tới việc văn bản năm sau tiếp tục lặp lại sai sót như văn bản năm trước.
Thứ tư, về trang thiết bị và công nghệ thông tin ảnh hưởng đến công tác soạn thảo văn bản.
Trang thiết bị kỹ thuật được sử dụng vào q trình cơ giới hóa và tự động hóa việc soạn thảo và ban hành văn bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay. Thiết bị phụ vụ cho soạn thảo, thiết bị nhân bản, thiết bị truyền thơng tin trong văn bản, thiết bị tìm kiếm trong văn bản,… cịn thiếu và ở mức lạc hậu. Vì vậy, chất lượng và tiến độ ban hành văn bản sẽ bị giảm sút, chậm trễ.