Qua q trình khảo sát, cho thấy Văn phịng HĐND và UBND huyện luôn quan tâm
54
chỉ đạo nâng cao chất lượng cơng tác kiểm tra, rà sốt hệ thống văn bản, đã phát hiện và xử lý nhiều văn bản có sai sót, khơng cịn phù hợp với quy định pháp luật hoặc tình hình thực tế góp phần nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước bằng pháp luật ở địa phương. Tuy nhiên, cơng tác kiểm tra, rà sốt trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND còn nhiều bất cập, chưa phù hợp về thẩm quyền, nội dung, hiệu lực, sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với các văn bản đã được HĐND, UBND huyện ban hành, trong quá trình thực hiện, các cơ quan, đơn vị cần tích cực, chủ động, thường xuyên rà soát để kịp thời phát hiện, kiến nghị sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ những nội dung mâu thuẫn, chồng chéo, khơng phù hợp. Bên cạnh đó, thường xuyên tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ tư pháp nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác kiểm tra, rà sốt, hệ thống hóa văn bản hành chính.
Ban lãnh đạo cùng phòng Tư pháp, phòng Nội vụ thường xuyên kiểm tra đột xuất hoặc theo định kỳ (nếu kiểm tra đột xuất thì khơng được báo trước, kiểm tra định kỳ có thể báo trước cho đơn vị/cá nhân để có sự chuẩn bị về các tài liệu văn bản, trang thiết bị,...theo yêu cầu.
Bản thân người làm công tác này cũng phải tự kiểm tra trình độ, năng lực và việc thực hiện của mình. Cơng tác kiểm tra nếu được thực hiện nghiêm túc, theo trình tự quy định sẽ giúp bản thân mỗi thành viên trong tổ chức tự giác thực hiện cơng việc, hồn thành tốt nhiệm vụ được giao; các công việc được triển khai đúng theo kế hoạch cả về số lượng và chất lượng từ đó giúp cơ quan, tổ chức ngày một phát triển theo hướng tích cực, đạt được những mục tiêu trước mắt và lâu dài.
Để nâng cao trách nhiệm cũng như tạo điều kiện cho cán bộ chuyên tâm hơn vào cơng tác, UBND huyện cũng cần có quy định cụ thể về trách nhiệm, cơ chế giám sát và động viên khen thưởng kịp thời đối với cán bộ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Từ công tác tổ chức thực hiện kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản, lãnh đạo đưa ra các tiêu chuẩn bình xét khen thưởng đối với các cá nhân, đơn vị hồn thành cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản một cách xuất sắc.
3.4. Xây dựng chương trình cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản
Việc xây dựng chương trình phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản phải dựa trên cơ sở rà soát, hệ thống văn bản hiện hành. Trên cơ sở chương trình dài hạn và địi hỏi của tình hình thực tiễn, lãnh đạo Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun tiến
55
hành phân cơng xây dựng kế hoạch cụ thể hàng năm trong đó xác định rõ tên, loại văn bản, lãnh đạo phụ trách, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, thời gian hồn thành. Để hoàn thiện hoạt động ban hành văn bản hành chính cần thực hiện:
Thứ nhất, nâng cao chất lượng các bước dự thảo VBHC. Chất lượng của văn bản phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, vào việc thực hiện các bước trong quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Trong đó bước dự thảo là bước giữ vai trị quan trọng nhất. Các thành viên làm cơng tác soạn thảo phải là những cán bộ, cơng chức có trình độ về pháp luật, hiểu biết những vấn đề mà văn bản sẽ điều chỉnh và phải có trách nhiệm trong q trình thực thi cơng vụ.
Thứ hai, lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. Đây là hoạt động nhằm góp phần hồn thiện dự thảo văn bản, nâng cao chất lượng cũng như tính khả thi của văn bản. Tuy cán bộ làm công tác soạn thảo VBHC đã chú ý đến việc lấy ý kiến, song việc lấy ý kiến dự thảo mới chỉ dừng lại ở các đơn vị có liên quan trong khi đối tượng thi hành VBHC lại rất ít được lấy ý kiến. Do đó, cần đẩy mạnh hoạt động lấy ý kiến của các đối tượng thi hành văn bản.
Trong chương trình dài hạn và kế hoạch hàng năm, các văn bản dự kiến soạn thảo phải nêu rõ sự cần thiết, phạm vi và đối tượng điều chỉnh, nội dung chỉnh, thời gian và kinh phí thực hiện, tính khả thi trước khi cơng bố thực hiện.
Việc lập dự kiến chương trình soạn thảo văn bản dài hạn và hàng năm sẽ giúp cho các đơn vị biết được nhiệm vụ và có kế hoạch thực hiện trong việc hồn thành công việc được giao, nâng cao trách nhiệm của đơn vị soạn thảo cũng như cá nhân soạn thảo. Có như vậy, quy trình xây dựng và ban hành văn bản mới được thực hiện đầy đủ.
3.5. Mẫu hóa văn bản nhằm phục vụ cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản
Trong cải cách thủ tục hành chính hiện nay, địi hỏi bất kì cơ quan, tổ chức nào đều cần mẫu hóa văn bản để soạn thảo. Mẫu hóa văn bản dựa trên những quy định của Nhà nước về thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày. Cơng tác mẫu hóa văn bản sẽ giúp cho cơ quan hoạt động một cách thống nhất, giảm thiểu những sai sót.
Thực trạng tại Văn phịng, cơng tác soạn thảo văn bản cịn nhiều bất cập, sai nhiều về thể thức và kỹ thuật trình bày, do đó việc mẫu hóa văn bản là điều cần thiết để áp dụng vào công tác thực tiễn. Nhận thức được tầm quan trọng đó, tác giả mạnh dạn xin xây dựng một số mẫu hóa văn bản để UBND huyện và Văn phịng HĐND và UBND huyện tham khảo.
(Xem phụ lục 08)
56
3.6. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản
3.6.1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là một cánh tay đắc lực góp phần làm tăng hiệu quả cơng việc của cán bộ, cơng chức. Vì vậy, để cơng việc đạt được hiệu suất cao, thì Văn phịng cần phải tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị như sau:
Cần đảm bảo kết nối mạng của máy vi tính trong suốt q trình làm việc của cơ quan để các cá nhân, đặc biệt là viên chức soạn thảo văn bản có thể trao đổi thơng tin, tìm kiếm, thu thập và xử lý thơng tin một cách nhanh nhất. Các thiết bị khác như máy tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại cũng cần được kết nối để khơng bị gián đoạn trong q trình trao đổi, làm việc. Có kế hoạch và sự đầu tư kinh phí hợp lý cho hoạt động bổ sung, thay thế, sửa chữa cơ sở vật chất cũng như các trang thiết bị dùng trong cơ quan.
Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết bị và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực tiễn xã hội.
Ngoài ra, việc xây dựng “văn phịng xanh” sẽ tạo ra một khơng gian văn phòng gần gũi thiên nhiên, làm giảm bớt căng thẳng, áp lực đáp ứng được nhu cầu sống và làm việc của nhiều người. Điều đó sẽ thúc đẩy năng suất làm việc của các cán bộ, công chức, viên chức.
3.6.2. Ứng dụng công nghệ thông tin
Việc ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác soạn thảo, từ thủ cơng sang tự động hóa, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện tính được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết cơng việc. Để nâng cao chất lượng quản lý văn bản cũng như để công tác soạn thảo văn bản hiện nay, cơ quan cần chú trọng:
Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công tác văn thư, tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT. Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá năng lực ứng dụng CNTT của cán bộ.
Ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý và điều hành công việc như: Phần mềm Văn phòng điện tử eOffice; Phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice,... để cơng việc tại bộ phận văn phịng sẽ được giảm tải, công tác quản lý văn
57
bản được thống nhất. Những “văn phịng khơng giấy” sẽ được hình thành, là điều kiện đảm bảo hiện đại hóa cơng tác văn phịng cũng như công tác soạn thảo.
Việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008, và mới nhất là tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 vào hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước thực chất là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục hành chính ứng với từng cơng việc theo một trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan. Đây là một trong những hình thức rà sốt thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, xác định rõ việc làm gì? rõ người (ai làm) và rõ cách làm (theo trình tự nào, quy định nào, biểu mẫu nào...) đảm bảo các cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm sốt được q trình giải quyết cơng việc nội bộ của cơ quan, thơng qua đó, từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý văn bản.
Bên cạnh đó, cần thiết có sự kết nối liên thơng với Chính phủ điện tử trong cơng tác soạn thảo văn bản cũng như toàn bộ hoạt động của Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun. Bởi lợi ích của Chính phủ điện tử là giảm “nạn giấy tờ” văn phịng - cơng sở, tiết kiệm thời gian, hợp lý hố việc vận hành cơng việc.
Phần mềm Chính phủ điện tử là hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị cơng việc tồn diện và chun nghiệp, phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thơng qua Internet. Nó thực hiện quản lý tồn bộ văn bản đi, đến trên máy tính một cách đầy đủ, khoa học,...(Mơ hình Chính phủ điện tử
ứng dụng trong cơ quan, tổ chức xem Phụ lục 06).
Lợi ích của phần mềm chính phủ điện tử là đáp ứng mọi nhu cầu của công dân bằng việc nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy chính quyền trung ương và địa phương. Chính phủ điện tử đem lại sự thuận tiện, cung cấp các dịch vụ công một cách hiệu quả và kịp thời cho người dân, doanh nghiệp.
Xây dựng phần mềm chính phủ điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước, hướng tới chính phủ số, nền kinh tế số là một chủ trương lớn cần được đẩy mạnh triển khai trong thời gian tới. Đây là một ứng dụng rất hữu hiệu để phục vụ mọi lĩnh vực công tác tại Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun đặc biệt là cơng tác văn thư, soạn thảo văn bản. Vì vậy, lãnh đạo Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun có
58
thể tham khảo cân nhắc để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan.
Tiểu kết
Qua quá trình khảo sát, tìm hiểu thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun đã được trình bày tại Chương 2, Chương 3 tác giả đã đưa ra những giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác này như hồn thiện thể chế liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, kiểm tra rà sốt thường xun các văn bản hành chính được ban hành, mẫu hóa văn bản, xây dựng chương trình cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun, tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Qua một số giải pháp được đề xuất ở trên, mong rằng những giải pháp tôi đưa ra sẽ được đưa vào thực tiễn để sớm khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong Văn phịng và giúp Văn phịng hồn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao và để q trình hiện đại hóa cơng tác văn phịng được tồn diện và đạt hiệu quả cao.
59
KẾT LUẬN
Trong khóa luận tác giả đã nghiên cứu lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun; đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun.
Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xuyên đã đạt được nhiều ưu điểm đáng kể trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính như Ban lãnh đạo UBND huyện Bình Xun đã có nhận thức đúng đắn về vai trị của cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản, các văn bản ban hành đúng về thẩm quyền theo quy định, đảm bảo các yêu cầu về nội dung, bố cục, yêu cầu về ngơn ngữ, văn phong hành chính phù hợp với thực tiễn và có tính khả thi, đảm bảo các u cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành của pháp luật, cơ sở vật chất - trang thiết bị văn phòng đầy đủ, hiện đại và việc ứng dụng công nghệ thông tin tạo hiệu quả cơng việc ngày càng cao.
Bên cạnh đó, Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun cịn tồn tại một số hạn chế nhất định như chưa có văn bản quy định chế tài cụ thể nào cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, về nội dung, ngơn ngữ, văn phong của văn bản cịn sơ sài, lỗi câu từ, lỗi chính tả, một số văn bản vẫn bị sai thể thức và kỹ thuật trình bày, các thủ tục hành chính của cơ quan đa số thực hiện bằng phương pháp thủ công.Trong những năm vừa qua, cơng tác này cịn mắc hạn chế do một số nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan như những quy định về văn bản của pháp luật còn thiếu thống nhất, đội ngũ cán bộ, cơng chức cịn hạn chế về trình độ, chun mơn, cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ còn sơ xài. Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa được đầu tư đúng mức.
Từ đó, tác giả mạnh dạn xin đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đó là hồn thiện thể chế, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, kiểm tra rà soát thường xuyên các văn bản hành chính được ban hành, xây dựng chương trình cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phịng HĐND và UBND huyện Bình Xun, tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Song nhân tố quan trọng nhất nhằm khắc phục những hạn chế khơng đáng có trong cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản phải nói đến là yếu tố con người. Vì đây là những