8. Kết cấu đề tài
2.3. Vai trị của cơng nghệ thơng tin trong tổ chức sự kiện
2.3.1. Công nghệ thông tin giúp sự kiện thành công và ấn tượng hơn
Cơng nghệ thơng tin đóng một vai trị vơ cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện. Khơng có một sự kiện nào mà khơng có sự góp mặt của công nghệ. Dù là một sự kiện nhỏ như một buổi khai trương hay buổi đại nhạc hội sơi động thì sự góp mặt của Cơng nghê thơng tin, đặc biệt là các thiết bị sự kiện là vô cùng quan trọng.
Từ những bộ loa đài, đèn chiếu sáng, màn chiếu đơn giản, hiện nay, trên thì trường có rất nhiều những bộ loa đài, đèn vô cùng hiện đại, khiến cho sự iện trở nên ấn tượng hơn. Có những sự kiện lớn đã dựng sân khấu hoành tráng với sân khấu 5 chiều, được bao phủ bởi màn LED từ trần, xuống sàn, tới các cạnh đáy tạo ra một không gian sân khấu vô vực, đưa khách mời vào một không gian vơ cùng ảo diệu. Kết hợp với đó là kĩ thuật sử dụng đèn sự kiện và các phần trình diễn nghệ thuật đã đưa khách mời như lạc vào một thế giới khác, vô cùng ảo diệu.
2.3.2. Công nghệ thông tin giúp tổ chức sự kiện đơng người trong thời kì dịch bệnh dịch bệnh
Từ năm 2020, thế giới phát hiện ra Covid-19, đây được coi là dịch bệnh nguy hiểm trên toàn cầu khiến rất nhiều người chết. Để giảm thiểu tối đa sự lây lan của dịch bệnh thì các nước trên thế giới đa phần đều đóng cửa du lịch và các sự kiện đều phải hoãn lại. Ngay lúc này, công nghệ thông tin đã phát huy được điểm mạnh mẽ và chuyên nghiệp.
Rất nhiều những website, những ứng dụng trực tuyến ra đời…
Đây là một xu hướng mới mẻ và phát triển hàng đầu trong giai đoạn dịch COVID19 hiện nay. Cụ thể đây là hình thức tổ chức online event với việc sử dụng Livestream hoặc tổ chức Video Conference. Với xu hướng này, chúng ta có thể sử dụng cơng nghệ để lên kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến ở những “địa điểm” mà họ chưa bao giờ được trải nghiệm, mang đến những điều mới mẻ và thích thú cho người tham dự. Hoặc bạn cũng có thể tổ chức các cuộc họp với thành viên và khách hàng bằng nhiều công cụ như Skype, Facebook, Zalo, Viber cũng như xử lí cơng việc qua các cơng cụ Microsoft Online. Thực hiện xử lí cơng việc qua các cơng cụ Microsoft Online. Hay tổ chức và chia sẻ tài liệu qua Google Drive hay Trello,… Với nhiều ưu
43
điểm, Online event & Online working đã trở thành một trong những xu hướng đi đầu trong lĩnh vực sự kiện hiện nay.
Công nghệ thơng tin tạo điều kiện cho khách hàng có thể tham gia một sự kiện cách linh động và thuận tiện. Mọi người có thể tham gia tại nhà của mình, có thể tham gia thảo luận một vấn đề mà mỗi người đang ở cách xa nhua, góp phần tạo ra xã hội cơng nghệ văn minh.
2.3.3. Tạo ra các cơ hội kết nối và xây dựng mối quan hệ cho những người tham dự
Theo một nghiên cứu năm 2018 của Hiệp hội Triển lãm và Sự kiện Quốc tế, 76% trong số gần 9.000 người tham gia chỉ ra rằng kết nối chính là động lực hàng đầu khi quyết định có tham dự một sự kiện hay khơng. Chính vì thế, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tăng cường tính kết nối và cải thiện các mối quan hệ là một trong những ưu tiên hàng đầu đối với các công ty tổ chức sự kiện. Bằng việc xử lý thơng tin và phân tích dữ liệu thông qua công cụ AI, nhà tổ chức sự kiện có thể tùy chỉnh các đề xuất cho khách mới tham dự hoặc sắp xếp vị trí sao cho phù hợp.
Để hiểu rõ hơn, hãy cùng phân tích một tình huống từ góc độ người tham dự. Giả sử bạn đăng kí tham dự sự kiện hội nghị có quy mơ 1000 người. Trong một phiên sự kiện truyền thống, bạn có thể thấy mình đang ở trong một căn phịng đầy người lạ vào giờ nghỉ giải lao – mà không biết nên tiếp cận ai và cách tìm những người có cùng sở thích sở thích như bạn. Tuy nhiên, trong một phiên hội nghị được tối ưu bằng trí tuệ nhân tạo, bạn hồn tồn có thể nhận được đề xuất kết nối những người phù hợp thông qua các thiết bị di động hoặc qua thư từ trước.
2.3.4. Cơng nghệ thơng tin giúp cá nhân hố cho người tham dự sự kiện
Đây là biện pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tối ưu hố tiếp cận mục đích, nhu cầu riêng của từng người tham dự trong sự kiện. Có rất nhiều cách để thực hiện điều này như:
- Tuỳ chọn lịch trình tham dự theo sở thích cá nhân tại các hội nghị lớn; - Gợi ý hoạt động dựa trên dữ liệu;
- Gửi những nội dung đã được cá nhân hóa. 44
Đây hiện là xu hướng thu hút rất nhiều người tham dự và góp phần thúc đẩy sự thành cơng của các sự kiện được tổ chức hiện nay.
2.3.5. Công nghệ thông tin giúp nhận diện khuôn mặt người tham gia sự kiện
Công nghệ nhận diện gương mặt trong sự kiện nhanh chóng được tiếp cận và nhận được sự hưởng ứng của đông đảo người tham dự sự kiện vì nhiều lợi ích như:
- Check-in nhanh chóng và an tồn - Bảo mật và tránh việc bị lộ thông tin
- Cải thiện khả năng tiếp cận các phương tiện truyền thông xã hội một cách tối
ưu.
- Rất nhiều sự kiện đã áp dụng thành công biện pháp này. Đây được nhận định là một trong những xu hướng sẽ trở nên vô cùng phát triển và phổ biến trong tương lai.