8. Kết cấu đề tài
3.1. Xác định đúng nhu cầu của các tổ chức, doanh nghiệp khi tổ chức sự
kiện
Thời đại hội nhập phát triển. Có hàng trăm doanh nghiệp dịch vụ và thương hiệu với ý tưởng mới xuất hiện mỗi ngày. Trong ngành đơn cử như truyền thơng. Giờ đây chỉ cần search từ khóa “cơng ty tổ chức sự kiện” trên google. Là có thể thấy hàng loạt những kết quả, những cái tên được hiện ra trong vài giây. Thế nhưng không phải cái tên nào trong số đó cũng tạo nên một thương hiệu vững mạnh, uy tín với khách hàng. Để phát triển thành công, đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng cao. Các công ty sự kiện cần tổng hợp rất nhiều yếu tố. Dưới đây là một vài yếu tố cơ bản đáng quan tâm. Đồng thời cũng là những điểm yếu, điểm chết của startup Việt ngành sự kiện nên học hỏi.
Thời đại hội nhập phát triển, có hàng trăm doanh nghiệp cũng như dịch vụ và thương hiệu với những ý tưởng mới xuất hiện mỗi ngày. Vậy, một doanh nghiệp làm sao để trở thành cái tên tạo nên một thương hiệu vững mạnh, uy tín với khách hàng. Trên thực tế, thị trường và nhu cầu tổ chức sự kiện hiện nay như thế nào?
3.1.1. Thị trường tổ chức sự kiện hiện nay
Nhìn vào một sự kiện đơn giản nhất; là bữa tiệc sinh nhật hay đầy tháng con trẻ. Khách hàng có thể thấy rõ các hạng mục tuy khơng q hồnh tráng tầm cỡ. Nhưng vơ hình lại khá nhiều và u cầu đầu tư. Như bóng bay, banner trang trí, backdrop chụp hình, hệ thống âm thanh ánh sáng, và các phụ kiện trang trí khác.
Rất rất nhiều phụ kiện, chi tiết tỉ mỉ như vậy; địi hỏi cơng ty phải tự chuẩn bị cho mình ngay từ đầu. Hoặc có một chuỗi liên kết với các nhà cung ứng hạng mục đó một cách bền vững, đảm bảo. Vì nguồn tiền đầu tư ban đầu chỉ có hạn. Nhiều cơng ty hướng đến cung cấp dịch vụ chuyên biệt. Nhưng nếu muốn phát triển lâu dài, mở rộng đến các đối tượng khách hàng lớn hơn; thì lấp đầy kho cơ sở vật chất của mình là điều vơ cùng quan trọng.
48
Ngồi ra, đầu tư cơ sở vật chất giúp cơng ty có chỗ lưu hàng. Hàng luân chuyển qua lại giữa các bên và mở rộng văn phòng đại diện để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng hơn.
3.1.2. Kinh nghiệm quản trị rủi ro trong nghề sự kiện
Ngành tổ chức sự kiện là một ngành có rất nhiều rủi ro. Vì đơn giản nó là dịch vụ và phục vụ con người. Có kiến thức căn bản về quản trị, hoạch định rủi ro là một điều kiện tiên quyết của các nhà tổ chức sự kiện.
Để có thể đem đến sự kiện thành công nhất cho cả khách hàng lẫn công ty. Tiên liệu được các rủi ro cơ bản sẽ giúp công ty tránh được những chi phí phát sinh; gây lãng phí cũng như khơng “mất tiền oan” cho việc bù vào những khoản chi phí rủi ro khơng đáng có.
Một cơng ty hoạch định được rủi ro nhiều cũng sẽ gây được ấn tượng với khách hàng về sự chuyên nghiệp, đáng tin cậy hơn một cơng ty “vừa làm vừa sửa”.
Quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự khơng chun nghiệp
Những cái đầu nhạy bén, sáng tạo và logic là điều kiện cần cho nhà tổ chức sự kiện. Người đó cần có đủ chín chắn và chắc chắn khi lên kịch bản tổ chức sự kiện. Nhưng vẫn phải có sự nhanh nhẹn, tỉnh táo trong các tình huống bất khả kháng có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong sự kiện.
“Một trái tim nóng và cái đầu lạnh” là đủ để miêu tả về nhà tổ chức sự kiện. Nhưng có được điều này phải trải qua rất nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn mà công ty chắc chắn nắm được thơng qua q trình tuyển dụng.
Q trình tuyển dụng chuyên nghiệp từ khâu tuyển mộ sẽ giúp công ty chiêu mộ được những anh tài, phù hợp và nhiệt tình cống hiến cho cơng ty.
Kinh nghiệm quản trị rủi ro trong nghề sự kiện
Ngành tổ chức sự kiện là một ngành có rất nhiều rủi ro. Vì đơn giản nó là dịch vụ và phục vụ con người. Có kiến thức căn bản về quản trị, hoạch định rủi ro là một điều kiện tiên quyết của các nhà tổ chức sự kiện.
49
Để có thể đem đến sự kiện thành cơng nhất cho cả khách hàng lẫn công ty. Tiên liệu được các rủi ro cơ bản sẽ giúp công ty tránh được những chi phí phát sinh; gây lãng phí cũng như không “mất tiền oan” cho việc bù vào những khoản chi phí rủi ro khơng đáng có.
Một cơng ty hoạch định được rủi ro nhiều cũng sẽ gây được ấn tượng với khách hàng về sự chuyên nghiệp, đáng tin cậy hơn một cơng ty “vừa làm vừa sửa”.
Quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự chuyên nghiệp
Những cái đầu nhạy bén, sáng tạo và logic là điều kiện cần cho nhà tổ chức sự kiện. Người đó cần có đủ chín chắn và chắc chắn khi lên kịch bản tổ chức sự kiện. Nhưng vẫn phải có sự nhanh nhẹn, tỉnh táo trong các tình huống bất khả kháng có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong sự kiện.
“Một trái tim nóng và cái đầu lạnh” là đủ để miêu tả về nhà tổ chức sự kiện. Nhưng có được điều này phải trải qua rất nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn mà cơng ty chắc chắn nắm được thơng qua q trình tuyển dụng.
Quá trình tuyển dụng chuyên nghiệp từ khâu tuyển mộ sẽ giúp công ty chiêu mộ được những anh tài, phù hợp và nhiệt tình cống hiến cho cơng ty. [3]
Đơn cử như tổ chức sự kiện cho một hội thảo, khách hàng mong muốn gì? Với tất cả doanh nghiệp. Những buổi tổ chức sự kiện hội thảo ln là lúc tiếp thị, quảng cáo thương hiệu mình một cách hiệu quả nhất. Để đánh giá được buổi sự kiện ấy có thành cơng hay khơng. Điều này phụ thuộc vô cùng lớn tới đánh giá trải nghiệm của khách tham dự. Buổi sự kiện của doanh nghiệp có mang lại sự thu hút, niềm vui cho khách hàng không?
Tăng sự vui vẻ hạnh phúc loại bỏ đi quan niệm, sự thất vọng của khách hàng về những buổi lễ tổ chức sự kiện hội thảo.
Ngay khi khách hàng bước đến bữa tiệc của bạn. Tất cả các chi tiết ở đâu/ khi nào/ làm thế nào ngay từ bên ngồi đã vơ cùng quan trọng. Hãy tưởng tượng luồng giao thông từ khi khách hàng tới tham dự sự kiện và rời đi. Hãy đảm bảo rằng bạn có thể tạo được một mơi trường đón tiếp nồng nhiệt nhất. Khi bạn có thể tạo được bầu
50
khơng khí này. Sẽ tạo được cho khách hàng được ấn tượng vô cùng sâu sắc. Khơng cịn cảnh chen lấn, dịng người đơng đúc khi tham gia sự kiện. Điều này cũng tại nên đẳng cấp cho buổi sự kiện của bạn. Thông tin rõ ràng. Hãy đảm bảo rằng thơng tin về buổi sự kiện của bạn có thế đến tay khách mời tham dự thật nhanh chóng và rõ ràng. Thơng tin có thể được gửi trước khi mời khách tới tham dự. Bạn cũng có thể để những tấm thiệp giới thiệu thêm thông tin tại quầy lễ tân. Thơng tin về những người tham dự bữa tiệc, quy trình buổi tiệc diễn ra, những thực đơn đồ ăn đồ uống nếu có. Thơng tin càng rõ ràng sẽ càng dễ dàng thu hút sự đón chờ của khách hàng. Nếu có thể hãy có thêm người tiếp tân có thể hướng dẫn khách hàng bất cứ khi nào cần.
Mang lại cho họ cơ hội kết nội mang lưới khi họ tham dự những buổi tổ chức sự kiện hội thảo?
Khi tham sự những bữa tiệc, buổi sự kiện. Khách tham dự ai cũng muốn mình có thế kết nối được nhiều hơn với những người cùng trang lứa thế hệ. Việc này là việc vô cùng cần quan tâm. Vậy làm sao để bạn có thể mang lại điều này cho khách hàng của mình?
Hãy tinh tế tỉ mỉ khi sắp xếp vị trí, khu vực và chỗ ngồi. Hãy thử xắp xếp vị trí ngồi cho mỗi khách hàng của bạn và phân khu vực của họ ra. Khi tham sự bữa tiệc người trẻ ngồi cùng người trẻ sẽ dễ dàng bắt chuyện thiết lập những mối quan hệ hơn chứ nhỉ. Đùng để khách hàng của bạn phải lúng túng không biết nên chọn chỗ ngồi ra sao. Ở khu vực nào thì phù hợp với mình. Hãy để khách tham dự của bạn thoải mái nhất có thể.
Khơng cịn những bài diễn văn nhàm chán.
Có đến 87% những người tham dự sự kiện than phiền và cảm thấy nhàm chán khi nghe diễn văn. Những bài diễn văn này chắn chắn là những thứ không thế thiếu. Những hãy tìm cách cải thiện nó. Làm nó trỏ nên mới mẻ hơn, thú vị hơn, thu hút hơn.
Mục tiêu tổng thể của cả buổi sự kiện. Chính là tăng sự trải nghiệm của người tham dự. Vậy đừng biến buổi sự kiện của bạn thành một buổi đọc diễn văn rườm dà buồn ngủ.
Khuyến khích khách tham dự tham gia vào các trị chơi. 51
Ý tưởng này khơng phải ý tưởng mới. Nhưng đây chắc chắn là một ý kiến tuyệt vời cho bữa tiệc của bạn. Đừng để khách hàng nhàm chán ngồi tại ghế chỉ nghe với nhìn. Hãy khuyến khích họ trải nghiệm những gì mà buổi lễ đang diễn ra. Chỉ khi họ tự mình trải nghiệm mới có thể tạo nên những dấu ấn khó phai trong tâm trí họ.
Việc lập một kế hoạch sự kiện đem lại sự trải nghiệm cho người tham dự. Những nhà đầu tư, khách hàng, khách hàng tiềm năng chắc chắn sẽ vơ cùng hài lịng với bữa tiệc khi mà họ không chỉ đến ngồi và nghe. Hãy lưu lại cho họ những ấn tượng thật đặc sắc vơi doanh nghiệp của bạn. [20]