8. Cấu trúc của khóa luận
2.1. Các yếu tố tác động đến công tác phục vụ bạn đọc
2.1.2. Sản phẩm thông tin
2.1.2.1. Thư mục
Dựa vào đặc điểm nội dung của nguồn lực thông tin, Thư viện Tạ Quang Bửu đã và đang triển khai phục vụ các loại hình thư mục sau đây:
a. Thư mục thông báo sách mới
Thư mục sách mới tại thư viện chỉ phản ánh tài liệu mới, mang tính thời sự, khơng có lời nói đầu, khơng có mục lục, khơng có bảng tra. Thư mục sách mới có vai trị phản ánh các tài liệu mới được bổ sung về thư viện. Thông qua thư mục sách mới, Thư viện Tạ Quang Bửu có thể thơng báo kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng đến mọi đối tượng bạn đọc, giúp cho bạn đọc có thể thường xuyên cập nhật được những tài liệu nào cần thiết phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu và giảng dạy của họ.
49
Hiện nay, Thư mục thông báo sách mới được đưa lên mạng cho bạn đọc tra cứu bao gồm như: Sách Việt, Sách Ngoại, Luận văn Thạc sĩ, Báo – Tạp chí
Hình 2.1: Thư mục thơng báo sách mới trên website của Thư viện
Thư mục thông báo sách được Thư viện Tạ Quang Bửu biên soạn sắp xếp dựa trên quy tắc trật tự vần chữ cái, cung cấp những thơng tin cơ bản về hình thức của tài liệu như: tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nơi xuất bản, ký hiệu xếp giá, mã vạch.
Hình 2.2: Thư mục thơng báo sách mới đợt 1 năm 2019
b. Thư mục chuyên ngành
Thư mục chuyên ngành tại Thư viện Tạ Quang Bửu là danh mục tài liệu được phân chia theo các chuyên ngành đào tạo của Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội (các Khoa/Viện đào tạo). Hiện nay, Thư mục chuyên ngành được đưa lên mạng tra cứu.
50
Hình 2.3: Thư mục thơng báo sách mới trên website của Thư viện
Các tài liệu trong Thư mục chuyên ngành hiện có tại 2 phịng mượn (101, 102) và các phòng đọc (304, 411, 402, 418, 526) tại Thư viện Tạ Quang Bửu.
Trong các bản thư mục chuyên ngành tài liệu sẽ được sắp xếp theo trật tự vần chữ cái, cung cấp những thơng tin cơ bản về hình thức của tài liệu như: tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nơi xuất bản, ký hiệu xếp giá, mã vạch.
51
2.1.2.2. Cơ sở dữ liệu
Thư viện Tạ Quang Bửu sở hữu 2 loại hình cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu tự xây dựng và cơ sở dữ liệu mua bên ngoài thư viện.
a. Cơ sở dữ liệu tự xây dựng
Thư viện số của Thư viện Tạ Quang Bửu được đăng tải các cơ sở dữ liệu do Thư viện tự xây dựng bao gồm các loại hình tài liệu sau: bài giảng, giáo trình điện tử do các giảng viên trong Trường biên soạn, luận án, luận văn được nghiên cứu, bảo vệ thành công tại Trường và các tài liệu tham khảo điện tử được biếu tặng từ các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước.
Hiện nay Thư viện Tạ Quang Bửu đã và đang xây dựng 05 cơ sở dữ liệu, những cơ sở dữ liệu này thường xuyên được cập nhật, bổ sung tài liệu:
- Cơ sở dữ liệu bài giảng điện tử: Cơ sở dữ liệu bài giảng điện tử bao gồm toàn bộ các bài giảng do giảng viên đang tham gia giảng dạy tại nhà Trường viết, số lượng biểu ghi có trong cơ sở dữ liệu tính đến tháng 4 năm 2022 là 78 biểu ghi. Các bài giảng điện tử được phân chia theo các chuyên ngành, trong từng chuyên ngành tài liệu lại được sắp xếp theo trật tự vần chữ cái của tên tài liệu.
52
- Cơ sở dữ liệu giáo trình điện tử: gồm các giáo trình điện tử do giảng viên trong Trường viết, số lượng biểu ghi có trong cơ sở dữ liệu tính đến tháng 4 năm 2022 là 13 biểu ghi. Giáo trình điện tử được Thư viện biên soạn sắp xếp theo quy tắc trật tự vần chữ cái và các chuyên ngành mà nhà trường hiện nay đang đào tạo.
Hình 2.6: Cơ sở dữ liệu Giáo trình điện tử
- Cơ sở dữ liệu luận án Tiến sĩ gồm các luận án Tiến sĩ đã tiến hành nghiên cứu và bảo vệ thành cơng tại Trường, số lượng biểu ghi có trong cơ sở dữ liệu tính đến tháng 4 năm 2022 là 946 biểu ghi. Các luận án được sắp xếp theo trật tự vần chữ cái và theo chuyên ngành.
53
- Cơ sở dữ liệu luận văn Thạc sĩ gồm các luận văn Thạc sĩ đã tiến hành nghiên cứu và bảo vệ thành cơng tại Trường, số lượng biểu ghi có trong cơ sở dữ liệu tính đến tháng 4 năm 2022 là 16026 biểu ghi.
Hình 2.8: Cơ sở dữ liệu Luận văn Thạc sĩ
- Cơ sở dữ liệu sách điện tử eBook bao gồm các tài liệu điện tử, đây là nguồn tài liệu mà Thư viện được các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước biếu tặng, số lượng biểu ghi có trong cơ sở dữ liệu tính đến tháng 4 năm 2022 là 474 biểu ghi.
54
Hình 2.10: Sơ đồ minh họa cấu trúc cơ sở dữ liệu của Thư viện
Thông qua sơ đồ minh họa trên, ta có thể thấy cấu trúc của các cơ sở dữ liệu do Thư viện xây dựng được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng quát đến chi tiết, từ ngoài vào trong theo thứ bậc. Trong đó, mỗi một loại hình lại có các cơ sở dữ liệu được chia theo chuyên ngành (tương ứng với các chuyên ngành đào tạo trong Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội). Cấu trúc của các cơ sở dữ liệu được sắp xếp theo nguyên tắc, cấu trúc hình cây: vấn đề lớn – vấn đề nhỏ - vấn đề chi tiết. Việc sắp xếp tổ chức theo nguyên tắc này tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong việc tự tìm hiểu, khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin trên trang Thư viện số của Thư viện.
55
Việc xây dựng, sắp xếp các cơ sở dữ liệu theo nguyên tắc này giúp cho người dùng tin có thể dễ dàng trong việc tìm kiếm, khai thác tài liệu, họ chỉ cần lựa chọn chuyên ngành phù hợp là có thể tìm thấy loại tài liệu mà mình cần. Bên trong mỗi đơn vị là các cơ sở dữ liệu được chia theo ngành đạo tạo của Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Các cơ sở dữ liệu do Thư viện tự xây dựng được đánh ký hiệu rõ ràng kết hợp cùng với prefix.
Ví dụ:
- Bg: là Cơ sở dữ liệu Bài giảng điện tử - Gtr: là Cơ sở dữ liệu Giáo trình điện tử - Ts: là Cơ sở dữ liệu Luận án Tiến sĩ - Ths: là Cơ sở dữ liệu Luận văn Thạc sĩ
Việc sử dụng prefix để phân biệt các loại cơ sở dữ liệu tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện cũng như người dùng tin trong quá trình khai thác, bổ sung tài liệu điện tử. Đối với cán bộ thư viện, họ có thể dễ dàng nhận diện từng bộ sưu tập số một cách nhanh chóng, chính xác từ đó q trình biên mục, bổ sung tài liệu điện tử lên trang thư viện số cũng nhanh chóng, thuận tiện và chính xác hơn tránh được việc trùng lặp biểu ghi trong quá trình xử lý nội dung và hình thức tài liệu. Đối với người dùng tin họ có thể dễ dàng khai thác, lựa chọn thông tin theo một chủ đề một cách nhanh chóng, dễ dàng phù hợp với nhu cầu tin của họ.
b. Các cơ sở dữ liệu mua bên ngoài thư viện
Bên cạnh các cơ sở dữ liệu tự xây dựng, Thư viện Tạ Quang Bửu còn đầu tư và phát triển bằng cách mua thêm các cơ sở dữ liệu bên ngoài từ các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước. Việc Thư viện đầu tư mua các cơ sở dữ liệu bên ngoài với mục đích chính quan trọng hơn bao giờ hết đó là mong muốn đáp ứng tối đa nhu cầu của mọi đối tượng người dùng tin tại Thư viện. Bên cạnh đó, Thư viện cịn thường xuyên mở rộng mối quan hệ hợp tác với các thư viện trong
56
nước và trên thế giới với mục đích mong muốn chia sẻ, nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin cũng như sản phẩm và dịch vụ thơng tin, đồng thời có cơ hội trao đổi học hỏi kinh nghiệm phát triển hoạt động thông tin – thư viện nói chung và cơng tác phục vụ bạn đọc nói riêng.
Hiện nay trên thư viện số của Thư viện Tạ Quang Bửu, có những cơ sở dữ liệu trực tuyến mua bên ngồi thư viện sau:
Hình 2.11: Các cơ sở dữ liệu mua bên ngoài thư viện
Mức độ khai thác của người dùng tin đến đâu còn phụ thuộc vào sự hợp tác của các cơ quan khác. Có những thơng tin được khai thác miễn phí, nhưng cũng có những thơng tin cần phải được cấp quyền khai thác hoặc trả phí.
2.1.2.3. Cổng thông tin Thư viện
Theo Bách khoa tồn thư mở Wikipedia: “Cổng thơng tin hay cổng thông tin điện tử (Portal) là một hoặc một nhóm trang web mà từ đó người truy cập có
57
thể dễ dàng truy xuất các trang web và các dịch vụ thơng tin khác trên mạng máy tính.”24
Địa chỉ website cổng thông tin điện tử của Thư viện Tạ Quang Bửu:
https://library.hust.edu.vn/vi
Giao diện cổng thơng tin Thư viện:
Hình 2.12: Cổng thơng tin Thư viện
Cổng thông tin Thư viện Tạ Quang Bửu cung cấp đến người dùng tin những thông tin chung về Thư viện bao gồm: lịch sử hình thành và phát triển, chức năng - nhiệm vụ, danh sách cán bộ, cơ cấu tổ chức, bản đồ các tầng, phân công phụ trách, địa chỉ liên hệ, thông tin dành cho khác, thông tin dành cho nhà tài trợ.
Hình 2.13: Giới thiệu chung về Thư viện
58
Ngồi ra, khi truy cập vào Cổng thơng tin Thư viện Tạ Quang Bửu, người dùng tin có thể cập nhật những tin tức mới về Thư viện, cũng như nắm bắt được Thư viện bao gồm những sản phẩm và dịch vụ thông tin nào.
Hơn thế nữa, đối với người dùng tin mới sử dụng thư viện số, khi truy cập vào Cổng thông tin Thư viện sẽ có các hướng dẫn cụ thể về các thức sử dụng Thư viện, bao gồm: giới thiệu chung và nội quy thư viện, khai thác các dịch vụ thư viện, quản lý tài khoản bạn đọc, tìm kiếm tài liệu từ xa, sơ đồ thư viện, các sắp xếp tài liệu tại các phịng đọc,…
Hình 2.14: Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện
2.1.2.4. Trang chủ Thư viện số
Thư viện Tạ Quang Bửu xây dựng website thư viện số để tạo điều kiện thuận lợi trong việc phục vụ người dùng tin. Địa chỉ website thư viện số Thư viện Tạ Quang Bửu: https://dlib.hust.edu.vn/
59
Hình 2.15: Website Thư viện số
Tại trang chủ Thư viện số Thư viện Tạ Quang Bửu người dùng tin có thể tiến hành tra cứu các cơ sở dữ liệu cũng như nguồn tài liệu điện tử của Thư viện. Trên trang web Thư viện số có 2 cách tra cứu thơng tin: tìm nhanh và tìm kiếm nâng cao.
60
Hình 2.17: Giao diện tìm kiếm nâng cao
2.1.3. Bộ máy tra cứu
Bộ máy tra cứu thông tin giúp cho bạn đọc dễ dàng tiến hành tra cứu, tìm kiếm tài liệu mình cần một cách nhanh chóng đáp ứng kịp thời nhu cầu học tập, nghiên cứu của bản thân.
Hiện nay nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong hoạt động thông tin – thư viện đối với các cơ quan, trung tâm thông tin – thư viện nói chung và Thư viện Tạ Quang Bửu là hoạt động tất yếu đem lại nhiều lợi ích khắc phục được những hạn chế mà thư viện truyền thống vẫn còn đang tồn tại. Thư viện Tạ Quang Bửu đã và đang triển khai xây dựng phục vụ bạn đọc bộ máy tra cứu tự động hóa (mục lục trực tuyến) Libopac khắc phục được những hạn chế của bộ máy tra cứu truyền thống như khó khăn trong việc bổ sung tài liệu mới cũng như loại bỏ những tài liệu mà Thư viện đã thanh lý.
61
Hình 2.18: Giao diện bộ máy tra cứu
Để có thể xây dựng, phát triển thư viện số nói chung và xây dựng các cơ sở dữ liệu nói riêng, Thư viện Tạ Quang Bửu đã và đang sử dụng 2 phần mềm quản trị thư viện tích hợp là Dspace và Sierra để tiến hành biên mục, tạo lập, biên mục tài liệu số, những tài liệu này được biên mục theo khổ mẫu Dublin Core. Cơ sở dữ liệu thư mục của Thư viện cập nhật được hầu hết vốn tài liệu của Thư viện. Hệ thống máy tính sử dụng tra cứu mục lục trực tuyến được đặt tại Phòng 111, Phòng Đa phương tiện tại Thư viện.
Để hướng dẫn bạn đọc có thể dễ dàng sử dụng mục lục trực tuyến (OPAC) để tiến hành tra cứu nguồn lực thông tin, Thư viện đã có hướng dẫn cụ thể và video hướng dẫn được đăng tải trên website của Thư viện
62
Hình 2.20: Video hướng dẫn tìm kiếm tài liệu qua OPAC
2.1.4. Khả năng đáp ứng về cơ sở vật chất, kỹ thuật và hạ tầng công nghệ thông tin công nghệ thông tin
2.1.4.1. Cơ sở vật chất, kỹ thuật
Hoạt động của Thư viện nói chung và cơng tác phục vụ bạn đọc nói riêng đáp ứng được tối đa nhu cầu của mọi đối tượng bạn đọc, được bạn đọc đánh giá cao và thu hút đông đảo người dùng tin đến sử dụng thư viện thì khơng thể thiếu một yếu tố vơ cùng quan trọng đó là cơ sở vật chất kỹ thuật. Nó góp phần làm tăng chất lượng cơng tác phục vụ bạn đọc cũng như hiệu quả công việc nơi đây. Nhận thấy rõ tầm quan trọng của cơ sở vật chất, kỹ thuật đem lại trong thời gian qua, Thư viện Tạ Quang Bửu rất quan tâm, chú trọng việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật. Hàng năm, Thư viện thường xuyên kiểm tra, đầu tư kinh phí cho việc phát triển, cải thiện và nâng cấp cơ sở vật chất nhằm khắc phục được những hạn chế, nâng cao chất lượng cho hoạt động thư viện cũng như công tác phục vụ bạn đọc với mong muốn tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong việc khai thác, sử dụng thư viện.
Trụ sở Thư viện Tạ Quang Bửu được xây dựng với tổng diện tích sàn sử dụng là 36.860m2 gồm 10 tầng, nhưng Thư viện chỉ đưa vào sử dụng từ tầng 01 đến tầng 05. Mỗi tầng bố trí các phịng phục vụ khác nhau, thực hiện chức năng khác nhau, cụ thể như sau:
63
- Tầng 1: Phịng mượn 102 và 111; kho đóng 124.
- Tầng 2: Ban Giám đốc; Bộ phận văn phịng 204; Phịng Thơng tin Thư mục 220A; Phòng Hướng dẫn sử dụng thư viện 227.
- Tầng 3: Phòng Multimedia 313; Phòng Luận văn - luận án 304.
- Tầng 4: Phòng Xử lý thơng tin 401; Phịng đọc chun ngành 402, 411, 419; Phịng Báo - Tạp chí 404; Phịng tự học 418.
- Tầng 5: Phòng đọc chuyên ngành 526.
Thư viện Tạ Quang Bửu được trang bị đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật cần thiết phục vụ cho hoạt động của Thư viện như: hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống chống ẩm mốc, hệ thống camera, điều hòa, thang máy,… Tất cả đều được kiểm tra và nâng cấp thường xuyên nhằm mục đích cao nhất là đáp ứng tối đa các hoạt động của thư viện cũng như cung cấp đến cho bạn đọc những dịch vụ tốt nhất, trải nghiệm hồn hảo nhất.
Mơi trường học tập, nghiên cứu của Thư viện có thể đáp ứng, phục vụ tối đa 10.000 lượt bạn đọc một ngày cùng lúc sử dụng tại các phòng chức năng bao gồm: 8 phòng đọc tại chỗ (phịng đọc chun ngành, phịng đọc tạp chí, phịng đọc luận án – luận văn), 2 phòng đọc đa phương tiện, 3 phịng tự học.
Bên cạnh đó, Thư viện Tạ Quang Bửu cịn trang bị hệ thống máy tính hiện