8. Cấu trúc của khóa luận
2.2. Tổ chức công tác phục vụ bạn đọc
2.2.1. Thời gian phục vụ
Thư viện Trường Tạ Quang Bửu triển khai phục vụ bạn đọc theo giờ hành chính từ thứ hai đến thứ sáu, nghỉ thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ, Tết. Theo đó, Thư viện sẽ mở cửa phục vụ bạn đọc với thời gian quy định như sau:
- Sáng: 08h00 – 11h30 - Chiều: 13h30 – 17h00
Đối với Phòng đọc chuyên ngành gồm 04 phòng: P.402, P.411, P.419, P.526:
- Từ thứ 2 đến thứ 6: 08h00 – 21h00 - Thứ 7, Chủ nhật: 08h00 – 16h00
Phòng mượn giáo trình (P.111): Sáng thứ 3 và sáng thứ 6 hàng tuần không phục vụ dịch vụ mượn trả tài liệu để kiểm kê và làm công tác nghiệp vụ.
Đối với những trường hợp đặc biệt ví dụ như ngày nghỉ đột xuất, Thư viện sẽ có thơng báo gửi tới bạn đọc được đăng tải trên các cổng thông tin thư viện, các trang mạng xã hội cũng như trang thông tin của Nhà trường.
Trong quá trình nghiên cứu khảo sát, tác giả đã tiến hành phỏng vấn bạn đọc đánh giá về thời gian phục vụ của Thư viện, dưới đây là kết quả khảo sát:
Biểu đồ 2.1: Mức độ hài lòng của bạn đọc về thời gian phục vụ
79.74% 14.76% 5.50% Rất hài lịng Hài lịng Khơng hài lịng
66
Thơng qua khảo sát cho thấy, thời gian phục vụ của Thư viện Tạ Quang Bửu được đa số bạn đọc đánh giá là hợp lý thể hiện thông qua biểu đồ: 79,74% bạn đọc rất hài lòng về thời gian phục vụ, 14,76% bạn đọc hài lòng, 5,5% bạn đọc đánh giá chưa hài lòng với thời gian phục vụ. Nguyên nhân dẫn đến vẫn cịn một số ít bạn đọc đánh giá chưa hài lòng về thời gian phục vụ đó là: bạn đọc mong muốn rằng thứ 7, chủ nhật Thư viện có thể thay đổi tăng thêm thời gian phục vụ,…
2.2.2. Quản lý bạn đọc
Cũng giống như nhiều thư viện khác, Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách khoa Hà Nội quản lý bạn đọc bằng thẻ bạn đọc và phần mềm thư viện. Đối tượng được đăng ký làm thẻ bạn đọc tại Thư viện bao gồm: sinh viên chính quy, sinh viên các hệ, cán bộ, học viên cao học, nghiên cứu sinh, bạn đọc ngoài:
- Đối với sinh viên hệ chính quy: Thẻ sinh viên được sử dụng là thẻ thư viện.
- Đối với sinh viên các hệ khác (cao đẳng, kỹ sư 2,…): Ngoài thẻ sinh viên cần làm thủ tục đăng ký tại Phòng 102 của Thư viện Tạ Quang Bửu.
- Đối với cán bộ: Sử dụng thẻ cán bộ làm thẻ thư viện.
- Đối với học viên cao học, nghiên cứu sinh: Sử dụng thẻ học viên.
- Bạn đọc ngồi trường có thể đăng ký làm Thẻ bạn đọc để sử dụng các dịch vụ tại Thư viện.
Hiện tại Thư viện đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Sierra và DSpace, do đó Thư viện sẽ dễ dàng quản lý tất cả các thông tin của bạn đọc thông qua mã vạch trên thẻ. Tất cả các thông tin về bạn đọc như: tên khoa, khóa học, năm sinh, các thơng tin về mượn trả tài liệu,… sẽ được tích hợp và quản lý trong phân hệ Quản lý bạn đọc (Quản trị). Việc sử dụng phần mềm để quản lý bạn đọc giúp cho Thư viện dễ dàng trong việc tìm kiếm các thơng tin về bạn đọc hoặc kiểm sốt các thơng tin mượn trả tài liệu của bạn đọc khi cần.
67
2.2.3. Quản lý tài liệu
Tương tự như đối với quản lý bạn đọc, việc kiểm soát và quản lý tài liệu hiện nay đều được Thư viện thực hiện thông qua phần mềm quản trị thư viện tích hợp Sierra và DSpace. Tài liệu từ khâu bổ sung cho đến khi đưa ra phục vụ bạn đọc đều được thực hiện trên phần mềm. Mỗi một cuốn tài liệu có một mã vạch riêng, khi bạn đọc đến mượn tài liệu, cán bộ thư viện sẽ tích mã đó vào phần mềm để quản lý các thông tin như: tên tài liệu, ký hiệu tài liệu, ngày mượn, ngày trả,…
Hiện nay, Thư viện Tạ Quang Bửu tổ chức các tài liệu thành các kho gồm:
- Kho báo, tạp chí - Kho Đọc
- Kho Mượn
- Kho Luận án Tiến sĩ - Kho Luận văn Thạc sĩ - Kho Giáo trình
- Kho Văn học
- Kho Đề tài khoa học
Ngoài ra, Thư viện cũng tổ chức kho Ngoại văn đối với tài liệu ngoại văn. Tuy số lượng tài liệu ngoại văn không lớn nhưng Thư viện đã tổ chức kho mở phục vụ bạn đọc tại các phòng đọc chuyên ngành 402, 411, 419, 526 bao gồm các loại sách tiếng Anh, tiếng Nga,…
Tất cả các loại tài liệu trên tại Thư viện được sắp xếp theo các ngành khoa học (các ngành đào tạo của Trường) dựa theo bảng LC. Các kho sách này đều được tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở. Sách được sắp xếp tài liệu trên giá căn cứ vào 5 yếu tố sau đây (theo thứ tự ưu tiên từ 1 đến 5).
68 2. Chỉ số Cutter
3. Số tập
4. Năm xuất bản 5. Thứ tự số bản copy
Hoạt động bảo quản tài liệu tại các kho cũng đã được Thư viện quan tâm: thường xuyên kiểm tra, tiến hành sửa chữa đối với sách bị rách, kiểm tra mối mọt, hệ thống kho tàng, tuyên truyền ý thức giữ gìn tài liệu cho bạn đọc nhằm tạo điều kiện bảo quản tốt nhất cho vốn tài liệu.