Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỂ TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC
2.2. Thực trạng việc áp dụng nguyên tắc tuyển dụng tại Công ty CP Tư
Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thông Việt Nam
Thứ nhất, tuyển dụng phải tuân thủ đúng pháp luật.
Tuyển dụng nhân lực phải tuân thủ theo pháp luật, lấy pháp luật làm căn cứ để áp dụng cho quy trình tuyển dụng. Cơng ty luôn luôn cập nhật các thông tin mới về pháp luật Lao động. Thường xuyên cập nhật các quy định mới của Bộ luật Lao động và các văn bản liên quan khác.
Trong quá trình tuyển dụng tại Cơng ty chưa xảy ra vi phạm và luôn ln đảm bảo về việc mọi ứng viên đều có quyền đến tham gia tuyển dụng công bằng như nhau.
Thứ hai, tuyển dụng phải công khai, minh bạch, khách quan.
Bản thông báo tuyển dụng của Công ty luôn luôn được công khai rộng rãi. Các ứng viên đều có quyền bình đẳng trong việc tiếp cận thơng tin tuyển dụng từ phía Cơng ty. Khi có nhu cầu tuyển dụng, nhân viên HCNS sẽ đăng thông báo tuyển dụng lên các group trên mạng xã hội Facebook, trang tìm kiếm việc làm như: Top CV,…
Trong quá trình tuyển dụng, việc đánh giá ứng viên phải tuân theo các tiêu chí đã đề ra trong kế hoạch tuyển dụng. Mọi kết quả đánh giá đều được sự thống nhất của Hội đồng tuyển dụng chứ không dựa trên ý kiến chủ quan của một cá nhân nào.
33
Thứ ba, tuyển dụng phải phù hợp với thực tế.
Việc tuyển dụng phải dựa trên nhu cầu bổ sung vào các vị trí cịn trống. Trước khi tiến hành tuyển dụng thì Cơng ty đã u cầu các bộ phận rà soát lại nhân sự bên trong tổ chức của mình và rà sốt lại khối lượng công việc mà mình đang đảm nhận. Từ đó các bộ phận, các đơn vị bên trong Công ty đề xuất các nhu cầu tuyển dụng. Sau đó, phịng HCNS tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của Công ty. Vì vậy, Cơng ty ln xuất phát từ nhu cầu thực tiễn chứ khơng vì một vấn đề nào khác.
Thứ tư, tuyển dụng linh hoạt
Trong quá trình tuyển dụng mọi kế hoạch,vấn đề tuyển dụng Công ty đều triển khai thực hiện một cách linh hoạt và nhanh chóng.
Trong q trình tuyển dụng sẽ khơng thể tránh khỏi các tình huống phát sinh có thể xảy ra. Trong quá trình lên kế hoạch tuyển dụng Phịng HCNS đã có các phương án dự phịng để giải quyết khi có tình huống phát sinh xảy ra. Khi tình huống xảy ra Phịng HCNS ln ln chủ động trong việc giải quyết các tình huống đó một cách linh hoạt để khơng làm ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng tại Công ty.
=> Nhận xét, Công ty đã tuân thủ 4 nguyên tắc như: Tuyển dụng đúng pháp luật; Tuyển dụng công khai, minh bạch, khách quan; Tuyển dụng phù hợp với thực tế và tuyển dụng linh hoạt. Công ty hiện tại mới chỉ tuân thủ 4 nguyên tắc trên, tôi nhận thấy rằng còn các nguyên tắc như: Nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc đảm bảo tính cạnh tranh. Đơi khi Cơng ty vẫn còn cứng nhắc trong q trình tuyển dụng, một số các vị trí tuyển dụng chưa đảm bảo về tỷ lệ cạnh tranh. Ví dụ: Những vị trí phổ biến như nhân viên kinh doanh thì đều tuyển dụng và thu hút được một lượng lớn hồ sơ nhưng những vị trí tuyển dụng mang tính
34
đặc thù như lãnh đạo, quản lý thì chưa thực sự thu hút được nhiều hồ sơ. Điều đó có nghĩa là những vị trí đó chưa đảm bảo tính cạnh tranh.
2.3. Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân lực tại Cơng ty CP Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thông Việt Nam
Để đảm bảo cho việc tuyển dụng được thực hiện một cách khoa học, lựa chọn được những NLĐ tiềm năng đáp ứng được yêu cầu của công việc. Mỗi DN đều có quy trình tuyển dụng riêng phù hợp với điều kiện thực tiễn của mình. Quy trình tuyển dụng tại cơng ty gồm có 6 bước:
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Cơng ty CP Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thông Việt Nam
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng, chuẩn bị bản mô tả công việc
Thơng báo tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Phỏng vấn
Đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng
35
2.3.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Hàng năm sau khi Ban giám đốc họp và đưa ra chiến lược SXKD mà Công ty hướng đến trong thời gian tới. Phòng HCNS dưới sự chỉ đạo của Giám đốc sẽ tiến hành tổng hợp nhu cầu nhân sự của các phịng, ban trong Cơng ty. Phòng HCNS sự phối hợp với các phòng, ban khác để cân đối số lượng nhân viên bổ sung và có biện pháp bù đắp nhân lực. Tổng hợp xem có cần điều chỉnh bổ sung hay khơng và sau đó trình lên hội đồng để phê duyệt. Tùy thuộc vào từng giai đoạn và nhu cầu thực tế, tình chất cơng việc của vị trí cần tuyển mà công ty tiến hành thu hút ứng viên trên hai nguồn là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.
Năm 2019 – 2021, nhu cầu tuyển dụng của Công ty Cổ phần Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thông Việt Nam được thống kê qua bảng sau:
Bảng 2.4. Nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Công ty Cổ phần Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thông Việt Nam giai đoạn 2019 – 2021
Đơn vị: Người
STT Các phòng ban Số lượng lao động tuyển dụng Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 1 Phịng Hành chính – Nhân sự 1 2 3 2 Phòng Kinh doanh 10 12 15 3 Phòng Nội dung 1 3 2 4 Phịng Kế tốn Tổng hợp 1 2 3 5 Phịng PR Truyền thơng 2 2 4 Tổng số lao động 15 21 23 Tỷ lệ phần trăm 100% 140% 153,3% (Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
36
Qua bảng nhu cầu trên, ta thấy nhu cầu tuyển dụng của Công ty liên tục tăng. Cụ thể năm 2019 công ty cần tuyển 15 người, năm 2020 nhu cầu tuyển dụng tăng lên 21 người (tăng 40% so với năm 2019) và đến năm 2021 nhu cầu tuyển dụng của Công ty tăng lên 23 người (tăng 13,3% so với năm 2020). Công ty Cổ phần Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thông Việt Nam là một DN hoạt động trong lĩnh vực Quảng cáo Truyền thông. Hiện nay là một trong những Công ty hàng đầu về Truyền thông Quảng cáo, chuyên tổ chức các sự kiện lớn. Chính vì vậy nhu cầu tuyển dụng của Công ty lớn và tăng qua các năm.
2.3.2. Lập kế hoạch tuyển dụng, chuẩn bị bản mơ tả cơng việc
Sau khi có các báo cáo tổng hợp về tình hình nhân sự ở các phịng ban. Trưởng phòng HCNS sẽ giao việc cho nhân viên tại phòng xây dựng kế hoạch tuyển dụng. Sau khi đã xây dựng xong kế hoạch tuyển dụng sẽ nộp kế hoạch cho cấp trên xem xét và đề xuất lên Giám đốc phê duyệt.
Sau khi được Giám đốc phê duyệt, Phòng HCNS dựa trên bản mơ tả cơng việc cho từng vị trí cụ thể để xây dựng các tiêu chí tuyển dụng. Các tiêu chí này chủ yếu dựa trên dữ liệu và kinh nghiệm của người quản lý trực tiếp và nhân viên tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng sẽ bao gồm các thơng tin chủ yếu sau: Vị trí việc làm cần tuyển, số lượng cần tuyển, bản mô tả cơng việc gắn với vị trí việc làm cần tuyển, các yêu cầu, thời gian nộp hồ sơ, thời gian phỏng vấn,…
Cơng ty khai thác cả hai hình thức là tuyển dụng bên nội bộ và tuyển dụng bên ngoài. Để tuyển dụng được nhân sự phù hợp và chất lượng cao thì Cơng ty kết hợp tuyển dụng cả hai nguồn bên trong và bên ngoài.
Đối với nguồn tuyển dụng bên ngồi, Cơng ty chủ yếu đăng bài trên các mạng xã hội như: Facebook, Zalo,…Và các trang thông tin việc làm mà
37
cơng ty đã đăng kí như Top CV,…Nhìn chung đối với cơng tác thu hút ứng viên thì hiện nay quy mơ của Cơng ty cịn nhỏ, việc tìm kiếm nguồn ứng viên bên trong chưa thực sự thu hút, các thông tin đăng tuyển chưa quá nổi bật.
Đối với nguồn tuyển dụng bên trong, Công ty thông báo tuyển dụng một cách công khai, minh bạch cho tất các nhân viên trong công ty, thông báo được dán cụ thể tại khu vực bảng tin của Công ty và các Group chung. Tuyển dụng thông qua sự giới thiệu, để bạt của CBCNV trong Công ty. Phương pháp này được áp dụng khi tuyển chọn cho các vị trí cấp quản lý.
2.3.3. Thơng báo tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên
Căn cứ vào kế hoạch đã được giám đốc công ty duyệt, phịng Hành chính nhân sự đã thơng báo tuyển dụng về các nhân viên trong công ty, thông báo trên bảng tin tại doanh nghiệp và thông báo trên một số trang mạng xã hội việc làm. Các thông tin trong bản thông báo tuyển dụng của công ty đều dựa vào bản mô tả cơng việc của từng vị trí tuyển dụng. Bản mơ tả công việc và bản thông báo tuyển dụng của Công ty được minh họa ở Phụ 02.
Thông báo tuyển dụng trong công ty bao gồm các nội dung sau: - Tên công ty
- Số lượng lao động cần tuyển - Vị trí cần tuyển
- Yêu cầu về chuyên môn - Các hồ sơ cần thiết, CV - Mức lương
- Quyền lợi được hưởng - Địa chỉ công ty
38
Trong bảng thơng báo tuyển dụng cịn ghi rõ địa chỉ email để nộp CV và các hồ sơ cần thiết khác, số điện thoại liên hệ.
=> Qua bảng thông báo tuyển dụng, tôi nhận thấy rằng thông báo tuyển dụng của Công ty đã cung cấp khá đầy đủ các thông tin cơ bản liên quan đến vị trí cần tuyển. Nội dung thông báo tuyển dụng đa số ngắn gọn, dễ hiểu. Tuy nhiên nội dung chưa thực sự quá nổi bật, chưa tạo được sự khác biệt và thu hút đối với ứng viên so với các DN khác, một số bài đăng thông báo tuyển dụng cịn hơi dài. Điều đó dẫn đến ứng viên cảm thấy chưa thực sự hào hứng khi xem thông báo tuyển mộ của tổ chức.
Phòng HCNS đã thực hiện đăng tin tuyển dụng trên các trang mạng điện tử việc làm, mạng xã hội như: Facebook, Linkedin, Vieclam24h, Email,… để thu hút các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc mà Công ty đưa ra.
Bảng 2.5. Chi phí cho hoạt động đăng tin tuyển dụng giai đoạn 2019 – 2021
Năm Nguồn
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Vieclam24h.vn 980.000 1.200.000 1.690.000
Top CV.vn 3.000.000 3.000.000 3.488.400
Timviec365.vn 2.000.000 2.000.000 2.000.000
Tổng 5.980.000 6.200.000 7.178.400
Nguồn: Phịng Kế tốn Tổng hợp
Qua bảng 2.5, ta thấy chi phí cho hoạt động đăng tin tuyển dụng của Công ty khơng cao. Kinh phí cho việc đăng tin trên các trang tuyển dụng không lớn. Kênh Top CV và Vieclam24h là hai kênh thu được nhiều CV chất
39
lượng nhất, tỉ lệ trúng tuyển khá cao. Ngồi ra Cơng ty vẫn sử dụng triệt để các phương pháp tuyển dụng miễn phí như: Đăng tin trên website của Công ty, thông qua giới thiệu, các trang việc làm miễn phí, Facebook, Zalo,….Do vậy chi phí hàng năm để đăng tin tuyển dụng không quá tốn kém.
2.3.4. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng được công bố rộng rãi ở cả hai nguồn bên trong và bên ngồi. Phịng HCNS tiến thu hồ sơ của các ứng viên muốn ứng tuyển vào vị trí cịn trống. Trong khâu tiếp nhận hồ sơ phòng HCNS sẽ kiểm tra hồ sơ theo các yêu cầu cụ thể như sau:
* Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ:
Hồ sơ ứng viên bao gồm vị trí đang ứng tuyển, họ và tên ứng viên và các thông tin cụ thể mà cơng ty có thể liên hệ nếu cần.
* Về hình thức của hồ sơ:
Tùy vào từng vị trí, chức danh mà công ty sẽ yêu cầu những hồ sơ khác nhau.
Căn cứ vào tiêu chí tuyển dụng cho vị trí cụ thể, nhân viên phòng HCNS cho tiến hành nghiên cứu và phân loại từng hồ sơ xem đã đạt yêu cầu hay chưa. Từ đó lựa chọn những hồ sơ phù hợp với tiêu chí tuyển dụng.
* Về mặt nội dung:
Hồ sơ phải có đầy đủ các nội dung thơng tin về học vấn, trình độ, kinh nghiệm,…
Ứng viên phải có giấy xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền về vấn đề sức khỏe đảm bảo cho q trình làm việc.
Dựa theo tiêu chí sàng lọc hồ sơ, nhân viên phòng hCNS sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ. Những hồ sơ có đủ các giấy tờ, bằng tốt nghiệp, giấy chứng
40
nhận sức khỏe,…. Sẽ được chọn vào vòng phỏng vấn tiếp theo. Những hồ sơ chưa đáp ứng được u cầu của vị trí cơng việc cần tuyển sẽ bị loại khỏi danh sách hồ sơ.
Dưới đây là bảng liệt kê số lượng hồ sơ đăng ký tuyển dụng của công ty trong 3 năm 2019, 2020, 2021:
Bảng 2.6. Số lượng hồ sơ đăng ký tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Tư vấn Chất lượng Thương hiệu và Truyền thông Việt Nam giai đoạn 2019 – 2021
STT Vị trí cần tuyển dụng Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Nhu cầu tuyển dụng Hồ sơ đăng kí Nhu cầu tuyển dụng Hồ sơ đăng kí Nhu cầu tuyển dụng Hồ sơ đăng kí 1 Nhân viên Hành chính – Nhân sự 1 5 2 10 3 12
2 Nhân viên kinh doanh 10 50 12 70 15 82
3 Nhân viên Kế toán 1 5 2 7 3 10
4 Chuyên viên tổ chức sự kiện 2 7 2 8 4 15 5 Biên tập viên 1 4 3 5 2 4 6 Tổng 15 71 21 100 23 128 (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Qua bảng 2.6 ta thấy số lượng hồ sơ đăng ký ứng tuyển vào Công ty trong 3 năm đều tăng. Năm 2019 nhu cầu tuyển dụng của Công ty là 15 người thì số lượng hồ sơ đăng ký là 71 hồ sơ. Năm 2020 nhu cầu tuyển dụng của Cơng ty là 21 người cịn số hồ sơ đăng ký tăng lên 100 hồ sơ. Năm 2021, nhu cầu tuyển dụng là 23 người còn hồ sơ đăng ký tăng lên đến 128 hồ sơ đăng ký. Có thể thấy hồ sơ thu được so với nhu cầu tuyển dụng ngày càng tăng. Điều này chứng tỏ được Công ty đang ngày càng thu hút được nhiều lao động cũng như khẳng định được vị trí của mình trong thị trường.
41
2.3.5. Phỏng vấn
Đây là bước rất quan trọng trong quá trình đánh giá năng lực ứng viên. Nhờ bước này, nhà tuyển dụng sẽ bước đầu đánh giá được ứng viên dựa trên rất nhiều khía cạnh như: tính cách, phong cách, ngoại hình, khả năng ứng biến, phẩm chất, con người…Đây là những yếu tố quan trọng giúp Cơng ty có những đánh giá khách quan nhất về ứng viên, nó tác động trực tiếp đến quyết định lựa chọn ứng viên trúng tuyển. Có 2 giai đoạn là phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chuyên sâu:
* Phỏng vấn sơ bộ:
Các câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn sơ bộ là: - Tại sao bạn chọn ứng tuyển vào làm việc tại Công ty? - Động lực thúc đẩy bạn làm việc?
- Bạn thích làm việc độc lập, hay theo nhóm, tổ? tại sao? - Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?
- Tiêu chuẩn đánh giá sự thành đạt của một cá nhân?
- Bạn đã từng làm việc ở những công ty cùng lĩnh vực chưa? - Bạn đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí này chưa?
Dựa trên kết quả phỏng vấn này sẽ đánh giá tổng thể các yếu tố như hồn cảnh, tính cách, thái độ sống, sự năng động và nhạy bén, sự tận tâm trong quá trình làm việc, khả năng làm trong điều kiện làm việc áp lực của ứng viên.
42
Sau khi phỏng vấn sơ bộ, hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc, dựa vào kết quả, những nhận xét của mỗi ứng viên để đưa ra các câu hỏi phù hợp cho mỗi ứng viên.
Hội đồng phỏng vấn cũng dự đốn các tình huống và câu hỏi mà ứng viên có thể hỏi trong quá trình phỏng vấn và chuẩn bị các phương án trả lời để họ có thể chủ động trả lời các câu hỏi của ứng viên.
Theo đúng thời mà nhà tuyển dụng đã gửi email với ứng viên từ trước,