8. Kết cấu của đề tài
2.4. Đánh giá chung ảnh hƣởng của các yếu tố tác động đến sử dụng thời gian của
sinh viên Khoa Quản trị nguồn nhân lực, trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội
2.4.1. Tác động tích cực
Qua khảo sát thực trạng cho thấy sinh viên Khoa QTNNL Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã có sự hiểu biết về việc quản lý thời gian. Một số sinh viên đã ý thức được tầm quan trọng của việc lên kế hoạch để quản lý thời gian sao cho hiệu quả. Có 25% sinh viên lập kế hoạch quản lý thời gian, 24% sinh viên quan tâm đến kỹ năng quản lý thời gian và 17% là rất quan tâm. Chứng tỏ, sinh viên hiểu được sự cần thiết của việc lập kế hoạch và có kỹ năng quản lý thời gian để giúp ích cho học tập và cuộc sống hàng ngày của bản thân. Chính vì vậy, các sinh viên có động lực và ý thức hơn trong việc trau đồi kiến thức về kỹ năng quản lý thời gian của mình. Với những nhận thức về tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian, nhiều sinh viên đã có ý thức tìm hiểu và thử lập những kế hoạch thời gian biểu cho bản thân.
Sinh viên là thế hệ tầng lớp những người trẻ tuổi, làm quen rất nhanh với các tiến bộ Khoa học kỹ thuật mới, mang trong mình lửa nhiệt huyết, tính tị mị muốn khám phá thế giới. Sự phát triển của khoa học công nghệ đã cung cấp nguồn tri thức, kinh nghiệm quan trọng để sinh viên nhanh chóng tiếp thu những trang, thiết bị hiện đại trong cuộc sống.
Sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội có thời gian học tập tại giảng đường hợp lý, không bị áp lực, gị bó. Thối mái học tập, sáng tạo, tìm hiểu kiến thức thú vị bản thân yêu thích. Học tập thêm được nhiều kỹ năng cần thiết. Một môi trường học tập thoải mái quyết định mức độ hiệu quả trong việc học tập của sinh viên từ đó rút ngắn được thời gian học tập, việc học tập cũng có chất lượng hơn.
Sử dụng các cơng cụ tiện ích quản lý thời gian giúp sinh viên tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh, triển khai và hoàn thành kế hoạch một cách rất hiệu quả, đảm bảo rằng ta có thể theo dõi các nhiệm vụ và cơng việc tránh bị bỏ qn hay sót việc. Giúp các bạn sinh viên thuận tiện hơn trong việc kiểm sốt được cơng việc và học tập của bản thân, thuận tiện trong việc lập kế hoạch quản lý thời gian, hoàn thành mục tiêu kế hoạch.
58
2.4.2. Tác động tiêu cực
Qua khảo sát thực trạng cho thấy sinh viên khoa QTNNL Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã có sự hiểu biết về việc quản lý thời gian. Một số sinh viên không ý thức được tầm quan trọng của việc lên kế hoạch để quản lý thời gian sao cho hiệu quả. Có 13% sinh viên không lập kế hoạch quản lý thời gian, 11% sinh viên không quan tâm đến kỹ năng quản lý thời gian và 10% là không ý thức được việc quản lý thời gian. Tuy phần trăm tiêu cực ít hơn nhưng nó cũng là những con số thực tế đang tồn tại trong sinh viên của trường ta việc cần thiết là làm sao cho các bạn có thể ý thức được việc quản lý thời gian của bản thân để ít nhất có thể giúp các bạn thực hiện được việc học tập của mình tốt nhất khi đang ngồi trên giảng đường của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Cơng việc có nhiều yếu tố khó phức tạp và nhiều rủi ro xảy ra, kiến cho việc quản lý thời gian của sinh viên Khoa QTNNL khó khăn hơn, đa số sinh viên cho rằng tính chất cơng việc ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất và chất lượng các công việc, khiến sinh viên thường có thói quen trì hỗn hoặc bng bỏ những cơng việc có tính phức tạp, dẫn đến nhiều áp lực chán nản.
Yếu tố gây xao nhãng, phân tâm được xem là một trong những nguyên nhân chính khiến cho việc quản lý thời gian của sinh viên Khoa QTNNL kém hiệu quả. Sự phân tâm sẽ khiến sinh viên mất rất nhiều thời gian mỗi ngày trong việc lướt web, chơi game, nói chuyện...
Như vậy, về mặt ưu điểm, sinh viên nhận thức được vai trò của quản lý thời gian. Một bộ phận sinh viên đã quan tâm lập kế hoạch quản lý thời gian, biết đánh giá và điều chỉnh để sử dụng thời gian ngày càng hiệu quả hơn. Tuy nhiên bên cạnh đó, những hạn chế trong quản lý thời gian của sinh viên là: sinh viên phân bổ thời gian cho các hoạt động còn thiếu hợp lý, nhiều sinh viên dành quá nhiều thời gian cho mạng xã hội và không cân đối, dành thời gian hợp lý cho hoạt động tự học. Kỹ năng tổ chức sử dụng thời gian theo kế hoạch, tự đánh giá và điều chỉnh việc sử dụng thời gian của bản thân còn hạn chế dẫn đến quản lý thời gian chưa hiệu quả.
59
Từ kết quả khảo sát và phân tích thực trạng trên cho thấy, có một số nguyên nhân dẫn đến kỹ năng quản lý thời gian của sinh viên cịn hạn chế. Đó là:
Một bộ phận sinh viên chưa quan tâm đúng mức đến vấn đề quản lý thời gian. Một số sinh viên đã quan tâm lập kế hoạch quản lý thời gian gắn với các hoạt động cụ thể nhưng chưa biết cách hay thiếu kinh nghiệm trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý thời gian một cách khoa học.
Sinh viên chưa có sự sắp xếp thời gian hợp lý và cân đối cho hoạt động tự học, tự nghiên cứu.
Hoạt động chủ đạo của sinh viên ở trường đại học, còn dễ bị phân tán chú ý, chưa quan tâm và thực hiện đánh giá và điều chỉnh hay nỗ lực.
Mức độ ảnh hưởng của các định hướng giáo dục về quản lý thời gian đối với sinh viên của nhà trường chưa cao, nhà trường thiếu các chương trình phát triển kỹ năng quản lý thời gian, các hoạt động ngoại khóa liên quan đến vấn đề này.
60
Tiểu kết chƣơng II
Trong chương II, nhóm tác giả đã tiến hành khảo sát sinh viên thuộc các Khoa QTNNL của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, làm rõ các nhân tố ảnh hưởng tới kỹ năng quản lý thời gian của sinh viên như: Năng lượng trong sinh viên, thói quen, tính chất cơng việc, khoa học công nghệ, môi trường học tập, công cụ và các tiện ích quản lý thời gian, các yếu tố gây xao nhãng. Nhóm đã phân tích đánh giá thực trạng trên cơ sở lý luận ở chương I và những con số cụ thể, khách quan qua phiếu khảo sát. Thấy được rằng sinh viên Khoa Quản trị nguồn nhân lực hiện nay cịn rất nhiều khó khăn trong q trình quản lý thời gian của bản thân, các hoạt động ngoại khóa, tọa đàm về vấn đề này, không được thường xuyên và hiệu quả chưa cao. Chính vì vậy đây là cơ sở thực tiễn để nhóm tác giả trình bày những giải pháp và kiến nghị ở chương III.
61
CHƢƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN
LỰC TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3.1. Các giải pháp
3.1.1. Phát huy năng lượng trong mỗi sinh viên
Giữ cho tinh thần được thoải mái và có một sức khỏe tốt là yếu tố tác động đến
khả năng đưa ra quyết định và có thể khiến q trình hồn thành cơng việc bị trì trệ. Chúng ta cần quan tâm đến năng lượng trong bản thân mình hơn để tìm ra những cách phù hợp với bản thân để quản lý và giảm lượng áp lực tâm lí cho chính mình. Như vậy, chúng ta cần làm điều gì?
Vài điều chúng ta có thể làm là:
Thường xuyên lên kế hoạch dành thời gian cho việc nghỉ ngơi: Hãy cố gắng dành những ngày cuối tuần, thứ bảy, chủ nhật, các ngãy nghỉ lễ,…cho gia đình và bạn bè của bạn. Đây là khoảng thời gian có ý nghĩa, rất tuyệt vời sẽ giúp bạn có thể thư giãn.
Học cách nói khơng khi cần thiết: Nếu bạn khơng có thời gian làm việc đó hãy từ chối nó.
Tìm kiếm sở thích mới, làm những cơng việc mới hoặc tình nguyện giúp đỡ một số tổ chức vì cộng đồng ở địa phương nới bạn sinh sống.
Tập luyện thể thao, rèn luyện cho bản thân có sức khỏe tốt để có một tinh thần tràn đầy năng lượng cho ngày làm việc tiếp theo.
Duy trì thói quen sinh hoạt hợp lí. Những thói quen sinh hoạt tốt như đi ngủ sớm, dậy sớm, làm việc có giờ giấc, ln mang lại những lợi ích thiết thực cho sức khỏa và cuộc sống của bạn. Nó giúp bạn có ngày mới ln tràn đầy năng lượng để hồn thành các cơng việc đạt hiệu quả cao, đồng thời dễ dàng thực hiện đúng kế hoạch khi kiểm soát thời gian hiệu quả.
62
3.1.2. Hạn chế thói quen xấu, hình thành thói quen tốt
Thói quen trì trệ, trì hỗn cơng việc là thói quen xấu. Nó khơng chỉ ảnh hưởng đến cá nhân chúng ta mà còn ảnh hưởng đến mọi người xung quanh. Việc có một bảng thời gian biểu phù hợp, sẽ giúp sinh viên hạn chế các thói quen khơng tốt. Chúng ta cần định ra một khoảng thời gian nhất định để làm việc, khi đang thực hiện công việc nhưng bị gián đoạn, hãy ghi chú lại cơng việc của mình đang làm đến đâu, như vậy lúc quay lại làm việc bạn có thể tiếp tục lại một cách dễ dàng hơn. Nếu bạn gặp khó khăn khiến quá trình thực hiện kế hoạch buộc phải dừng lại, hãy thử lập một mục tiêu nhỏ hơn và suy nghĩ sáng tạo về một cách tiếp cận khác với vấn đề hiện tại đang khó khăn. Hoặc chuyển qua thực hiện một phần khác của nhiệm vụ và trở lại với việc hồn thành cơng việc khó khăn đó sau.
Điều đặc biệt là bạn khơng được né tránh cơng việc vì càng trì hỗn thực hiện một nhiệm vụ, bạn càng khó hồnh thành nó hơn. Đơi khi, chúng ta có thể lảng tránh một nhiệm vụ vì nhiều lý do khác nhau như cơng việc q chán, cơng việc mang tính thủ tục, cơng việc khơng có thời hạn hồn thành, mục tiêu khơng rõ ràng, hoặc bạn có q nhiều việc cần phải làm đến mức bạn không biết nên bắt đầu từ cơng việc nào. Bạn có thể sợ thất bại hay bị khiển trách nếu khơng hồn thành hay không làm tốt công việc. Để làm được điều này chúng ta cần:
Chia nhỏ một nhiệm vụ thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ quản lý, sau đó giải quyết từng phần một mà khơng bắt buộc phải theo thứ tự.
Bắt đầu thực hiện từ những phần khó nhất. Làm việc này trong khoảng thời gian nhiều năng lượng và hoạt động hiệu quả nhất trong ngày của bạn.
Sau khi bạn đã hồn thành một nhiệm vụ, hãy tự trao cho mình một phần thưởng. Nên định ra một khoảng thời gian cụ thể để làm việc trng ngày.
63
Nếu gặp khó khăn và khơng khắc phục được, bạn hãy lập mục tiêu nhỏ hơn và suy nghĩ một cách sáng tạo, đổi mới về một cách tiếp cận khác với vấn đề khó khăn. Hoặc thực hiện một phần khác của nhiệm vụ và trở lại với con đường khó khăn đó sau.
Để sử dụng thời gian một cách khoa học mỗi sinh viên phải tập cho mình tính kỷ luật và thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen dần. Lúc đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc chuỗi ngày phải vội vàng lo chạy đua với thời gian thế nhưng mọi thứ lại không được như ý.
3.1.3. Hiểu rõ bản thân và tính chất cơng việc
Tất cả chúng ta, ai cũng đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất có thể là vào buổi sáng sớm, sau bữa trưa hoặc vào buổi tối. Có người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, có người là tầm 3-4 giờ chiều, cịn có người thấy mình tập chung nhất khi làm việc vào giờ ăn trưa trong văn phòng yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu quả làm việc của bản thân vào từng khung giờ khác nhau trong ngày để tìm ra “khung giờ vàng” của mình. Thơng thường thì vào buổi sáng chúng ta có nhiều năng lượng nhất, đầu óc minh mẫn nhất, tinh thần sảng khoái nhất, nên hãy dành những giờ đầu tiên trong ngày để hồn thành các cơng việc quan trọng để có thể đạt kết quả tốt nhất.
Khi đã tìm được khung giờ vàng, chúng ta phải cố gắng sắp xếp làm những việc cần sự tập trung, tỉnh táo, sáng tạo nhất vào khung giờ này. Cần tận dụng tối đa khoảng thời gian vàng này để làm việc sẽ giúp bạn tập chung hơn, tránh bị sao nhãng bởi tất cả những những cơng việc khác khiến bạn khơng thể hồn thành cơng việc cần phải làm.
Đặc biệt bạn cần phải hiểu rõ về vai trò của mình và trách nhiệm của bạn đối với cơng việc đó, những điều mà người khác mong muốn chúng ta có thể thực hiện trong cơng việc này. Việc hiểu rõ về tính chất công việc sẽ giúp chúng ta rất nhiều trong quản lý thời gian để có thể tránh khỏi những cơng việc khơng mong muốn hay ngoài khả năng.
64
Mơi trường học tập là những tác động kích hoạt, kích thích học tập kể cả từ bên trong và bên ngồi, mơi trường học tập đóng vai trị quan trọng và góp phần quyết định đến sự tập trung vào học tập. Bao gồm các yếu tố như âm thanh xung quanh, ánh sáng, cơ sở vật chất, giáo trình, giáo án, phương pháp giảng dạy,… các yếu tố này sẽ góp phần làm cho môi trường học tập, thân thiện tốt hơn, hoặc cũng có thể làm xấu đi và ảnh hưởng tới tâm lý người học. Chính vì vậy các bạn sinh viên cần cải thiện môi trường học tập của mình đặc biệt trong quá trình học tập trực tuyến ở nhà như hiện nay sẽ giúp các bạn tăng sự tập trung và tiết kiệm thời gian. Để làm được điều đó các bạn có thể áp dụng một trong các cách sau:
Lựa chọn một không gian yên tĩnh. Không gian yên tĩnh, thoải mái là nơi lý tưởng cho việc học. Bạn đừng nên chọn học ở trên giường, trên bàn ăn hay trong phịng bếp. Có thể lúc đầu, những nơi đó sẽ tạo hứng thú cho bạn thế nhưng chính chúng cũng sẽ nhanh chóng làm bạn mất tập trung và bị xao nhãng. Bên cạnh đó, dù bạn có khả năng tập trung tốt thì cũng đừng nên chủ quan chọn khơng gian học tập đông người như: canteen trường hay quán cafe. Bởi những địa điểm đó chỉ phù hợp để thư giãn hay tán gẫu với bạn bè. Bạn hãy tự tạo cho mình khơng gian riêng tư, ít yếu tố gây xao nhãng để dành riêng cho việc học tập. Điều này sẽ giúp bộ não của bạn nhận biết đây là nơi để học và khiến bạn tập trung dễ dàng hơn.
Lựa chọn không gian thoải mái và sáng tạo. Bạn hãy tìm cho mình một nơi học tập thật thoải mái. Một chiếc bàn học chắc chắn, một chiếc ghế ngồi êm ái giúp bạn cảm thấy thoải mái mỗi khi ngồi học. Bạn nên đặt bàn học cạnh cửa sổ, nơi có đầy đủ ánh sáng và khơng khí trong lành để giúp mình tỉnh táo và tập trung. Bạn hãy biến góc học tập trở nên lơi cuốn bằng cách trang trí nó theo sở thích của bản thân, thêm vào bàn học một vài chậu cây nhỏ thư giãn chẳng hạn. Hương hoa thơm nhẹ cùng màu xanh dịu mát sẽ giúp tinh thần sảng khối và kích thích sự sáng tạo cho bạn.
65
Khi làm việc, bạn nên để điện thoại ở chế độ im lặng, tắt các thông báo cá nhân trên laptop cho đến khi hồn thành xong cơng việc. Khơng nghe điện thoại hoặc xem tin nhắn nếu thật sự không phải việc quan trọng. Nếu không thể ngăn chặn được các yếu tố gây