5. Nội dung kết cấu luận văn
3.3. Giải pháp để nâng cao công tác quản trị tài chính tại XNLD
3.3.2 Nâng cao hiệu quả quyết định đầu tư tài sản ngắn hạn
3.3.2.1 Quản trị tiền mặt
Nâng cao công tác quản trị tiền mặt tại XNLD theo hướng không chỉ lập dự toán thu chi cho một năm mà cần phải lập dự toán thu chi cho từng tháng, khống chế thu chi và cân đối thu chi theo từng tháng, trên cơ sở đó xác định số lượng tiền mặt nhàn rỗi và thời gian nhàn rỗi để đầu tư một cách hiệu quả.
a,Thiết lập dự toán thu chi tiền mặt
- Thiết lập dự toán thu tiền mặt.
+ Thiết lập dự toán thu tiền mặt hàng năm.
Dựa vào kế hoạch sản xuất của năm kế hoạch đã được phê duyệt và giá dầu thô theo dự báo trong năm của Bộ tài chính, dựa vào thời gian thanh toán tiền bán dầu để thiết lập kế hoạch thu tiền mặt từ hoạt động bán dầu khí. Do
đặc thù của XNLD, khi làm dịch vụ cho bên ngồi chủ yếu là các cơng trình lớn, thời gian thực hiện thường hơn một năm sau khi ký kết hợp đồng, vì vậy dự tốn thu tiền mặt từ hoạt động này dựa vào các hợp đồng đã ký kết nhưng
đang thực hiện và các hợp đồng sẽ ký kết, tức là đã được thông báo trúng
thầu.
+ Thiết lập được dự toán thu nhập tiền mặt hàng tháng.
Cuối mỗi tháng lập kế hoạch thu cho tháng sau, và điều chỉnh kế hoạch thu cho các tháng còn lại theo sự biến động của giá dầu thô.
Đối với thu nhập từ hoạt động làm dịch vụ cho bên ngoài, căn cứ vào
điều kiện thanh toán của các hợp đồng đã ký và tiến độ cung cấp dịch vụ,
thống kê kinh nghiệm về tiến độ thanh toán của từng khách hàng để xác định thu nhập tiền mặt từ hoạt động này cho từng tháng.
- Thiết lập dự toán chi tiền mặt.
+ Thiết lập dự toán chi tiền mặt theo năm.
Hàng năm, vào tháng 11 XNLD phải thiết lập kế hoạch chi tiền mặt cho năm tiếp theo, kế hoạch này được xây dựng trên cơ sở dự toán chi của các
đơn vị trực thuộc và BMĐH đã được các phòng ban chức năng xem và lãnh
đạo phê duyệt, dự toán chi tiền mặt phải được thiết lập căn cứ vào.
o Nợ phải trả cho năm trước, để xác định nợ phải trả cho năm trước ngoài phải dựa vào sổ sách kế tốn thì Phịng tài chính phải phối hợp với Phịng thương mại, xác định tiến độ thanh toán các hợp đồng cung cấp vật tư, dịch vụ đã ký kết và sẽ tiếp tục thanh toán trong năm sau.
o Dựa vào kế hoạch tài chính để xác định các mục tài chính sẽ được chi tiêu trong năm sau, riêng đối với các các vật tư, dịch vụ để xác định thời gian thanh toán cần phối hợp với các Phòng ban chức năng xác định thời điểm đặt hàng, dựa vào kinh nghiệm qua các năm dự tính thời gian cung cấp và tiến độ thanh tốn, từ đó lập kế hoạch chi trong năm.
+ Thiết lập dự tốn chi hàng tháng.
Ngồi dự tốn chi hàng tháng thuộc dự toán chi của năm được thiết lập, cuối mỗi tháng các đơn vị trực thuộc phải gửi về Phịng Tài chính BMĐH dự tốn chi của đơn vị mình cho các tháng tiếp theo, trong đó nêu rõ nội dung chi, thời gian chi. Căn cứ vào dự toán chi cho các tháng tiếp theo của các đơn vị trực thuộc cũng như là bộ máy điều hành, Phịng Tài chính BMĐH xác định dự tốn chi tháng sau cho tồn XNLD.
b, Kiểm soát dự tốn thu chi tiền mặt.
- Phịng tài chính sau khi lập dự tốn thu chi tiền mặt cho năm kế hoạch trình lãnh đạo phê duyệt và gửi cho tất cả các bộ phân liên quan đến kế hoạch thu chi để thực hiện.
- Lãnh đạo Phịng tài chính BMĐH giao cho Kế tốn trưởng các đơn vị trực thuộc và các nhân viên quản lý thu, chi của Phòng để tiến hành giám sát việc thực hiện dự toán thu, chi theo từng tháng. Trong tháng, nếu có khoản chi nào ngồi dự tốn tháng phải báo cáo lãnh đạo Phịng Tài chính BMĐH để xem xét phê duyệt, cuối tháng phải báo cáo tình hình thực hiện thu, chi trong tháng đó và lập dự toán thu, chi cho tháng sau.
- Do việc thu tiền mặt và các khoản chi lớn của XNLD tập trung tại BMĐH, nhân viên kế toán thực hiện chi phải phối hợp với nhân viên quản lý thu, tuân thủ nguyên tắc thu trước, chi sau trong điều kiện có thể, điều này hồn tồn có thể thực hiện tại XNLD, vì những khoản chi lớn chủ yếu là chi cho việc mua sắm vật tư và dịch vụ nên việc kéo dài chi vào cuối tháng là hồn tồn khả thi và khơng ảnh hưởng đến uy tín của XNLD.
- Thực hiện việc kết hợp giữa trách nhiệm, quyền lực, lợi ích để huy
động tính tích cực trong việc quản lý thu chi tiền mặt của các bộ phận. Để
đảm bảo việc quản lý thu chi tiền mặt có hiệu quả cần phân rõ trách nhiệm, quyền lực của từng người và bộ phận có liên quan. Cuối năm căn cứ vào việc
thực hiện dự tốn thu chi Phịng Tài chính BMĐH phân tích và đánh giá thành tích của từng người và bộ phân có liên quan đến cơng tác quản lý thu chi để có chính sách khen thưởng động viên cho phù hợp.
c, Sử dụng tiền mặt nhàn rỗi
- Xác định lượng tiền mặt và thời gian nhàn rỗi.
Căn cứ vào tồn quĩ đầu năm và dự toán thu chi của năm kế hoạch, cân đối dự toán thu chi hàng tháng tiến hành xác định số lượng tiền và thời gian sẽ nhàn rỗi. Cuối mỗi tháng trong năm, dựa vào tồn quĩ cuối tháng và cân đối dự toán thu chi của các tháng tiếp theo, xác định số tiền và thời gian sẽ nhàn rỗi .
- Sử dụng tiền nhàn rỗi.
Do qui chế của XNLD hiện hành không cho phép đầu tư cổ phiếu ngắn hạn. Hơn nữa, thị trường trái phiếu Việt Nam cũng chưa phát triển, nhất là trái phiếu bằng đô la Mỹ, vì vậy tiền nhàn rỗi chỉ có thể đầu tư bằng cách gửi tiết kiệm. Dựa vào số lượng, thời gian nhàn rỗi để xác định hình thức đầu tư cho phù hợp. Do việc xác định lượng tiền và thời gian nhàn rỗi chủ yếu dựa vào dự tốn thu chi, vì vậy để giảm bớt chi phí chuyển từ tiền gửi tiết kiệm sang tiền mặt phải tuân thủ chiến lược xé nhỏ lượng tiền nhàn rỗi cho một thời hạn gửi tiết kiệm.
Trong cơ cấu tồn quĩ tiền mặt của XNLD, có một lượng tiền khơng nhỏ hình thành từ việc trích trước quỹ thu dọn mỏ theo Luật dầu khí. Tính đến ngày 31/12/2009, quỹ này có giá trị 330 triệu USD. Nhằm tránh rủi ro mất giá tiền tệ, thực hiện gửi tiết kiệm quỹ này dưới ba loại tiền tệ, 40% bằng USD, 30% bằng EUR, 30% bằng Yên Nhật
3.3.2.2 Quản trị các khoản phải thu
- Khoản phải thu từ bán dầu thô, việc thu tiền bán dầu thông qua Công ty thương mại dầu khí, theo thơng lệ Quốc tế, tiền bán dầu sẽ được thanh toán
ngay sau khi giao hàng, vì vậy quản trị các khoản phải thu từ bán dầu thô là rất đơn giản, XNLD chỉ tập trung phát hóa đơn kịp thời và chính xác cho từng lô hàng đã giao để đảm bảo khi khách hàng thanh tốn cho Cơng ty thương mại dầu khí, thì Cơng ty thương mại dầu khí thanh tốn ngay cho XNLD.
- Khoản phải thu từ bán khí, XNLD bán khí khai thác được cho Tổng cơng ty khí Việt Nam, việc thu tiền được thực hiện hàng tháng sau 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán, để đảm bảo cho việc thu tiền nhanh chóng phải qui định cho một đầu mối tổ chức tập hợp hồ sơ chứng từ đầy đủ và chính xác trong vịng 3 ngày của đầu tháng sau để gửi cho Tổng cơng ty khí Việt nam.
- Khoản phải thu từ cung cấp dịch vụ cho bên ngoài, hoạt động này bao gồm việc xây dựng cơng trình Biển, quản lý và vận hành các cơng trình Biển, theo chiến lược phát triển của XNLD, thu nhập này ngày càng phải gia tăng. Quản lý tốt nguồn thu này sẽ giúp cho XNLD tự cân đối được thu chi trong hoạt động. Khách hàng mua các dịch vụ này của XNLD là các nhà thầu dầu khí trong và ngồi nước, và các cơng ty thuộc tập đồn dầu khí có tiềm lực tài chính rất mạnh, có uy tín trong việc thanh tốn với khách hàng. Để quản tốt nguồn thu này phải thực hiện các giải pháp sau:
+ Trong quá trình chào thầu cũng như đàm phán ký kế hợp đồng cung cấp dịch vụ, phải đảm bảo tiến độ thanh tốn phù hợp chi phí phát sinh trong q trình thực hiện. Muốn thực hiện điều đó địi hỏi khách hàng phải tạm ứng ngay sau khi ký kết hợp đồng, tạo các mốc thanh toán rõ ràng mà khách hàng dễ ràng nhận biết và chấp nhận, áp dụng hình thức phạt trả chậm với lãi xuất cao khi khách hàng trả chậm so với qui định trong hợp đồng.
+ Trong quá trình thực hiện hợp đồng người quản lý dự án phải đẩy nhanh tiến độ thực hiện và tổ chức nghiệm thu cơng trình theo các mốc thanh tốn một cách kịp thời, thơng hiểu điều kiện thanh tốn để chuẩn bị tài liệu gửi cho nhân viên kế tốn cơng nợ .
+ Kế tốn cơng nợ phải thường xuyên phối hợp với ban quản lý dự án để nắm được tiến độ dự án và đơn đốc bộ phận sản xuất hồn tất các hồ sơ, giấy tờ theo điều kiện thanh toán trong các mốc thanh tốn của hợp đồng. Ngồi ra, phải liên lạc thường xuyên với khách hàng để xem khách hàng có ý kiến gì về bộ chứng từ u cầu thanh tốn khơng? Trước thời hạn thanh tốn, phải thơng báo cho khách hàng dự toán phải trả trong thời gian sắp tới, để khách hàng chủ động sử dụng vốn tiền mặt của mình một cách có hiệu quả cũng như chuẩn bị tốt cho việc thanh toán hợp đồng.
3.3.2.3. Quản trị hàng tồn kho
Việc nâng cao quản trị hàng tồn kho tại XNLD là làm giảm tối đa chi phí hàng tồn kho gây ra, nhưng vẫn đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn. Hàng tồn của XNLD bao gồm : thành phẩm là dầu thô, sản phẩm dỡ dang chủ yếu là các cơng trình biển xây dựng dỡ dang, vật tư máy móc thiết bị.
- Do đặc thù của XNLD, thành phẩm chính là dầu, khí khai thác đến đâu bán ngay đến đó nên lượng thành phẩm tồn kho hầu như khơng đáng kể, vì vậy cơng tác quản trị thành phẩm tồn kho không phải quan tâm đến nhiều.
- Đối với sản phẩm dỡ dang là các cơng trình biển xây dựng dỡ dang,
việc nâng cao quản trị chính là tập chung kiểm sốt tiến độ thi công, đảm bảo thi công đúng tiến độ và vượt tiến độ đề ra. Để thực hiện được điều này phải chi tiết kế hoạch công việc cụ thể cho từng bộ phận, cho từng người. Gắn trách nhiệm và quyền lợi một cách rõ ràng và thực hiện chính sách động viên kịp thời đối với những người thực hiện.
- Vật tư và máy móc phụ tùng thay thế tồn kho là thành phần chủ yếu của khoản mục hàng tồn kho trong XNLD, việc nâng cao quản trị hàng tồn kho cần tập trung vào hàng tồn kho này. Do hoạt động dầu khí sử dụng rất nhiều chủng loại vật tư, sản phẩm của nhiều ngành công nghiệp khác nhau, theo danh mục vật tư của XNLD hiện nay thì có khoảng hàng triệu loại vật tư,
thiết bị, phụ tùng. Để thực hiện được mục tiêu trên cần phải có các giải pháp ở các khâu sau:
+ Giảm chi phí mua vật tư, máy móc thiết bị.
Chi phí mua được cấu thành từ giá mua, chi phí vận chuyển và những chi phí vật chất khác. Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trong môi trường kinh tế đều phải nghiên cứu thị trường cung cấp vật tư, tìm ra những nhà cung cấp tốt nhất cho mình về giá và chất lượng. Để thực hiện được mục tiêu trên cần phải:
Đối với những vật tư máy móc, thiết bị sử dụng cơng nghệ cao chỉ có ít nhà sản xuất chế tạo trên thế giới, XNLD phải chủ động nghiên cứu thị trường, thơng qua hàng hóa đã mua và sử dụng trước đây, tìm ra những nhà cung cấp là những nhà sản xuất trực tiếp có uy tín, tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng lâu dài nhằm đảm bảo giá bán sẽ thấp hơn giá thị trường và chế độ bảo hành được đảm bảo có hiệu quả.
Đối với những vật tư máy móc, thiết bị do nhiều nhà sản xuất có thể sản xuất được, thực hiện đấu thầu phục vụ cho sản xuất cả một năm, dựa vào nhu cầu hàng tháng để xác định thời gian giao hàng, dựa vào biến động giá bình quân trên thị trường để xác định giá cho từng lô hàng.
Chủ động đặt hàng sớm để khách hàng cung cấp tìm kiếm phương tiện vận chuyển rẻ nhất, cụ thể là vận chuyển bằng đường Biển, hạn chế vận chuyển bằng hàng không.
Luân chuyển định kỳ nhân viên mua hàng nhằm phòng chống tiêu cực trong khâu mua sắm.
+ Giảm chi phí đặt hàng.
Giảm chi phí đặt hàng ở đây là giảm chi phí thơng tin liên lạc, chi phí lựa chọn nhà cung cấp, chi phí kiểm tra giám sát trước khi giao hàng.
Ký hợp đồng lâu dài với các nhà cung cấp uy tín như trên sẽ có tác dụng giảm chi phí mua hàng và chi phí kiểm tra, giám sát thiết bị.
Đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin vào công tác đấu thầu, ứng dụng đấu thầu điện tử nhằm giảm chi phí cho mình cũng như cho khách hàng. Bắt buộc các đơn vị thành viên chuẩn bị đơn hàng sau 1 tháng kể từ khi kế hoạch tài chính được phê duyệt, để Bộ phận mua hàng chủ động trong việc mua hàng.
Đối với những vật tư đã mua qua hình thức đấu thầu trong khoản thời gian chưa quá 6 tháng, được phép sử dụng lại hồ sơ mời thầu mà không cần phải làm lại hồ sơ đấu thầu và dự thầu.
Kết hợp các đơn hàng của các đơn vị trực thuộc có cùng nhu cầu vật tư giống nhau về chủng loại và thời gian sử dụng để kết hợp đặt hàng một lần. Yêu cầu lập đơn hàng phải rõ ràng, dễ hiểu tránh phải đàm phán và giải thích cho nhà cung cấp.
+ Giảm chi phí lưu kho và tổn thất do thiếu vật tư máy móc thiết bị thay thế, giảm lượng vật tư tồn kho để đảm bảo mức tồn kho mục tiêu và tránh sự tồn đọng không sử dụng. Các giải pháp cần thực hiện:
i. Rút ngắn thời gian mua hàng.
Rà sốt lại tồn bộ thủ tục qua các khâu lập đơn hàng, đấu thầu để rút ngắn thời gian mua.
Đẩy mạnh giao quyền tự chủ cho các đơn vị phụ thuộc mua những hàng hóa trong nước có thể sản xuất nhưng phải tuân thủ qui chế mua hàng do XNLD đề ra.
ii.Xác định thời điểm đặt hàng phù hợp.
Hiện nay, tại XNLD các đơn vị trực thuộc lập đơn hàng chỉ nêu ra số lượng và chủng loại cần mua, chưa nêu rõ thời điểm dự tính đưa vào sử
dụng. Để xác định được thời điểm đặt hàng phù hợp, đòi hỏi các đơn vị trực thuộc và các phòng ban chức năng khi lập đơn hàng cần phải chỉ ra thời điểm dự tính đưa vào sử dụng để Bộ phận mua hàng có kế hoạch tổ chức mua sắm đáp ứng nhu cầu kịp thời nhu cầu sản xuất.
iii.Nâng cao công tác quản lý hàng tồn kho.
o Phân định rõ hàng tồn kho và những chi phí lưu kho cho từng đơn vị trực thuộc, cụ thể khi Xí nghiệp dịch vụ nhận vật tư từ nhà cung cấp, hàng của đơn vị nào đặt mua thì phải ghi nhận ngay tồn kho của đơn vị đó, khơng chờ đến khi bàn giao vật tư mới ghi nhận.
o Xác định mức tồn kho hợp lý, do XNLD sử dụng quá nhiều loại vật