5. Nội dung kết cấu luận văn
2.2. Thực trạng công tác quản trị tài chính tại XNLD Vietsovpetro
2.2.1. Cơ chế tài chính của XNLD Vietsovpetro
Cơ chế tài chính của XNLD tuân theo qui định của Hiệp định sửa đổi liên chính phủ giữa Việt Nam và Liên Xô (cũ) ký ngày 16 tháng 7 năm 1991. Nội dung như sau:
- Từ 01 tháng 01 năm 1991, XNLD hoạt động trên nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập, tự cấp vốn và tự hoàn vốn. Vốn pháp định của XNLD đến ngày 01/01/1991 đánh giá là 1,5 tỷ USD, trong đó phần mỗi bên là 750 triệu USD. Hiệp định quy định trong quá trình hoạt động của mình XNLD khơng được giảm vốn pháp định. Việc tăng vốn pháp định phải được tiến hành thông qua sự thỏa thuận của các bên tham gia.
- Đơn vị hạch toán kế toán cũng như số liệu trong báo cáo tài chính sử dụng đồng tiền USD, tỷ giá hạch toán được áp dụng hàng tháng theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng của Ngân hàng Nhà Nước cơng bố ngày đầu tháng đó, mọi giao dịch phát sinh bằng đồng Việt Nam hoặc ngoại tệ khác đều phải qui đổi ra USD để ghi chép, hạch toán. Việc đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ báo cáo của các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán được áp dụng theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đánh giá.
- Hạch tốn kế tốn, báo cáo tài chính theo một chế độ riêng được Bộ tài chính Việt Nam phê duyệt, nhưng cơ bản trên nền tảng những chuẩn mực
kế toán Việt Nam. Hạch toán kế tốn, Báo cáo tài chính chỉ có tác dụng phản ánh sự hình thành tài sản, phản ánh quá trình luân chuyển của tài sản và giá trị sổ sách của từng tài sản, không làm cơ sở để xác định kết quả sản xuất kinh doanh của XNLD.
- Xác định kết quả sản xuất của XNLD để tính thuế thu nhập và phân phối lợi nhuận dựa trên báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính trong năm. Cụ thể, lợi nhuận hoạt động khai thác dầu khí trong kỳ kế toán được xác định trên cơ sở doanh thu bán dầu và chi phí sản xuất trong kỳ.
Doanh thu xác định trên cơ sở hàng hóa đã giao cho người mua trong kỳ.
Chi phí sản xuất bao gồm:
¾ Chi phí cho hoạt động ngoài thuế được xác định theo số tiền thực chi trong kỳ.
¾ Chi phí thuế được xác định theo trách nhiệm phải nộp thuế trong kỳ. - Hàng năm vào đầu tháng 12, trên cơ sở kế hoạch sản xuất năm sau, XNLD lập một kế hoạch tài chính trong đó thể hiện nguồn thu từ bán dầu thơ và những khoản chi cho tài khóa năm đó, đệ trình cho hội đồng XNLD phê duyệt. Nguồn thu được xây dựng dựa vào sản lượng dầu thô khai thác theo kế hoạch sản xuất và giá cả dầu thơ do chính phủ Việt Nam dự báo cho năm tới. Sau khi kế hoạch tài chính được phê duyệt, XNLD được phép chi theo kế hoạch, trong trường hợp có những phát sinh ngồi kế hoạch thì phải được phê duyệt của hội đồng thành viên, cuối năm nếu chi không hết hoặc do biến động về sản lượng, cũng như giá cả dầu thơ làm cho nguồn tài chính tăng lên thì Hội đồng XNLD xem xét quyết định theo hai hướng: Chia lợi nhuận cho hai phía hoặc để lại làm nguồn chi cho năm sau. Do vậy phần để lại cho XNLD 25% bù đắp chi phí có thể thay đổi tùy thuộc vào sản lượng khai thác theo kế
hoạch, giá cả dự báo, nguồn từ năm trước chuyển qua cũng như là kế hoạch sản xuất năm tới nhưng không vượt quá 35%.
- Cơ chế phân phối sản phẩm dầu thô khai thác của XNLD được thực hiện theo sơ đồ 2.2 : Sơ đồ này chỉ là sơ đồ phân chia sản phẩm dầu thô theo kế hoạch để XNLD thực hiện, cuối năm căn cứ vào nguồn thu, chi thực tế hội đồng thành viên quyết định mức chia lợi nhuận cho hai phía và để lại XNLD năm sau.
Sơ đồ: 2.2 Sơ đồ phân chia lợi nhuận của XNLD
Tổng số dầu thương phẩm trong kỳ
Thuế tài nguyên (18%)
Thuế xuất khẩu dầu thô (3,28%)
Phần để lại cho XNLD bù đắp chi phí hoạt động khai thác dầu khí (25%)
Dầu lãi (53,72%) Chi phí tìm kiếm thăm dị phát triển mỏ Chi phí khai thác
Thuế lợi tức (50%) Phần lãi sau khi nộp thuế lợi tức (50%)
Dầu lãi của phía
Việt Nam (50%) Dầu lãi phía Nga (50%)
Thuế chuyển lợi nhuận phía Nga (5%)
Lợi nhuận thuần túy phía Nga (95%)
- XNLD được phép sử dụng nguồn lực sẵn có của mình nhưng khơng ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất chính để thực hiện cung cấp dịch vụ cho bên ngoài. Lợi nhuận sau thuế dự tính tối thiểu phải đảm bảo trên 10 % chi phí
cho từng dịch vụ và lợi nhuận của hoạt động này phân phối như sau:
Bù đắp khoản lỗ của các năm trước đã hết hạn được trừ vào lợi
nhuận trước thuế.
Trích 10% vào Quỹdự phịng rũi ro.
Trích tối thiểu 30% vào Quỹ Đầu tư Phát triển.
Trích tối đa 5% lập Quỹ thưởng Ban quản lý điều hành.
Số lợi nhuận còn lại được phân phối vào Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi.
Cơ chế tài chính của XNLD như trên chỉ phù hợp với những công ty hoạt động thuần khiết thăm dị và khai thác dầu khí theo Hợp đồng dầu khí hoặc Hiệp định. Khi đó người góp vốn chỉ quan tâm đến việc kiểm sốt dịng tiền chi ra và thu về trong năm mà chưa quan tâm đúng mức đến việc quản lý tài sản của cơng ty. Cơ chế tài chính như vậy khơng phù hợp với XNLD vừa hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ dầu khí vừa hoạt động khai thác dầu khí ở chỗ không phát huy hết hiệu quả nguồn lực trong lĩnh vực dịch vụ cũng như khơng kiểm sốt chặt chẽ được lĩnh vực thăm dò và khai thác dầu khí.
2.2.2 Tổ chức cơng tác tài chính kế toán
XNLD ra đời trong thời kỳ nền kinh tế Việt Nam cịn bao cấp, vì vậy cũng như doanh nghiệp nhà nước khác, cơng tác tài chính kế toán thực tế chỉ là việc tổ chức ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác, khơng quan tâm đến cơng tác quản trị tài chính kế tốn.
- Lãnh đạo phịng tài chính kế tốn: Kế tốn trưởng phụ trách chung và trực tiếp phụ trách kế toán chi tiêu và kế tốn tổng hợp, một phó phịng người
Nga phụ trách chung theo ủy quyền của kế toán trưởng và các báo cáo liên quan đến phía Nga, một phó phịng phụ trách phần kế tốn có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan với các cơng ty nước ngồi, một phó phịng phụ trách phần kế tốn có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan với các công ty trong nước và nội bộ XNLD.
Sơ đồ: 2.3. Tổ chức của bộ phận tài chính kế tốn.
- Bộ phận kế tốn tổng hợp: Làm cơng tác tổng hợp, lập các báo cáo tài chính và kiêm ln nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính kế tốn hàng năm.
- Bộ phận kế toán chi tiết: Việc phân cơng nhiệm vụ các kế tốn viên gắn liền với tên gọi các tài khoản và công việc cụ thể:
Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Kế toán vật tư.
Kế toán tài sản cố định.
Kế toán thanh toán và khoản phải trả. Kế toán lương.
Kế tốn cơng trình.
Kế tốn theo dõi làm dịch vụ cho bên ngồi. Thủ quỹ
Lãnh đạo (Kế tốn trưởng, và 3 phó phịng)
Bộ phận kế tốn tổng hợp
Bộ phận kế toán chi tiết Kế toán ở các đơn
- Bộ phận kế tốn của các xí nghiệp trực thuộc cũng tổ chức tương tự như XNLD, bao gồm Kế toán trưởng và kế toán tổng hợp, kế tốn viên nhưng với qui mơ nhỏ hơn do các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều.
Nhiệm vụ của hệ thống tài chính kế tốn:
Tổ chức hạch toán kế toán và thực hiện các nghiệp vụ kế toán đúng theo qui định của Bộ Tài chính và qui chế của XNLD đã được phê duyệt của Hội đồng hai phía.
Thực hiện chi tiêu cho việc mua sắm vật tư dịch vụ, chi lương và chi các khoản kinh phí khác nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Lập các báo cáo tài chính kế tốn, xây dựng kế hoạch tài chính đảm bảo cho các hoạt động của XNLD và theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính.
Đảm bảo nộp thuế đầy đủ và kịp thời cho nhà nước và phân phối kết quả kinh doanh đúng như hiệp định đã ký giữa hai nước.
Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện các công tác phục vụ sản xuất của XNLD.
2.2.3 Thực trạng về quyết định đầu tư tài sản ngắn hạn
Đến ngày 31/12/2009, tổng giá trị tài sản ngắn hạn của XNLD là 1.480.048 nghìn USD, chiếm gần 44 % tổng tài sản, giá trị tài sản và cơ cấu tài sản ngắn hạn qua các năm từ năm 2005 đến năm 2009 tính đến ngày 31 tháng 12 hàng năm thể hiện bảng sau:
Bảng 2.2: Cơ cấu tài sản ngắn hạn.
Đơn vị tính : nghìn USD
STT Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 2009
I Tài sản ngắn hạn 1.112.717 1.437.236 2.063.369 2.012.6661 1.480.048 1 Tiền và các khoản
tương đương tiền 401.902 514.524 1.094.724 1.1367.357 126.304
2 Đầu tư ngắn hạn 514.956
3 Các khoản phải thu 449.298 458.493 635.686 319.731 465.089 4 Hàng tồn kho 225.033 397.122 284.209 264.860 316.066 5 Tài sản ngắn hạn khác 36.484 67.097 48.750 60.713 57.630
a, Quản trị vốn bằng tiền.
Qua Bảng 2.2 ta thấy vốn bằng tiền là rất lớn lên qua các năm, sự tăng vốn bằng tiền lớn là do:
Hàng năm XNLD đều trích trước quĩ thu dọn mỏ để nhằm phục vụ việc trả lại hiện trạng ban đầu cho vùng khai thác khi hết dầu và khí, đến 31/12 / 2009, giá trị của quỹ này là 330.213 nghìn USD.
Ngoài ra, cũng do từ năm 2006 đến 2009 giá dầu thực tế cao hơn nhiều so với kế hoạch, Hội đồng XNLD đã quyết định để lại một phần lợi nhuận từ sự biến động giá dầu cho XNLD đầu tư mua sắm phương tiện mới. Do kế hoạch mua sắm thực hiện không đúng tiến độ nên tiến độ giải ngân theo từng giai đoạn thực hiện không đúng dự trù tạo tồn quỹ tiền mặt lớn .
- Về quản lý chi.
Mọi khoản chi đều tập trung tại bộ máy điều hành XNLD, các đơn vị trực thuộc chỉ chi những khoản bằng đồng nội tệ như lương cho cán bộ cơng nhân viên, chi các khoản chi phí quản lý phục vụ cho xí nghiệp, chi mua sắm vật tư, dịch vụ đối với những nhu cầu có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng năm trăm triệu đồng Việt Nam. Kiểm soát chi được khống chế qua kế hoạch ngân sách đã được phê duyệt, khi một khoản mục nào đó chi vượt q kế hoạch thì phải bù đắp bằng khoản khác dư ra, hoặc cắt bỏ một phần chi khác không cần thiết.
- Về Quản lý thu.
Thu về bán dầu thô được ủy quyền cho cơng ty Thương Mại Dầu Khí thu tiền của khách hàng và thực hiện chi trả về các loại thuế cho nhà nước và lợi nhuận phân chia cho đại diện phía Việt Nam. Cơng ty Thương Mại Dầu Khí chỉ trả cho XNLD phần để lại cho XNLD bù đắp chi phí và lợi nhuận phía Nga.
b, Quản trị khoản phải thu
Theo bảng 2.2, trong cơ cấu tài sản ngắn hạn, các khoản phải thu chiếm một tỷ trọng lớn, bao gồm:
+ Khoản phải thu từ bán dầu thô.
Dầu thô được khai thác hàng ngày ngoài khơi và được bán ngay tại chổ thơng qua cơng ty thương mại dầu khí để bán cho các công ty trên khắp thế giới, chủ yếu là Nhật và Trung Quốc, mỗi tháng trung bình có 20 lơ hàng được bán ra thơng qua 20 tàu vào nhận hàng, thời gian tính từ Bill đến lúc thanh toán tiền về XNLD thường từ 30 đến 35 ngày, chính vì vậy khoản phải thu cuối hàng tháng hoặc kỳ báo cáo nào đó gần bằng với doanh thu của tháng trước đó, lớn hay nhỏ tùy thuộc vào sản lượng khai thác, và giá dầu thơ. Việc thanh tốn tiền của người mua cũng thơng qua Cơng ty thương mại dầu khí, thời gian thanh toán theo qui định chuẩn của quốc tế. Do đó XNLD khơng có khoản phải thu khó địi về việc bán hàng hóa, khơng phải đơn đốc khách hàng trả tiền, tài chính kế tốn chỉ có nhiệm vụ hạch toán khi nhận bill và khi tiền về.
+ Khoản phải thu từ việc cung cấp dịch vụ cho bên ngồi.
Phịng tài chính kế tốn ghi nhận phải thu khi phát hóa đơn và gửi cơng văn địi tiền trên cơ sở hồ sơ đề nghị đòi tiền của bộ phận sản xuất. Thời gian thanh toán theo qui định của hợp đồng thường là 30 ngày kể từ ngày gửi cơng văn địi tiền. Trong thực tế, thời gian có thể kéo dài 2 đến 3 tháng, tình trạng như trên là do nguồn vốn rồi dào, hiện tại khoản phải thu này còn nhỏ nên việc quản lý như trên chưa ảnh hưởng đến tình hình tài chính của XNLD.
c, Quản trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho của XNLD bao gồm thành phẩm, sản phẩm dỡ dang và vật tư, do dầu thô là một hàng hóa đặc biệt, sản xuất ra đến đâu là bán hết đến đấy, cho nên tồn kho chủ yếu là vật tư, cơ cấu hàng tồn kho được thể hiện qua bảng 2.3 trang sau.
Qua bảng trên ta thấy, XNLD là loại hình doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù, không phải thực hiện việc nghiên cứu thị trường để tiêu thụ sản phẩm, điều đó làm giảm đi một gánh nặng trong quản lý cũng như điều hành, chỉ tập trung quản lý đầu vào, đối với hàng tồn kho đó là vật tư.
Bảng 2.3. Cơ cấu hàng tồn kho
Đơn vị tính : nghìn USD STT Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 2009 1 Hàng tồn kho 225.033 397.122 284.209 264.860 316.066 1.1 Thành phẩm và sản phẩm dỡ dang 19.805 25.066 13.844 35.290 34.865
1.2 Vật tư ( Nguyên, nhiên vật liệu, công cụ sản xuất)
205.228 372.056 270.365 229.570 281.192
2 Tỷ trọng vật tư trong hàng tồn kho
91% 94% 95% 87% 88%
(Nguồn: Báo cáo tài chính của XNLD năm 2005-2009)
Q trình quản lý vật tư tồn kho được thực hiện theo như sau: - Lập đơn hàng.
Tháng mười hàng năm các đơn vị trực thuộc tập hợp nhu cầu về vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất, lên một kế hoạch mua sắm vật tư trong năm tới, trong đó nêu rõ chủng loại, số lượng và giá trị ước tính để tập hợp vào kế hoạch ngân sách, sau khi được phê duyệt các đơn vị lập các đơn hàng vật tư được phân theo chủng loại và nhu cầu của từng bộ phận sản xuất nhỏ của đơn vị. Trong đơn hàng chỉ thể hiện số lượng và giá trị ước tính, đối với đơn hàng lớn phải trình lãnh đạo XNLD phê duyệt và do BMĐH XNLD tổ chức mua sắm, đối với đơn hàng nhỏ do các đơn vị tự phê duyệt và mua sắm.
- Tổ chức mua sắm.
Đối với đơn hàng mà trong nước sản xuất được thì dùng hình thức đấu thầu trong nước để mua sắm, đối với đơn hàng trong nước khơng sản xuất
được thì tổ chức mua thông qua đấu thầu rộng rãi quốc tế, các đơn hàng nhỏ lẽ thì mua sằm bằng hình thức chào giá cạnh tranh. Thời gian mua sắm đối với vật tư sản xuất nước ngồi tính từ lúc làm đơn hàng đến lúc hàng về mất một thời gian từ 6 tháng cho đến một năm mà lượng vật tư này chiếm 80% vật tư cần mua sắm.
- Qúa trình luân chuyển vật tư trong XNLD
Đối với vật tư do các đơn vị tự mua sắm, đơn vị tự nhập về kho của
mình rồi cung cấp cho các bộ phận sản xuất.
Đối với vật tư do BMĐH XNLD mua sắm thì do xí nghiệp dịch vụ cảng và cung ứng vật tư thiết bị và các đơn vị đặt hàng đứng ra giao nhận, vật tư ban đầu được lưu tại kho Xí nghiệp dịch vụ cảng và cung ứng thiết bị, sau
đó tùy vào nhu cầu sản xuất cũng như khả năng kho bãi của mỗi đơn vị mà