5. Nội dung kết cấu luận văn
3.3. Giải pháp để nâng cao công tác quản trị tài chính tại XNLD
3.3.4.2 Xây dựng cơ chế quản lý chi phí mới
a, Mơ hình phân chia trách nhiệm quản lý chi phí trong XNLD
Gồm có Bộ máy điều hành và mỗi đơn vị thành viên là một đơn vị chịu trách nhiệm quản lý chi phí, trong đó đơn vị này coi như là thị trường cung cấp sản phẩm của đơn vị kia, đơn vị cuối cùng tiêu thụ sản phẩm dầu và khí là BMĐH.
b, Cơ chế quản lý giá thành
Sơ đồ 3.3. Cơ chế quản lý giá thành.
- Việc quản lý chi phí giá thành bắt đầu từ lập kế hoạch giá thành mục tiêu. Việc xác định giá thành mục tiêu xuất phát từ các đơn vị sản xuất chính thực hiện qua các bước.
i. Tháng 11 hàng năm, các đơn vị sản xuất chính lập hoạch sản xuất và kèm theo đó là kế hoạch về nhu cầu nguồn lực cung cấp từ bên ngoài, bao gồm thiết bị vật tư, dịch vụ nhằm phục vụ cho năm sản xuất, việc xây dựng kế hoạch phải dựa vào kinh nghiệm qua các năm và những thay đổi trong năm kế hoạch, kế hoạch này sau khi được các phòng ban liên quan và lãnh đạo phê duyệt sẽ cung cấp cho tất cả thành viên còn lại, các đơn vị thành viên còn lại căn cứ vào kế hoạch này và kế hoạch làm dịch vụ cho bên ngoài để xây dựng kế hoạch và nhu cầu về vật tư hàng hóa, dịch vụ trình các phịng ban chức năng xem xét, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt và cung cấp cho các đơn vị thành viên khác.
ii. Tháng 12, các đơn vị thành viên phối hợp với các phòng ban điều hành xác định đơn hàng cung cấp lẫn nhau và được chi tiết cho từng tháng,
Lập kế hoạch giá thành mục tiêu Thực hiện kế hoạch Các chỉ tiêu kiểm tra tương ứng Tình hình thực hiện thực tế Những sai khác không thể bỏ qua Các biện pháp chấn chỉnh Điều tra phân tích Khen thưởng hình phạt Đánh giá Tiếp tục thực hiện kế hoạch Khơng có sai khác hoặc có sai do khách quan
trong tháng 1 của năm kế hoạch, các đơn vị xác định đơn giá sản phẩm nội bộ cung cấp lẫn nhau, đơn giá này được xác định như sau:
o Đối với những sản phẩm cung cấp lẫn nhau mà có trên thị trường thì
lấy đơn giá theo giá thị trường.
o Đối với những sản phẩm khơng có trên thị trường thì đơn giá được
xác định dựa vào qui trình sản xuất và định mức khoa học về tiêu hao nguồn lực .
Những đơn giá này phải được chấp thuận của đơn vị sử dụng, có sự xem xét của các phịng ban chức năng và quyết định của lãnh đạo XNLD. Các đơn vị sản xuất chính dựa vào đơn giá cung cấp nội bộ và cũng như đơn giá thị trường, các định mức tiêu hao nguồn lực của mình để xác định dự toán giá thành, giá thành này cũng phải có sự phê duyệt của lãnh đạo XNLD. Bộ máy điều hành căn cứ vào dự toán đơn giá của các đơn vị sản xuất chính và dự tốn chi phí của mình, xây dựng đơn giá mục tiêu cho toàn XNLD.
- Cơ chế luân chuyển và tập hợp chi phí giữa các đơn vị.
Để phản ánh trách nhiệm chi phí của các đơn vị, XNLD phải xây dựng lại cơ chế luân chuyển chi phí giữa các đơn vị nhằm phản ánh đúng chi phí của từng đơn vị. Trong cơ chế luân chuyên mới, chi phí của đơn vị này là doanh thu nội bộ của đơn vị kia, doanh thu nội bộ được xác định tên cơ sở số lượng cung cấp và đơn giá nội bộ được phê duyệt. Quá trình phân bổ và tập hợp chi phí được thực hiện theo sơ đồ 3.4.
Sơ đồ 3.4 Phân bổ và tập hợp chi phí.
BMĐH Các đơn vị sản Giá thành dầu, khí (1) (2) (4) (2) (3)
(1) Luân chuyển chi phí bộ máy điều hành cho các đơn vị trên cơ sở những hoạt động mà BMĐH thực hiện thay cho đơn vị cụ thể mua sắm vật tư, dịch vụ bên ngoài cho các đơn vị theo tỉ lệ 3% trên giá trị thực hiện.
(2) Luân chuyển chi phí của các đơn vị dịch vụ cho các đơn vị khác dựa trên sản phẩm dịch vụ cung cấp về số lượng và đơn giá được phê duyệt và coi đó là doanh thu nội bộ của mình.
(3) Ln chuyển chi phí của các đơn vị sản xuất chính vào giá thành cũng dựa trên cơ sở đơn giá dự toán được phê duyệt và coi đó là doanh thu nội bộ của mình.
(4) Ln chuyển chuyển chi phí thực tế của BMĐH vào giá thành và cân đối lỗ lãi của các đơn vị để luân chuyển vào giá thành sản phẩm.
- Xác định cơ sở đánh giá trách nhiệm quản lý chi phí của các đơn vị. Muốn quản lý tốt giá thành thì phải đánh giá được trách nhiệm chi phí giá thành của các đơn vị thành viên, để thực hiện điều đó phải xây dựng được các chỉ tiêu kiểm tra, đánh giá tương ứng sau:
i. Đối với BMDH là dự tốn chi phí được xây dựng trên cơ sở các định
mức phí về nhân cơng, văn phịng phẩm, cơng tác phí, giao dịch phí ...v.v một cách khoa học.
ii. Đối với các đơn vị sản xuất phụ và dịch vụ là chênh lệch giữa doanh thu nội bộ và chi phí thực tế. Mức chênh lệch phải đảm bảo 10% đối với hoạt
động cung cấp sản phẩm nội bộ có đơn giá theo thị trường, và dương đối với
các sản phẩm còn lại.
iii. Đối với các đơn vị sản xuất chính dựa trên dự toán được lập.
- Điều chỉnh đơn giá kế hoạch trong quá trình thực hiện, trong quá trình thực hiện cụ thể là hàng tháng các đơn vị thấy sự sai lệch thực tế thực hiện so với kế hoạch phải báo cáo lên lãnh đạo và thông báo cho bên sử dụng biết,
kèm theo đó là sự giải trình một cách chi tiết nguyên nhân, trên cơ sở đó lãnh đạo quyết định cho điều chỉnh kế hoạch hay không.
- Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch giá thành mục tiêu
Hàng quí, dựa vào báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị gửi lên, và kèm theo bảng phân tích một cách tỉ mỉ sự tăng, giảm chi phí từng loại yếu tố, ảnh hưởng đến chênh lệch giữa doanh thu nội bộ và chi phí, phịng tài chính kết hợp với các phòng ban chức năng làm một bảng báo cáo phân tích kế quả quản lý chí phí và sự thực hiện giá thành mục tiêu của toàn bộ XNLD. So sánh với các chỉ tiêu đề ra để đánh giá mức độ hoàn thành trách nhiệm chi phí của từng đơn vị.
- Thực hiện kiểm tốn nội bộ, giao cho phịng kế tốn và phịng kinh tế kế hoạch hàng quí thành lập ban kiểm tốn nội bộ để tiến hành kiểm tra tính chính xác các báo cáo tài chính của các đơn vị.
- Thực hiện khen thưởng và hình phạt trong quản lý chi phí.
Trong cơ cấu tiền lương của XNLD, bao gồm lương “cứng” và lương “mền” là 20% của lương “cứng”, do chưa đánh giá trách nhiệm của từng đơn vị đến kết quả sản xuất, nên việc phân phối “lương mền” hiện nay được thực hiện gần như là đều nhau giữa các đơn vị. Vậy tác giả đề nghị giữ lại 20% “lương mền” để làm quỹ khen thưởng trong quản lý chi phí, sự phân phối cho
các đơn vị theo tỉ lệ tiết kiệm chi phí của từng đơn vị. Để nâng cao trách
nhiệm của người đứng đầu các đơn vị, cần áp dụng chính sách bãi nhiệm đối với người đứng đầu, nếu để kéo dài tình trạng khơng hồn thành kế hoạch quản lý chi phí trong hai năm.