3.2..1 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm soát
3.2.3. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát
Lý thuyết cơ bản của hoạt động kiểm soát trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ khơng có gì khác biệt lắm so với các doanh nghiệp lớn, nhưng thủ tục vận hành thì khác hẳn. Hơn nữa, có một số thủ tục kiểm sốt thì khơng phù hợp với quy mô nhỏ.
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, sự phân chia quyền hạn hợp lý thường gặp khó khăn. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một ít nhân viên nên họ vừa thực hiện trách nhiệm, vừa tự thực hiện kiểm sốt. Kiểm sốt hệ thống thơng tin máy tính ln ln là một vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi vì các hoạt động kiểm sốt thơng thường khơng có hiệu lực một cách chính thức.
Tuy nhiên, hoạt động kiểm sốt là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm sốt các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Vì thế, tuy là doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng vẫn nên
*Phân chia trách nhiệm đầy đủ, cụ thể: có nghĩa là khơng để một cá nhân chịu
trách nhiệm toàn bộ về giao dịch từ khi bắt đầu đến khi kết thúc để tránh dẫn đến khả năng thao túng. Một số biện pháp kiểm soát nội bộ bao gồm:
- Tách riêng phần quản lý tài sản và phần ghi chép chứng từ. Ví dụ: người giữ tiền không là người ghi chép nghiệp vụ thu chi tiền.
- Để một nhân viên ghi chép việc bán hàng và một người khác chịu trách nhiệm về tài khoản phải thu khách hàng.
- Để một nhân viên thu tiền và một người khác ghi sổ tài khoản khách hàng. - Để một nhân viên xác nhận hóa đơn thanh tốn và một người khác phát hành séc.
- Để một nhân viên chuẩn bị trả lương và một người khác phát hành séc.
Ví dụ: Tại một cơng ty D&L với số lượng nhân viên ít nên bắt buộc phải có sự
kiêm nhiệm. Các công việc chủ yếu cần thực hiện trong hoạt động kế tốn của cơng ty gồm: Theo dõi và ghi chép sổ cái; Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải
trả, Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải thu; Theo dõi và ghi chép vào sổ nhật ký chi tiền và lập séc để trình ký; Lập bảng theo dõi các nghiệp vụ về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán; lập bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng; giữ và gửi số tiền thu được vào ngân hàng. Do số lượng nhân viên ít và bắt buộc kiêm nhiệm nhưng để hạn chế sai phạm xảy ra nên phân chia kiêm nhiệm như sau:
+ Một người: Theo dõi và ghi chép sổ cái; lập bảng theo dõi các nghiệp vụ về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán; lập bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng.
+ Một người: Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải trả với việc giữ và gửi số tiền thu được vào ngân hàng.
+ Một người: Theo dõi và ghi chép vào sổ chi tiết nợ phải thu với việc Theo dõi và ghi chép vào sổ nhật ký chi tiền và lập séc để trình ký.
- Doanh nghiệp ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hay được ủy quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại tài chính nào đó.
- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, kế tốn và thủ kho được phân định độc lập, rõ ràng.
*Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách: chẳng hạn như các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm sốt, tránh thất lạc và dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Chứng từ phải được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc vì lý do nào đó khơng thể lập ngay thì phải tiến hành lập càng sớm càng tốt. Ngoài ra, chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều cơng dụng khác nhau, chẳng hạn như hóa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng. Phải tiến hành luân chuyển chứng từ khoa học, kịp thời nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo thông qua việc ban hành quy định luân chuyển chứng từ và thể hiện quy trình đó bằng lưu đồ (xem phụ lục 03). Nếu ghi chép thủ cơng, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm sốt. Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế tốn khoa học, an tồn, đúng quy định và dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ cũng phải đúng đắn. Điều này có nghĩa cần đảm bảo tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi điều kiện cho phép và các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ.
Ví dụ: Ban giám đốc ban hành bảng giá bán sản phẩm, dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng...Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép. Trường hợp mà người quản lý phải xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ khơng thể đưa ra chính sách cụ thể áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên như phê chuẩn việc mua sắm máy móc thiết bị hay những trường hợp áp dụng đối với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung như các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn hơn một mức ấn định nào đó thì áp dụng phê chuẩn cụ thể.
Hoạt động của một doanh nghiệp thường được lặp theo chu kỳ nên việc thu thập dữ liệu, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn chịu ảnh hưởng và có liên hệ với tất cả các hoạt động. Vì thế, việc kiểm sốt chứng từ, sổ sách đối với các doanh nghiệp lớn và vừa nên được phân tích và quản lý theo các chu trình kế tốn. Chu trình kế toán là một chuỗi các hoạt động cùng liên quan đến một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu trình tài chính
Bảng 3.1: Xây dựng hoạt động kiểm sốt đối với chu trình doanh thu như sau Mục tiêu kiểm soát -Tất cả các nghiệp vụ đều được xét duyệt
-Tất cả các nghiệp vụ xét duyệt đều được thực hiện đúng đắn
-Tất cả các nghiệp vụ ghi chép đều có thực -Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ hợp lệ -Ghi chép chính xác các nghiệp vụ -Bảo vệ tài sản liên quan
-Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
Các hoạt động trong chu trình doanh thu
1/Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt mua hàng của khách hàng
2/Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng 3/Lập hóa đơn-theo dõi nợ phải thu
4/Theo dõi các khoản giảm nợ phải thu và thanh tốn của khách hàng
Các cơng việc cần thực hiện đối với mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu
1/Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt mua hàng của khách hàng
-Nhiệm vụ
+ Đáp ứng nhanh, đúng yêu cầu khách hàng + Đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng
-Các quyết định liên quan: chấp nhận bán hay không? Chấp nhận bán chịu? -Các thông tin cần thiết: tình trạng hàng hóa, tình trạng khách hàng.
- Thủ tục liên quan
+Tiếp nhận yêu cầu mua hàng: nhận đơn đặt hàng, nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, fax...
+Xử lý yêu cầu đặt mua hàng, lập lệnh bán hàng +Xét duyệt bán hàng và xét duyệt thanh toán +Hồi báo cho khách hàng
-Chứng từ cần thiết: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng STT Tên - số hiệu
chứng từ
Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng 1 Đơn đặt hàng Khách hàng Bộ tiếp nhận đơn đặt hàng Căn cứ lập lệnh bán hàng 2 Lệnh bán hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận bán hàng/Bộ phận xét duyệt bán chịu Xác nhận xử lý đơn đặt hàng hoàn tất
Để hồi báo cho khách hàng biết
Là cơ sở để lập hóa đơn, phiếu giao hàng
- Quy trình lập và lưu chuyển chứng từ: nhận đơn đặt hàng, lập lệnh bán hàng, xét duyệt bán hàng, gửi lệnh bán hàng
- Rủi ro kiểm soát
+ Ghi nhận u cầu đặt mua hàng khơng đầy đủ, khơng chính xác + Nhận đơn đặt hàng giả mạo, xử lý đơn đặt hàng khơng có thực + Đồng ý bán những mặt hàng không tồn kho, không đủ hàng + Đồng ý bán chịu cho khách hàng khơng có khả năng thanh tốn + Nhập liệu vào phần mềm kế toán sai
- Hoạt động kiểm soát + Kiểm soát chứng từ gốc
+ Kiểm tra đối chiếu hàng tồn kho + Theo dõi chính xác số dư khách hàng + Tách biệt xét duyệt và bán chịu
+ Phân quyền truy cập đối với danh mục hàng hóa, khách hàng, chức năng nhập đơn đặt hàng và in lệnh bàn hàng
+ Kiểm sốt q trình nhập liệu đơn đặt hàng
- Báo cáo: báo cáo nhu cầu hàng hóa, báo cáo lệnh bán hàng chờ xử lý
2/Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng
- Nhiệm vụ:
+ Giao hàng đúng, đủ mặt hàng, thời gian, địa điểm + Đảm bảo an toàn tài sản
- Quyết định liên quan: lựa chọn phương thức giao hàng, lựa chọn hãng vận tải - Thông tin cần thiết: thông tin về hãng vận tải (người giao hàng), số lượng thực xuất, thực giao
- Thủ tục liên quan
+ Xử lý yêu cầu xuất giao hàng hóa + Lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng + Xuất kho
+ Chuyển chứng từ xuất kho, giao hàng cho kế toán, cho bộ phận lập hóa đơn + Ghi thẻ kho
- Chứng từ
STT Tên/Số hiệu chứng từ
Nơi lập Nơi duyệt Mục đích
sử dụng 1 Lệnh bán hàng BP kinh doanh/bán hàng
2 Phiếu giao hàng BP điều phối/kho 3 Phiếu xuất kho BP kho/kế toán
- Bộ phận có liên quan: bộ phận giao nhận hàng/bộ gửi hàng, bộ phận kho - Quy trình lập – luân chuyển chứng từ
+ Căn cứ lệnh bán hàng đã duyệt để lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
+ Bộ phận Kho căn cứ Phiếu xuất kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng/giao nhận hàng hay cho khách hàng
+ Bộ phận Giao nhận hàng căn cứ phiếu giao hàng, giao hàng cho doanh nghiệp vận tải
+ Kiểm đếm hàng và xác nhận + Ghi thẻ kho
+ Chuyển chứng từ cho kế tốn và bộ phận lập hóa đơn Lưu ý
+ Lệnh bán hàng có thể sử dụng làm phiếu xuất kho
+ Trường hợp cần thiết có thể lập Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hóa + Bộ phận gửi hàng/giao nhận hàng cần độc lập với bộ phận kho + Tùy đặc điểm và yêu cầu quản lý, kế tốn có thể in phiếu xuất kho - Rủi ro kiểm soát:
+ Lập chứng từ sai sót
+ Giao hàng nhầm (nhầm mặt hàng, nhầm khách hàng), giao thiếu hàng + Mất hàng
+ Ghi sổ, nhập liệu sai
+ Chỉnh sửa dữ liệu sau khi xuất hàng - Hoạt động kiểm soát:
+ Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận bán hàng, bộ phận kho, bộ phận gửi hàng và kế toán
+ Kiểm soát chứng từ: kiểm tra việc đánh số trước, đối chiếu chứng từ, kiểm tra nội dung, tính chất của chứng từ
+ Hạn chế tiếp cận tài sản
+ Phân quyền truy cập dữ liệu hàng tồn kho
+ Kiểm sốt q trình nhập liệu Lệnh bán hàng, in phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
- Báo cáo: báo cáo tình trạng hàng tồn kho, bảng kê nhập xuất tồn...
3/Lập hóa đơn-theo dõi nợ phải thu
- Nhiệm vụ
+ Lập hóa đơn chính xác (số lượng, khách hàng, giá cả...) + Ghi nhận, theo dõi chính xác khoản nợ phải thu
- Các quyết định
+ Điều khoản thanh toán
+ Các khoản làm giảm doanh thu (trả lại, giảm giá...), xóa nợ - Thơng tin cần thiết
+ Số lượng thực xuất, thực giao, thực nhập trả lại... + Tình trạng nợ khách hàng
- Thủ tục
+ Nhận chứng từ xuất giao hàng
+ Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan + Lập hóa đơn
+ Gửi hóa đơn cho khách hàng và kế tốn
+ Ghi sổ/ nhập liệu nghiệp vụ bán hàng, nợ phải thu + Lưu chứng từ
- Chứng từ
STT Tên chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng
2 Phiếu giao hàng 3 Phiếu xuất kho 4 Lệnh bán hàng - Các bộ phận có liên quan
+ Bộ phận lập hóa đơn + Bộ phận kế tốn
- Quy trình lập và lưu chuyển chứng từ
+ Bộ phận lập hóa đơn kiểm tra dữ liệu bán hàng, đối chiếu chứng từ, lập hóa đơn + Hóa đơn được gửi cho khách hàng và kế toán
+ Kế toán kiểm tra dữ liệu, nhập liệu/ghi sổ nghiệp vụ bán hàng, cập nhật doanh thu, giá vốn, nợ phải thu của khách hàng
+ Theo dõi chi tiết hàng hóa, doanh thu bán hàng, nợ phải thu + Lưu hóa đơn theo tên/mã khách hàng tại bộ phận kế toán
+ Lưu các chứng từ: Lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng Lưu ý:
+ Bộ phận lập hóa đơn cần độc lập với phịng kế tốn và bộ phận bán hàng
+ Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, hóa đơn cần được kiểm tra bởi một người độc lập với người lập hóa đơn
+ Tùy theo đặc điểm kinh doanh, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin, yêu cầu quản lý và yêu cầu kiểm soát để phân chia trách nhiệm lập hóa đơn trong doanh nghiệp
- Xử lý nghiệp vụ - các kiểu hệ thống lập hóa đơn
+ Hệ thống lập hóa đơn sau: hóa đơn được lập sau khi hàng đã được xuất giao, lập hóa đơn trên cơ sở chứng từ xuất giao hàng
+ Hệ thống chuẩn bị sẵn hóa đơn: hóa đơn được lập ngay sau khi nghiệp vụ bán hàng được duyệt, căn cứ lập hóa đơn là lệnh bán hàng đã duyệt
+ Hóa đơn có thể sử dụng làm phiếu xuất kho
+ Hàng và hóa đơn được gửi cùng lúc cho khách hàng - Xử lý nghiệp vụ - các hệ thống theo dõi nợ phải thu
khơng theo dõi thanh tốn và số dư theo từng chứng từ, không cung cấp thông tin chi tiết công nợ theo chứng từ, theo thời hạn nợ
+ Hệ thống theo dõi chi tiết theo từng chứng từ: theo dõi chi tiết nợ phải thu từng khách hàng theo từng hóa đơn, từng lần thanh toán, theo dõi chi tiết thanh tốn trên từng chứng từ, cung cấp thơng tin chi tiết công nợ theo từng chứng từ, theo thời hạn nợ. khối lượng cơng việc nhiều, khơng phù hợp kế tốn thủ cơng.
- Rủi ro kiểm sốt: + Khơng lập hóa đơn
+ Lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng khơng có thực + Lập hóa đơn sai
+ Ghi sổ/nhập liệu sai số liệu, sai mặt hàng, khách hàng + Chỉnh sửa số liệu sau khi thực hiện nghiệp vụ
+ Mất dữ liệu, lộ bí mật thơng tin khách hàng - Hoạt động kiểm soát
+ Phân chia trách nhiệm: bộ phận gửi hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận lập hóa đơn, kế tốn
+ Kiểm sốt chứng từ: hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu gửi hàng, lệnh bán hàng + Kiểm tra hóa đơn trước khi giao cho khách hàng, gửi cho kế toán
+ Đối chiếu số liệu giữa bộ phận bán hàng, bộ phận lập hóa đơn, bộ phận kế tốn + Phân quyền truy cập dữ liệu hàng hóa, khách hàng, bán hàng