3.2..1 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm soát
3.2.6. Nâng cao ý thức của người quản lý về rủi ro và các hoạt động kiểm soát
Ý thức của người quản lý cấp cao hoặc người chủ của đơn vị về các rủi ro đóng vai trò quyết định trong việc tổ chức và thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp. Nếu người quản lý ý thức đầy đủ về các rủi ro thì doanh nghiệp sẽ cố gắng xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh để kiểm sốt các rủi ro đó, ngược lại nếu người quản lý khơng đánh giá đầy đủ các rủi ro hoặc hiểu biết về hệ thống kiểm
sốt nội bộ yếu thì kiểm sốt nội bộ không thể giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các rủi ro phát sinh.
Để nâng cao ý thức của người quản lý về rủi ro và các hoạt động kiểm soát, người quản lý cấp cao tại đơn vị cần thực hiện những việc sau:
* Tiếp cận những kiến thức về rủi ro và kiểm soát nội bộ một cách nghiêm túc
và khoa học, chẳng hạn vấn đề nhìn nhận rủi ro một cách tổng thể, các yếu tố và
quy trình kiểm sốt nội bộ...bằng cách nghiên cứu các tài liệu liên quan hoặc tham gia các hội thảo chuyên đề. Trên cơ sở đó, người quản lý xem xét hết các rủi ro tác động đến đơn vị và xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả phù hợp với đặc thù và điều kiện hiện tại của doanh nghiệp.
* Người lãnh đạo cấp cao cần xác định một triết lý rõ ràng về rủi ro, chẳng hạn không bán những sản phẩm không đúng chất lượng hoặc tuyệt đối tuân thủ luật pháp...Điều này giúp cho những nhân viên cấp dưới xử lý các rủi ro phát sinh một cách có định hướng, xác định được đâu là rủi ro có thể chấp nhận. Mặt khác, sự minh bạch này cũng giúp cho việc quản lý rủi ro được thực hiện thuận lợi hơn thông qua so sánh với những chuẩn giá trị, tiêu chí rõ ràng để đánh giá giữa các nhân viên với nhau..
* Những người quản lý tuyệt đối chấp hành các quy định và làm gương cho
nhân viên cấp dưới noi theo. Các quy định, triết lý sẽ khơng cịn phát huy tác dụng
nếu những người quản lý trong đơn vị không tuân thủ hoặc tạo ra sự nghi ngờ cho các nhân viên cấp dưới. Vì vậy, những người quản lý phải làm gương trong việc thực hiện cả lời nói và việc làm. Điều này đảm bảo cho các quy định được tuyệt đối tuân thủ và tạo nên văn hóa của tổ chức.
* Thường xuyên nhắc nhở và kiểm tra giám sát việc thực hiện các thủ tục kiểm
sốt, các chính sách mà doanh nghiệp đã đề ra. Điều này có tác dụng nhắc nhở các
nhân viên ý thức thực hiện các quy định về kiểm sốt, vừa có tác dụng răn re những hành động cố ý của nhân viên làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp. Mặt khác, thơng qua q trình kiểm tra giám sát, người quản lý cũng có thể phát hiện được những
yếu kém, khiếm khuyết của hệ thống để có thể đưa ra những biện pháp khắc phục kịp thời.
3.2.7. Nâng cao năng lực, đạo đức nhân viên
Với đặc thù là nhân viên kiêm nhiệm nhiều vị trí cơng việc khác nhau trong đơn vị, do vậy mỗi nhân viên trong doanh nghiệp đóng vai trị quan trọng trong việc kiểm soát các rủi ro. Nhân viên vừa là đối tượng để kiểm tra giám sát vừa là đối tượng thực hiện những công việc kiểm sốt các rủi ro liên quan đến q trình hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, để người nhân viên có thể giảm thiểu các rủi ro và ngăn chặn các rủi ro, doanh nghiệp cần khuyến khích nâng cao nâng lực và đạo đức của nhân viên theo hướng sau:
* Xây dựng quy chế đánh giá người lao động khách quan, phù hợp với những đóng góp thực tế cho doanh nghiệp, khuyến khích người lao động đóng góp những ý kiến xây dựng và gắn bó với doanh nghiệp.
* Tạo điều kiện nâng cao kiến thức cho người lao động. Người lao động, đặc biệt là những nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường đảm nhận cùng lúc nhiều cơng việc và có những cơng việc khơng phải là chuyên ngành tài chính được đào tạo. Mặt khác, mơi trường kinh doanh ln thay đổi địi hỏi đơn vị phải cập nhật không ngừng những diễn biến trong thực tế, không chỉ người chủ hoặc giám đốc doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật mà người lao động cũng phải luôn cập nhật mới những thay đổi liên quan đến các cơng việc cụ thể của mình.
Để người lao động thực hiện tốt hơn các công việc được giao và theo kịp sự thay đổi của môi trường kinh tế, doanh nghiệp phải chủ động nâng cao năng lực của người lao động bằng các cách thức sau:
- Tạo điều kiện về thời gian, vật chất, tinh thần để người lao động tham gia các khóa đào tạo, tập huấn ngắn hạn về các lĩnh vực chuyên ngành.
- Cử các vị trí quản lý chủ chốt tham dự các buổi hội thảo, thảo luận chuyên đề về quản lý, kinh doanh, hội nhập...
- Khuyến khích người lao động tự học tập, nâng cao trình độ, chẳng hạn tính thêm tiền lương nếu người lao động đạt được chứng chỉ chun mơn nào đó...
- Xây dựng mạng internet tại đơn vị nhằm giúp nhân viên dễ dàng cập nhật, học hỏi những thơng tin, kiến thức từ bên ngồi.
* Tuyển chọn những nhân viên có phẩm chất trung thực. Một trong những yếu tố quan trọng tác động đến khả năng gian lận là phẩm chất đạo đức của người lao động. Khi hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn chưa đảm bảo do sự kiêm nhiệm của nhân viên cịn lớn thì phẩm chất của người lao động càng quan trọng đối với hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo gian lận khơng xảy ra. Vì vậy, q trình tuyển dụng và khen thưởng đề bạt nhân viên cần phải đề cao vai trò của yếu tố đạo đức theo hướng tuyển dụng và đề bạt những nhân viên trung thực, có trách nhiệm trong cơng việc và có ý thức đến sự phát triển của doanh nghiệp.