3.2..1 Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm soát
3.2.5. Giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động giám sát
Hoạt động giám sát ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu được thực hiện bởi các nhà quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát, giám sát chủ yếu tập trung vào hoạt động kinh doanh. Các hoạt động khác vì được đánh giá ít quan trọng hơn nên có thể sẽ khơng được chính xác trong vận hành.
Các nhà quản lý cấp cao có thể trực tiếp kiểm tra phân xưởng, dây chuyền công nghệ, nhà kho, so sánh số liệu tồn kho kiểm kê được với số liệu trên sổ sách, như vậy họ có thể kiểm sốt và đánh giá được vấn đề của doanh nghiệp mình.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể có bộ phận kiểm tốn nội bộ để thực hiện việc đánh giá riêng biệt. Các doanh nghiệp nhỏ thì phải dựa vào đội ngũ nhân viên kế tốn để có được các đánh giá kiểm sốt. Một vài doanh nghiệp yêu cầu các kiểm toán viên độc lập phải đánh giá về tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát của họ.
Do cơ cấu tổ chức bị giới hạn, các thủ tục kiểm sốt cịn thiếu hụt sẽ được truyền đạt đến người có trách nhiệm. Nhân viên ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có nhận thức rõ ràng về các vấn đề xảy ra và biết được khi nào cần hoặc không cần báo cáo lên cấp trên.
Có thể nói rằng, một hệ thống kiểm sốt nội bộ dù được thiết kế tốt đến đâu đi nữa nhưng nếu thiếu sự giám sát tốt thì hệ thống đó sẽ mất dần tính hữu hiệu. Mặt khác, khi điều kiện kinh doanh thay đổi thì hệ thống kiểm sốt nội bộ được thiết kế trước đây có thể khơng cịn phù hợp trong tình hình mới. Hơn nữa, thơng qua việc kiểm tra giám sát giúp đơn vị thấy được những khuyết điểm trong thiết kế và vận hành hệ thống. Vì vậy, việc kiểm tra giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải được quan tâm ở mức độ cần thiết. Cụ thể như sau:
* Kiểm tra giám sát thường xuyên: ngoài việc thiết kế hệ thống để nhân viên và các phòng ban thực hiện việc giám sát lẫn nhau thì các cấp quản lý trong đơn vị phải thường xuyên kiểm tra giám sát việc thực hiện hằng ngày trong phạm vi quản lý. Một mặt giám sát việc thực hiện của nhân viên, mặt khác người quản lý cũng phát hiện được những chi tiết chưa hợp lý của chu trình. Các nhà quản lý cấp cao có thể trực tiếp kiểm tra phân xưởng sản xuất, dây chuyền công nghệ, nhà kho, so sánh số liệu tồn kho kiểm kê được với số liệu trên sổ sách để có thể đánh giá và kiểm
soát được các vấn đề của doanh nghiệp mình. Giám sát thường xuyên cũng bao gồm việc ghi nhận những báo cáo về các khiếm khuyết của hệ thống của những nhân viên cấp dưới trực tiếp thực hiện và việc tiếp nhận thông tin phản hồi từ ý kiến của khách hàng, nhà cung cấp, nhà quản lý doanh nghiệp như cơ quan thuế, cơ quan hải quan… để điều chỉnh kịp thời.
Ví dụ: Do thường xuyên giám sát và kiểm tra thông tin từ cơ quan quản lý hải quan phản ánh nên ban giám đốc biết được thực tế nhân viên xuất nhập khẩu trong khi chuẩn bị chứng từ và đại diện doanh nghiệp khai báo thủ tục hải quan thường xun sai sót trong q trình truyền dữ liệu, tẩy xóa chứng từ dẫn đến doanh nghiệp thường xuyên bị phạt và không được xem là doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật. Nắm được nhược điểm , giám đốc doanh nghiệp sẽ kiểm tra lại cách thức làm việc và nguyên nhân thường xuyên dẫn đến những sai sót như phản ánh của cơ quan hải quan để khắc phục giúp doanh nghiệp khai báo thủ tục hải quan tốt hơn cũng đồng thời góp phần làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thuận lợi hơn.
* Phân tích đánh giá định kỳ: định kỳ các cấp quản lý tham gia trong chu trình ngồi lại cùng nhau để phân tích, đánh giá sự hữu hiệu, sự phù hợp với điều kiện hiện tại của các chu trình liên quan. Doanh nghiệp có quy mơ vừa cũng nên xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ và định kỳ mời kiểm toán viên độc lập về làm việc. Ban giám đốc cũng có thể đưa ra sự đánh giá thơng qua những trao đổi với kiểm tốn viên nội bộ, kiểm toán viên độc lập hoặc những nhà tư vấn về hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại của doanh nghiệp. Như thế, các trường hợp sai sót, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của pháp luật hiện hành sẽ được phát hiện kịp thời để xử lý.